Las características principales cruciales de una factura digital

Muchos empresarios y empresas pueden pensar que se han vuelto digitales con su facturación, pero estarían equivocados y podrían estar perdiendo las características principales de una factura digital. Una factura en PDF enviada por correo electrónico no es una verdadera facturación digital.

Para que su empresa se suba completamente al carro, debe utilizar un sistema de facturación que abarque completamente todo el proceso de principio a fin. Esto mejorará su eficiencia , agilizará las operaciones y ayudará a impulsar su negocio.

Existe una amplia variedad de programas de facturación que puede utilizar, desde paquetes completos de contabilidad hasta software basado en la web diseñado para particulares y pequeñas empresas de propiedad y gestión individual. El resultado final es una factura estructurada que no puede ser manipulada por nadie que la reciba. Los formatos más utilizados son EDI y XML.

Crédito de la imagen: Comerciantes de Razer

Cómo armar una factura digital

Una ventaja importante de la mayoría de los sistemas de facturación digital es que el software viene con plantillas a partir de las cuales puede crear. Esto lo ayudará a crear facturas profesionales que cubran todos los detalles pertinentes de una manera que sea fácil de leer y clara de seguir.

Es importante encontrar una plantilla que tenga el espacio requerido para toda la información que necesita incluir en sus facturas. Cada negocio es único y tendrá necesidades ligeramente diferentes en cuanto a lo que incluirá. Sin embargo, todas las facturas deben incluir lo siguiente:

1. Detalles de la compañía

Debe especificar tanto los datos de su propia empresa como los del destinatario de la factura. El diseño habitual muestra el nombre y el logotipo de su empresa en la parte superior de la factura. Puede incluir su dirección física y de facturación, dirección de correo electrónico, número de teléfono, la URL del sitio web de su empresa y el número de IVA, ya sea en la parte superior o inferior de la factura. Esta información debe ser clara y fácil de encontrar en el documento. Evite el uso de fuentes sofisticadas y apéguese a las opciones fáciles de leer.

Ya sea que esté facturando a un individuo o una empresa, sus datos de contacto también deben estar en la factura. Siempre debe incluir el nombre de la persona responsable de recibir la factura, o al menos su puesto en la empresa si está facturando a otro negocio.

Un consejo importante es preguntar siempre a la otra empresa si hay algún detalle específico que deba incluirse en sus facturas. El pago a menudo se retrasa si el nombre de la empresa no es correcto o si el número de IVA no se ha colocado en el lugar correcto.

2. Significantes únicos

Un número de factura es un componente esencial de la información contable. Si cada factura que envía no tiene un número único, es prácticamente imposible realizar un seguimiento de los pagos y lo que aún se le debe. La mejor manera de hacer esto es comenzar desde 01 y continuar en orden numérico : cada nueva factura recibe el siguiente número en la secuencia. Asegúrese de tener solo una secuencia numérica para todas sus facturas y no intente hacer una nueva para cada cliente que envíe.

Otros indicadores únicos que normalmente se incluyen en una factura son la fecha en que se creó y envió, así como un número de orden de compra (PO) si su empresa o el destinatario de la factura los usa. La fecha en la factura lo ayudará a rastrear cuándo vence el pago o si se ha vencido.

3. Descripciones y Montos

Ya sea que esté vendiendo productos o brindando un servicio, debe incluir una descripción de para qué es la factura. Toda la sección central de una factura suele estar dedicada a esto. Puede incluir el nombre del servicio o producto, códigos de identificación únicos si los usa, la cantidad de lo que proporcionó (horas o número de productos), el precio unitario y el total de cada artículo.

Cada elemento que agrega a su factura generalmente se denomina elemento de línea. El valor total de la factura se compone de estos elementos de línea; aquí puede ser tan específico como necesite y desee sobre cómo alcanzó esa cifra total. Es importante encontrar el equilibrio entre cubrir tus necesidades en cuanto a stock o servicios prestados, así como no introducir información innecesaria que pueda confundir al destinatario de la factura.

Si su empresa es un servicio que usted proporciona, no es necesario que tenga un precio específico conectado a cada línea de pedido. Es posible que prefiera proporcionar paquetes que tengan un precio determinado. Si este es el caso, enumere lo que implica el paquete para que el cliente sepa lo que está pagando.

Lo más probable es que deba agregar una sección para impuestos, que generalmente se encuentra en la parte inferior, entre el subtotal y el total final. Si los artículos ya están gravados, esto puede anotarse u omitirse la sección.

