디지털 인보이스의 중요한 핵심 기능

많은 기업가와 기업이 인보이스를 디지털로 전환했다고 생각할 수 있지만 이는 잘못된 생각이며 디지털 인보이스의 핵심 기능을 놓치고 있을 수 있습니다. 이메일을 통해 전송된 PDF 인보이스는 진정한 디지털 인보이스가 아닙니다.

회사가 완전히 선두에 서게 하려면 처음부터 끝까지 전체 프로세스를 완전히 포괄하는 송장 발행 시스템을 활용해야 합니다. 이렇게 하면 효율성이 향상되고 운영 이 간소화되며 비즈니스를 향상하는 데 도움이 됩니다.

전체 회계 패키지에서 개인 및 소규모 개인 소유 및 운영 기업을 위해 설계된 웹 기반 소프트웨어에 이르기까지 사용할 수 있는 다양한 인보이스 발행 프로그램이 있습니다. 완성된 결과는 받는 사람이 조작할 수 없는 구조화된 송장입니다. 가장 일반적으로 사용되는 형식은 EDI와 XML입니다.

이미지 크레디트: Razer 판매자

디지털 인보이스를 작성하는 방법

대부분의 디지털 인보이스 발행 시스템의 주요 장점은 소프트웨어에 구축할 수 있는 템플릿이 함께 제공된다는 것입니다. 이는 읽기 쉽고 따르기 쉬운 방식으로 모든 관련 세부 사항을 포함하는 전문적인 송장을 만드는 데 도움이 됩니다.

인보이스에 포함해야 하는 모든 정보에 필요한 공간이 있는 템플릿을 찾는 것이 중요합니다. 각 비즈니스는 고유하며 포함할 항목에 대한 요구 사항이 약간 다릅니다. 그러나 모든 송장에는 다음이 포함되어야 합니다.

1. 기업 세부 정보

자신의 회사 세부 정보와 송장 수령인의 세부 정보를 모두 적어야 합니다. 일반적인 레이아웃은 인보이스 상단에 회사 이름과 로고를 표시합니다. 청구서 상단 또는 하단에 실제 주소 및 청구서 수신 주소, 이메일 주소, 전화번호, 회사 웹사이트 URL, VAT 번호를 포함할 수 있습니다. 이 정보는 문서에서 명확하고 쉽게 찾을 수 있어야 합니다. 화려한 글꼴 사용을 피하고 읽기 쉬운 옵션을 사용하십시오.

개인이나 회사에 송장을 발행할 때 연락처 세부정보도 송장에 나와 있어야 합니다. 항상 송장 수령을 담당하는 사람의 이름을 포함하거나 최소한 다른 사업체에서 송장을 발행하는 경우 회사 내 직위를 포함해야 합니다.

가장 중요한 팁은 청구서에 포함해야 하는 특정 세부 정보가 있는지 항상 다른 업체에 문의하는 것입니다. 회사 이름이 정확하지 않거나 VAT 번호가 올바른 위치에 입력되지 않은 경우 지불이 보류되는 경우가 많습니다.

2. 고유한 기표

송장 번호는 회계 정보의 필수 구성 요소입니다. 발송하는 각 인보이스에 고유 번호가 없으면 지불 및 아직 지불해야 하는 금액을 추적하는 것이 사실상 불가능합니다. 이를 수행하는 가장 좋은 방법 은 01부터 시작하여 번호 순서대로 계속 진행하는 것입니다. 각 새 송장은 순서대로 다음 번호를 가져옵니다. 모든 인보이스에 대해 하나의 번호 순서만 있는지 확인하고 보내는 각 클라이언트에 대해 새 번호를 만들려고 하지 마십시오.

일반적으로 인보이스에 포함되는 다른 고유한 표시에는 생성 및 전송된 날짜와 비즈니스 또는 인보이스 수신자가 사용하는 경우 구매 주문서(PO) 번호가 있습니다. 인보이스의 날짜는 지불 기한 또는 연체 여부를 추적하는 데 도움이 됩니다.

3. 설명 및 금액

제품을 판매하거나 서비스를 제공하는 경우 송장의 용도에 대한 설명을 포함해야 합니다. 인보이스의 전체 중간 섹션은 일반적으로 이것에 사용됩니다. 서비스나 상품명, 사용하는 경우 고유식별코드, 제공한 수량(시간 또는 상품수), 단가, 항목별 합계 등을 입력할 수 있습니다.

인보이스에 추가하는 각 항목을 일반적으로 라인 항목이라고 합니다. 인보이스의 전체 가치는 이러한 항목으로 구성됩니다. 여기에서 필요한 만큼 구체적으로 전체 수치에 도달한 방법을 알고 싶을 수 있습니다. 제공되는 재고 또는 서비스 측면에서 요구 사항을 충족하는 것과 송장 수령인을 혼란스럽게 할 수 있는 불필요한 정보를 입력하지 않는 것 사이에서 균형을 찾는 것이 중요합니다.

귀하의 비즈니스가 귀하가 제공하는 서비스인 경우 각 광고 항목에 특정 가격을 연결할 필요가 없습니다. 특정 요율로 제공되는 패키지를 선호할 수 있습니다. 이 경우 고객이 지불하는 비용을 알 수 있도록 패키지에 수반되는 내용을 나열하십시오.

아마도 세금 섹션을 추가해야 하며 이는 일반적으로 소계와 최종 합계 사이의 맨 아래에 있습니다. 항목에 이미 세금이 부과된 경우 이를 기록하거나 섹션을 생략할 수 있습니다.

