La guía completa del impuesto sobre la renta y los impuestos sobre la nómina del estado de Colorado

Los impuestos pueden ser complicados y confusos, y para los dueños de negocios en Colorado, preparar, presentar y pagar impuestos puede parecer completamente imposible. Pero con una comprensión de los impuestos sobre la nómina de Colorado, los impuestos estatales y federales y las leyes laborales, los impuestos no tienen que ser un desafío tan grande.

Hemos descifrado las complicadas leyes y reglamentos de impuestos, laborales y de recursos humanos de Colorado para ayudar a simplificar sus impuestos estatales. Antes de sumergirse de lleno en sus impuestos, use esta guía para comprender mejor las leyes fiscales de Colorado que pueden afectar su negocio.

¿Colorado tiene impuestos estatales sobre la renta?

Tras la aprobación de la Proposición 116, la tasa del impuesto sobre la renta del estado de Colorado se fijó en 4,55 % a partir del año fiscal 2020. Esta tasa se aplica independientemente de su estado civil o nivel de ingresos.

Impuestos federales y estatales sobre la nómina en Colorado

Si es dueño de un negocio en Colorado, hay varias leyes fiscales federales y estatales que debe conocer. Al comprender el tipo de impuestos que tendrá que pagar, no se sorprenderá cuando aparezca un aviso de impuestos en su buzón. Siga leyendo para obtener más información sobre los impuestos federales y estatales en Colorado, incluido el impuesto estatal sobre la renta, el impuesto sobre la propiedad, el impuesto sobre las ventas y más.

Impuesto sobre la renta del estado de Colorado

Colorado tiene un impuesto sobre la renta de tasa fija del 4,55%.

La tasa del impuesto a las ganancias corporativas en el estado también es del 4,55%.

Las declaraciones y pagos de impuestos sobre la renta estatales individuales vencen el 15 de abril. Si esta fecha cae en un fin de semana o feriado, la declaración y el pago vencerán el siguiente día hábil. Está disponible una prórroga automática, aunque al menos el 90 % de la obligación tributaria debe pagarse antes de la fecha de vencimiento del 15 de abril.

La mayoría de los propietarios de negocios de Colorado deben presentar declaraciones y pagos trimestrales. Los pagos y devoluciones trimestrales vencen el último día del mes siguiente al final del trimestre.

FICA

Los empleadores y los empleados deben pagar los impuestos de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA), también conocidos como impuestos de seguro social y Medicare.

La tasa actual de contribuciones a la seguridad social es del 12,4%. Esta tasa se divide en partes iguales entre el empleador y el empleado. El empleador retiene el 6,2% de los cheques de pago de los empleados y también paga la parte del empleador del 6,2%.

La tasa de impuestos de Medicare es 2.9%. Esto también se divide en partes iguales entre el empleador y el empleado, el empleador paga el 1,45 % y retiene el 1,45 % de los cheques de pago de los empleados.

Las retenciones de salario se presentan trimestralmente. Incluso si no hay retenciones, los patrones deben presentar una declaración cero a tiempo para evitar recibir un aviso fiscal. Las empresas con retenciones anuales más altas están obligadas a presentar declaraciones mensuales o semanales.

Impuesto adicional de Medicare

Los empleadores deben retener un impuesto adicional de Medicare del 0,9% por salarios que excedan los $200,000 en un año calendario. El empleador no está obligado a igualar este pago.

Impuesto al Seguro de Desempleo

Las empresas en Colorado deben pagar el impuesto del seguro de desempleo si se cumple cualquiera de las siguientes condiciones:

• La empresa pagó $1,500 o más en salarios durante un trimestre calendario en el año calendario actual o anterior O
• La empresa empleó al menos a un trabajador durante cualquier parte del día en 20 semanas durante el año calendario actual o anterior

Hay algunas excepciones para trabajadores domésticos, empleadores agrícolas y organizaciones sin fines de lucro.

Las tasas iniciales del impuesto al seguro de desempleo se basan en la actividad comercial del empleador. Las tarifas iniciales para 2022 son las siguientes:

• No Construcción: 1,7%
• Construcción General y Comercio: 1,86%
• Construcción Pesada: 7,58%

Estas tarifas se aplican a las empresas nuevas de Colorado. Las empresas que hayan pagado salarios durante varios trimestres serán elegibles para una tasa computada.

