Die entscheidenden Kernfunktionen einer digitalen Rechnung

Viele Unternehmer und Unternehmen denken vielleicht, dass sie ihre Rechnungsstellung digitalisiert haben, aber sie würden sich irren und könnten die Kernfunktionen einer digitalen Rechnung vermissen. Eine per E-Mail gesendete PDF-Rechnung ist keine echte digitale Rechnungsstellung.

Um Ihr Unternehmen vollständig auf den Zug zu bringen, müssen Sie ein Fakturierungssystem verwenden, das den gesamten Prozess von Anfang bis Ende vollständig umfasst. Dies wird Ihre Effizienz verbessern , Abläufe rationalisieren und Ihr Geschäft ankurbeln.

Es gibt eine große Auswahl an Fakturierungsprogrammen, die Sie verwenden können – von vollständigen Buchhaltungspaketen bis hin zu webbasierter Software, die für Einzelpersonen und kleine, inhabergeführte Unternehmen entwickelt wurde. Das Endergebnis ist eine strukturierte Rechnung, die von niemandem manipuliert werden kann, der sie erhält. Die am häufigsten verwendeten Formate sind EDI und XML.

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So erstellen Sie eine digitale Rechnung

Ein großer Vorteil der meisten digitalen Rechnungssysteme besteht darin, dass die Software mit Vorlagen geliefert wird, aus denen Sie erstellen können. Diese helfen Ihnen dabei, professionelle Rechnungen zu erstellen, die alle relevanten Details leicht lesbar und verständlich enthalten.

Es ist wichtig, eine Vorlage zu finden, die den erforderlichen Platz für alle Informationen bietet, die Sie in Ihre Rechnungen aufnehmen müssen. Jedes Unternehmen ist einzigartig und hat leicht unterschiedliche Anforderungen an den Inhalt. Alle Rechnungen sollten jedoch Folgendes enthalten:

1. Firmendetails

Sie sollten sowohl Ihre eigenen Firmendaten als auch die des Rechnungsempfängers buchstabieren. Das übliche Layout zeigt Ihren Firmennamen und Ihr Logo oben auf der Rechnung. Sie können Ihre Post- und Rechnungsadresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, die Website-URL Ihres Unternehmens und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer entweder oben oder unten auf der Rechnung angeben. Diese Informationen müssen auf dem Dokument klar und leicht zu finden sein. Vermeiden Sie ausgefallene Schriftarten und halten Sie sich an die leicht lesbaren Optionen.

Unabhängig davon, ob Sie einer Einzelperson oder einem Unternehmen Rechnungen stellen, müssen auch deren Kontaktdaten auf der Rechnung stehen. Sie sollten immer den Namen der Person angeben, die für den Erhalt der Rechnung verantwortlich ist, oder zumindest ihre Position im Unternehmen, wenn Sie einem anderen Unternehmen Rechnungen stellen.

Ein Top-Tipp ist, das andere Unternehmen immer zu fragen, ob es bestimmte Details gibt, die es auf seinen Rechnungen enthalten muss. Die Zahlung wird so oft aufgehalten, wenn der Firmenname nicht korrekt ist oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nicht an der richtigen Stelle eingetragen wurde.

2. Einzigartige Signifikanten

Eine Rechnungsnummer ist ein wesentlicher Bestandteil der Buchhaltungsinformationen. Wenn jede von Ihnen versendete Rechnung keine eindeutige Nummer hat, ist es praktisch unmöglich, die Zahlungen und die Ihnen noch geschuldeten Beträge nachzuverfolgen. Der beste Weg, dies zu tun, ist, bei 01 zu beginnen und in numerischer Reihenfolge fortzufahren – jede neue Rechnung erhält die nächste Nummer in der Reihenfolge. Stellen Sie sicher, dass Sie nur eine Zahlenfolge für alle Ihre Rechnungen haben und versuchen Sie nicht, für jeden Kunden, an den Sie senden, eine neue zu erstellen.

Andere eindeutige Kennzeichen, die normalerweise in einer Rechnung enthalten sind, sind das Erstellungs- und Versanddatum sowie eine Bestellnummer (PO), wenn Ihr Unternehmen oder der Rechnungsempfänger diese verwendet. Das Datum auf der Rechnung hilft Ihnen zu verfolgen, wann die Zahlung fällig oder überfällig ist.

