คุณสมบัติหลักที่สำคัญของใบแจ้งหนี้ดิจิทัล

ผู้ประกอบการและธุรกิจจำนวนมากอาจคิดว่าพวกเขาเข้าสู่ยุคดิจิทัลด้วยการออกใบแจ้งหนี้ แต่อาจคิดผิดและอาจขาดคุณสมบัติหลักของใบแจ้งหนี้ดิจิทัล ใบแจ้งหนี้ PDF ที่ส่งทางอีเมลไม่ใช่การแจ้งหนี้ดิจิทัลที่แท้จริง

เพื่อให้บริษัทของคุณอยู่ในกลุ่มบริษัทอย่างสมบูรณ์ คุณต้องใช้ระบบการออกใบแจ้งหนี้ที่ครอบคลุมกระบวนการทั้งหมดตั้งแต่ต้นจนจบ สิ่งนี้จะปรับปรุงประสิทธิภาพ ปรับปรุง การ ดำเนินงาน และช่วยส่งเสริมธุรกิจของคุณ

มีโปรแกรมการออกใบแจ้งหนี้มากมายที่คุณสามารถใช้ได้ ตั้งแต่แพ็คเกจการบัญชีเต็มรูปแบบไปจนถึงซอฟต์แวร์บนเว็บที่ออกแบบมาสำหรับบุคคลทั่วไปและธุรกิจขนาดเล็กที่แต่ละบุคคลเป็นเจ้าของและดำเนินธุรกิจ ผลลัพธ์ที่ได้คือใบแจ้งหนี้ที่มีโครงสร้างซึ่งใครก็ตามที่ได้รับไม่สามารถดัดแปลงแก้ไขได้ รูปแบบที่ใช้บ่อยที่สุดคือ EDI และ XML

เครดิตภาพ: Razer Merchants

วิธีการรวมใบแจ้งหนี้ดิจิทัล

ข้อดีหลักของระบบการออกใบแจ้งหนี้ดิจิทัลส่วนใหญ่คือซอฟต์แวร์มาพร้อมกับเทมเพลตให้คุณสร้างได้ สิ่งเหล่านี้จะช่วยคุณสร้างใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพที่ครอบคลุมรายละเอียดที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในลักษณะที่อ่านง่ายและชัดเจน

สิ่งสำคัญคือต้องหาเทมเพลตที่มีพื้นที่เพียงพอสำหรับข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการรวมไว้ในใบแจ้งหนี้ของคุณ แต่ละธุรกิจมีเอกลักษณ์เฉพาะตัวและจะมีความต้องการที่แตกต่างกันเล็กน้อยเกี่ยวกับสิ่งที่รวมอยู่ด้วย อย่างไรก็ตาม ใบแจ้งหนี้ทั้งหมดควรมีรายการต่อไปนี้:

1. รายละเอียดบริษัท

คุณควรระบุทั้งรายละเอียดบริษัทของคุณและของผู้รับใบแจ้งหนี้ เลย์เอาต์ปกติจะแสดงชื่อบริษัทและโลโก้ของคุณที่ด้านบนของใบแจ้งหนี้ คุณสามารถระบุที่อยู่จริงและที่อยู่สำหรับเรียกเก็บเงิน ที่อยู่อีเมล หมายเลขโทรศัพท์ URL เว็บไซต์ของบริษัท และหมายเลข VAT ที่ด้านบนหรือด้านล่างของใบแจ้งหนี้ ข้อมูลนี้ต้องชัดเจนและค้นหาได้ง่ายในเอกสาร หลีกเลี่ยงการใช้แบบอักษรแฟนซีและยึดติดกับตัวเลือกที่อ่านง่าย

ไม่ว่าคุณจะออกใบแจ้งหนี้ให้กับบุคคลหรือบริษัท รายละเอียดการติดต่อของพวกเขาจะต้องอยู่ในใบแจ้งหนี้ด้วย คุณควรระบุชื่อบุคคลที่รับผิดชอบในการรับใบแจ้งหนี้ หรืออย่างน้อยที่สุดตำแหน่งของพวกเขาในบริษัทหากคุณเป็นผู้ออกใบแจ้งหนี้ให้กับธุรกิจอื่น