Impuesto a la propiedad de Colorado

En todo el país, los gobiernos locales recaudan impuestos sobre la propiedad para pagar escuelas, carreteras, bibliotecas y otros servicios. Los dueños de negocios en Colorado también están obligados a pagar impuestos sobre la propiedad. Por lo general, se espera que los dueños de negocios paguen impuestos sobre la propiedad personal sobre bienes inmuebles, incluidos terrenos y propiedades.

En algunos casos, a los dueños de negocios también se les puede exigir que paguen impuestos sobre la propiedad personal comercial. La propiedad personal comercial incluye cosas como:

• Equipo
• Maquinaria
• Muebles
• Dispositivos de seguridad

Algunas empresas pueden estar exentas del pago de impuestos sobre la propiedad personal comercial. Específicamente, una ley que entró en vigencia el 1 de enero de 2022 dispuso que los dueños de negocios que tengan bienes personales comerciales valorados en $50,000 o menos, según lo determine el Tasador del Valor de Mercado, no estén obligados a pagar el impuesto a los bienes personales comerciales.

Impuesto sobre las ventas de Colorado

Colorado tiene una de las tasas de impuestos sobre las ventas más bajas del país con un 2,9 %. Sin embargo, en muchas áreas, se aplica el impuesto local sobre las ventas y aumenta esta tasa. Teniendo en cuenta estos impuestos locales, las tasas de impuestos sobre las ventas en Colorado oscilan entre el 2,9 % y el 11,2 %.

En Colorado, el impuesto sobre las ventas se aplica a:

• Bienes muebles tangibles
• Alimentos preparados y bebidas
• Alquileres a corto plazo de habitaciones y alojamiento
• Servicio de gas y electricidad para uso comercial
• Servicios intraestatales de teléfono y telégrafo
• Acceso a la computadora central
• Fotocopiar
• Embalaje y embalaje

Los bienes inmuebles, los bienes muebles intangibles y la mayoría de los servicios no están sujetos al impuesto sobre las ventas.

Impuestos de uso de Colorado

El impuesto sobre el uso de Colorado es del 2,9%. Este impuesto se aplica a las compras realizadas tanto por empresas como por consumidores que no incluyeron el impuesto estatal sobre las ventas. También se aplica a las empresas que compran inventario al por mayor que no se vende a los clientes. Los gobiernos locales y los distritos especiales también pueden recaudar impuestos sobre el uso.

Si el impuesto sobre el uso del consumidor es inferior a $300 para el año, se presenta una declaración anual y los impuestos vencen el 20 de enero del año siguiente. Si los impuestos superan los $300 por mes, se debe presentar una declaración antes del día 20 del mes siguiente. Las declaraciones se pueden presentar en línea o por correo utilizando el formulario DR0252 Declaración de impuestos sobre el uso del consumidor.

Exclusiones y exenciones de impuestos del estado de Colorado

Hay algunas exclusiones y exenciones de impuestos de Colorado que vale la pena mencionar. Éstos incluyen:

• Organizaciones exentas de impuestos sobre las ventas: muchas organizaciones benéficas y sin fines de lucro son elegibles para el estado de exención de impuestos sobre las ventas. Esto incluye organizaciones que previenen la crueldad hacia los niños y los animales, organizaciones religiosas, organizaciones literarias y ciertas organizaciones que fomentan competencias deportivas amateur nacionales o internacionales.
• Organizaciones exentas de impuestos sobre las ventas de otros estados : Las organizaciones exentas de impuestos de otros estados pueden usar los certificados de exención de sus estados de origen para hacer negocios con proveedores de Colorado.

Leyes laborales de Colorado y otros requisitos de recursos humanos

Ya sea que sea un empleador o un empleado en Colorado, es importante mantenerse actualizado sobre las leyes laborales y los requisitos de recursos humanos más recientes. Desde salario mínimo y PTO hasta informes de nuevas contrataciones y leyes de trabajo infantil, estas son las leyes que necesita saber.

Salario mínimo de Colorado

Para la mayoría de los empleados, el salario mínimo de Colorado es de $12,56 por hora. El salario mínimo estatal para los empleados que reciben propinas es de $9.54 por hora. Si el salario y las propinas de un empleado que recibe propinas no promedian $12.56 por hora, el empleador es responsable de pagar la diferencia. En algunas ciudades de Colorado, el salario mínimo puede ser más alto que el mínimo estatal.

