Contratação de funcionários x empreiteiros independentes para sua pequena empresa - O guia definitivo para pequenas empresas, parte 5

Esta é a parte 5 de um guia de 7 partes sobre como iniciar um pequeno negócio. Esta lição abordará a possibilidade de contratar funcionários ou contratados independentes para o seu negócio e as regras e regulamentos envolvidos.

Com tempo suficiente e trabalho árduo, seu negócio irá decolar e você precisará de ajuda adicional para expandir.

Se você está procurando contratar sua própria força de trabalho, há muitas coisas que você precisa considerar. Para começar, existem 2 tipos básicos de ajuda que você pode contratar: funcionários e prestadores de serviço.

E, em última análise, o tipo de trabalhador que você escolhe contratar pode ter implicações de longo alcance para sua pequena empresa.

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Contratar ajuda não é tão simples.

Esta parte do guia ajudará a definir a diferença entre contratados e funcionários, juntamente com as dores de cabeça associadas à contratação de cada tipo.

A principal coisa a ter em mente é que, se você não seguir as regras, poderá sofrer um enorme sofrimento se o governo descobrir.

A diferença entre empreiteiros e funcionários

A principal diferença entre contratados e empregados é que os contratados trabalham por conta própria. Portanto, quando você contrata um empreiteiro para ajudá-lo, você está essencialmente pagando a ele para executar um serviço específico para você em seu próprio tempo, usando seus próprios recursos.

Eles também são responsáveis ​​por declarar impostos sobre sua renda pessoal. Em suma, ao contratar um empreiteiro, a carga burocrática recai sobre o empreiteiro e não sobre o seu negócio.

Por outro lado, se você contratar seu próprio funcionário, é responsável por cuidar e pagar uma série de impostos. Além disso, há uma tonelada de papelada envolvida que precisa ser enviada ao governo regularmente.

Por que eu simplesmente não fico com empreiteiros e evito complicações?

Contratar um empreiteiro soa mais favorável para você? Em quase todos os casos, é muito mais fácil contratar um empreiteiro do que um empregado, especialmente se você dirige uma pequena empresa.

Mas qual é o truque? Por que nem sempre contratar empreiteiros e evitar toda a papelada? O problema é que existem muitas distinções e regras importantes que devem ser seguidas ao classificar um trabalhador como contratado ou empregado.

Se você for pego tratando um empreiteiro como um empregado, pode ser punido pelo IRS em grande escala.

Apenas como uma observação lateral, contratar um empreiteiro em vez de um funcionário é algo que minha esposa e eu lutamos por muito tempo com nosso negócio online de roupas de casamento.

Pode ser extremamente complicado contratar seu primeiro funcionário, mas depois que você superar toda a burocracia com seu primeiro funcionário, o custo incremental de contratar outro é muito pequeno.

Dito isso, se você puder encontrar empreiteiros independentes para fazer o trabalho por você, não há realmente nenhuma razão para contratar seu próprio funcionário. Contratar seu próprio funcionário geralmente faz sentido se a natureza do trabalho for única ou especial para sua empresa.

Também é bom ser capaz de formar e treinar um trabalhador para fazer as coisas do seu jeito, usando suas próprias metodologias. No final, porém, é uma troca entre custo adicional e dores de cabeça versus controle. Você tem que fazer a ligação.

Quando um trabalhador é considerado um empreiteiro?

Você pode classificar com segurança um trabalhador que contrata como empreiteiro se ...

• O trabalhador tem suas próprias ferramentas para fazer o trabalho
• O trabalhador tem seu próprio escritório ou local de trabalho
• O funcionário também trabalha para vários outros clientes
• Os trabalhadores fazem o trabalho em seu próprio tempo e acertam as horas

Quando um trabalhador é considerado um empregado?

Você deve classificar um trabalhador como funcionário se ...

• O trabalhador trabalha para você e somente você
• O trabalhador trabalha um número de horas que você definir.
• O trabalhador usa seu equipamento para fazer o trabalho
• O trabalhador dá ordens ou supervisiona qualquer um de seus funcionários

E se for ambíguo?