เคล็ดลับยอดนิยมคือการถามธุรกิจอื่นเสมอว่ามีรายละเอียดเฉพาะที่พวกเขาจำเป็นต้องรวมไว้ในใบแจ้งหนี้หรือไม่ การชำระเงินมักจะถูกระงับหากชื่อบริษัทไม่ถูกต้อง หรือไม่ได้ใส่หมายเลข VAT ในตำแหน่งที่ถูกต้อง

2. ตัวระบุที่ไม่ซ้ำ

หมายเลขใบแจ้งหนี้เป็นองค์ประกอบสำคัญของข้อมูลทางบัญชี หากใบแจ้งหนี้แต่ละใบที่คุณส่งไม่มีหมายเลขเฉพาะ แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะติดตามการชำระเงินและรายการที่เป็นหนี้คุณอยู่ วิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนี้คือ เริ่มจาก 01 และดำเนินการตามลำดับตัวเลข —ใบแจ้งหนี้ใหม่แต่ละใบจะได้รับหมายเลขถัดไปตามลำดับ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีลำดับตัวเลขเพียงชุดเดียวสำหรับใบแจ้งหนี้ทั้งหมด และอย่าพยายามสร้างลำดับใหม่สำหรับลูกค้าแต่ละรายที่คุณส่งถึง

ตัวบ่งชี้เฉพาะอื่นๆ ที่รวมอยู่ในใบแจ้งหนี้คือวันที่สร้างและส่ง รวมถึงหมายเลขใบสั่งซื้อ (PO) หากธุรกิจของคุณหรือผู้รับใบแจ้งหนี้ใช้ข้อมูลเหล่านี้ วันที่ในใบแจ้งหนี้จะช่วยคุณติดตามเมื่อครบกำหนดชำระเงินหรือเกินกำหนด

3. คำอธิบายและจำนวนเงิน

ไม่ว่าคุณจะขายสินค้าหรือให้บริการ คุณต้องใส่คำอธิบายว่าใบแจ้งหนี้มีไว้เพื่ออะไร ส่วนตรงกลางทั้งหมดของใบแจ้งหนี้มักใช้สำหรับสิ่งนี้ คุณสามารถใส่ชื่อของบริการหรือผลิตภัณฑ์ รหัสตัวระบุเฉพาะหากคุณใช้ จำนวนสิ่งที่คุณระบุ (ชั่วโมงหรือจำนวนสินค้า) ราคาต่อหน่วย และยอดรวมสำหรับแต่ละรายการ

แต่ละรายการที่คุณเพิ่มในใบแจ้งหนี้มักจะเรียกว่ารายการ มูลค่าโดยรวมของใบแจ้งหนี้ประกอบด้วยรายการเหล่านี้ คุณสามารถระบุได้เฉพาะเจาะจงเท่าที่คุณต้องการ และต้องการระบุว่าคุณเข้าถึงตัวเลขโดยรวมนั้นได้อย่างไร สิ่งสำคัญคือต้องหาความสมดุลระหว่างการครอบคลุมความต้องการของคุณในแง่ของสต็อกหรือบริการที่มีให้ รวมถึงการไม่ป้อนข้อมูลที่ไม่จำเป็นซึ่งอาจทำให้ผู้รับใบแจ้งหนี้สับสน

หากธุรกิจของคุณเป็นบริการที่คุณนำเสนอ คุณไม่จำเป็นต้องมีราคาเฉพาะที่เชื่อมโยงกับรายการโฆษณาแต่ละรายการ คุณอาจต้องการให้แพ็คเกจที่มาในอัตราที่แน่นอน หากเป็นกรณีนี้ ให้ระบุสิ่งที่รวมอยู่ในแพ็กเกจเพื่อให้ลูกค้าทราบว่าพวกเขากำลังจ่ายเงินเพื่ออะไร

เป็นไปได้มากว่า คุณจะต้องเพิ่มส่วนภาษี และมักจะอยู่ด้านล่างสุด ระหว่างยอดรวมย่อยและยอดรวมสุดท้าย หากสินค้าถูกเก็บภาษีแล้ว สามารถจดบันทึกได้ หรือส่วนละเว้น