Informes de nuevas contrataciones de Colorado

En el estado de Colorado, los empleadores deben informar a todos los empleados al Directorio de nuevos empleados del estado de Colorado. Esto incluye a los empleados por cuenta propia y por contrato que han proporcionado sus números de Seguro Social a efectos fiscales. No incluye trabajadores por cuenta propia y empleados por contrato que proporcionaron una identificación fiscal federal (FEIN).

Todas las nuevas contrataciones deben informarse dentro de los 20 días posteriores al primer día de trabajo. Los informes se pueden realizar a través del Portal de servicios para empleadores de informes de nuevas contrataciones de Colorado. Deberá proporcionar el nombre completo, la dirección, el número de Seguro Social y la fecha de inicio del empleado. También deberá indicar si el empleado es un contratista.

Política de PTO de Colorado

La Ley de Familias y Lugares de Trabajo Saludables de Colorado requiere que todos los empleadores proporcionen a los empleados hasta 48 horas de licencia por enfermedad paga acumulada y hasta 80 horas de licencia por emergencias de salud pública.

Si bien actualmente no hay ningún programa estatal de licencia familiar vigente, el programa de Seguro de Licencia Familiar y Médica Pagada (FAMLI, por sus siglas en inglés) se estableció luego de la aprobación de la Proposición 118 en 2020. Bajo el programa FAMLI, los empleados de Colorado tendrán hasta 12 semanas de licencia paga para parto, cuidado de un familiar enfermo u otras circunstancias. Se dispondrá de cuatro semanas adicionales de licencia pagada para los empleados o las complicaciones del parto. Esto entrará en vigor a partir del 1 de enero de 2024.

Leyes laborales de Colorado

Hay una serie de leyes laborales vigentes para proteger a los trabajadores en el estado de Colorado. Algunas de las leyes laborales más notables a tener en cuenta incluyen:

• Madres lactantes: los empleadores públicos y privados deben proporcionar descansos razonables pagados o no pagados a las madres lactantes.
• Comidas: Los empleados tienen derecho a una comida ininterrumpida y libre de impuestos de 30 minutos por cada cinco horas consecutivas trabajadas. Si esto no es posible, el empleado puede comer mientras está de servicio y debe ser compensado en su totalidad.
• Períodos de descanso: Se requiere un período de descanso pagado de 10 minutos por cada cuatro horas de trabajo.
• Tiempo de presentación: La ley estatal no requiere que los empleadores paguen a los empleados por el pago del tiempo de presentación. Los empleadores solo están obligados a pagar por los servicios prestados, el tiempo real trabajado o las horas en que se le permitió trabajar a un empleado.
• Uniformes: los empleadores deben pagar los uniformes si se requiere un logotipo, material, color, marca o patrón especial.

Leyes de trabajo infantil en Colorado

Los menores de 18 años están protegidos por la Ley de Oportunidades de Empleo Juvenil de Colorado. La ley estatal dicta que los menores no pueden trabajar más de ocho horas al día o 40 horas a la semana.

Para los menores de 16 años, estas reglas también se aplican. Sin embargo, los menores de 16 años no pueden trabajar más de tres horas por día o un total de 18 horas por semana cuando la escuela está en sesión. Además, no se les permite trabajar durante el horario escolar sin un permiso de salida escolar y solo pueden trabajar durante el horario escolar para experiencia laboral, exploración de carreras y programas de trabajo y estudio.

Los menores de 16 años solo pueden trabajar entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m. Este horario se extiende de 7:00 a. m. a 9:00 p. m. cuando la escuela no está en sesión. Esta regla no se aplica a menores de 16 o 17 años o menores que trabajan como modelos, actores o artistas.

Los niños de hasta 9 años pueden ser elegibles para realizar ciertos trabajos en Colorado. Para todos los menores de 18 años, Colorado tiene una lista de trabajos prohibidos que incluyen minería, tala y operación de equipo motorizado.

Ley de día de pago de Colorado

En el estado de Colorado, los empleadores y los empleados pueden llegar a un acuerdo mutuo sobre los períodos de pago. Sin embargo, si no se llega a un acuerdo, la ley estatal exige que los períodos de pago no excedan la duración de un mes calendario o 30 días (lo que sea más largo).

