O guia completo para o imposto de renda do estado do Colorado e impostos sobre a folha de pagamento

Os impostos podem ser complicados e confusos, e para os empresários no Colorado, preparar, arquivar e pagar impostos pode parecer absolutamente impossível. Mas com uma compreensão do imposto sobre a folha de pagamento do Colorado, impostos estaduais e federais e leis trabalhistas, os impostos não precisam ser um desafio tão grande.

Deciframos as complicadas leis e regulamentações fiscais, trabalhistas e de recursos humanos do Colorado para ajudar a simplificar seus impostos estaduais. Antes de mergulhar de cabeça em seus impostos, use este guia para entender melhor as leis tributárias do Colorado que podem afetar seus negócios.

Colorado tem imposto de renda estadual?

Após a aprovação da Proposição 116, a taxa de imposto de renda do estado do Colorado foi fixada em 4,55% a partir do ano fiscal de 2020. Essa taxa se aplica independentemente do seu estado civil ou faixa de renda.

Impostos federais e estaduais sobre folha de pagamento no Colorado

Se você possui uma empresa no Colorado, existem várias leis tributárias federais e estaduais que você deve conhecer. Ao entender o tipo de impostos que você terá que pagar, você não ficará surpreso quando um aviso fiscal aparecer em sua caixa postal. Continue lendo para saber mais sobre impostos federais e estaduais no Colorado, incluindo imposto de renda estadual, imposto predial, imposto sobre vendas e muito mais.

Imposto de Renda do Estado do Colorado

Colorado tem um imposto de renda de taxa fixa de 4,55%.

A alíquota do imposto de renda corporativo no estado também é de 4,55%.

As declarações e pagamentos do imposto de renda do estado individual devem ser pagos até 15 de abril. Se essa data cair em um final de semana ou feriado, a devolução e o pagamento serão devidos no próximo dia útil. Uma prorrogação automática está disponível, embora pelo menos 90% do imposto devido deva ser pago antes da data de vencimento de 15 de abril.

A maioria dos proprietários de empresas do Colorado deve apresentar devoluções e enviar pagamentos trimestralmente. Os pagamentos trimestrais e as devoluções são devidos no último dia do mês seguinte ao final do trimestre.

FICA

Empregadores e funcionários são obrigados a pagar impostos da Lei Federal de Contribuições de Seguros (FICA), também conhecidos como impostos de previdência social e Medicare.

A alíquota atual dos impostos previdenciários é de 12,4%. Esta taxa é dividida igualmente entre o empregador e o empregado. O empregador retém 6,2% do salário dos funcionários e também paga ao empregador uma parcela de 6,2%.

A taxa de imposto do Medicare é de 2,9%. Isso também é dividido igualmente entre o empregador e o empregado, com o empregador pagando 1,45% e retendo 1,45% do salário do empregado.

As retenções salariais são apresentadas trimestralmente. Mesmo que não haja retenções, os empregadores devem apresentar uma declaração zero no prazo para evitar o recebimento de um aviso fiscal. As empresas com retenções anuais mais altas são obrigadas a apresentar declarações mensais ou semanais.

Imposto Adicional Medicare

Um imposto adicional do Medicare de 0,9% deve ser retido pelos empregadores para salários que excedam US$ 200.000 em um ano civil. O empregador não é obrigado a igualar este pagamento.

Imposto sobre o seguro-desemprego

As empresas no Colorado são obrigadas a pagar o imposto de seguro-desemprego se uma das seguintes condições for verdadeira:

• A empresa pagou $ 1.500 ou mais em salários durante um trimestre do ano civil atual ou anterior OU
• A empresa empregou pelo menos um trabalhador por qualquer parte do dia em 20 semanas durante o ano civil atual ou anterior

Existem algumas exceções para trabalhadores domésticos, empregadores agrícolas e organizações sem fins lucrativos.

As taxas iniciais para o imposto de seguro-desemprego são baseadas na atividade comercial do empregador. As taxas iniciais para 2022 são as seguintes:

• Não-construção: 1,7%
• Construção geral e comércios: 1,86%
• Construção Pesada: 7,58%

Essas taxas se aplicam a novos negócios no Colorado. As empresas que pagaram salários ao longo de vários trimestres se tornarão elegíveis para uma taxa calculada.

