Fitur Inti Penting dari Faktur Digital

Banyak pengusaha dan bisnis mungkin berpikir mereka telah beralih ke digital dengan faktur mereka, tetapi mereka salah dan bisa kehilangan fitur inti dari faktur digital. Faktur PDF yang dikirim melalui email bukanlah faktur digital yang sebenarnya.

Untuk membuat perusahaan Anda benar-benar ikut-ikutan, Anda perlu menggunakan sistem faktur yang sepenuhnya mencakup seluruh proses dari awal hingga akhir. Ini akan meningkatkan efisiensi Anda , merampingkan operasi, dan membantu meningkatkan bisnis Anda.

Ada berbagai macam program faktur yang dapat Anda gunakan—mulai dari paket akuntansi lengkap hingga perangkat lunak berbasis web yang dirancang untuk individu dan bisnis kecil, yang dimiliki dan dijalankan secara individual. Hasil akhirnya adalah faktur terstruktur yang tidak dapat diubah oleh siapa pun yang menerimanya. Format yang paling umum digunakan adalah EDI dan XML.

Kredit Gambar: Pedagang Razer

Cara Menggabungkan Faktur Digital

Keuntungan utama dari sebagian besar sistem faktur digital adalah perangkat lunaknya dilengkapi dengan template untuk Anda buat. Ini akan membantu Anda membuat faktur profesional yang mencakup semua detail terkait dengan cara yang mudah dibaca, dan jelas untuk diikuti.

Sangat penting untuk menemukan template yang memiliki ruang yang diperlukan untuk semua informasi yang perlu Anda sertakan dalam faktur Anda. Setiap bisnis adalah unik dan akan memiliki kebutuhan yang sedikit berbeda mengenai apa yang akan dicakupnya. Namun, semua faktur harus mencakup hal-hal berikut:

1. Detail Perusahaan

Anda harus mengeja detail perusahaan Anda sendiri dan detail penerima faktur. Tata letak yang biasa menunjukkan nama dan logo perusahaan Anda di bagian atas faktur. Anda dapat menyertakan alamat fisik dan penagihan, alamat email, nomor telepon, URL situs web perusahaan Anda, dan nomor PPN, di bagian atas atau bawah faktur. Informasi ini harus jelas dan mudah ditemukan pada dokumen. Hindari menggunakan font mewah dan tetap berpegang pada opsi yang mudah dibaca.

Baik Anda menagih individu atau perusahaan, detail kontak mereka juga harus ada di faktur. Anda harus selalu menyertakan nama orang yang bertanggung jawab untuk menerima faktur, atau setidaknya posisi mereka di perusahaan jika Anda membuat faktur bisnis lain.

Kiat teratas adalah selalu bertanya kepada bisnis lain apakah ada detail spesifik yang mereka perlukan untuk disertakan dalam faktur mereka. Pembayaran begitu sering tertunda jika nama perusahaan tidak benar, atau nomor PPN belum dimasukkan ke tempat yang benar.

2. Penanda Unik

Nomor faktur adalah komponen penting dari informasi akuntansi. Jika setiap faktur yang Anda kirim tidak memiliki nomor unik, hampir tidak mungkin untuk melacak pembayaran dan apa yang masih terutang kepada Anda. Cara terbaik untuk melakukannya adalah mulai dari 01 dan terus berjalan dalam urutan numerik —setiap faktur baru mendapatkan nomor berikutnya dalam urutan tersebut. Pastikan Anda hanya memiliki satu urutan numerik untuk semua faktur Anda dan jangan mencoba membuat yang baru untuk setiap klien yang Anda kirimi.

Penanda unik lainnya yang biasanya disertakan dalam faktur adalah tanggal pembuatan dan pengirimannya, serta nomor Pesanan Pembelian (PO) jika bisnis Anda atau penerima faktur menggunakannya. Tanggal pada faktur akan membantu Anda melacak kapan pembayaran jatuh tempo, atau jika sudah lewat waktu.

3. Deskripsi dan Jumlah

Baik Anda menjual produk atau menyediakan layanan, Anda harus menyertakan deskripsi untuk apa faktur tersebut. Seluruh bagian tengah faktur biasanya didedikasikan untuk ini. Anda dapat menyertakan nama layanan atau produk, kode pengenal unik jika Anda menggunakannya, jumlah yang Anda berikan (jam atau jumlah barang), harga satuan, dan total untuk setiap item.

Setiap item yang Anda tambahkan ke faktur biasanya disebut item baris. Nilai keseluruhan faktur terdiri dari item baris ini—di sini Anda bisa sespesifik yang Anda butuhkan dan inginkan tentang bagaimana Anda mencapai angka keseluruhan itu. Penting untuk menemukan keseimbangan antara memenuhi kebutuhan Anda dalam hal stok atau layanan yang diberikan, serta tidak memasukkan informasi yang tidak perlu yang mungkin membingungkan penerima faktur.

Jika bisnis Anda adalah layanan yang Anda sediakan, Anda tidak harus memiliki harga tertentu yang terhubung ke setiap item baris. Anda mungkin lebih suka menyediakan paket dengan tarif tertentu. Jika ini masalahnya, buat daftar apa yang diperlukan dalam paket sehingga klien tahu apa yang mereka bayar.

Kemungkinan besar, Anda harus menambahkan bagian untuk pajak, dan ini biasanya di bagian bawah, antara subtotal dan total akhir. Jika item sudah dikenakan pajak, ini dapat dicatat, atau bagian dihilangkan.

4. Informasi Pembayaran

Tentu saja, seluruh tujuan faktur adalah untuk mendapatkan pembayaran. Jika Anda tidak menyertakan informasi tentang cara membayar Anda, dan apa syarat pembayarannya, Anda tidak akan mendapatkan uang Anda! Pastikan Anda memiliki bagian yang jelas dengan judul Rincian Pembayaran dan daftar rincian tentang bagaimana Anda ingin menerima pembayaran.