Las leyes laborales de Colorado establecen además que los días de pago regulares no deben exceder los 10 días posteriores al final del período de pago.

Seguro de discapacidad en Colorado

Los empleadores en Colorado no están obligados a proporcionar un seguro por discapacidad a los empleados. Los empleados tampoco están obligados a comprar una póliza de seguro por discapacidad.

Seguro de compensación laboral en Colorado

En Colorado, todos los empleadores con uno o más empleados deben tener un seguro de compensación para trabajadores. Esto se aplica a los empleados a tiempo completo, a los empleados a tiempo parcial y a los familiares a los que se les paga por el trabajo realizado. Algunas excepciones se aplican a los contratistas independientes.

Las empresas que tienen un programa de seguridad pueden calificar para hasta un 10 % de descuento en las primas de seguro de compensación para trabajadores.

Cómo calcular los impuestos sobre la nómina en Colorado

Ejecutar la nómina por primera vez puede ser intimidante. Pero con un poco de conocimiento en su haber, estará calculando los impuestos sobre la nómina en muy poco tiempo. Si es dueño de un negocio en Colorado, esto es lo que necesita saber sobre cómo calcular los impuestos sobre la nómina y administrar la nómina de sus empleados.

Paso 1: determine su programa de pago

Antes de pagar a sus empleados, debe determinar un programa de pago y cumplirlo. Algunos calendarios de pago comunes son mensuales, quincenales, quincenales y semanales. Independientemente del horario que seleccione, asegúrese de cumplir con todas las leyes de día de pago en su estado. En Colorado, a los empleados se les debe pagar una vez cada 30 días o cada mes calendario (lo que sea más largo) a menos que exista otro acuerdo. Además, debe recordar pagar a sus empleados dentro de los 10 días siguientes al período de nómina.

Paso 2: Reúna su documentación e información

Antes de comenzar a ejecutar la nómina, debe tener a mano algunos elementos importantes. Esto incluye:

• Empleado W-4
• Empleado I-9
• tasas de pago de los empleados
• Tarjetas de tiempo o datos del software de seguimiento de tiempo
• Tablas de impuestos federales y estatales

Paso 3: Calcular las horas de los empleados

Para calcular con precisión el pago de los empleados, deberá contar las horas trabajadas durante el período de pago de cada empleado. Use las hojas de tiempo de su empresa, los datos de su software de seguimiento de tiempo u otra fuente para calcular las horas trabajadas por cada empleado.

Paso 4: Calcular el salario bruto

Una vez que sepa cuántas horas trabajó cada empleado, deberá calcular el salario bruto; en otras palabras, el salario total del empleado antes de impuestos y deducciones. Deberá tener el total de horas trabajadas para cada empleado, así como la tasa de pago de cada empleado.

Para los empleados por hora, simplemente multiplicará la cantidad de horas trabajadas por el salario por hora. Por ejemplo, si un empleado trabajó 74,5 horas y se le paga $22 por hora, su salario bruto sería de $1639.

Para los empleados asalariados, los cálculos son un poco diferentes. Para obtener el pago bruto, tome el salario anual del empleado y divídalo por el número de períodos de pago en un año. Digamos que un empleado gana $54,000 por año y el calendario de pago es quincenal (26 períodos de pago en un año). Divide $50.000 entre 26 y obtendrás $2.076,92. Este es el salario bruto del empleado.

Paso 5: Calcule los impuestos sobre la nómina

A continuación, deberá calcular los impuestos. Como recordatorio, esto incluye:

• Impuestos federales
• impuesto estatal sobre la renta
• Impuestos locales
• FICA

Para comenzar, convierta los porcentajes a decimales. Para hacer esto, divida el porcentaje por 100. Por ejemplo, la tasa de impuestos FICA es 6.2%. Al dividir 6,2 por 100, obtendremos 0,062. Luego, este número se puede multiplicar por el salario bruto calculado en el paso anterior para determinar el impuesto estatal sobre la renta a retener.

Usando el ejemplo del empleado por horas, podemos multiplicar $1,639 por 0.062. Después de hacer los cálculos, verá que se deben deducir $101,62 del salario del empleado. Y no olvides que también deberás igualar este pago al presentar tus retenciones.