Imposto de propriedade do Colorado

Em todo o país, o imposto predial é cobrado pelos governos locais para pagar escolas, estradas, bibliotecas e outros serviços. Os proprietários de empresas no Colorado também são obrigados a pagar impostos sobre a propriedade. Em geral, espera-se que os proprietários de empresas paguem impostos de propriedade pessoal sobre imóveis, incluindo terrenos e propriedades.

Em alguns casos, os proprietários de empresas também podem ser obrigados a pagar impostos sobre bens pessoais de negócios. A propriedade pessoal de negócios inclui coisas como:

• Equipamento
• Maquinário
• Mobiliário
• Dispositivos de segurança

Algumas empresas podem estar isentas do pagamento de impostos sobre bens pessoais de negócios. Especificamente, uma lei que entrou em vigor em 1º de janeiro de 2022 fez com que os proprietários de empresas que tenham bens pessoais comerciais avaliados em US$ 50.000 ou menos, conforme determinado pelo Valor de Mercado do Assessor, não sejam obrigados a pagar imposto sobre propriedade pessoal comercial.

Imposto sobre vendas do Colorado

O Colorado tem uma das taxas de imposto sobre vendas mais baixas do país, com 2,9%. No entanto, em muitas áreas, o imposto local sobre vendas é aplicado e aumenta essa taxa. Levando em consideração esses impostos locais, as taxas de imposto sobre vendas no Colorado variam de 2,9% a 11,2%.

No Colorado, o imposto sobre vendas é aplicado a:

• Bens pessoais tangíveis
• Comidas e bebidas preparadas
• Aluguel de curto prazo de quartos e acomodações
• Serviço de gás e eletricidade para uso comercial
• Serviços de telefonia e telégrafo intra-estaduais
• Acesso ao computador mainframe
• Fotocópia
• Embalagem e encaixotamento

Bens imóveis, bens pessoais intangíveis e a maioria dos serviços não estão sujeitos ao imposto sobre vendas.

Impostos sobre uso do Colorado

O imposto de uso do Colorado é de 2,9%. Este imposto se aplica a compras feitas por empresas e consumidores que não incluem o imposto estadual sobre vendas. Também se aplica a empresas que compram estoque no atacado que não é vendido aos clientes. Os governos locais e distritos especiais também podem cobrar imposto de uso.

Se o imposto de uso do consumidor for inferior a $ 300 para o ano, uma declaração anual é apresentada e os impostos são devidos até 20 de janeiro do ano seguinte. Se os impostos excederem $ 300 por um mês, uma declaração deverá ser apresentada até o dia 20 do mês seguinte. As devoluções podem ser arquivadas on-line ou pelo correio usando o Formulário DR0252 Consumer Use Tax Return.

Exclusões e isenções fiscais do estado do Colorado

Existem algumas exclusões e isenções fiscais do Colorado dignas de nota. Esses incluem:

• Organizações isentas de impostos sobre vendas: muitas instituições de caridade e organizações sem fins lucrativos são elegíveis para o status de isenção de impostos sobre vendas. Isso inclui organizações que impedem a crueldade contra crianças e animais, organizações religiosas, organizações literárias e certas organizações que promovem competições nacionais ou internacionais de esportes amadores.
• Organizações isentas de impostos sobre vendas fora do estado: As organizações isentas de impostos fora do estado podem usar seus certificados de isenção de estado de origem para fazer negócios com fornecedores do Colorado.

Leis trabalhistas do Colorado e outros requisitos de RH

Seja você um empregador ou funcionário no Colorado, é importante manter-se atualizado sobre as últimas leis trabalhistas e requisitos de recursos humanos. De salário mínimo e PTO a relatórios de novas contratações e leis de trabalho infantil, aqui estão as leis que você precisa conhecer.

Salário Mínimo Colorado

Para a maioria dos funcionários, o salário mínimo do Colorado é de US$ 12,56 por hora. O salário mínimo estadual para funcionários com gorjeta é de US$ 9,54 por hora. Se os salários e as gorjetas de um funcionário que recebem gorjetas não chegam a US$ 12,56 por hora, o empregador é responsável por pagar a diferença. Em algumas cidades do Colorado, o salário mínimo pode ser maior que o mínimo estadual.

