数字发票的关键核心特征

已发表: 2020-11-06

许多企业家和企业可能认为他们的发票已经数字化，但他们错了，可能缺少数字发票的核心功能。通过电子邮件发送的 PDF 发票不是真正的数字发票。

为了让您的公司完全跟上潮流，您需要使用一个完全涵盖从开始到结束的整个过程的发票系统。这将提高您的效率，简化运营，并有助于促进您的业务发展。

您可以使用各种各样的发票程序——从完整的会计软件包到为个人和小型、个体拥有和经营的企业设计的基于 Web 的软件。最终结果是一张结构化的发票，任何人都无法对其进行篡改。最常用的格式是 EDI 和 XML。

数字发票的核心功能

图片来源：雷蛇商家

如何拼凑数字发票

大多数数字发票系统的一个主要优点是该软件带有模板供您构建。这些将帮助您创建涵盖所有相关细节的专业发票，以易于阅读且易于遵循的方式。

重要的是要找到一个模板，该模板具有您需要包含在发票中的所有信息所需的空间。每个企业都是独一无二的，并且对于它所包含的内容会有略微不同的需求。但是，所有发票应包括以下内容：

您应该拼出您自己的公司详细信息和发票收件人的详细信息。通常的布局在发票顶部显示您的公司名称和徽标。您可以在发票的顶部或底部包含您的实际地址和帐单地址、电子邮件地址、电话号码、公司的网站 URL 和增值税号。此信息需要清晰且易于在文档中找到。避免使用花哨的字体并坚持使用易于阅读的选项。

无论您是为个人还是公司开具发票，他们的联系方式也需要在发票上。您应该始终包括负责接收发票的人员的姓名，或者如果您正在为另一家企业开具发票，则至少应包括他们在公司中的职位。

最重要的提示是始终询问其他企业是否需要在发票中包含任何具体细节。如果公司名称不正确，或者增值税号没有放在正确的位置，付款经常会被搁置。

发票编号是会计信息的重要组成部分。如果您发出的每张发票都没有唯一编号，则几乎不可能跟踪付款以及仍欠您的款项。最好的方法是从 01 开始并按数字顺序继续- 每张新发票都会获得序列中的下一个数字。确保您的所有发票只有一个数字序列，并且不要尝试为您发送给的每个客户创建一个新的数字序列。

发票中通常包含的其他唯一指示符是发票的创建和发送日期，以及采购订单 (PO) 编号（如果您的企业或发票收件人使用它们）。发票上的日期将帮助您跟踪付款的到期时间或是否已逾期。

无论您是销售产品还是提供服务，您都必须包含发票用途的描述。发票的整个中间部分通常专门用于此。您可以包括服务或产品的名称、使用它们的唯一标识符代码、您提供的数量（小时或商品数量）、单价以及每件商品的总价。

您添加到发票中的每个项目通常称为行项目。发票的总价值由这些行项目组成 - 在这里，您可以根据需要具体化，并希望了解您如何达到该总体数字。重要的是要在满足您在提供的库存或服务方面的需求以及不输入可能使发票收件人感到困惑的不必要信息之间找到平衡。

如果您的业务是您提供的服务，则您不必将特定价格与每个订单项相关联。您可能更愿意提供以一定价格提供的包裹。如果是这种情况，请列出包裹的内容，以便客户知道他们支付的费用。

您很可能需要添加一个税收部分，这通常位于底部，介于小计和最终总计之间。如果物品已经被征税，则可以注明，或省略该部分。

当然，发票的全部目的是为了获得报酬。如果您不提供有关如何付款以及付款条件的信息，您将无法获得资金！确保您有一个明确的部分，标题为“付款详情”，并列出您希望如何接收付款的详细信息。

如果您对客户向您的银行账户进行直接存款或电子资金转账 (EFT) 感到满意，您必须提供这些交易的所有相关银行详细信息。 国际客户需要一个 SWIFT/IBAN/BIC 号码才能完成付款。

如果您希望接受其他付款方式，包括现金或支票，您可以在本节中说明您允许什么，不允许什么。最好为您的客户提供选择，但只提供您满意的选择。一些银行机制的费用较高，如果您将它们作为选项包括在内，这可能对您不利。

发票中的下一部分应该是付款条款。这些是发票的条款和条件，具有法律约束力。它们包括客户必须在发票逾期前支付多长时间，如果您提供任何共付额时间表，或者您是否为提前结算或利息提供折扣，因为发票从 30 天到 60 天，再到 90天。

拥有适当的数字发票系统后，您会发现最重要的方面是您的业务看起来更专业。当您向客户和供应商提供并非来自简单电子表格或 Word 文档的财务文件时，他们会更加认真地对待您。

除了让您的业务看起来更精致之外，您还会发现数字发票可以让您的公司受益匪浅。例如：

数字发票系统省去了创建发票、跟踪付款和提供当前总收入快照的麻烦。系统设置完成后，您通常可以通过该软件快速轻松地创建发票，并将其直接发送给您的客户。

您软件中的奖励功能可以包括在未按时付款时收到警报，或自动向客户发送付款提醒。如果您有每月在同一天开出的常规发票，您可以将其设置为自动创建和发送。

如果您没有花费太多时间来创建发票和跟进付款，则可以专注于您在业务计划中概述的其他运营方面。这意味着您不仅在节省时间，而且还在节省金钱——因为您的时间很宝贵。

手动创建发票并跟踪它们为人为错误敞开了大门。它可以是任何东西，从错误地标记发票到在单价列中调换数字。

像这样的小错误可能会导致大问题。由于这些错误，客户可能会少付或多付。如果您的系统不清晰，或者您的标签不正确，您也可能完全丢失发票。

人为错误不仅仅与正确获取实际发票中的信息有关。您可能会在整个发票清单上犯错——忘记添加某些内容，或者错过付款已按时或未按时完成的事实。如果您的系统不是自动化的，则由您手动将付款分配到正确的发票，并不断仔细检查您是否错过了某些东西。这会使管理您的现金流变得复杂且耗时。

在自动化系统中，支付的数字将在金额进入时与发票相关联。如果出现不匹配的情况，则会发出危险信号并立即通知您。然后，您可以随时了解逾期或不正确的付款，而不是花时间试图弄清楚发生了什么。

在 2020 年代，重要的是在您开展业务的方式中具有环保意识。自动化系统将大大减少您的纸张使用量，因为一切都将以数字方式完成 - 不再需要打印发票或将它们写在一式三份的书中。作为一项额外的福利，您可以省钱，因为您不需要购买纸张或信封来邮寄。

世界已经数字化，如果您的发票还没有，现在是解决这个问题的时候了。无论您的公司规模如何，建立适当的数字发票都是前进的方向，它将在很多方面使您的业务受益。