Os principais recursos cruciais de uma fatura digital

Muitos empreendedores e empresas podem pensar que se tornaram digitais com seu faturamento, mas estariam errados e poderiam estar perdendo os principais recursos de uma fatura digital. Uma fatura em PDF enviada por e-mail não é uma fatura digital verdadeira.

Para colocar sua empresa completamente no movimento, você precisa utilizar um sistema de faturamento que englobe completamente todo o processo do início ao fim. Isso melhorará sua eficiência , agilizará as operações e ajudará a impulsionar seus negócios.

Há uma grande variedade de programas de faturamento que você pode usar, desde pacotes completos de contabilidade até softwares baseados na Web projetados para indivíduos e pequenas empresas de propriedade e administração individuais. O resultado final é uma fatura estruturada que não pode ser adulterada por quem a recebe. Os formatos mais usados ​​são EDI e XML.

Crédito da imagem: Razer Merchants

Como montar uma fatura digital

Uma grande vantagem da maioria dos sistemas de faturamento digital é que o software vem com modelos para você criar. Isso ajudará você a criar faturas profissionais que cobrem todos os detalhes pertinentes de uma maneira fácil de ler e clara de seguir.

É importante encontrar um modelo que tenha o espaço necessário para todas as informações que você precisa incluir em suas faturas. Cada negócio é único e terá necessidades ligeiramente diferentes quanto ao que incluirá. No entanto, todas as faturas devem incluir o seguinte:

1. Detalhes da Companhia

Você deve especificar os detalhes da sua própria empresa e os do destinatário da fatura. O layout usual mostra o nome e o logotipo da sua empresa na parte superior da fatura. Você pode incluir seu endereço físico e de cobrança, endereço de e-mail, número de telefone, URL do site da sua empresa e número de IVA, na parte superior ou inferior da fatura. Essas informações precisam ser claras e fáceis de encontrar no documento. Evite usar fontes extravagantes e mantenha as opções fáceis de ler.

Quer você esteja faturando um indivíduo ou uma empresa, seus detalhes de contato também precisam estar na fatura. Você deve sempre incluir o nome da pessoa responsável por receber a fatura, ou pelo menos sua posição na empresa se você estiver faturando outro negócio.

Uma dica importante é sempre perguntar à outra empresa se há detalhes específicos que eles precisam incluir em suas faturas. O pagamento é muitas vezes retido se o nome da empresa não estiver correto ou o número de IVA não tiver sido colocado no local correto.

2. Significantes únicos

Um número de fatura é um componente essencial das informações contábeis. Se cada fatura enviada não tiver um número único, é praticamente impossível acompanhar os pagamentos e o que ainda lhe é devido. A melhor maneira de fazer isso é começar em 01 e continuar em ordem numérica — cada nova fatura recebe o próximo número na sequência. Certifique-se de ter apenas uma sequência numérica para todas as suas faturas e não tente fazer uma nova para cada cliente para o qual enviar.

Outros significantes exclusivos normalmente incluídos em uma fatura são a data em que ela foi criada e enviada, bem como um número de ordem de compra (PO) se sua empresa ou o destinatário da fatura os usar. A data na fatura ajudará você a rastrear quando o pagamento vence ou se está vencido.

3. Descrições e Valores

Quer esteja a vender produtos ou a prestar um serviço, deve incluir uma descrição da finalidade da fatura. Toda a seção do meio de uma fatura geralmente é dedicada a isso. Você pode incluir o nome do serviço ou produto, códigos identificadores exclusivos se os usar, a quantidade do que forneceu (horas ou quantidade de mercadorias), o preço unitário e o total de cada item.

Cada item que você adiciona à sua fatura geralmente é chamado de item de linha. O valor geral da fatura é composto por esses itens de linha - aqui você pode ser tão específico quanto precisar e desejar saber como atingiu esse valor geral. É importante encontrar um equilíbrio entre cobrir suas necessidades em termos de estoque ou serviços prestados, bem como não inserir informações desnecessárias que possam confundir o destinatário da fatura.

Se sua empresa for um serviço que você fornece, você não precisa ter um preço específico conectado a cada item de linha. Você pode preferir fornecer pacotes com uma determinada taxa. Se este for o caso, liste o que o pacote envolve para que o cliente saiba pelo que está pagando.

Muito provavelmente, você precisará adicionar uma seção para impostos, e isso geralmente fica na parte inferior, entre o subtotal e o total final. Se os itens já forem tributados, isso pode ser anotado ou a seção omitida.

