Важнейшие основные характеристики цифрового счета-фактуры

Многие предприниматели и предприятия могут подумать, что они перешли на цифровые технологии выставления счетов, но они ошибаются и могут упустить основные функции цифрового счета. Счет в формате PDF, отправленный по электронной почте, не является настоящим цифровым счетом-фактурой.

Чтобы ваша компания стала популярной, вам необходимо использовать систему выставления счетов, которая полностью охватывает весь процесс от начала до конца. Это повысит вашу эффективность , упростит операции и поможет расширить ваш бизнес.

Существует широкий спектр программ для выставления счетов, которые вы можете использовать — от полных пакетов бухгалтерского учета до программного обеспечения на основе Интернета, предназначенного для частных лиц и малых предприятий, находящихся в индивидуальном владении и управлении. Конечным результатом является структурированный счет, который не может быть изменен кем-либо, кто его получает. Наиболее часто используемые форматы — EDI и XML.

Кредит изображения: Продавцы Razer

Как составить цифровой счет

Основным преимуществом большинства цифровых систем выставления счетов является то, что программное обеспечение поставляется с шаблонами, которые вы можете использовать. Это поможет вам создавать профессиональные счета, которые охватывают все соответствующие детали таким образом, чтобы их было легко читать и легко следовать.

Важно найти шаблон, в котором достаточно места для всей информации, которую необходимо включить в счета. Каждый бизнес уникален и будет иметь немного разные потребности в том, что он будет включать. Однако все счета-фактуры должны включать следующее:

1. Сведения о компании

Вы должны указать данные как о своей компании, так и о получателе счета. Обычный макет показывает название вашей компании и логотип в верхней части счета. Вы можете указать свой физический и платежный адрес, адрес электронной почты, номер телефона, URL-адрес веб-сайта вашей компании и номер плательщика НДС вверху или внизу счета. Эта информация должна быть ясной и легко находимой в документе. Избегайте использования причудливых шрифтов и придерживайтесь легко читаемых вариантов.

Независимо от того, выставляете ли вы счет физическому лицу или компании, их контактные данные также должны быть указаны в счете. Вы всегда должны указывать имя лица, ответственного за получение счета, или, по крайней мере, его должность в компании, если вы выставляете счет другой компании.

Главный совет — всегда спрашивайте у другого предприятия, есть ли какие-либо конкретные детали, которые им необходимо включить в свои счета. Платеж так часто задерживается, если название компании указано неверно или номер плательщика НДС указан не в том месте.

2. Уникальные признаки

Номер счета-фактуры является важным компонентом бухгалтерской информации. Если каждый отправляемый вами счет не имеет уникального номера, практически невозможно отслеживать платежи и то, что вам еще причитается. Лучший способ сделать это — начать с 01 и продолжать в порядке номеров — каждый новый счет получает следующий номер в последовательности. Убедитесь, что у вас есть только одна числовая последовательность для всех ваших счетов, и не пытайтесь создать новую для каждого клиента, которому вы отправляете.

Другими уникальными обозначениями, которые обычно включаются в счет-фактуру, являются дата его создания и отправки, а также номер заказа на поставку (PO), если они используются вашей компанией или получателем счета-фактуры. Дата в счете-фактуре поможет вам отследить, когда платеж должен быть произведен или просрочен.

3. Описания и суммы

Независимо от того, продаете ли вы товары или предоставляете услуги, вы должны включить описание того, для чего предназначен счет. Этому обычно посвящен весь средний раздел счета-фактуры. Вы можете указать название услуги или продукта, уникальные идентификационные коды, если вы их используете, количество того, что вы предоставили (часы или количество товаров), цену за единицу и общую сумму для каждой позиции.

Каждая позиция, которую вы добавляете в свой счет, обычно называется позицией. Общая стоимость счета-фактуры состоит из этих строк — здесь вы можете быть настолько конкретными, насколько вам нужно, и хотите знать, как вы достигли этой общей цифры. Важно найти баланс между удовлетворением ваших потребностей в отношении запасов или предоставляемых услуг, а также отказом от ввода ненужной информации, которая может запутать получателя счета.

Если ваш бизнес — это услуга, которую вы предоставляете, вам не обязательно указывать конкретную цену для каждой позиции. Вы можете предпочесть предоставлять пакеты по определенной цене. Если это так, перечислите, что влечет за собой пакет, чтобы клиент знал, за что он платит.

Скорее всего, вам нужно будет добавить раздел для налогов, и обычно он находится внизу, между промежуточным итогом и итоговым итогом. Если товары уже облагаются налогом, это можно отметить или опустить этот раздел.

