Caracteristicile de bază esențiale ale unei facturi digitale

Mulți antreprenori și companii ar putea crede că s-au digitalizat cu facturarea lor, dar ar greși și ar putea lipsi caracteristicile de bază ale unei facturi digitale. O factură PDF trimisă prin e-mail nu este o adevărată facturare digitală.

Pentru a-ți lua compania complet pe val, trebuie să folosești un sistem de facturare care să cuprindă complet întregul proces de la început până la sfârșit. Acest lucru vă va îmbunătăți eficiența , va eficientiza operațiunile și vă va ajuta să vă stimulați afacerea.

Există o mare varietate de programe de facturare pe care le puteți utiliza — de la pachete complete de contabilitate până la software bazat pe web, conceput pentru persoane fizice și întreprinderi mici, deținute și conduse individual. Rezultatul final este o factură structurată care nu poate fi modificată de nimeni care o primește. Cele mai frecvent utilizate formate sunt EDI și XML.

Credit imagine: Razer Merchants

Cum să puneți împreună o factură digitală

Un avantaj major al majorității sistemelor de facturare digitală este că software-ul vine cu șabloane din care să le construiți. Acestea vă vor ajuta să creați facturi profesionale care acoperă toate detaliile pertinente într-un mod ușor de citit și clar de urmărit.

Este important să găsiți un șablon care să aibă spațiul necesar pentru toate informațiile pe care trebuie să le includeți în facturi. Fiecare afacere este unică și va avea nevoi ușor diferite cu privire la ceea ce va include. Cu toate acestea, toate facturile trebuie să includă următoarele:

1. detaliile companiei

Ar trebui să precizați atât propriile detalii ale companiei, cât și cele ale destinatarului facturii. Aspectul obișnuit arată numele companiei și sigla în partea de sus a facturii. Puteți include adresa fizică și de facturare, adresa de e-mail, numărul de telefon, adresa URL a site-ului web al companiei și numărul de TVA, fie în partea de sus, fie în partea de jos a facturii. Aceste informații trebuie să fie clare și ușor de găsit în document. Evitați utilizarea fonturilor de lux și rămâneți la opțiunile ușor de citit.

Indiferent dacă facturați o persoană fizică sau o companie, datele de contact ale acesteia trebuie să fie și pe factură. Trebuie să includeți întotdeauna numele persoanei responsabile de primirea facturii sau cel puțin poziția sa în companie dacă facturați o altă afacere.

Un sfat de top este să întrebați întotdeauna cealaltă companie dacă există detalii specifice de care au nevoie pentru a fi incluse pe facturi. Plata este atât de des întârziată dacă numele companiei nu este corectă sau numărul de TVA nu a fost pus în locul corect.

2. Semnificatori unici

Un număr de factură este o componentă esențială a informațiilor contabile. Dacă fiecare factură pe care o trimiteți nu are un număr unic, este practic imposibil să urmăriți plățile și ceea ce vi se mai datorează. Cel mai bun mod de a face acest lucru este să începeți de la 01 și să continuați în ordine numerică - fiecare nouă factură primește următorul număr din secvență. Asigurați-vă că aveți o singură secvență numerică pentru toate facturile și nu încercați să faceți una nouă pentru fiecare client către care trimiteți.

Alți semnificanți unici incluși de obicei într-o factură sunt data la care a fost creată și trimisă, precum și un număr de comandă de achiziție (PO) dacă compania dvs. sau destinatarul facturii le utilizează. Data de pe factură vă va ajuta să urmăriți momentul în care plata este scadentă sau dacă aceasta a devenit restante.

3. Descrieri și sume

Indiferent dacă vindeți produse sau oferiți un serviciu, trebuie să includeți o descriere a facturii. Întreaga secțiune din mijloc a unei facturi este de obicei dedicată acestui lucru. Puteți include numele serviciului sau al produsului, coduri unice de identificare dacă le utilizați, cantitatea din ceea ce ați furnizat (ore sau număr de bunuri), prețul unitar și totalul pentru fiecare articol.

Fiecare articol pe care îl adăugați la factură este de obicei numit element rând. Valoarea totală a facturii este alcătuită din aceste elemente rând - aici puteți fi atât de precis pe cât aveți nevoie și doriți să aflați cum ați atins această cifră generală. Este important să găsiți un echilibru între acoperirea nevoilor dumneavoastră în ceea ce privește stocul sau serviciile furnizate, precum și să nu introduceți informații inutile care ar putea deruta destinatarul facturii.

Dacă afacerea dvs. este un serviciu pe care îl furnizați, nu trebuie să aveți un anumit preț conectat la fiecare element rând. Este posibil să preferați să furnizați pachete care vin la un anumit tarif. Dacă acesta este cazul, enumerați ce presupune pachetul, astfel încât clientul să știe pentru ce plătește.

Mai mult ca sigur, va trebui să adăugați o secțiune pentru taxe, iar aceasta este de obicei în partea de jos, între subtotal și total final. Dacă articolele sunt deja impozitate, acest lucru poate fi notat sau secțiunea poate fi omisă.

