Les fonctionnalités essentielles d'une facture numérique

De nombreux entrepreneurs et entreprises pourraient penser qu'ils sont passés au numérique avec leur facturation, mais ils se tromperaient et pourraient manquer les fonctionnalités essentielles d'une facture numérique. Une facture PDF envoyée par e-mail n'est pas une véritable facturation numérique.

Pour que votre entreprise soit complètement dans le train, vous devez utiliser un système de facturation qui englobe complètement l'ensemble du processus, du début à la fin. Cela améliorera votre efficacité , rationalisera vos opérations et vous aidera à dynamiser votre entreprise.

Il existe une grande variété de programmes de facturation que vous pouvez utiliser, des packages de comptabilité complets aux logiciels Web conçus pour les particuliers et les petites entreprises détenues et gérées par des particuliers. Le résultat final est une facture structurée qui ne peut être falsifiée par quiconque la reçoit. Les formats les plus couramment utilisés sont EDI et XML.

Crédit d'image : Marchands Razer

Comment créer une facture numérique

Un avantage majeur de la plupart des systèmes de facturation numérique est que le logiciel est fourni avec des modèles à partir desquels vous pouvez créer. Ceux-ci vous aideront à créer des factures professionnelles qui couvrent tous les détails pertinents d'une manière facile à lire et claire à suivre.

Il est important de trouver un modèle qui dispose de l'espace requis pour toutes les informations que vous devez inclure dans vos factures. Chaque entreprise est unique et aura des besoins légèrement différents quant à ce qu'elle comprendra. Cependant, toutes les factures doivent inclure les éléments suivants :

1. Détails de l'entreprise

Vous devez épeler à la fois les coordonnées de votre entreprise et celles du destinataire de la facture. La disposition habituelle montre le nom et le logo de votre entreprise en haut de la facture. Vous pouvez inclure votre adresse physique et de facturation, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, l'URL du site Web de votre entreprise et votre numéro de TVA, en haut ou en bas de la facture. Ces informations doivent être claires et faciles à trouver sur le document. Évitez d'utiliser des polices fantaisistes et respectez les options faciles à lire.

Que vous facturiez un particulier ou une entreprise, ses coordonnées doivent également figurer sur la facture. Vous devez toujours inclure le nom de la personne responsable de la réception de la facture, ou à tout le moins son poste dans l'entreprise si vous facturez une autre entreprise.

Une astuce consiste à toujours demander à l'autre entreprise s'il y a des détails spécifiques dont ils ont besoin pour être inclus sur leurs factures. Le paiement est si souvent bloqué si le nom de l'entreprise n'est pas correct ou si le numéro de TVA n'a pas été mis au bon endroit.

2. Signifiants uniques

Un numéro de facture est un élément essentiel de l'information comptable. Si chaque facture que vous envoyez n'a pas de numéro unique, il est pratiquement impossible de suivre les paiements et ce qui vous est encore dû. La meilleure façon de procéder est de commencer à partir de 01 et de continuer dans l'ordre numérique - chaque nouvelle facture reçoit le numéro suivant dans la séquence. Assurez-vous de n'avoir qu'une seule séquence numérique pour toutes vos factures et n'essayez pas d'en créer une nouvelle pour chaque client que vous envoyez.

D'autres signifiants uniques généralement inclus dans une facture sont la date à laquelle elle a été créée et envoyée, ainsi qu'un numéro de bon de commande (PO) si votre entreprise ou le destinataire de la facture les utilise. La date sur la facture vous aidera à savoir quand le paiement est dû ou s'il est en retard.

3. Descriptions et montants

Que vous vendiez des produits ou fournissiez un service, vous devez inclure une description de l'objet de la facture. Toute la partie médiane d'une facture y est généralement consacrée. Vous pouvez inclure le nom du service ou du produit, des codes d'identification uniques si vous les utilisez, la quantité de ce que vous avez fourni (heures ou nombre de marchandises), le prix unitaire et le total pour chaque article.

Chaque élément que vous ajoutez à votre facture est généralement appelé un élément de ligne. La valeur globale de la facture est composée de ces éléments de ligne. Ici, vous pouvez être aussi précis que nécessaire et vouloir savoir comment vous avez atteint ce chiffre global. Il est important de trouver un équilibre entre la couverture de vos besoins en termes de stock ou de services fournis, ainsi que de ne pas saisir d'informations inutiles qui pourraient dérouter le destinataire de la facture.

Si votre entreprise est un service que vous fournissez, vous n'avez pas besoin d'avoir un prix spécifique lié à chaque élément de ligne. Vous préférerez peut-être proposer des forfaits à un certain tarif. Si tel est le cas, indiquez ce que le forfait implique afin que le client sache ce pour quoi il paie.

Plus que probablement, vous devrez ajouter une section pour les taxes, et celle-ci se trouve généralement en bas, entre le sous-total et le total final. Si les articles sont déjà taxés, cela peut être noté, ou la section omise.