4. 결제 정보

물론 인보이스의 전체 목적은 지불입니다. 지불 방법과 지불 조건에 대한 정보를 포함하지 않으면 돈을 받을 수 없습니다! 지불 세부 정보라는 제목의 섹션이 있는지 확인하고 원하는 지불 방법에 대한 세부 정보를 나열하십시오.

고객이 귀하의 은행 계좌로 직접 입금 또는 전자 자금 이체(EFT)를 하는 것에 만족하는 경우 해당 거래에 대한 모든 관련 은행 세부 정보를 포함해야 합니다. 해외 고객은 결제를 완료하기 위해 SWIFT/IBAN/BIC 번호가 필요합니다 .

현금이나 수표를 포함한 다른 지불 방법을 수락하려면 이 섹션에서 허용할 항목과 허용하지 않는 항목을 명시할 수 있습니다. 고객에게 옵션을 제공하는 것이 가장 좋지만 편안하게만 선택하십시오. 일부 은행 메커니즘은 수수료가 더 높기 때문에 옵션으로 포함하면 불이익이 있을 수 있습니다.

인보이스의 다음 섹션은 지불 조건이어야 합니다. 이는 송장에 대한 이용 약관이며 법적 구속력이 있습니다. 여기에는 연체되기 전에 고객이 청구서를 지불해야 하는 기간, 공동 지불 일정을 제공하는 경우 또는 청구서가 30일에서 60일, 90일로 변경됨에 따라 조기 정산 또는 이자를 할인하는 경우가 포함됩니다. 날.

디지털 인보이스로 전환할 때의 이점

적절한 디지털 인보이스 시스템을 사용하여 찾을 수 있는 가장 중요한 측면은 비즈니스가 보다 전문적으로 보인다는 것입니다. 고객과 공급업체는 간단한 스프레드시트나 Word 문서에서 제공되지 않은 재무 문서를 제시할 때 훨씬 더 진지하게 받아들일 것입니다.

디지털 인보이스는 비즈니스를 보다 세련되게 꾸미는 것 외에도 회사에 큰 도움이 될 수 있습니다. 예를 들어:

• 시간과 비용을 절약할 수 있습니다.

디지털 인보이스 시스템은 인보이스 생성, 지불 추적, 전체 소득의 현재 스냅샷 제공 등의 번거로움을 덜어줍니다. 시스템이 설정되면 일반적으로 소프트웨어를 통해 빠르고 쉽게 인보이스를 생성하여 고객에게 직접 보낼 수 있습니다.

소프트웨어의 보너스 기능에는 결제가 제시간에 이루어지지 않았을 때 알림을 받거나 고객에게 결제하도록 자동으로 알림을 보내는 것이 포함될 수 있습니다. 매월 같은 날에 발행되는 정기 인보이스가 있는 경우 자동 생성하여 보내도록 설정할 수 있습니다.

인보이스 생성 및 지불 후속 조치에 많은 시간을 할애하지 않는다면 사업 계획에 요약된 다른 운영 측면에 집중할 수 있습니다. 이것은 시간을 절약할 뿐만 아니라 돈도 절약한다는 것을 의미합니다. 왜냐하면 당신의 시간은 소중하기 때문입니다.

• 인적 오류를 제한할 수 있습니다.

인보이스를 수동으로 생성하고 추적하면 인적 오류가 발생할 수 있습니다. 송장에 잘못된 레이블을 지정하는 것부터 단가 열의 숫자를 바꾸는 것까지 무엇이든 될 수 있습니다.

이와 같은 사소한 실수로 인해 큰 문제가 발생할 수 있습니다. 고객은 이러한 오류로 인해 부족하거나 초과 지불할 수 있습니다. 시스템이 명확하지 않거나 레이블을 잘못 지정한 경우 송장을 완전히 잃을 수도 있습니다.

• 인보이스 및 지불 추적이 더 쉽습니다.

인적 오류는 실제 청구서의 정보를 올바르게 얻는 것과 관련이 없습니다. 전체 인보이스 목록에서 실수를 할 수 있습니다. 무언가를 추가하는 것을 잊어버리거나 지불이 제시간에 완료되었는지 여부를 놓치는 것입니다. 시스템이 자동화되지 않은 경우 올바른 송장에 수동으로 지불을 할당하고 누락된 항목이 없는지 지속적으로 다시 확인하는 것은 귀하의 책임입니다. 이로 인해 현금 흐름 관리가 복잡하고 시간이 많이 소요될 수 있습니다.

자동화 시스템에서는 금액이 들어오는 대로 지불된 금액이 청구서에 연결됩니다. 일치하지 않는 항목이 있으면 빨간색 플래그가 표시되고 즉시 알려드립니다. 그러면 무슨 일이 일어났는지 확인하느라 시간을 허비하는 대신 지연되거나 잘못된 지불을 계속 확인할 수 있습니다.

• 종이 소비 줄이기

2020년대에는 비즈니스를 수행하는 방식에서 환경을 의식하는 것이 중요합니다. 자동화 시스템은 모든 것이 디지털 방식으로 이루어지기 때문에 종이 사용량을 극적으로 줄여줄 것입니다. 더 이상 인보이스를 인쇄하거나 세 권의 책으로 작성할 필요가 없습니다. 추가 특전으로, 게시를 위해 종이나 봉투를 구입할 필요가 없기 때문에 비용을 절약할 수 있습니다.

세상은 디지털화되었으며 인보이스 발행이 아직 되지 않았다면 지금이 문제를 해결해야 할 때입니다. 회사 규모에 관계없이 적절한 디지털 인보이스 발행을 설정하는 것이 앞으로 나아갈 길이며 많은 면에서 비즈니스에 도움이 될 것입니다.