Le caratteristiche fondamentali di una fattura digitale

Molti imprenditori e aziende potrebbero pensare di essere passati al digitale con la loro fatturazione, ma si sbaglierebbero e potrebbero perdere le caratteristiche principali di una fattura digitale. Una fattura PDF inviata via e-mail non è una vera fatturazione digitale.

Per portare la tua azienda completamente sul carro, devi utilizzare un sistema di fatturazione che comprenda completamente l'intero processo dall'inizio alla fine. Ciò migliorerà la tua efficienza , semplificherà le operazioni e contribuirà a dare impulso alla tua attività.

È possibile utilizzare un'ampia varietà di programmi di fatturazione, dai pacchetti di contabilità completi al software basato sul Web progettato per privati ​​e piccole imprese di proprietà e gestione individuale. Il risultato finale è una fattura strutturata che non può essere manomessa da nessuno che la riceva. I formati più comunemente usati sono EDI e XML.

Credito immagine: mercanti Razer

Come mettere insieme una fattura digitale

Uno dei principali vantaggi della maggior parte dei sistemi di fatturazione digitale è che il software viene fornito con modelli da cui creare. Questi ti aiuteranno a creare fatture professionali che coprano tutti i dettagli pertinenti in un modo facile da leggere e chiaro da seguire.

È importante trovare un modello che abbia lo spazio necessario per tutte le informazioni necessarie da includere nelle fatture. Ogni azienda è unica e avrà esigenze leggermente diverse su cosa includerà. Tuttavia, tutte le fatture dovrebbero includere quanto segue:

1. Dettagli della Compagnia

Dovresti precisare sia i dettagli della tua azienda che quelli del destinatario della fattura. Il solito layout mostra il nome e il logo della tua azienda nella parte superiore della fattura. Puoi includere il tuo indirizzo fisico e di fatturazione, l'indirizzo e-mail, il numero di telefono, l'URL del sito web della tua azienda e il numero di partita IVA, nella parte superiore o inferiore della fattura. Queste informazioni devono essere chiare e facili da trovare sul documento. Evita di usare caratteri stravaganti e attieniti alle opzioni di facile lettura.

Sia che tu stia fatturando un individuo o un'azienda, anche i suoi dettagli di contatto devono essere presenti sulla fattura. Dovresti sempre includere il nome della persona responsabile della ricezione della fattura, o almeno la sua posizione nell'azienda se stai fatturando un'altra attività.

Un consiglio importante è chiedere sempre all'altra attività se ci sono dettagli specifici che richiedono di essere inclusi nelle loro fatture. Il pagamento è così spesso sospeso se il nome dell'azienda non è corretto o la partita IVA non è stata inserita correttamente.

2. Significanti Unici

Un numero di fattura è una componente essenziale delle informazioni contabili. Se ogni fattura che invii non ha un numero univoco, è praticamente impossibile tenere traccia dei pagamenti e di quanto ti è ancora dovuto. Il modo migliore per farlo è iniziare da 01 e continuare in ordine numerico : ogni nuova fattura riceve il numero successivo nella sequenza. Assicurati di avere solo una sequenza numerica per tutte le tue fatture e non provare a crearne una nuova per ogni cliente a cui invii.

Altri significanti univoci in genere inclusi in una fattura sono la data in cui è stata creata e inviata, nonché un numero di ordine di acquisto (PO) se la tua azienda o il destinatario della fattura li utilizza. La data sulla fattura ti aiuterà a tracciare quando il pagamento è dovuto o se è scaduto.

3. Descrizioni e importi

Che tu stia vendendo prodotti o fornendo un servizio, devi includere una descrizione dell'utilità della fattura. L'intera sezione centrale di una fattura è solitamente dedicata a questo. Puoi includere il nome del servizio o del prodotto, codici identificativi univoci se li utilizzi, la quantità di ciò che hai fornito (ore o numero di merci), il prezzo unitario e il totale per ciascun articolo.

Ogni elemento che aggiungi alla fattura viene generalmente chiamato elemento pubblicitario. Il valore complessivo della fattura è costituito da queste voci: qui puoi essere specifico quanto vuoi e sapere come hai raggiunto quella cifra complessiva. È importante trovare un equilibrio tra la copertura delle tue esigenze in termini di scorte o servizi forniti, oltre a non inserire informazioni non necessarie che potrebbero confondere il destinatario della fattura.

Se la tua attività è un servizio che fornisci, non devi avere un prezzo specifico collegato a ogni elemento pubblicitario. Potresti preferire fornire pacchetti che arrivano a una certa tariffa. Se questo è il caso, elenca cosa comporta il pacchetto in modo che il cliente sappia per cosa sta pagando.

Molto probabilmente, dovrai aggiungere una sezione per le tasse, che di solito si trova in fondo, tra il totale parziale e il totale finale. Se gli articoli sono già tassati, questo può essere annotato o la sezione omessa.