Después de hacer todos los cálculos de impuestos, reste el monto total del salario bruto y estará un paso más cerca de terminar la nómina.

Paso 6: Resta las deducciones

Además de los impuestos, puede haber deducciones que se toman de los cheques de pago de sus empleados. Hay dos tipos principales de deducciones: antes de impuestos y después de impuestos.

Las deducciones antes de impuestos se toman antes de que se descuenten los impuestos. Éstos incluyen:

• Seguro de salud
• Cuentas de ahorro para la salud (HSA)
• Aportaciones a planes de jubilación
• Contribuciones al seguro de salud

Las deducciones después de impuestos se obtienen después de que se hayan retenido los impuestos. Algunos ejemplos de deducciones después de impuestos son:

• Seguro de vida
• Los seguros de invalidez
• cuotas sindicales
• Embargos de salarios

Las deducciones antes y después de impuestos deben calcularse, sumarse y restarse del pago del empleado, junto con los impuestos calculados en el paso anterior. Una vez que se han tomado todas las deducciones e impuestos, este total final es el salario neto del empleado, también conocido como salario neto.

Paso 7: Ejecutar la nómina

Una vez que haya completado todos los cálculos para cada empleado, deberá ejecutar la nómina. Puede configurar manualmente el depósito directo y/o ejecutar cheques en papel. O puede simplificar todo el proceso con el software de nómina. El software de nómina no solo hará que sea más fácil que nunca pagar a sus empleados a tiempo, siempre, sino que también hará el trabajo pesado por usted.

Desde el cálculo automático de impuestos hasta permitirle configurar la nómina automática, el software de nómina puede ayudarlo a ahorrar horas cada mes en la nómina, al mismo tiempo que lo ayuda a evitar cometer errores. ¿Listo para ahorrar tiempo en cada período de pago? Consulte nuestras selecciones del mejor software de nómina para pequeñas empresas para encontrar la opción adecuada para su negocio.

Paso 8: presente sus declaraciones y realice pagos de impuestos

¿Recuerdas las retenciones de antes? Deberá enviar esos pagos (la parte del empleado y la suya propia) cada trimestre. Los pagos vencen el o antes del último día del mes siguiente al final del trimestre. Debe presentar una declaración antes de la fecha límite de cada trimestre, o recibirá un aviso de morosidad. Si no se debe dinero, debe presentar una declaración de cero.

La forma más fácil de pagar los impuestos adeudados es en línea. Usted paga con tarjeta de crédito o cheque electrónico a través del sitio web Revenue Online del Departamento de Ingresos de Colorado, o realiza una transferencia electrónica de fondos (EFT) a través del sitio web del Departamento de Ingresos. Para enviar por correo, debe completar el Formulario DR 1094 y enviarlo junto con un cheque al Departamento de Ingresos de Colorado.

El Departamento de Ingresos también tiene otros formularios de retención que su empresa puede necesitar.

Impuesto sobre la nómina de Colorado y otros recursos

No retener impuestos, pagar impuestos comerciales o cumplir con las regulaciones fiscales y de recursos humanos pueden ser errores costosos. Por eso es importante que los dueños de negocios de Colorado se mantengan actualizados sobre el impuesto sobre la nómina y otras leyes relacionadas con los impuestos. Hay muchos recursos estatales a su disposición, como el Departamento de Trabajo y el Departamento de Ingresos, para obtener las últimas noticias y actualizaciones sobre impuestos.

Por supuesto, Merchant Maverick también tiene una gran cantidad de recursos para ayudar a su negocio, ya sea ayudándolo a navegar los impuestos o encontrar los mejores préstamos para pequeñas empresas en Colorado. Asegúrese de consultar La guía definitiva de impuestos sobre la nómina para pequeñas empresas para obtener más información sobre los impuestos sobre la nómina (cubrimos todo, desde lo que son hasta las fechas de vencimiento) y, mientras lo hace, consulte nuestro otro contenido sobre impuestos. ¡Buena suerte!

Además, ¿sabía que Colorado fue el líder en nuestro informe de datos Merchant Maverick sobre los 10 mejores estados para nuevas empresas dirigidas por mujeres en 2022? Lea el informe para averiguar por qué y predecir cómo le irá a Colorado en el futuro.

Preguntas frecuentes sobre los impuestos sobre la nómina de Colorado