Dijital Faturanın Önemli Temel Özellikleri

Pek çok girişimci ve işletme, faturalandırmada dijitale geçtiklerini düşünebilir, ancak yanılıyor olabilirler ve dijital faturanın temel özelliklerini kaçırıyor olabilirler. E-posta yoluyla gönderilen bir PDF faturası gerçek dijital faturalandırma değildir.

Şirketinizi tamamen çevik hale getirmek için baştan sona tüm süreci kapsayan bir faturalandırma sistemi kullanmanız gerekir. Bu, verimliliğinizi artıracak , operasyonlarınızı düzene sokacak ve işinizi güçlendirmeye yardımcı olacaktır.

Tam muhasebe paketlerinden bireyler ve küçük, bireysel olarak sahip olunan ve işletilen işletmeler için tasarlanmış web tabanlı yazılımlara kadar kullanabileceğiniz çok çeşitli faturalama programları vardır. Bitmiş sonuç, onu alan hiç kimse tarafından değiştirilemeyen yapılandırılmış bir faturadır. En yaygın kullanılan biçimler EDI ve XML'dir.

İmaj Kredisi: Razer Tüccarları

Dijital Fatura Nasıl Birleştirilir

Çoğu dijital faturalandırma sisteminin önemli bir özelliği, yazılımın oluşturmanız için şablonlarla birlikte gelmesidir. Bunlar, okunması kolay ve takip edilmesi kolay bir şekilde ilgili tüm ayrıntıları kapsayan profesyonel faturalar oluşturmanıza yardımcı olacaktır.

Faturalarınıza eklemeniz gereken tüm bilgiler için gerekli alana sahip bir şablon bulmak önemlidir. Her işletme benzersizdir ve neleri içereceği konusunda biraz farklı ihtiyaçlara sahip olacaktır. Ancak, tüm faturalar aşağıdakileri içermelidir:

1. Şirket Detayları

Hem kendi şirket ayrıntılarınızı hem de fatura alıcısının bilgilerini hecelemelisiniz. Her zamanki düzen, faturanın üst kısmında şirket adınızı ve logonuzu gösterir. Fiziksel ve fatura adresinizi, e-posta adresinizi, telefon numaranızı, şirketinizin web sitesi URL'sini ve KDV numaranızı faturanın üstüne veya altına ekleyebilirsiniz. Bu bilgilerin açık ve belgede bulunması kolay olması gerekir. Süslü yazı tiplerini kullanmaktan kaçının ve okunması kolay seçeneklere bağlı kalın.

İster bir şahsa ister bir şirkete fatura kesiyor olun, onların iletişim bilgilerinin de faturada olması gerekir. Her zaman faturayı almaktan sorumlu kişinin adını veya başka bir işletmeye fatura kesiyorsanız en azından şirketteki konumunu eklemelisiniz.

En önemli ipucu, her zaman diğer işletmeye, faturalarına dahil edilmesi gereken belirli ayrıntılar olup olmadığını sormaktır. Şirketin adı doğru değilse veya KDV numarası doğru yere konmadıysa, ödeme genellikle ertelenir.

2. Benzersiz Göstericiler

Fatura numarası, muhasebe bilgilerinin önemli bir bileşenidir. Gönderdiğiniz her faturanın benzersiz bir numarası yoksa, ödemeleri ve hala size ne kadar borçlu olduğunu takip etmek neredeyse imkansızdır. Bunu yapmanın en iyi yolu , 01'den başlamak ve sayısal sırayla devam etmektir; her yeni fatura, sıradaki bir sonraki numarayı alır. Tüm faturalarınız için yalnızca bir sayısal sıraya sahip olduğunuzdan emin olun ve gönderdiğiniz her müşteri için yeni bir fatura oluşturmaya çalışmayın.

Bir faturaya tipik olarak dahil edilen diğer benzersiz belirteçler, oluşturulduğu ve gönderildiği tarihin yanı sıra işletmeniz veya fatura alıcısı tarafından kullanılıyorsa Satın Alma Siparişi (PO) numarasıdır. Faturadaki tarih, ödemenin ne zaman vadesinin geldiğini veya vadesinin geçip geçmediğini takip etmenize yardımcı olacaktır.