Relatório de Nova Contratação do Colorado

No estado do Colorado, os empregadores são obrigados a relatar todos os funcionários ao Diretório Estadual de Novas Contratações do Colorado. Isso inclui trabalhadores autônomos e contratados que forneceram seus números de Previdência Social para fins fiscais. Não inclui trabalhadores autônomos e contratados que forneceram uma identificação fiscal federal (FEIN).

Todas as novas contratações devem ser relatadas dentro de 20 dias do primeiro dia de trabalho. Os relatórios podem ser feitos por meio do Portal de Serviços do Empregador de Relatórios de Nova Contratação do Colorado. Você precisará fornecer o nome completo do funcionário, endereço, número do Seguro Social e data de início. Você também precisará indicar se o funcionário é um contratado.

Política de PTO do Colorado

A Lei de Famílias e Locais de Trabalho Saudáveis ​​do Colorado exige que todos os empregadores forneçam aos funcionários até 48 horas de licença médica paga acumulada e até 80 horas de licença para emergências de saúde pública.

Embora nenhum programa estadual de licença familiar esteja em vigor, o programa de seguro de licença médica e familiar remunerada (FAMLI) foi estabelecido após a aprovação da Proposição 118 em 2020. Sob o programa FAMLI, os funcionários do Colorado terão até 12 semanas de licença remunerada para parto, cuidar de um parente doente ou outras circunstâncias. Quatro semanas adicionais de licença remunerada estarão disponíveis para funcionários ou complicações no parto. Isso entrará em vigor a partir de 1º de janeiro de 2024.

Leis trabalhistas do Colorado

Há uma série de leis trabalhistas em vigor para proteger os trabalhadores no estado do Colorado. Algumas das leis trabalhistas mais notáveis ​​​​a serem lembradas incluem:

• Mães que amamentam: Empregadores públicos e privados devem fornecer pausas pagas ou não pagas para mães que amamentam.
• Refeições: Os empregados têm direito a 30 minutos de refeição ininterrupta e duty-free a cada cinco horas consecutivas trabalhadas. Se isso não for possível, o empregado pode comer durante o serviço e deve ser integralmente compensado.
• Períodos de descanso: É necessário um período de descanso remunerado de 10 minutos para cada quatro horas de trabalho.
• Show-Up Time: A lei estadual não exige que os empregadores paguem aos funcionários para relatar o pagamento do tempo. Os empregadores só são obrigados a pagar pelos serviços prestados, tempo real de trabalho ou horários em que um funcionário foi autorizado a trabalhar.
• Uniformes: Os empregadores devem pagar pelos uniformes se for necessário um logotipo, material, cor, marca ou padrão especial.

Leis de trabalho infantil no Colorado

Menores de 18 anos são protegidos pela Lei de Oportunidades de Emprego para Jovens do Colorado. A lei estadual determina que os menores não podem trabalhar mais de oito horas por dia ou 40 horas por semana.

Para menores de 16 anos, essas regras também se aplicam. No entanto, os menores de 16 anos não podem trabalhar mais de três horas por dia ou um total de 18 horas por semana quando a escola estiver em funcionamento. Além disso, eles não têm permissão para trabalhar durante o horário escolar sem uma autorização de liberação escolar e só podem trabalhar durante o horário escolar para experiência de trabalho, exploração de carreira e programas de estudo e trabalho.

Menores de 16 anos só podem trabalhar entre as 7h e as 19h. Essas horas são estendidas das 7h00 às 21h00, quando a escola não está em funcionamento. Esta regra não se aplica a menores de 16 ou 17 anos ou menores que trabalham como modelos, atores ou performers.

Crianças a partir de 9 anos podem ser elegíveis para realizar determinados trabalhos no Colorado. Para todos os menores de 18 anos, o Colorado tem uma lista de trabalhos proibidos, incluindo mineração, extração de madeira e operação de equipamentos movidos a energia.

Lei do dia de pagamento do Colorado

No estado do Colorado, empregadores e empregados podem chegar a um acordo mútuo sobre os períodos de pagamento. No entanto, se nenhum acordo for feito, a lei estadual exige que os períodos de pagamento não excedam a duração de um mês civil ou 30 dias (o que for maior).