4. ข้อมูลการชำระเงิน

แน่นอน จุดประสงค์ทั้งหมดของใบแจ้งหนี้คือการได้รับเงิน หากคุณไม่ได้ระบุข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการชำระเงิน และเงื่อนไขการชำระเงิน คุณจะไม่ได้รับเงินของคุณ! ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีส่วนที่ชัดเจนพร้อมชื่อ รายละเอียดการชำระเงิน และระบุรายละเอียดว่าคุณต้องการรับการชำระเงินอย่างไร

หากคุณพอใจกับลูกค้าที่ฝากเงินโดยตรงหรือการโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ (EFT) เข้าบัญชีธนาคารของคุณ คุณต้องใส่รายละเอียดธนาคารที่เกี่ยวข้องทั้งหมดสำหรับธุรกรรมเหล่านั้น ลูกค้าต่างประเทศจะต้องใช้หมายเลข SWIFT/IBAN/BIC ในการชำระเงิน

หากคุณต้องการยอมรับวิธีการชำระเงินอื่น ๆ รวมถึงเงินสดหรือเช็ค คุณสามารถระบุในส่วนนี้ว่าคุณจะอนุญาตอะไรและจะไม่อนุญาตอะไร เป็นการดีที่สุดที่จะให้ทางเลือกแก่ลูกค้าของคุณ แต่ให้เฉพาะสิ่งที่คุณพอใจเท่านั้น กลไกการธนาคารบางอย่างมีค่าธรรมเนียมที่สูงกว่า และอาจส่งผลเสียหากคุณรวมไว้เป็นตัวเลือก

ส่วนถัดไปในใบแจ้งหนี้ของคุณควรเป็น เงื่อนไขการชำระเงิน นี่คือข้อกำหนดและเงื่อนไขสำหรับใบแจ้งหนี้และมีผลผูกพันทางกฎหมาย รวมถึงระยะเวลาที่ลูกค้าต้องจ่ายในใบแจ้งหนี้ก่อนที่จะเกินกำหนด หากคุณเสนอตารางการชำระเงินร่วม หรือหากคุณให้ส่วนลดสำหรับการชำระบัญชีก่อนกำหนดหรือดอกเบี้ยเมื่อใบแจ้งหนี้มีตั้งแต่ 30 วัน เป็น 60 วัน และเหลือ 90 วัน

ประโยชน์ของการเปลี่ยนไปใช้การแจ้งหนี้ดิจิทัล

สิ่งสำคัญที่สุดที่คุณจะพบได้จากการมีระบบการออกใบแจ้งหนี้ดิจิทัลที่เหมาะสมคือธุรกิจของคุณดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น ลูกค้าและซัพพลายเออร์จะให้ความสำคัญกับคุณมากขึ้นเมื่อคุณนำเสนอเอกสารทางการเงินที่ไม่ได้มาจากสเปรดชีตธรรมดาหรือเอกสาร Word

นอกเหนือจากการมีรูปลักษณ์ที่สวยงามสำหรับธุรกิจของคุณแล้ว คุณจะพบว่าการออกใบแจ้งหนี้ดิจิทัลจะเป็นประโยชน์ต่อบริษัทของคุณอย่างมาก ตัวอย่างเช่น:

• คุณประหยัดเวลาและเงิน

ระบบการออกใบแจ้งหนี้ดิจิทัลขจัดความยุ่งยากมากมายในการสร้างใบแจ้งหนี้ ติดตามการชำระเงิน และให้ภาพรวมปัจจุบันของรายได้โดยรวมของคุณ เมื่อตั้งค่าระบบแล้ว โดยทั่วไปคุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายผ่านซอฟต์แวร์ และส่งไปยังลูกค้าของคุณโดยตรง

คุณสมบัติโบนัสในซอฟต์แวร์ของคุณอาจรวมถึงการรับการแจ้งเตือนเมื่อชำระเงินไม่ตรงเวลา หรือส่งการแจ้งเตือนไปยังลูกค้าเพื่อชำระเงินโดยอัตโนมัติ หากคุณมีใบแจ้งหนี้ปกติที่ออกในวันเดียวกันในแต่ละเดือน คุณสามารถตั้งค่าให้สร้างและส่งอัตโนมัติได้