4. Información del pago

Por supuesto, el propósito completo de una factura es recibir el pago. Si no incluye información sobre cómo pagarle y cuáles son las condiciones de pago, ¡no recibirá su dinero! Asegúrese de tener una sección clara con el título Detalles de pago y enumere los detalles de cómo prefiere recibir el pago.

Si está satisfecho con que un cliente realice depósitos directos o transferencias electrónicas de fondos (EFT) en su cuenta bancaria, debe incluir todos los detalles bancarios relevantes para esas transacciones. Los clientes internacionales necesitarán un número SWIFT/IBAN/BIC para completar el pago.

Si desea aceptar otros métodos de pago, incluidos efectivo o cheques, puede indicar en esta sección qué permitirá y qué no. Lo mejor es dar opciones a tus clientes, pero solo con lo que te sientas cómodo. Algunos mecanismos bancarios tienen tarifas más altas, y esto puede ser una desventaja para ti si los incluyes como una opción.

La siguiente sección de su factura debe ser Condiciones de pago. Estos son los términos y condiciones de la factura y son legalmente vinculantes. Incluyen cuánto tiempo tiene el cliente para pagar la factura antes de que se venza, si ofreces algún calendario de copagos, o si le das un descuento por liquidación anticipada o intereses a medida que la factura pasa de 30 días a 60 días, y a 90 días. días.

Los beneficios de cambiar a la facturación digital

El aspecto más importante que encontrará al tener un sistema de facturación digital adecuado es que su negocio se vea más profesional. Los clientes y proveedores lo tomarán mucho más en serio cuando les presente documentos financieros que no provienen de una simple hoja de cálculo o un documento de Word.

Además de tener un aspecto más pulido para su negocio, descubrirá que la facturación digital puede beneficiar a su empresa en gran medida. Por ejemplo:

• Ahorras tiempo y dinero

Un sistema de facturación digital elimina gran parte de la molestia de crear facturas, rastrear pagos y proporcionar una instantánea actual de sus ingresos generales. Una vez que el sistema está configurado, generalmente puede crear facturas rápida y fácilmente a través del software y enviarlas directamente a sus clientes.

Las funciones adicionales de su software pueden incluir recibir alertas cuando un pago no se ha realizado a tiempo o enviar automáticamente recordatorios a los clientes para que realicen el pago. Si tiene facturas regulares que se envían el mismo día cada mes, puede configurarlas para que se creen y envíen automáticamente.

Si no dedica tanto tiempo a crear facturas y hacer un seguimiento de los pagos, puede concentrarse en los otros aspectos operativos que describió en su plan de negocios. Esto significa que no solo está ahorrando tiempo, sino también dinero, porque su tiempo es valioso.

• Puede limitar el error humano

La creación manual de facturas y su seguimiento deja la puerta abierta al error humano. Puede ser cualquier cosa, desde etiquetar mal la factura hasta transponer números en la columna de precio unitario.

Pequeños errores como este pueden causar grandes problemas en el futuro. Los clientes pueden pagar de más o de menos debido a estos errores. También puede perder facturas por completo si su sistema no está claro o si las ha etiquetado incorrectamente.

• El seguimiento de facturas y pagos es más fácil

El error humano no solo se relaciona con obtener la información correcta en la factura real. Puede cometer un error en su lista general de facturas: olvidarse de agregar algo o pasar por alto el hecho de que un pago se ha realizado o no a tiempo. Cuando su sistema no está automatizado, depende de usted asignar los pagos manualmente a la factura correcta y verificar continuamente que no se haya perdido algo. Esto puede hacer que administrar su flujo de efectivo sea complicado y consuma mucho tiempo.

En un sistema automatizado, las cifras pagadas se conectarán a la factura a medida que ingresen los montos. Si algo no coincide, se levantará una bandera roja y se le notificará de inmediato. Entonces puede estar al tanto de los pagos atrasados ​​o incorrectos, en lugar de perder tiempo tratando de averiguar qué sucedió.

• Reduzca su consumo de papel

En la década de 2020, es importante ser consciente del medio ambiente en la forma en que hace negocios. Un sistema automatizado reducirá drásticamente el uso de papel, ya que todo se hará de forma digital, no más imprimir facturas o escribirlas en libros por triplicado. Como beneficio adicional, ahorrará dinero, ya que no necesitará comprar papel o sobres para enviarlos.

El mundo se ha vuelto digital y si su facturación no lo ha hecho, ahora es el momento de abordar eso. Independientemente del tamaño de su empresa, configurar una facturación digital adecuada es el camino a seguir y beneficiará a su negocio de muchas maneras.