デジタル請求書の重要なコア機能

公開: 2020-11-06

多くの起業家や企業は、請求書でデジタル化したと思うかもしれませんが、それは間違いであり、デジタル請求書のコア機能を欠いている可能性があります。電子メールで送信されるPDF請求書は、真のデジタル請求書ではありません。

あなたの会社を完全に時流に乗せるには、最初から最後までのプロセス全体を完全に網羅する請求システムを利用する必要があります。これにより、効率が向上し、運用が合理化され、ビジネスが促進されます。

完全な会計パッケージから、個人および個人が所有および運営する小規模な企業向けに設計されたWebベースのソフトウェアまで、さまざまな請求プログラムを使用できます。完成した結果は構造化された請求書であり、受け取った人が改ざんすることはできません。最も一般的に使用される形式はEDIとXMLです。

デジタル請求書のコア機能

画像クレジット： Razer Merchants

デジタル請求書をまとめる方法

ほとんどのデジタル請求システムの主な利点は、ソフトウェアにビルド用のテンプレートが付属していることです。これらは、読みやすく、わかりやすい方法ですべての関連する詳細をカバーする専門の請求書を作成するのに役立ちます。

請求書に含める必要のあるすべての情報に必要なスペースを備えたテンプレートを見つけることが重要です。それぞれのビジネスはユニークであり、それが何を含むかに関してわずかに異なるニーズがあります。ただし、すべての請求書には次のものが含まれている必要があります。

会社の詳細

自分の会社の詳細と請求書の受取人の詳細の両方を詳しく説明する必要があります。通常のレイアウトでは、請求書の上部に会社名とロゴが表示されます。請求書の上部または下部に、住所、請求先住所、電子メールアドレス、電話番号、会社のWebサイトのURL、およびVAT番号を含めることができます。この情報は、ドキュメント上で明確かつ簡単に見つけられる必要があります。派手なフォントの使用を避け、読みやすいオプションに固執します。

個人または会社のどちらに請求する場合でも、連絡先の詳細も請求書に記載する必要があります。請求書を受け取る責任者の名前を常に含める必要があります。別のビジネスに請求する場合は、少なくとも会社での役職を含める必要があります。

一番のヒントは、請求書に含める必要のある具体的な詳細があるかどうか、常に他のビジネスに尋ねることです。会社名が正しくない場合、またはVAT番号が正しい場所に記載されていない場合、支払いが滞ることがよくあります。

一意のシニフィアン

請求書番号は、会計情報の重要な要素です。送信する各請求書に一意の番号がない場合、支払いと未払い額を追跡することは事実上不可能です。これを行うための最良の方法は、01から開始し、番号順に進み続けることです。新しい請求書はそれぞれ、順番に次の番号を取得します。すべての請求書に1つの番号シーケンスしかないことを確認し、送信先のクライアントごとに新しい番号シーケンスを作成しようとしないでください。

請求書に通常含まれるその他の一意の記号は、請求書が作成および送信された日付と、ビジネスまたは請求書の受信者がそれらを使用する場合は発注書（PO）番号です。請求書の日付は、支払いの期日、または支払期日が過ぎているかどうかを追跡するのに役立ちます。

説明と金額

製品を販売する場合でもサービスを提供する場合でも、請求書の目的の説明を含める必要があります。通常、請求書の中央セクション全体がこれ専用です。サービスまたは製品の名前、それらを使用する場合は一意のIDコード、提供したものの数量（時間または商品の数）、単価、および各アイテムの合計を含めることができます。

請求書に追加する各アイテムは、通常、ラインアイテムと呼ばれます。請求書の全体的な価値は、これらの広告申込情報で構成されています。ここでは、必要に応じて具体的に説明し、その全体的な数値にどのように到達したかを知りたい場合があります。提供される在庫やサービスの観点からニーズをカバーすることと、請求書の受取人を混乱させる可能性のある不要な情報を入力しないこととの間のバランスを見つけることが重要です。

あなたのビジネスがあなたが提供するサービスであるならば、あなたは各ラインアイテムに関連した特定の価格を持っている必要はありません。特定のレートで提供されるパッケージを提供することをお勧めします。この場合は、パッケージに含まれるものをリストして、クライアントが何を支払っているのかを把握できるようにします。

おそらく、税金のセクションを追加する必要があります。これは通常、小計と最終合計の間の一番下にあります。アイテムがすでに課税されている場合は、これに注意するか、セクションを省略できます。