4. Платежная информация

Конечно, вся цель счета-фактуры состоит в том, чтобы получить оплату. Если вы не включите информацию о том, как платить вам, и каковы условия оплаты, вы не получите свои деньги! Убедитесь, что у вас есть четкий раздел с заголовком «Детали платежа» и перечислите детали того, как вы предпочитаете получать платеж.

Если вы довольны тем, что клиент делает прямые депозиты или электронные переводы средств (EFT) на ваш банковский счет, вы должны указать все соответствующие банковские реквизиты для этих транзакций. Международным клиентам потребуется номер SWIFT/IBAN/BIC для завершения платежа.

Если вы хотите принять другие способы оплаты, в том числе наличные или чеки, вы можете указать в этом разделе, что вы разрешаете, а что нет. Лучше всего давать клиентам варианты, но только те, которые вам удобны. Некоторые банковские механизмы имеют более высокие комиссии, и это может быть вам невыгодно, если вы включите их в качестве опции.

Следующим разделом в вашем счете должны быть Условия оплаты. Это условия для счета-фактуры, и они имеют обязательную юридическую силу. Они включают в себя, как долго клиент должен оплатить счет, прежде чем он станет просроченным, если вы предлагаете какие-либо графики доплаты или если вы предоставляете скидку за досрочное погашение или проценты, поскольку счет увеличивается с 30 дней до 60 дней и до 90 дней. дней.

Преимущества перехода на цифровое выставление счетов

Самый важный аспект, который вы обнаружите при наличии надлежащей цифровой системы выставления счетов, заключается в том, что ваш бизнес выглядит более профессионально. Клиенты и поставщики отнесутся к вам гораздо серьезнее, если вы представите им финансовые документы, которые не являются простой электронной таблицей или документом Word.

В дополнение к тому, что ваш бизнес будет иметь более совершенный вид, вы обнаружите, что цифровое выставление счетов-фактур может принести большую пользу вашей компании. Например:

• Вы экономите время и деньги

Цифровая система выставления счетов избавляет от многих хлопот, связанных с созданием счетов, отслеживанием платежей и предоставлением текущего снимка вашего общего дохода. После того, как система настроена, вы, как правило, можете быстро и легко создавать счета с помощью программного обеспечения и отправлять их напрямую своим клиентам.

Бонусные функции вашего программного обеспечения могут включать в себя получение предупреждений, когда платеж не был произведен вовремя, или автоматическую отправку напоминаний клиентам о необходимости совершения платежа. Если у вас есть регулярные счета, которые отправляются в один и тот же день каждого месяца, вы можете настроить их автоматическое создание и отправку.

Если вы не тратите столько времени на создание счетов и отслеживание платежей, вы можете сосредоточиться на других операционных аспектах, которые вы указали в своем бизнес-плане. Это означает, что вы не только экономите время, вы экономите деньги, потому что ваше время ценно.

• Вы можете ограничить человеческие ошибки

Создание счетов-фактур и их отслеживание вручную оставляет дверь открытой для человеческой ошибки. Это может быть что угодно: от неправильной маркировки счета-фактуры до перестановки цифр в столбце цены за единицу.

Незначительные ошибки, подобные этой, могут привести к большим проблемам в будущем. Клиенты могут недоплачивать или переплачивать из-за этих ошибок. Вы также можете полностью потерять счета, если ваша система не ясна или вы неправильно пометили их.

• Отслеживание счетов и платежей стало проще

Человеческая ошибка связана не только с правильным получением информации в фактическом счете. Вы можете допустить ошибку в общем списке счетов — забыть что-то добавить или упустить тот факт, что платеж пришел или не пришел вовремя. Если ваша система не автоматизирована, вы должны вручную распределять платежи по правильному счету и постоянно перепроверять, не пропустили ли вы что-нибудь. Это может сделать управление вашим денежным потоком сложным и трудоемким.

В автоматизированной системе оплаченные суммы будут связаны со счетом по мере поступления сумм. Если что-то не совпадает, будет поднят красный флажок, и вы будете немедленно уведомлены. Тогда вы сможете быть в курсе просроченных или неправильных платежей, а не тратить время на то, чтобы выяснить, что произошло.

• Сократите потребление бумаги

В 2020-х годах важно заботиться об окружающей среде при ведении бизнеса. Автоматизированная система значительно сократит использование бумаги, поскольку все будет осуществляться в цифровом виде — больше не нужно распечатывать счета или записывать их в трех экземплярах. В качестве дополнительного преимущества вы сэкономите деньги, так как вам не нужно будет покупать бумагу или конверты для отправки по почте.

Мир стал цифровым, и если ваши счета-фактуры не изменились, сейчас самое время решить эту проблему. Независимо от размера вашей компании, создание надлежащего цифрового выставления счетов — это путь вперед, который принесет пользу вашему бизнесу во многих отношениях.