4. informatii de plata

Desigur, întregul scop al unei facturi este de a fi plătită. Dacă nu includeți informații despre cum să vă plătiți și care sunt termenii de plată, nu vă veți primi banii! Asigurați-vă că aveți o secțiune clară cu titlul Detalii de plată și enumerați detaliile despre modul în care preferați să primiți plata.

Dacă sunteți mulțumit de faptul că un client efectuează depozite directe sau transferuri electronice de fonduri (EFT) în contul dvs. bancar, trebuie să includeți toate detaliile bancare relevante pentru tranzacțiile respective. Clienții internaționali vor avea nevoie de un număr SWIFT/IBAN/BIC pentru a finaliza plata.

Dacă doriți să acceptați alte metode de plată, inclusiv numerar sau cecuri, puteți preciza în această secțiune ce veți permite și ce nu. Cel mai bine este să oferiți opțiuni clienților dvs., dar numai cu ceea ce vă simțiți confortabil. Unele mecanisme bancare au comisioane mai mari, iar acest lucru poate fi în dezavantajul dumneavoastră dacă le includeți ca opțiune.

Următoarea secțiune din factura dvs. ar trebui să fie Termenii de plată. Aceștia sunt termenii și condițiile pentru factură și sunt obligatorii din punct de vedere juridic. Acestea includ cât timp trebuie să plătească clientul factura înainte ca aceasta să devină scadentă, dacă oferiți programe de coplăți sau dacă acordați o reducere pentru decontare anticipată sau dobândă, deoarece factura trece de la 30 de zile la 60 de zile și la 90 de zile. zile.

Beneficiile trecerii la facturarea digitală

Cel mai important aspect pe care îl veți găsi dacă aveți un sistem digital de facturare adecvat este că afacerea dvs. arată mai profesionistă. Clienții și furnizorii vă vor lua mult mai în serios atunci când le prezentați documente financiare care nu provin dintr-o simplă foaie de calcul sau un document Word.

Pe lângă faptul că aveți un aspect mai rafinat pentru afacerea dvs., veți descoperi că facturarea digitală poate beneficia în mare măsură companiei dvs. De exemplu:

• Economisiți timp și bani

Un sistem de facturare digitală elimină multe probleme legate de crearea facturilor, urmărirea plăților și furnizarea unui instantaneu actual al veniturilor dvs. generale. Odată configurat sistemul, puteți, în general, să creați facturi rapid și ușor prin intermediul software-ului și să le trimiteți direct clienților dumneavoastră.

Funcțiile bonus din software-ul dvs. pot include primirea de alerte atunci când o plată nu a fost efectuată la timp sau trimiterea automată a mementourilor clienților pentru a efectua plata. Dacă aveți facturi regulate care apar în aceeași zi în fiecare lună, le puteți configura pentru a le crea și trimite automat.

Dacă nu petreceți atât de mult timp pentru crearea facturilor și urmărirea plăților, vă puteți concentra asupra celorlalte aspecte operaționale pe care le-ați subliniat în planul dvs. de afaceri. Aceasta înseamnă că nu doar economisești timp, ci și bani, pentru că timpul tău este valoros.

• Puteți limita erorile umane

Crearea manuală a facturilor și urmărirea lor lasă ușa larg deschisă pentru erori umane. Poate fi orice, de la etichetarea greșită a facturii până la transpunerea numerelor în coloana prețului unitar.

Greșeli minore ca aceasta pot cauza probleme mari în continuare. Clienții pot plăti mai puțin sau în exces din cauza acestor erori. De asemenea, puteți pierde complet facturile dacă sistemul dvs. nu este clar sau le-ați etichetat incorect.

• Urmărirea facturilor și plăților este mai ușoară

Eroarea umană nu se referă doar la obținerea corectă a informațiilor din factura reală. Puteți face o greșeală în lista generală de facturi - uitați să adăugați ceva sau pierdeți faptul că o plată a sosit sau nu la timp. Când sistemul dvs. nu este automatizat, depinde de dvs. să alocați plățile manual facturii corecte și să verificați continuu dacă nu ați omis ceva. Acest lucru poate face ca gestionarea fluxului de numerar să fie complicată și consumatoare de timp.

Într-un sistem automatizat, cifrele plătite vor fi conectate la factură pe măsură ce intră sumele. Dacă ceva nu se potrivește, va fi ridicat un steag roșu și veți fi anunțat imediat. Apoi, puteți rămâne la curent cu plățile întârziate sau incorecte, în loc să petreceți timp încercând să aflați ce s-a întâmplat.

• Reduceți consumul de hârtie

În anii 2020, este important să fii conștient de mediu în modul în care faci afaceri. Un sistem automatizat va reduce semnificativ utilizarea hârtiei, deoarece totul se va face digital - nu mai trebuie să mai tipăriți facturile sau să le scrieți în cărți în trei exemplare. Ca un avantaj suplimentar, veți economisi bani, deoarece nu va trebui să cumpărați hârtie sau plicuri pentru postare.

Lumea a devenit digitală, iar dacă facturarea dvs. nu a făcut-o, acum este momentul să abordați asta. Indiferent de dimensiunea companiei dvs., crearea unei facturi digitale adecvate este calea de urmat și va beneficia afacerea dvs. în atât de multe moduri.