4. Informations de paiement

Bien sûr, le seul but d'une facture est d'être payé. Si vous n'incluez pas d'informations sur la manière de vous payer et sur les conditions de paiement, vous ne recevrez pas votre argent ! Assurez-vous d'avoir une section claire avec le titre Détails du paiement et indiquez les détails de la manière dont vous préférez recevoir le paiement.

Si vous êtes satisfait qu'un client effectue des dépôts directs ou des transferts électroniques de fonds (TEF) sur votre compte bancaire, vous devez inclure toutes les coordonnées bancaires pertinentes pour ces transactions. Les clients internationaux auront besoin d'un numéro SWIFT/IBAN/BIC pour effectuer le paiement.

Si vous souhaitez accepter d'autres modes de paiement, y compris les espèces ou les chèques, vous pouvez indiquer dans cette section ce que vous autoriserez et ce que vous n'autoriserez pas. Il est préférable de donner des options à vos clients, mais seulement celles avec lesquelles vous êtes à l'aise. Certains mécanismes bancaires ont des frais plus élevés, et cela peut être à votre désavantage si vous les incluez en option.

La prochaine section de votre facture devrait être les conditions de paiement. Ce sont les termes et conditions de la facture et sont juridiquement contraignants. Ils incluent la durée pendant laquelle le client doit payer la facture avant qu'elle ne devienne en retard, si vous proposez des échéanciers de co-paiement, ou si vous accordez une remise pour un règlement anticipé ou des intérêts, car la facture passe de 30 jours à 60 jours, et à 90 jours. journées.

Les avantages du passage à la facturation numérique

L'aspect le plus important que vous trouverez avec un système de facturation numérique approprié est que votre entreprise a l'air plus professionnelle. Les clients et les fournisseurs vous prendront beaucoup plus au sérieux si vous leur présentez des documents financiers qui ne proviennent pas d'une simple feuille de calcul ou d'un document Word.

En plus d'avoir une apparence plus raffinée pour votre entreprise, vous constaterez que la facturation numérique peut grandement profiter à votre entreprise. Par exemple:

• Vous économisez temps et argent

Un système de facturation numérique simplifie grandement la création de factures, le suivi des paiements et la fourniture d'un aperçu actuel de votre revenu global. Une fois le système mis en place, vous pouvez généralement créer des factures rapidement et facilement via le logiciel, et les envoyer directement à vos clients.

Les fonctionnalités bonus de votre logiciel peuvent inclure la réception d'alertes lorsqu'un paiement n'a pas été effectué à temps ou l'envoi automatique de rappels aux clients pour qu'ils effectuent le paiement. Si vous avez des factures régulières qui partent le même jour chaque mois, vous pouvez les configurer pour qu'elles soient créées et envoyées automatiquement.

Si vous ne consacrez pas autant de temps à la création de factures et au suivi des paiements, vous pouvez vous concentrer sur les autres aspects opérationnels que vous avez décrits dans votre plan d'affaires. Cela signifie non seulement que vous gagnez du temps, mais aussi de l'argent, car votre temps est précieux.

• Vous pouvez limiter l'erreur humaine

La création manuelle de factures et leur suivi laissent la porte grande ouverte à l'erreur humaine. Cela peut aller d'une erreur d'étiquetage de la facture à la transposition de chiffres dans la colonne du prix unitaire.

Des erreurs mineures comme celle-ci peuvent causer de gros problèmes sur toute la ligne. Les clients peuvent sous-payer ou surpayer à cause de ces erreurs. Vous pouvez également perdre entièrement des factures si votre système n'est pas clair ou si vous les avez mal étiquetées.

• Le suivi des factures et des paiements est plus facile

L'erreur humaine ne concerne pas seulement l'exactitude des informations contenues dans la facture réelle. Vous pouvez faire une erreur sur votre liste globale de factures, en oubliant d'ajouter quelque chose ou en manquant le fait qu'un paiement a été ou n'a pas été effectué à temps. Lorsque votre système n'est pas automatisé, c'est à vous d'affecter manuellement les paiements à la bonne facture et de vérifier en permanence que vous n'avez rien manqué. Cela peut rendre la gestion de votre trésorerie compliquée et chronophage.

Dans un système automatisé, les chiffres payés seront connectés à la facture au fur et à mesure que les montants entrent. Si quelque chose ne correspond pas, un drapeau rouge sera levé et vous serez immédiatement averti. Vous pouvez alors rester au courant des paiements en retard ou incorrects, plutôt que de passer du temps à essayer de comprendre ce qui s'est passé.

• Réduisez votre consommation de papier

Dans les années 2020, il est important d'être soucieux de l'environnement dans la façon dont vous faites des affaires. Un système automatisé réduira considérablement votre utilisation de papier, car tout se fera numériquement - plus besoin d'imprimer des factures ou de les écrire dans des livres en trois exemplaires. Comme avantage supplémentaire, vous économiserez de l'argent, car vous n'aurez pas besoin d'acheter du papier ou des enveloppes pour l'envoi.

Le monde est passé au numérique et si votre facturation ne l'est pas, il est maintenant temps d'y remédier. Quelle que soit la taille de votre entreprise, la mise en place d'une facturation numérique appropriée est la voie à suivre, et elle profitera à votre entreprise à bien des égards.