Jika Anda senang dengan klien yang melakukan penyetoran langsung atau Transfer Dana Elektronik (EFT) ke rekening bank Anda, Anda harus menyertakan semua detail perbankan yang relevan untuk transaksi tersebut. Pelanggan internasional akan memerlukan nomor SWIFT/IBAN/BIC untuk menyelesaikan pembayaran.

Jika Anda ingin menerima metode pembayaran lain, termasuk uang tunai atau cek, Anda dapat menyatakan di bagian ini apa yang akan Anda izinkan, dan apa yang tidak. Yang terbaik adalah memberikan opsi kepada klien Anda, tetapi hanya yang Anda rasa nyaman. Beberapa mekanisme perbankan memiliki biaya yang lebih tinggi, dan ini dapat merugikan Anda jika Anda memasukkannya sebagai opsi.

Bagian selanjutnya dalam faktur Anda adalah Ketentuan Pembayaran. Ini adalah syarat dan ketentuan untuk faktur dan mengikat secara hukum. Mereka termasuk berapa lama klien harus membayar faktur sebelum jatuh tempo, jika Anda menawarkan jadwal pembayaran bersama, atau jika Anda memberikan diskon untuk pelunasan awal atau bunga saat faktur berjalan dari 30 hari menjadi 60 hari, dan menjadi 90 hari. hari.

Manfaat Beralih ke Faktur Digital

Aspek terpenting yang akan Anda temukan dengan memiliki sistem faktur digital yang tepat adalah bisnis Anda terlihat lebih profesional. Klien dan pemasok akan menganggap Anda jauh lebih serius ketika Anda memberi mereka dokumen keuangan yang tidak berasal dari spreadsheet sederhana atau dokumen Word.

Selain memiliki tampilan yang lebih halus untuk bisnis Anda, Anda akan menemukan bahwa faktur digital dapat sangat bermanfaat bagi perusahaan Anda. Sebagai contoh:

• Anda Menghemat Waktu dan Uang

Sistem faktur digital menghilangkan banyak kerumitan dalam membuat faktur, melacak pembayaran, dan memberikan gambaran terkini dari keseluruhan pendapatan Anda. Setelah sistem diatur, Anda biasanya dapat membuat faktur dengan cepat dan mudah melalui perangkat lunak, dan mengirimkannya langsung ke klien Anda.

Fitur bonus dalam perangkat lunak Anda dapat mencakup mendapatkan peringatan ketika pembayaran belum dilakukan tepat waktu, atau secara otomatis mengirimkan pengingat kepada klien untuk melakukan pembayaran. Jika Anda memiliki faktur reguler yang masuk pada hari yang sama setiap bulan, Anda dapat mengaturnya untuk dibuat dan dikirim secara otomatis.

Jika Anda tidak menghabiskan banyak waktu untuk membuat faktur dan menindaklanjuti pembayaran, Anda dapat fokus pada aspek operasional lain yang Anda uraikan dalam rencana bisnis Anda. Ini berarti Anda tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga menghemat uang—karena waktu Anda sangat berharga.

• Anda Dapat Membatasi Kesalahan Manusia

Membuat faktur secara manual dan melacaknya membuat pintu terbuka lebar untuk kesalahan manusia. Itu bisa apa saja mulai dari salah memberi label pada faktur, hingga mengubah nomor di kolom harga satuan.

Kesalahan kecil seperti ini dapat menyebabkan masalah besar di kemudian hari. Klien dapat membayar kurang atau lebih karena kesalahan ini. Anda juga dapat kehilangan faktur sepenuhnya jika sistem Anda tidak jelas, atau Anda salah memberi label.

• Melacak Faktur dan Pembayaran Lebih Mudah

Kesalahan manusia tidak hanya terkait dengan mendapatkan informasi dalam faktur yang sebenarnya dengan benar. Anda dapat membuat kesalahan pada keseluruhan daftar faktur—lupa menambahkan sesuatu, atau melewatkan fakta bahwa pembayaran telah atau belum selesai tepat waktu. Ketika sistem Anda tidak otomatis, terserah Anda untuk mengalokasikan pembayaran secara manual ke faktur yang benar, dan terus-menerus memeriksa ulang apakah Anda tidak melewatkan sesuatu. Hal ini dapat membuat pengelolaan arus kas Anda menjadi rumit dan memakan waktu.

Dalam sistem otomatis, angka yang dibayarkan akan dihubungkan ke faktur saat jumlahnya masuk. Jika ada yang tidak cocok, bendera merah akan dikibarkan dan Anda akan segera diberi tahu. Anda kemudian dapat tetap mengetahui pembayaran yang terlambat atau salah, daripada menghabiskan waktu untuk mencari tahu apa yang terjadi.

• Kurangi Konsumsi Kertas Anda

Di tahun 2020-an, penting untuk sadar lingkungan dalam cara Anda berbisnis. Sistem otomatis akan mengurangi penggunaan kertas Anda secara dramatis, karena semuanya akan dilakukan secara digital—tidak ada lagi mencetak faktur atau menuliskannya dalam buku rangkap tiga. Sebagai keuntungan tambahan, Anda akan menghemat uang, karena Anda tidak perlu membeli kertas atau amplop untuk diposkan.

Dunia telah menjadi digital dan jika faktur Anda belum, sekaranglah saatnya untuk mengatasinya. Terlepas dari ukuran perusahaan Anda, menyiapkan faktur digital yang tepat adalah jalan ke depan, dan itu akan menguntungkan bisnis Anda dalam banyak hal.