Najważniejsze cechy faktury cyfrowej

Wielu przedsiębiorców i firm może sądzić, że przeszło na cyfrowe fakturowanie, ale byliby w błędzie i mogliby nie mieć podstawowych funkcji faktury cyfrowej. Faktura PDF wysłana pocztą elektroniczną nie jest prawdziwym fakturowaniem cyfrowym.

Aby Twoja firma była całkowicie na fali, musisz skorzystać z systemu fakturowania, który całkowicie obejmuje cały proces od początku do końca. Poprawi to Twoją wydajność , usprawni operacje i pomoże rozwinąć Twój biznes.

Istnieje wiele różnych programów do fakturowania, z których można korzystać — od pełnych pakietów księgowych po oprogramowanie internetowe przeznaczone dla osób fizycznych i małych, indywidualnych właścicieli i firm. Końcowym wynikiem jest faktura strukturalna, której nikt nie może manipulować. Najczęściej używane formaty to EDI i XML.

Źródło obrazu: Razer Merchants

Jak sporządzić fakturę cyfrową?

Główną zaletą większości cyfrowych systemów fakturowania jest to, że oprogramowanie zawiera szablony, na podstawie których można tworzyć. Pomogą one w tworzeniu profesjonalnych faktur, które obejmują wszystkie istotne szczegóły w sposób czytelny i przejrzysty.

Ważne jest, aby znaleźć szablon, w którym jest miejsce wymagane na wszystkie informacje, które musisz uwzględnić na fakturach. Każda firma jest wyjątkowa i będzie miała nieco inne potrzeby co do tego, co będzie zawierać. Jednak wszystkie faktury powinny zawierać:

1. Szczegóły firmy

Należy podać zarówno dane firmy, jak i odbiorcy faktury. Zwykły układ pokazuje nazwę i logo Twojej firmy u góry faktury. Na górze lub na dole faktury możesz podać swój adres fizyczny i adres rozliczeniowy, adres e-mail, numer telefonu, adres URL witryny firmy i numer VAT. Informacje te muszą być jasne i łatwe do znalezienia w dokumencie. Unikaj używania fantazyjnych czcionek i trzymaj się łatwych do odczytania opcji.

Niezależnie od tego, czy wystawiasz fakturę dla osoby fizycznej, czy firmy, ich dane kontaktowe również muszą znajdować się na fakturze. Zawsze należy podać imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za otrzymanie faktury lub przynajmniej jej stanowisko w firmie, jeśli fakturujesz inną firmę.

Najważniejszą wskazówką jest, aby zawsze pytać drugą firmę, czy są jakieś szczegółowe informacje, które muszą być uwzględnione na fakturach. Płatność jest często wstrzymywana, jeśli nazwa firmy jest nieprawidłowa lub numer VAT nie został umieszczony we właściwym miejscu.

2. Unikalne elementy znaczące

Numer faktury jest niezbędnym elementem informacji księgowych. Jeśli każda wysyłana faktura nie ma unikalnego numeru, praktycznie niemożliwe jest śledzenie płatności i tego, co nadal jest Ci należne. Najlepszym sposobem na to jest rozpoczęcie od 01 i kontynuowanie w kolejności numerycznej — każda nowa faktura otrzymuje kolejny numer w sekwencji. Upewnij się, że masz tylko jedną sekwencję liczbową dla wszystkich faktur i nie próbuj tworzyć nowej dla każdego klienta, do którego wysyłasz.

Inne unikatowe elementy oznaczające zwykle zawarte na fakturze to data jej utworzenia i wysłania, a także numer zamówienia zakupu (PO), jeśli Twoja firma lub odbiorca faktury z nich korzysta. Data na fakturze pomoże Ci śledzić, kiedy płatność jest wymagalna lub czy jest zaległa.

3. Opisy i kwoty

Niezależnie od tego, czy sprzedajesz produkty, czy świadczysz usługi, musisz dołączyć opis, do czego służy faktura. Zwykle poświęcona jest temu cała środkowa część faktury. Możesz podać nazwę usługi lub produktu, unikalne kody identyfikacyjne, jeśli z nich korzystasz, ilość dostarczonego produktu (godziny lub ilość towarów), cenę jednostkową i sumę za każdy przedmiot.

Każda pozycja dodana do faktury jest zwykle nazywana pozycją w wierszu. Na całkowitą wartość faktury składają się te pozycje — tutaj możesz podać tyle szczegółów, ile potrzebujesz i chcesz wiedzieć, w jaki sposób osiągnąłeś tę ogólną wartość. Ważne jest, aby znaleźć równowagę między zaspokajaniem swoich potrzeb w zakresie zapasów lub świadczonych usług, a nie wprowadzaniem zbędnych informacji, które mogłyby zmylić odbiorcę faktury.

Jeśli Twoja firma jest usługą, którą świadczysz, nie musisz mieć określonej ceny powiązanej z każdym elementem zamówienia. Możesz chcieć dostarczać paczki po określonej cenie. Jeśli tak jest, wypisz, co obejmuje pakiet, aby klient wiedział, za co płaci.

Najprawdopodobniej będziesz musiał dodać sekcję dotyczącą podatku, która zwykle znajduje się na dole, między sumą pośrednią a sumą końcową. Jeśli pozycje są już opodatkowane, można to odnotować lub pominąć tę sekcję.

4. Informacje o płatności

Oczywiście całym celem faktury jest zapłata. Jeśli nie podasz informacji o tym, jak zapłacić i jakie są warunki płatności, nie otrzymasz pieniędzy! Upewnij się, że masz wyraźną sekcję z tytułem Szczegóły płatności i podaj szczegóły dotyczące preferowanego sposobu otrzymywania płatności.