Em muitos casos, um trabalhador que você contrata pode estar entre um empreiteiro e um empregado. Em última análise, você precisa fazer a chamada, mas lembre-se de que as penalidades podem ser bastante rígidas se você fizer a distinção errada.

Por exemplo, se você precisar demitir um de seus contratados que está tratando como funcionário, eles podem tecnicamente exigir o pagamento de desemprego pelo governo.

Se o governo descobrir que você classificou erroneamente seu funcionário como contratado, o IRS pode forçá-lo a pagar todos os impostos atrasados ​​junto com penalidades severas.

Em geral, se você não tiver certeza, sempre deve classificar seus funcionários como funcionários. Em qualquer caso, geralmente é melhor consultar um especialista no assunto.

Como faço para contratar um funcionário?

Infelizmente, é uma grande dor de cabeça contratar seu primeiro funcionário. Apenas como referência, esbocei todas as etapas principais envolvidas a seguir.

Como você verá, há muitas coisas que você precisa fazer. O que eu odeio especialmente em todo o processo é que você precisa arquivar a papelada em várias agências diferentes, além do governo.

Agora, por que diabos um país que foi construído sobre capitalismo e empreendedorismo tornaria isso um aborrecimento está além da minha compreensão e provavelmente um bom tópico para um post diferente.

Você está pronto? Aqui está uma ideia geral do que é necessário para contratar seu primeiro funcionário.

• Você deve obter seguro de compensação de trabalhadores e notificar o funcionário sobre os direitos de compensação de seus trabalhadores. Felizmente, o seguro de compensação do trabalhador não é tão caro, mas pode ficar caro dependendo da natureza do seu negócio.
• No prazo de 20 dias a partir do primeiro dia de trabalho do seu funcionário, você deve apresentar um relatório ao Departamento de Desenvolvimento de Emprego ou ao EDD.
• Você deve começar a executar a folha de pagamento e pagar os impostos sobre a folha de pagamento. Isso inclui a retenção de impostos de renda estaduais e federais sobre os contracheques dos funcionários. Você também deve relatar esses salários e retenções ao IRS usando um W-2.
• Você tem que se registrar e pagar pelo seguro-desemprego em nível estadual. Você já se perguntou como os benefícios de desemprego são financiados? Agora você sabe.
• Você deve reter as contribuições dos funcionários para o programa de deficiência do seu estado.
• Você também deve pagar impostos sobre o desemprego em nível federal. Esse é um imposto que você deve pagar diretamente, em vez de descontar do contracheque do funcionário.
• Você deve pagar a parcela do empregador dos impostos do Seguro Social e do Medicare para cada funcionário com base nos salários do seu funcionário
• Você deve se certificar de que seu escritório está em conformidade com as leis de segurança estaduais e federais estabelecidas pela OSHA. Basicamente, você tem que ter um plano de prevenção de lesões e mais ou menos controlar todas as lesões no escritório.

Vale a pena o aborrecimento?

O resultado final é que contratar seu primeiro funcionário é um grande passo e requer uma tonelada de papelada e regulamentação. O manuseio da folha de pagamento também não é uma tarefa fácil.

Para tornar as coisas mais fáceis, recomendo enfaticamente que você contrate um terceiro para sua folha de pagamento. Eles vão lidar com toda a papelada e arquivamentos necessários e tudo que você tem a fazer é dizer a eles quem pagar e quanto.

Pessoalmente, usamos o Intuit Online Payroll para lidar com toda a contabilidade da nossa folha de pagamento. Fácil de usar e super barato.

Em qualquer caso, também recomendo tentar ficar com os empreiteiros o máximo que puder. Contanto que nenhum trabalho especializado precise ser feito para sua pequena empresa, não há realmente nenhuma necessidade urgente de assumir o fardo de ter um funcionário.

Claro, só você pode ser o juiz. Depois de contratar seu primeiro funcionário, porém, é muito fácil adicionar mais funcionários.

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