數字發票的關鍵核心特徵

已發表: 2020-11-06

許多企業家和企業可能認為他們的發票已經數字化，但他們錯了，可能缺少數字發票的核心功能。通過電子郵件發送的 PDF 發票不是真正的數字發票。

為了讓您的公司完全跟上潮流，您需要使用一個完全涵蓋從開始到結束的整個過程的發票系統。這將提高您的效率，簡化運營，並有助於促進您的業務發展。

您可以使用各種各樣的發票程序——從完整的會計軟件包到為個人和小型、個人擁有和經營的企業設計的基於 Web 的軟件。最終結果是一張結構化的發票，任何人都無法對其進行篡改。最常用的格式是 EDI 和 XML。

數字發票的核心功能

圖片來源：雷蛇商家

如何拼湊數字發票

大多數數字發票系統的一個主要優點是該軟件帶有模板供您構建。這些將幫助您創建涵蓋所有相關細節的專業發票，以易於閱讀且易於遵循的方式。

重要的是要找到一個模板，該模板具有您需要包含在發票中的所有信息所需的空間。每個企業都是獨一無二的，並且對於它所包含的內容會有略微不同的需求。但是，所有發票應包括以下內容：

您應該拼出您自己的公司詳細信息和發票收件人的詳細信息。通常的佈局在發票頂部顯示您的公司名稱和徽標。您可以在發票的頂部或底部包含您的實際地址和帳單地址、電子郵件地址、電話號碼、公司的網站 URL 和增值稅號。此信息需要清晰且易於在文檔中找到。避免使用花哨的字體並堅持使用易於閱讀的選項。

無論您是為個人還是公司開具發票，他們的聯繫方式也需要在發票上。您應該始終包括負責接收發票的人員的姓名，或者如果您正在為另一家企業開具發票，則至少應包括他們在公司中的職位。

最重要的提示是始終詢問其他企業是否需要在發票中包含任何具體細節。如果公司名稱不正確，或者增值稅號沒有放在正確的位置，付款經常會被擱置。

發票編號是會計信息的重要組成部分。如果您發出的每張發票都沒有唯一編號，則幾乎不可能跟踪付款以及仍欠您的款項。最好的方法是從 01 開始並按數字順序繼續- 每張新發票都會獲得序列中的下一個數字。確保您的所有發票只有一個數字序列，並且不要嘗試為您發送給的每個客戶創建一個新的數字序列。

發票中通常包含的其他唯一指示符是發票的創建和發送日期，以及採購訂單 (PO) 編號（如果您的企業或發票收件人使用它們）。發票上的日期將幫助您跟踪付款的到期時間或是否已逾期。

無論您是銷售產品還是提供服務，您都必須包含發票用途的描述。發票的整個中間部分通常專門用於此。您可以包括服務或產品的名稱、使用它們的唯一標識符代碼、您提供的數量（小時或商品數量）、單價以及每件商品的總價。

您添加到發票中的每個項目通常稱為行項目。發票的總價值由這些行項目組成 - 在這裡，您可以根據需要具體化，並希望了解您如何達到該總體數字。重要的是要在滿足您在提供的庫存或服務方面的需求以及不輸入可能使發票收件人感到困惑的不必要信息之間找到平衡。

如果您的業務是您提供的服務，則您不必將特定價格與每個訂單項相關聯。您可能更願意提供以一定價格提供的包裹。如果是這種情況，請列出包裹的內容，以便客戶知道他們支付的費用。

您很可能需要添加一個稅收部分，這通常位於底部，介於小計和最終總計之間。如果物品已經被徵稅，則可以註明，或省略該部分。

當然，發票的全部目的是為了獲得報酬。如果您不提供有關如何付款以及付款條件的信息，您將無法獲得資金！確保您有一個明確的部分，標題為“付款詳情”，並列出您希望如何接收付款的詳細信息。

如果您對客戶向您的銀行賬戶進行直接存款或電子資金轉賬 (EFT) 感到滿意，則您必須包含這些交易的所有相關銀行詳細信息。 國際客戶需要一個 SWIFT/IBAN/BIC 號碼才能完成付款。

如果您希望接受其他付款方式，包括現金或支票，您可以在本節中說明您允許什麼，不允許什麼。最好為您的客戶提供選擇，但只提供您滿意的選擇。一些銀行機制的費用較高，如果您將它們作為選項包括在內，這可能對您不利。

發票中的下一部分應該是付款條款。這些是發票的條款和條件，具有法律約束力。它們包括客戶必須在發票逾期前支付多長時間，如果您提供任何共同付款時間表，或者您是否為提前結算或利息提供折扣，因為發票從 30 天到 60 天，再到 90天。

擁有適當的數字發票系統後，您會發現最重要的方面是您的業務看起來更專業。當您向客戶和供應商提供並非來自簡單電子表格或 Word 文檔的財務文件時，他們會更加認真地對待您。

除了讓您的業務看起來更精緻之外，您還會發現數字發票可以讓您的公司受益匪淺。例如：

數字發票系統省去了創建發票、跟踪付款和提供當前總收入快照的麻煩。系統設置完成後，您通常可以通過該軟件快速輕鬆地創建發票，並將其直接發送給您的客戶。

您軟件中的獎勵功能可以包括在未按時付款時收到警報，或自動向客戶發送付款提醒。如果您有每月在同一天開出的常規發票，您可以將其設置為自動創建和發送。

如果您沒有花費太多時間來創建發票和跟進付款，則可以專注於您在業務計劃中概述的其他運營方面。這意味著您不僅在節省時間，而且還在節省金錢——因為您的時間很寶貴。

手動創建發票並跟踪它們為人為錯誤敞開了大門。它可以是任何東西，從錯誤地標記發票到在單價列中調換數字。

像這樣的小錯誤可能會導致大問題。由於這些錯誤，客戶可能會少付或多付。如果您的系統不清晰，或者您的標籤不正確，您也可能完全丟失發票。

人為錯誤不僅僅與正確獲取實際發票中的信息有關。您可能會在整個發票清單上犯錯——忘記添加某些內容，或者錯過付款已按時或未按時完成的事實。如果您的系統不是自動化的，則由您手動將付款分配到正確的發票，並不斷仔細檢查您是否錯過了某些東西。這會使管理您的現金流變得複雜且耗時。

在自動化系統中，支付的數字將在金額進入時與發票相關聯。如果出現不匹配的情況，則會發出危險信號並立即通知您。然後，您可以隨時了解逾期或不正確的付款，而不是花時間試圖弄清楚發生了什麼。

在 2020 年代，重要的是在您開展業務的方式中具有環保意識。自動化系統將大大減少您的紙張使用量，因為一切都將以數字方式完成 - 不再需要打印發票或將它們寫在一式三份的書中。作為一項額外的福利，您可以省錢，因為您不需要購買紙張或信封來郵寄。

世界已經數字化，如果您的發票還沒有，現在是解決這個問題的時候了。無論您的公司規模如何，建立適當的數字發票都是前進的方向，它將在很多方面使您的業務受益。