As leis trabalhistas do Colorado afirmam ainda que os dias de pagamento regulares não devem ser superiores a 10 dias após o final do período de pagamento.

Seguro de invalidez no Colorado

Os empregadores no Colorado não são obrigados a fornecer seguro de invalidez aos funcionários. Os funcionários também não são obrigados a adquirir uma apólice de seguro de invalidez.

Seguro de compensação do trabalhador no Colorado

No Colorado, todos os empregadores com um ou mais funcionários são obrigados a ter seguro de compensação do trabalhador. Isso se aplica a funcionários de tempo integral, funcionários de meio período e parentes que são pagos pelo trabalho realizado. Algumas exceções se aplicam a contratados independentes.

As empresas que têm um programa de segurança podem se qualificar para até 10% de desconto nos prêmios de seguro de compensação de seus trabalhadores.

Como calcular os impostos da folha de pagamento no Colorado

Executar a folha de pagamento pela primeira vez pode ser intimidante. Mas com um pouco de conhecimento em seu currículo, você estará calculando os impostos sobre a folha de pagamento em pouco tempo. Se você é proprietário de uma empresa no Colorado, aqui está o que você precisa saber sobre o cálculo de impostos sobre a folha de pagamento e a execução da folha de pagamento de seus funcionários.

Etapa 1: determine seu cronograma de pagamento

Antes de pagar seus funcionários, você deve determinar um cronograma de pagamento e cumpri-lo. Alguns horários de pagamento comuns são mensais, semestrais, quinzenais e semanais. Seja qual for o horário que você selecionar, certifique-se de cumprir todas as leis de pagamento em seu estado. No Colorado, os funcionários devem ser pagos uma vez a cada 30 dias ou mês civil (o que for mais longo), a menos que outro acordo esteja em vigor. Além disso, você deve se lembrar de pagar seus funcionários dentro de 10 dias após o período da folha de pagamento.

Etapa 2: reúna sua documentação e informações

Antes de começar a executar a folha de pagamento, você precisa ter alguns itens importantes à mão. Isso inclui:

• Funcionários W-4s
• Funcionário I-9s
• Taxas de pagamento de funcionários
• Cartões de ponto ou dados do software de rastreamento de tempo
• Tabelas de impostos federais e estaduais

Etapa 3: Calcular as horas dos funcionários

Para calcular com precisão o pagamento do funcionário, você precisará contabilizar as horas trabalhadas durante o período de pagamento para cada funcionário. Use as folhas de ponto da sua empresa, dados do seu software de controle de tempo ou outra fonte para calcular as horas trabalhadas por cada funcionário.

Etapa 4: calcular o salário bruto

Depois de saber quantas horas cada funcionário trabalhou, você precisará calcular o salário bruto - em outras palavras, o pagamento total do funcionário antes dos impostos e deduções. Você precisará ter o total de horas trabalhadas para cada funcionário, bem como a taxa de pagamento de cada funcionário.

Para empregados horistas, você simplesmente multiplicará o número de horas trabalhadas pelo salário por hora. Por exemplo, se um funcionário trabalhou 74,5 horas e recebe $ 22 por hora, seu salário bruto seria $ 1.639.

Para funcionários assalariados, os cálculos parecem um pouco diferentes. Para obter o salário bruto, pegue o salário anual do funcionário e divida-o pelo número de períodos de pagamento em um ano. Digamos que um funcionário ganhe $ 54.000 por ano e o cronograma de pagamento seja quinzenal (26 períodos de pagamento em um ano). Divida $ 50.000 por 26 e você terá $ 2.076,92. Este é o salário bruto do empregado.

Etapa 5: calcular os impostos sobre a folha de pagamento

Em seguida, você precisará calcular os impostos. Como lembrete, isso inclui:

• Imposto de renda federal
• Imposto de renda estadual
• Impostos locais
• FICA

Para começar, converta quaisquer porcentagens em decimais. Para fazer isso, divida a porcentagem por 100. Por exemplo, a alíquota do FICA é de 6,2%. Ao dividir 6,2 por 100, obteremos 0,062. Esse número pode ser multiplicado pelo salário bruto calculado na etapa anterior para determinar o imposto de renda estadual a ser retido.