支払情報

もちろん、請求書の全体的な目的は支払いを受けることです。あなたがあなたに支払う方法と支払い条件が何であるかについての情報を含めなければ、あなたはあなたのお金を得ることができません！「支払いの詳細」というタイトルの明確なセクションがあることを確認し、支払いの受け取り方法の詳細をリストします。

クライアントが銀行口座に直接預金または電子送金（EFT）を行うことに満足している場合は、それらの取引に関連するすべての銀行の詳細を含める必要があります。海外のお客様は、支払いを完了するためにSWIFT / IBAN/BIC番号が必要になります。

現金や小切手など、他の支払い方法を受け入れる場合は、このセクションで許可するものと許可しないものを指定できます。クライアントにオプションを提供するのが最善ですが、それはあなたが快適なものだけです。一部の銀行メカニズムは手数料が高く、オプションとして含めると不利になる可能性があります。

請求書の次のセクションは支払い条件です。これらは請求書の利用規約であり、法的拘束力があります。これには、クライアントが請求書を期限切れにするまでに支払う必要がある期間、自己負担のスケジュールを提供する場合、または請求書が30日から60日、さらには90日になるときに早期決済または利息の割引を提供する場合が含まれます。日々。

デジタル請求に切り替えることの利点

適切なデジタル請求システムを使用することで得られる最も重要な側面は、ビジネスがより専門的に見えることです。単純なスプレッドシートやWord文書からではない財務書類を提示すると、クライアントやサプライヤーはあなたをはるかに真剣に受け止めます。

あなたのビジネスのより洗練された外観を持つことに加えて、あなたはデジタル請求書があなたの会社に大きな利益をもたらすことができることに気付くでしょう。例えば：

あなたは時間とお金を節約します

デジタル請求システムは、請求書の作成、支払いの追跡、および全体的な収入の現在のスナップショットの提供から多くの面倒を取り除きます。システムがセットアップされると、通常、ソフトウェアを介して迅速かつ簡単に請求書を作成し、クライアントに直接送信できます。

ソフトウェアのボーナス機能には、支払いが時間どおりに行われなかったときにアラートを受け取ることや、支払いを行うためにクライアントにリマインダーを自動的に送信することが含まれます。毎月同じ日に発行される定期的な請求書がある場合は、それらを自動作成して送信するように設定できます。

請求書の作成と支払いのフォローアップにそれほど多くの時間を費やしていない場合は、ビジネスプランで概説した他の運用面に集中できます。これは、時間を節約するだけでなく、お金を節約することを意味します。時間は貴重だからです。

ヒューマンエラーを制限できます

請求書を手動で作成して追跡すると、人為的ミスが発生する可能性があります。請求書のラベルの誤りから、単価列の数字の転置まで、何でもかまいません。

このような小さな間違いは、将来的に大きな問題を引き起こす可能性があります。これらのエラーが原因で、クライアントは過少または過払いになる可能性があります。システムが明確でない場合、または請求書に誤ったラベルを付けた場合にも、請求書が完全に失われる可能性があります。

請求書と支払いの追跡が簡単になります

ヒューマンエラーは、実際の請求書の情報を正しく取得することだけに関係しているわけではありません。請求書のリスト全体を間違える可能性があります。何かを追加するのを忘れたり、支払いが時間どおりに行われた、または行われなかったという事実を見逃したりします。システムが自動化されていない場合は、正しい請求書に手動で支払いを割り当て、何かを見逃していないことを継続的に再確認するのはあなた次第です。これにより、キャッシュフローの管理が複雑で時間がかかる可能性があります。

自動化されたシステムでは、支払われた金額は金額が入ってくると請求書に関連付けられます。何かが一致しない場合は、赤い旗が立てられ、すぐに通知されます。そうすれば、何が起こったのかを解明するために時間を費やすのではなく、支払いの遅延や誤った支払いを把握することができます。

紙の消費量を減らす

2020年代には、ビジネスのやり方で環境に配慮することが重要です。自動化されたシステムにより、すべてがデジタルで行われるため、紙の使用量が大幅に削減されます。請求書を印刷したり、3冊の本に書き込んだりする必要はありません。追加の特典として、投稿のために紙や封筒を購入する必要がないため、お金を節約できます。

世界はデジタル化しており、請求書がデジタル化されていない場合は、今がそれに対処するときです。会社の規模に関係なく、適切なデジタル請求書を設定することは前進の道であり、それは多くの点であなたのビジネスに利益をもたらします。