หากคุณไม่ได้ใช้เวลามากในการสร้างใบแจ้งหนี้และติดตามการชำระเงิน คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่ด้านการดำเนินงานอื่นๆ ที่คุณระบุไว้ในแผนธุรกิจของคุณ ซึ่งหมายความว่าคุณไม่เพียงแต่ประหยัดเวลาแต่คุณยังประหยัดเงิน—เพราะเวลาของคุณมีค่า

• คุณสามารถจำกัดความผิดพลาดของมนุษย์ได้

การสร้างใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองและการติดตามทำให้ประตูเปิดกว้างสำหรับข้อผิดพลาดของมนุษย์ อาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่การติดฉลากใบแจ้งหนี้ผิดไปจนถึงการย้ายหมายเลขในคอลัมน์ราคาต่อหน่วย

ข้อผิดพลาดเล็กน้อยเช่นนี้อาจทำให้เกิดปัญหาใหญ่ตามมา ลูกค้าสามารถชำระเงินเกินหรือเกินได้เนื่องจากข้อผิดพลาดเหล่านี้ คุณยังอาจสูญเสียใบแจ้งหนี้ทั้งหมดหากระบบของคุณไม่ชัดเจน หรือคุณติดป้ายกำกับไม่ถูกต้อง

• ติดตามใบแจ้งหนี้และการชำระเงินได้ง่ายขึ้น

ข้อผิดพลาดของมนุษย์ไม่ได้เกี่ยวข้องกับการรับข้อมูลในใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องเท่านั้น คุณสามารถทำผิดพลาดในรายการใบแจ้งหนี้โดยรวมของคุณ — ลืมที่จะเพิ่มบางสิ่งบางอย่าง หรือพลาดข้อเท็จจริงที่ว่าการชำระเงินมีหรือมาไม่ตรงเวลา เมื่อระบบของคุณไม่เป็นอัตโนมัติ คุณจะต้องจัดสรรการชำระเงินด้วยตนเองไปยังใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้อง และตรวจสอบอีกครั้งอย่างต่อเนื่องว่าคุณไม่ได้พลาดบางสิ่ง ซึ่งจะทำให้การจัดการกระแสเงินสดของคุณซับซ้อนและใช้เวลานาน

ในระบบอัตโนมัติ ตัวเลขที่จ่ายจะเชื่อมโยงกับใบแจ้งหนี้เมื่อมียอดเงินเข้ามา หากมีบางอย่างไม่ตรงกัน ระบบจะแจ้งให้คุณทราบทันที จากนั้น คุณสามารถติดตามการชำระเงินที่ล่าช้าหรือไม่ถูกต้อง แทนที่จะใช้เวลาพยายามค้นหาว่าเกิดอะไรขึ้น

• ลดการใช้กระดาษของคุณ

ในปี 2020 สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงสิ่งแวดล้อมในการดำเนินธุรกิจ ระบบอัตโนมัติจะลดการใช้กระดาษของคุณลงอย่างมาก เนื่องจากทุกอย่างจะทำแบบดิจิทัล ไม่ต้องพิมพ์ใบแจ้งหนี้หรือเขียนเป็นหนังสือสามเล่มอีกต่อไป ข้อดีเพิ่มเติมคือ คุณจะประหยัดเงินได้ เนื่องจากคุณไม่จำเป็นต้องซื้อกระดาษหรือซองจดหมายเพื่อโพสต์

โลกเปลี่ยนไปเป็นดิจิทัล และหากการออกใบแจ้งหนี้ของคุณไม่เป็นเช่นนั้น ตอนนี้ก็ถึงเวลาที่จะต้องจัดการเรื่องนี้แล้ว โดยไม่คำนึงถึงขนาดของบริษัทของคุณ การตั้งค่าการออกใบแจ้งหนี้ดิจิทัลที่เหมาะสมคือหนทางข้างหน้า และจะเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณในหลาย ๆ ด้าน