Usando o exemplo do funcionário horista, podemos multiplicar $ 1.639 por 0,062. Depois de fazer as contas, você verá que $ 101,62 devem ser deduzidos do salário do funcionário. E não se esqueça de que você também terá que igualar esse pagamento ao enviar suas retenções.

Depois de fazer todos os seus cálculos de impostos, subtraia o valor total do salário bruto e você estará um passo mais perto de terminar a folha de pagamento.

Etapa 6: subtrair deduções

Além dos impostos, pode haver deduções que são retiradas dos contracheques de seus funcionários. Existem dois tipos principais de deduções: pré-impostos e pós-impostos.

As deduções antes dos impostos são feitas antes dos impostos serem retirados. Esses incluem:

• Plano de saúde
• Contas de poupança de saúde (HSAs)
• Contribuições do plano de aposentadoria
• Contribuições de seguro de saúde

As deduções pós-impostos são feitas após os impostos terem sido retidos. Alguns exemplos de deduções pós-impostos são:

• Seguro de vida
• Seguro de invalidez
• Contribuições sindicais
• Penhoras salariais

As deduções antes e depois dos impostos precisam ser calculadas, somadas e subtraídas do salário do funcionário, juntamente com os impostos calculados na etapa anterior. Uma vez que todas as deduções e impostos tenham sido feitos, este total final é o salário líquido do empregado, também conhecido como salário líquido.

Etapa 7: executar a folha de pagamento

Depois de concluir todos os cálculos para cada funcionário, você precisará executar a folha de pagamento. Você pode configurar manualmente o depósito direto e/ou executar cheques em papel. Ou você pode simplificar todo o processo com o software de folha de pagamento. O software de folha de pagamento não apenas tornará mais fácil do que nunca pagar seus funcionários em dia, sempre, mas também fará o trabalho pesado para você.

Desde o cálculo automático de impostos até a configuração da folha de pagamento automática, o software de folha de pagamento pode ajudar a economizar horas a cada mês fazendo a folha de pagamento, além de ajudar a evitar erros. Pronto para economizar tempo a cada período de pagamento? Confira nossas escolhas para o melhor software de folha de pagamento para pequenas empresas para encontrar a opção certa para o seu negócio.

Etapa 8: arquivar suas devoluções e fazer pagamentos de impostos

Lembre-se das retenções de antes? Você precisará enviar esses pagamentos (a parte do funcionário e a sua) a cada trimestre. Os pagamentos são devidos até o último dia do mês seguinte ao final do trimestre. Você deve apresentar uma devolução dentro do prazo de cada trimestre, ou receberá um aviso de inadimplência. Se nenhum dinheiro for devido, você deve apresentar uma devolução zero.

A maneira mais fácil de pagar os impostos devidos é online. Você paga com cartão de crédito ou eCheck através do site de Receita Online do Departamento de Receita do Colorado, ou faz uma transferência eletrônica de fundos (EFT) através do site do Departamento de Receita. Para enviar pelo correio, você deve preencher o Formulário DR 1094 e enviá-lo junto com um cheque ao Departamento de Receita do Colorado.

O Departamento de Receita também tem vários outros formulários de retenção que sua empresa pode precisar.

Imposto sobre a folha de pagamento do Colorado e outros recursos

A não retenção de impostos, o pagamento de impostos comerciais ou a não conformidade com os regulamentos fiscais e de RH podem ser erros dispendiosos. É por isso que é importante que os proprietários de empresas do Colorado mantenham-se atualizados sobre o imposto sobre a folha de pagamento e outras leis relacionadas a impostos. Há muitos recursos estaduais à sua disposição, como o Departamento do Trabalho e o Departamento da Receita, para obter as últimas notícias e atualizações fiscais.

É claro que o Merchant Maverick também tem muitos recursos para ajudar sua empresa, seja ajudando você a lidar com impostos ou a encontrar os melhores empréstimos para pequenas empresas no Colorado. Certifique-se de verificar The Ultimate Payroll Taxes Guide For Small Businesses para saber mais sobre os impostos sobre a folha de pagamento - cobrimos tudo, desde o que são até as datas de vencimento - e, enquanto você está nisso, confira nosso outro conteúdo tributário. Boa sorte!

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Perguntas frequentes sobre os impostos da folha de pagamento do Colorado