3. Açıklamalar ve Tutarlar

Ürün satıyor veya hizmet sağlıyor olsanız da, faturanın ne için olduğuna dair bir açıklama eklemelisiniz. Bir faturanın orta bölümünün tamamı genellikle buna ayrılmıştır. Hizmetin veya ürünün adını, kullanıyorsanız benzersiz tanımlayıcı kodları, sağladığınız miktarı (saat veya mal sayısı), birim fiyatını ve her bir öğenin toplamını dahil edebilirsiniz.

Faturanıza eklediğiniz her öğeye genellikle satır öğesi denir. Faturanın toplam değeri, bu satır öğelerinden oluşur; burada, istediğiniz kadar spesifik olabilir ve bu genel rakama nasıl ulaştığınız konusunda bilgi sahibi olmak isteyebilirsiniz. Stok veya sağlanan hizmetler açısından ihtiyaçlarınızı karşılamak ile fatura alıcısının kafasını karıştırabilecek gereksiz bilgileri girmemek arasında bir denge bulmak önemlidir.

İşletmeniz sağladığınız bir hizmetse, her bir satır öğesine bağlı belirli bir fiyatınız olması gerekmez. Belirli bir oranda gelen paketleri sağlamayı tercih edebilirsiniz. Bu durumda, müşterinin ne için ödeme yaptığını bilmesi için paketin neleri içerdiğini listeleyin.

Büyük olasılıkla, vergi için bir bölüm eklemeniz gerekecek ve bu genellikle alt toplam ile nihai toplam arasında en altta yer alır. Öğeler zaten vergilendirildiyse, bu not edilebilir veya bölüm atlanabilir.

4. ödeme bilgileri

Elbette, bir faturanın tüm amacı ödeme almaktır. Size nasıl ödeme yapacağınızı ve ödeme koşullarının neler olduğunu belirtmezseniz, paranızı alamazsınız! Ödeme Ayrıntıları başlıklı açık bir bölümünüz olduğundan emin olun ve ödemeyi nasıl almayı tercih ettiğinize ilişkin ayrıntıları listeleyin.

Banka hesabınıza doğrudan para yatırma veya Elektronik Fon Transferi (EFT) yapan bir müşteriden memnunsanız, bu işlemlerle ilgili tüm banka detaylarını eklemelisiniz. Uluslararası müşterilerin ödemeyi tamamlamak için bir SWIFT/IBAN/BIC numarasına ihtiyacı olacaktır .

Nakit veya çek dahil diğer ödeme yöntemlerini kabul etmek isterseniz, bu bölümde nelere izin vereceğinizi ve nelere izin vermeyeceğinizi belirtebilirsiniz. Müşterilerinize seçenekler sunmak en iyisidir, ancak yalnızca kendinizi rahat hissettiğiniz şeyler. Bazı bankacılık mekanizmaları daha yüksek ücretlere sahiptir ve bunları bir seçenek olarak eklerseniz bu sizin için dezavantaj olabilir.

Faturanızdaki bir sonraki bölüm Ödeme Koşulları olmalıdır. Bunlar faturanın hüküm ve koşullarıdır ve yasal olarak bağlayıcıdır. Bunlar, müşterinin faturayı vadesi gelmeden ne kadar süre önce ödemesi gerektiğini, herhangi bir ortak ödeme planı sunuyorsanız veya fatura 30 günden 60 güne ve 90 güne çıkarken erken ödeme veya faiz için indirim yapıp yapmadığınızı içerir. günler.

Dijital Faturalamaya Geçmenin Faydaları

Uygun bir dijital faturalandırma sistemine sahip olmanın bulacağınız en önemli husus, işletmenizin daha profesyonel görünmesidir. Müşteriler ve tedarikçiler, onlara basit bir elektronik tablodan veya Word belgesinden gelmeyen finansal evrakları sunduğunuzda sizi çok daha ciddiye alacaklardır.