3. Beschreibungen und Mengen

Unabhängig davon, ob Sie Produkte verkaufen oder eine Dienstleistung erbringen, müssen Sie eine Beschreibung des Rechnungszwecks beifügen. Dem ist in der Regel der gesamte Mittelteil einer Rechnung gewidmet. Sie können den Namen der Dienstleistung oder des Produkts, eindeutige Identifikationscodes, falls Sie diese verwenden, die von Ihnen bereitgestellte Menge (Stunden oder Anzahl der Waren), den Stückpreis und die Gesamtsumme für jeden Artikel angeben.

Jeder Artikel, den Sie Ihrer Rechnung hinzufügen, wird normalerweise als Einzelposten bezeichnet. Der Gesamtwert der Rechnung setzt sich aus diesen Einzelposten zusammen – hier können Sie so genau angeben, wie Sie diesen Gesamtwert erreicht haben. Es ist wichtig, eine Balance zu finden zwischen der Deckung Ihres Bedarfs an Lagerbeständen oder erbrachten Dienstleistungen und dem Verzicht auf unnötige Informationen, die den Rechnungsempfänger verwirren könnten.

Wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um eine Dienstleistung handelt, die Sie anbieten, müssen Sie keinen bestimmten Preis mit jeder Werbebuchung verknüpfen. Sie können es vorziehen, Pakete mit einem bestimmten Preis anzubieten. Wenn dies der Fall ist, listen Sie auf, was das Paket beinhaltet, damit der Kunde weiß, wofür er bezahlt.

Höchstwahrscheinlich müssen Sie einen Abschnitt für Steuern hinzufügen, und dieser befindet sich normalerweise ganz unten zwischen der Zwischensumme und der Endsumme. Wenn Artikel bereits versteuert sind, kann dies vermerkt oder der Abschnitt weggelassen werden.

4. Zahlungsinformationen

Natürlich besteht der gesamte Zweck einer Rechnung darin, bezahlt zu werden. Wenn Sie keine Informationen darüber angeben, wie Sie bezahlen sollen und welche Zahlungsbedingungen gelten, erhalten Sie Ihr Geld nicht! Stellen Sie sicher, dass Sie einen übersichtlichen Abschnitt mit dem Titel „Zahlungsdetails“ haben, und listen Sie die Details auf, wie Sie die Zahlung erhalten möchten.

Wenn Sie damit einverstanden sind, dass ein Kunde direkte Einzahlungen oder elektronische Überweisungen (EFTs) auf Ihr Bankkonto vornimmt, müssen Sie alle relevanten Bankdaten für diese Transaktionen angeben. Internationale Kunden benötigen eine SWIFT/IBAN/BIC-Nummer , um die Zahlung abzuschließen.

Wenn Sie andere Zahlungsmittel akzeptieren möchten, einschließlich Bargeld oder Schecks, können Sie in diesem Abschnitt angeben, was Sie zulassen und was nicht. Es ist am besten, Ihren Kunden Optionen zu geben, aber nur das, womit Sie sich wohlfühlen. Einige Bankmechanismen haben höhere Gebühren, und dies kann zu Ihrem Nachteil sein, wenn Sie sie als Option hinzufügen.

Der nächste Abschnitt in Ihrer Rechnung sollte Zahlungsbedingungen sein. Dies sind die Bedingungen für die Rechnung und sind rechtsverbindlich. Dazu gehört, wie lange der Kunde die Rechnung bezahlen muss, bevor sie überfällig wird, ob Sie Zuzahlungspläne anbieten oder ob Sie einen Rabatt für vorzeitige Begleichung oder Zinsen gewähren, da die Rechnung von 30 auf 60 Tage und auf 90 Tage läuft Tage.

Die Vorteile des Wechsels zur digitalen Rechnungsstellung

Der wichtigste Aspekt, den Sie mit einem richtigen digitalen Rechnungsstellungssystem feststellen werden, ist, dass Ihr Unternehmen professioneller aussieht. Kunden und Lieferanten werden Sie viel ernster nehmen, wenn Sie ihnen Finanzunterlagen vorlegen, die nicht aus einer einfachen Tabelle oder einem Word-Dokument stammen.