4. Informazioni sul pagamento

Naturalmente, l'intero scopo di una fattura è quello di essere pagati. Se non includi informazioni su come pagarti e quali sono i termini di pagamento, non riceverai i tuoi soldi! Assicurati di avere una sezione chiara con il titolo Dettagli pagamento ed elenca i dettagli su come preferisci ricevere il pagamento.

Se sei soddisfatto di un cliente che effettua depositi diretti o trasferimenti elettronici di fondi (EFT) sul tuo conto bancario, devi includere tutti i dettagli bancari pertinenti per tali transazioni. I clienti internazionali avranno bisogno di un numero SWIFT/IBAN/BIC per completare il pagamento.

Se desideri accettare altri metodi di pagamento, inclusi contanti o assegni, puoi indicare in questa sezione cosa permetterai e cosa no. È meglio dare opzioni ai tuoi clienti, ma solo ciò con cui ti senti a tuo agio. Alcuni meccanismi bancari hanno commissioni più elevate e questo può essere a tuo svantaggio se le includi come opzione.

La sezione successiva della fattura dovrebbe essere Termini di pagamento. Questi sono i termini e le condizioni per la fattura e sono legalmente vincolanti. Includono il tempo che il cliente ha per pagare la fattura prima che diventi scaduta, se offri programmi di co-pagamento o se concedi uno sconto per pagamento anticipato o interessi poiché la fattura va da 30 giorni a 60 giorni e a 90 giorni.

I vantaggi del passaggio alla fatturazione digitale

L'aspetto più importante che troverai con un adeguato sistema di fatturazione digitale è che la tua azienda sembri più professionale. Clienti e fornitori ti prenderanno molto più sul serio quando presenterai loro documenti finanziari che non provengono da un semplice foglio di calcolo o documento Word.

Oltre ad avere un aspetto più raffinato per la tua attività, scoprirai che la fatturazione digitale può apportare grandi benefici alla tua azienda. Per esempio:

• Risparmi tempo e denaro

Un sistema di fatturazione digitale elimina molte seccature dalla creazione di fatture, dal monitoraggio dei pagamenti e dalla fornitura di un'istantanea attuale delle tue entrate complessive. Una volta impostato il sistema, generalmente puoi creare fatture in modo rapido e semplice tramite il software e inviarle direttamente ai tuoi clienti.

Le funzionalità bonus nel tuo software possono includere la ricezione di avvisi quando un pagamento non è stato effettuato in tempo o l'invio automatico di promemoria ai clienti per effettuare il pagamento. Se disponi di fatture regolari che escono lo stesso giorno ogni mese, puoi impostarle per la creazione e l'invio automatiche.

Se non stai dedicando molto tempo alla creazione di fatture e al follow-up dei pagamenti, puoi concentrarti sugli altri aspetti operativi che hai delineato nel tuo piano aziendale. Ciò significa che non stai solo risparmiando tempo, ma anche denaro, perché il tuo tempo è prezioso.

• Puoi limitare l'errore umano

La creazione manuale delle fatture e il loro monitoraggio lascia la porta spalancata all'errore umano. Può essere qualsiasi cosa, dall'etichettatura errata della fattura, alla trasposizione di numeri nella colonna del prezzo unitario.

Errori minori come questo possono causare grossi problemi su tutta la linea. I clienti possono pagare in eccesso o in difetto a causa di questi errori. Puoi anche perdere completamente le fatture se il tuo sistema non è chiaro o se le hai etichettate in modo errato.

• Tenere traccia di fatture e pagamenti è più facile

L'errore umano non riguarda solo la correttezza delle informazioni nella fattura effettiva. Puoi commettere un errore nell'elenco generale delle fatture, dimenticando di aggiungere qualcosa o perdendo il fatto che un pagamento è stato o non è arrivato in tempo. Quando il tuo sistema non è automatizzato, sta a te assegnare i pagamenti manualmente alla fattura corretta e controllare continuamente di non aver perso qualcosa. Ciò può rendere la gestione del flusso di cassa complicata e dispendiosa in termini di tempo.

In un sistema automatizzato, le cifre pagate verranno collegate alla fattura al momento dell'arrivo degli importi. Se qualcosa non corrisponde, verrà alzata una bandiera rossa e verrai avvisato immediatamente. Puoi quindi rimanere aggiornato sui pagamenti in ritardo o errati, piuttosto che perdere tempo a cercare di capire cosa è successo.

• Riduci il consumo di carta

Negli anni 2020, è importante essere attenti all'ambiente nel modo in cui si fa affari. Un sistema automatizzato ridurrà drasticamente l'utilizzo della carta, poiché tutto verrà eseguito digitalmente, non dovrai più stampare fatture o scriverle in libri triplicati. Come ulteriore vantaggio, risparmierai denaro, poiché non dovrai acquistare carta o buste per la pubblicazione.

Il mondo è diventato digitale e se la tua fatturazione non lo è, ora è il momento di affrontarlo. Indipendentemente dalle dimensioni della tua azienda, impostare una corretta fatturazione digitale è la via da seguire e andrà a beneficio della tua attività in tanti modi.