4. Informação de pagamento

Obviamente, todo o objetivo de uma fatura é receber o pagamento. Se você não incluir informações sobre como pagar e quais são as condições de pagamento, você não receberá seu dinheiro! Certifique-se de ter uma seção clara com o título Detalhes do pagamento e liste os detalhes de como você prefere receber o pagamento.

Se você estiver satisfeito com um cliente fazendo depósitos diretos ou Transferências Eletrônicas de Fundos (EFTs) em sua conta bancária, você deve incluir todos os detalhes bancários relevantes para essas transações. Os clientes internacionais precisarão de um número SWIFT/IBAN/BIC para concluir o pagamento.

Se você deseja aceitar outros métodos de pagamento, incluindo dinheiro ou cheques, você pode indicar nesta seção o que você permitirá e o que não permitirá. É melhor dar opções aos seus clientes, mas apenas o que você se sente confortável. Alguns mecanismos bancários têm taxas mais altas, e isso pode ser uma desvantagem se você os incluir como opção.

A próxima seção em sua fatura deve ser Condições de pagamento. Estes são os termos e condições da fatura e são juridicamente vinculativos. Eles incluem quanto tempo o cliente tem para pagar a fatura antes que ela se torne vencida, se você oferece algum cronograma de co-pagamento ou se você dá um desconto para liquidação antecipada ou juros, pois a fatura passa de 30 dias para 60 dias e para 90 dias.

Os benefícios de mudar para o faturamento digital

O aspecto mais importante que você encontrará em ter um sistema de faturamento digital adequado é que sua empresa parece mais profissional. Clientes e fornecedores levarão você muito mais a sério quando você apresentar a eles documentos financeiros que não vieram de uma simples planilha ou documento do Word.

Além de ter uma aparência mais polida para o seu negócio, você descobrirá que o faturamento digital pode beneficiar muito sua empresa. Por exemplo:

• Você economiza tempo e dinheiro

Um sistema de faturamento digital elimina muito do incômodo de criar faturas, rastrear pagamentos e fornecer um instantâneo atual de sua renda geral. Uma vez que o sistema esteja configurado, você geralmente pode criar faturas de forma rápida e fácil através do software e enviá-las diretamente para seus clientes.

Os recursos de bônus em seu software podem incluir o recebimento de alertas quando um pagamento não foi feito no prazo ou o envio automático de lembretes aos clientes para efetuar o pagamento. Se você tiver faturas regulares que saem no mesmo dia de cada mês, você pode configurá-las para criar e enviar automaticamente.

Se você não está gastando tanto tempo na criação de faturas e no acompanhamento de pagamentos, pode se concentrar nos outros aspectos operacionais descritos em seu plano de negócios. Isso significa que você não está apenas economizando tempo, mas também dinheiro — porque seu tempo é valioso.

• Você pode limitar o erro humano

Criar faturas manualmente e rastreá-las deixa a porta aberta para erros humanos. Pode ser qualquer coisa, desde rotular incorretamente a fatura até transpor números na coluna de preço unitário.

Pequenos erros como esse podem causar grandes problemas no futuro. Os clientes podem pagar mais ou menos por causa desses erros. Você também pode perder todas as faturas se o seu sistema não estiver claro ou se você as rotulou incorretamente.

• O rastreamento de faturas e pagamentos é mais fácil

O erro humano não está relacionado apenas a obter as informações corretas na fatura real. Você pode cometer um erro em sua lista geral de faturas, esquecendo-se de adicionar algo ou deixando passar o fato de que um pagamento foi ou não concluído no prazo. Quando seu sistema não é automatizado, cabe a você alocar os pagamentos manualmente para a fatura correta e verificar continuamente se não perdeu nada. Isso pode tornar o gerenciamento de seu fluxo de caixa complicado e demorado.

Em um sistema automatizado, os valores pagos serão vinculados à fatura à medida que os valores forem chegando. Se algo não corresponder, uma bandeira vermelha será acionada e você será notificado imediatamente. Assim, você pode ficar por dentro dos pagamentos atrasados ​​ou incorretos, em vez de perder tempo tentando descobrir o que aconteceu.

• Reduza seu consumo de papel

Na década de 2020, é importante ter consciência ambiental na maneira como você faz negócios. Um sistema automatizado reduzirá drasticamente o uso de papel, pois tudo será feito digitalmente - não será mais necessário imprimir faturas ou escrevê-las em livros triplicados. Como vantagem adicional, você economizará dinheiro, pois não precisará comprar papel ou envelopes para postagem.

O mundo se tornou digital e se o seu faturamento não, agora é a hora de resolver isso. Independentemente do tamanho da sua empresa, configurar um faturamento digital adequado é o caminho a seguir e beneficiará seus negócios de várias maneiras.