Neben einem ausgefeilteren Erscheinungsbild Ihres Unternehmens werden Sie feststellen, dass die digitale Rechnungsstellung Ihrem Unternehmen große Vorteile bringen kann. Zum Beispiel:

• Sie sparen Zeit und Geld

Ein digitales Rechnungsstellungssystem macht es Ihnen viel einfacher, Rechnungen zu erstellen, Zahlungen zu verfolgen und eine aktuelle Momentaufnahme Ihres Gesamteinkommens bereitzustellen. Ist das System einmal eingerichtet, können Sie Rechnungen in der Regel schnell und einfach über die Software erstellen und direkt an Ihre Kunden versenden.

Zu den Bonusfunktionen in Ihrer Software können Benachrichtigungen gehören, wenn eine Zahlung nicht rechtzeitig erfolgt ist, oder das automatische Senden von Zahlungserinnerungen an Kunden. Wenn Sie regelmäßige Rechnungen haben, die jeden Monat am selben Tag ausgestellt werden, können Sie diese so einrichten, dass sie automatisch erstellt und versendet werden.

Wenn Sie nicht so viel Zeit damit verbringen, Rechnungen zu erstellen und Zahlungen nachzuverfolgen, können Sie sich auf die anderen betrieblichen Aspekte konzentrieren, die Sie in Ihrem Geschäftsplan skizziert haben. So sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Geld – denn Ihre Zeit ist wertvoll.

• Sie können menschliches Versagen begrenzen

Die manuelle Erstellung und Nachverfolgung von Rechnungen lässt menschlichen Fehlern Tür und Tor weit offen. Dies kann alles sein, von einer falschen Beschriftung der Rechnung bis hin zum Vertauschen von Zahlen in der Einheitspreisspalte.

Kleinere Fehler wie dieser können später große Probleme verursachen. Kunden können aufgrund dieser Fehler zu wenig oder zu viel zahlen. Sie können Rechnungen auch vollständig verlieren, wenn Ihr System nicht sauber ist oder Sie sie falsch gekennzeichnet haben.

• Die Nachverfolgung von Rechnungen und Zahlungen ist einfacher

Menschliche Fehler beziehen sich nicht nur darauf, die Informationen in der eigentlichen Rechnung korrekt zu machen. Sie können einen Fehler in Ihrer Gesamtliste von Rechnungen machen – vergessen, etwas hinzuzufügen, oder die Tatsache übersehen, dass eine Zahlung rechtzeitig eingegangen ist oder nicht. Wenn Ihr System nicht automatisiert ist, liegt es an Ihnen, Zahlungen manuell der richtigen Rechnung zuzuordnen und ständig zu überprüfen, ob Sie nichts übersehen haben. Dies kann die Verwaltung Ihres Cashflows kompliziert und zeitaufwändig machen.

In einem automatisierten System werden die bezahlten Zahlen mit der Rechnung verbunden, sobald die Beträge eingehen. Wenn etwas nicht übereinstimmt, wird eine rote Flagge gehisst und Sie werden sofort benachrichtigt. So behalten Sie den Überblick über verspätete oder fehlerhafte Zahlungen, anstatt Zeit damit zu verbringen, herauszufinden, was passiert ist.

• Reduzieren Sie Ihren Papierverbrauch

In den 2020er Jahren ist es wichtig, in der Art und Weise, wie Sie Geschäfte machen, umweltbewusst zu sein. Ein automatisiertes System wird Ihren Papierverbrauch drastisch reduzieren, da alles digital erledigt wird – Sie müssen keine Rechnungen mehr ausdrucken oder sie in dreifachen Büchern schreiben. Als zusätzlichen Vorteil sparen Sie Geld, da Sie kein Papier oder Umschläge zum Versenden kaufen müssen.

Die Welt ist digital geworden, und wenn Ihre Rechnungsstellung dies noch nicht getan hat, ist es jetzt an der Zeit, dies anzugehen. Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens ist die Einrichtung einer ordnungsgemäßen digitalen Rechnungsstellung der richtige Weg, und Ihr Unternehmen wird in vielerlei Hinsicht davon profitieren.