İşletmeniz için daha gösterişli bir görünüme sahip olmanın yanı sıra, dijital faturalandırmanın şirketinize büyük ölçüde fayda sağlayabileceğini göreceksiniz. Örneğin:

• Zamandan ve Paradan Tasarruf Edersiniz

Dijital bir faturalandırma sistemi, fatura oluşturma, ödemeleri takip etme ve toplam gelirinizin güncel bir anlık görüntüsünü sağlama gibi birçok zorluğu ortadan kaldırır. Sistem kurulduktan sonra, genellikle yazılım üzerinden hızlı ve kolay bir şekilde fatura oluşturabilir ve doğrudan müşterilerinize gönderebilirsiniz.

Yazılımınızdaki bonus özellikler, ödeme zamanında yapılmadığında uyarı almayı veya müşterilere ödeme yapmaları için otomatik olarak hatırlatıcı göndermeyi içerebilir. Her ay aynı gün kesilen düzenli faturalarınız varsa, bunları otomatik oluşturup gönderecek şekilde ayarlayabilirsiniz.

Fatura oluşturmaya ve ödemeleri takip etmeye çok fazla zaman ayırmıyorsanız, iş planınızda ana hatlarıyla belirttiğiniz diğer operasyonel konulara odaklanabilirsiniz. Bu, yalnızca zamandan değil, paradan da tasarruf ettiğiniz anlamına gelir; çünkü zamanınız değerlidir.

• İnsan Hatasını Sınırlayabilirsiniz

Manuel olarak fatura oluşturmak ve bunları takip etmek, insan hatası için kapıyı sonuna kadar açık bırakır. Faturanın yanlış etiketlenmesinden birim fiyat sütunundaki sayıların yer değiştirmesine kadar her şey olabilir.

Bunun gibi küçük hatalar, ileride büyük sorunlara neden olabilir. Müşteriler bu hatalar nedeniyle eksik veya fazla ödeme yapabilir. Ayrıca, sisteminiz temiz değilse veya yanlış etiketlediyseniz faturaları tamamen kaybedebilirsiniz.

• Faturaları ve Ödemeleri Takip Etmek Daha Kolay

İnsan hatası sadece asıl faturadaki bilgilerin doğru olmasıyla ilgili değildir. Genel fatura listenizde bir hata yapabilirsiniz; bir şey eklemeyi unutmak veya bir ödemenin zamanında yapılıp yapılmadığını gözden kaçırmak. Sisteminiz otomatik olmadığında, ödemeleri manuel olarak doğru faturaya tahsis etmek ve bir şeyi kaçırmadığınızı sürekli olarak iki kez kontrol etmek size kalmıştır. Bu, nakit akışınızı yönetmeyi karmaşık ve zaman alıcı hale getirebilir.

Otomatik bir sistemde, ödenen rakamlar, tutarlar geldikçe faturaya bağlanacaktır. Bir şey eşleşmezse, kırmızı bir bayrak çekilecek ve hemen bilgilendirileceksiniz. Ardından, ne olduğunu anlamaya çalışmak için zaman harcamak yerine geç veya yanlış ödemelerden haberdar olabilirsiniz.

• Kağıt Tüketiminizi Azaltın

2020'lerde, iş yapma şeklinizde çevreye duyarlı olmak önemlidir. Otomatik bir sistem, her şey dijital olarak yapılacağından kağıt kullanımınızı önemli ölçüde azaltacaktır - artık fatura yazdırmak veya bunları üç nüsha olarak yazmak yok. Ek bir avantaj olarak, posta göndermek için kağıt veya zarf satın almanız gerekmeyeceğinden paradan tasarruf edeceksiniz.

Dünya dijitalleşti ve faturalandırmanız değilse, şimdi bunu ele almanın zamanı geldi. Şirketinizin büyüklüğünden bağımsız olarak, doğru bir dijital faturalandırmayı ayarlamak ileriye giden yoldur ve işinize birçok yönden fayda sağlayacaktır.