Jeśli jesteś zadowolony z klienta dokonującego bezpośrednich wpłat lub przelewów elektronicznych (EFT) na Twoje konto bankowe, musisz podać wszystkie odpowiednie dane bankowe dla tych transakcji. Klienci międzynarodowi będą potrzebować numeru SWIFT/IBAN/BIC do zrealizowania płatności.

Jeśli chcesz zaakceptować inne metody płatności, w tym gotówkę lub czeki, możesz określić w tej sekcji, na co zezwalasz, a na co nie. Najlepiej dać swoim klientom opcje, ale tylko to, z czym czujesz się komfortowo. Niektóre mechanizmy bankowe mają wyższe opłaty, co może być niekorzystne, jeśli włączysz je jako opcję.

Następna sekcja na fakturze powinna dotyczyć warunków płatności. Są to warunki wystawienia faktury i są prawnie wiążące. Obejmują one, jak długo klient musi zapłacić fakturę, zanim stanie się ona przeterminowana, czy oferujesz harmonogramy współpłatności lub czy udzielasz rabatu za wcześniejsze rozliczenie lub odsetki, ponieważ faktura trwa od 30 dni do 60 dni i do 90 dni. dni.

Korzyści z przejścia na fakturowanie cyfrowe

Najważniejszym aspektem, jaki znajdziesz w posiadaniu odpowiedniego systemu fakturowania cyfrowego, jest to, że Twoja firma wygląda bardziej profesjonalnie. Klienci i dostawcy potraktują Cię znacznie poważniej, gdy przedstawisz im dokumenty finansowe, które nie pochodzą z prostego arkusza kalkulacyjnego lub dokumentu Word.

Oprócz bardziej dopracowanego wyglądu Twojej firmy przekonasz się, że cyfrowe fakturowanie może przynieść Twojej firmie duże korzyści. Na przykład:

• Oszczędzasz czas i pieniądze

Cyfrowy system fakturowania eliminuje wiele problemów związanych z tworzeniem faktur, śledzeniem płatności i dostarczaniem aktualnego obrazu ogólnego dochodu. Po skonfigurowaniu systemu możesz szybko i łatwo tworzyć faktury za pomocą oprogramowania i wysyłać je bezpośrednio do klientów.

Dodatkowe funkcje oprogramowania mogą obejmować otrzymywanie alertów, gdy płatność nie została dokonana na czas, lub automatyczne wysyłanie przypomnień klientom o dokonaniu płatności. Jeśli masz regularne faktury, które są wystawiane tego samego dnia każdego miesiąca, możesz skonfigurować je do automatycznego tworzenia i wysyłania.

Jeśli nie spędzasz tyle czasu na tworzeniu faktur i monitorowaniu płatności, możesz skupić się na innych aspektach operacyjnych, które nakreśliłeś w swoim biznesplanie. Oznacza to, że nie tylko oszczędzasz czas, ale także pieniądze — ponieważ Twój czas jest cenny.

• Możesz ograniczyć ludzki błąd

Ręczne tworzenie faktur i ich śledzenie pozostawia drzwi szeroko otwarte na błędy ludzkie. Może to być wszystko, od błędnego oznakowania faktury po transponowanie liczb w kolumnie ceny jednostkowej.

Drobne błędy, takie jak ten, mogą powodować duże problemy w dalszej kolejności. Klienci mogą zaniżać lub przepłacać z powodu tych błędów. Możesz również całkowicie utracić faktury, jeśli Twój system nie jest przejrzysty lub zostały nieprawidłowo oznaczone.

• Śledzenie faktur i płatności jest łatwiejsze

Błąd ludzki nie dotyczy tylko poprawnego podania informacji na fakturze. Możesz popełnić błąd na ogólnej liście faktur — zapominając coś dodać lub przeoczyć fakt, że płatność została lub nie została zrealizowana na czas. Jeśli Twój system nie jest zautomatyzowany, do Ciebie należy ręczne przypisanie płatności do prawidłowej faktury i ciągłe sprawdzanie, czy niczego nie przegapiłeś. Może to sprawić, że zarządzanie przepływami pieniężnymi będzie skomplikowane i czasochłonne.

W zautomatyzowanym systemie zapłacone kwoty zostaną połączone z fakturą w miarę napływania kwot. Jeśli coś się nie zgadza, pojawi się czerwona flaga i natychmiast otrzymasz powiadomienie. Dzięki temu możesz śledzić spóźnione lub nieprawidłowe płatności, zamiast tracić czas na zastanawianie się, co się stało.

• Zmniejsz zużycie papieru

W latach 2020 ważne jest, aby w sposób, w jaki prowadzisz działalność, być świadomym ekologicznie. Zautomatyzowany system drastycznie zmniejszy zużycie papieru, ponieważ wszystko będzie wykonywane cyfrowo — koniec z drukowaniem faktur lub przepisywaniem ich w trzech egzemplarzach. Dodatkową korzyścią jest zaoszczędzenie pieniędzy, ponieważ nie będziesz musiał kupować papieru ani kopert do wysłania.

Świat stał się cyfrowy, a jeśli Twoje fakturowanie nie, teraz nadszedł czas, aby się tym zająć. Niezależnie od wielkości Twojej firmy, skonfigurowanie odpowiedniego fakturowania cyfrowego jest krokiem naprzód i przyniesie korzyści Twojej firmie na wiele sposobów.