O que é um Plano de Contingência? 7 etapas no planejamento de contingência e sua importância

O que é um plano de contingência? É um plano de ação que é colocado em prática no caso de ocorrer um evento no futuro que seja prejudicial ao negócio.

Um plano de contingência também é conhecido como “Plano B” ou “Plano de Backup”. O ditado “Fail to Prepare, Prepare to Fail” se torna verdade aqui. Se uma empresa não tem um plano de contingência, está essencialmente se preparando para falhar. O planejamento de contingência está intimamente ligado ao gerenciamento de riscos e ao planejamento de gerenciamento de crises. Deve ser claro e ter detalhes. Você pode optar por ter um plano específico, como um plano de contingência ambiental, ou mantê-lo amplo para cobrir todos os aspectos da organização. Seu plano de contingência não deve ser apenas marcar a caixa, ele deve agregar valor à sua organização.

• Importância de um Plano de Contingência
• Processo de Planejamento de Contingência
• Fases de um Plano de Contingência
• Métricas do Plano de Contingência

A importância de um plano de contingência

É ótimo saber o que é um plano de contingência, mas melhor ainda saber os benefícios que ele pode trazer para o seu negócio. Eles fornecem a estrutura necessária em tempos sem precedentes. Nos anos mais recentes, com ataques cibernéticos e pandemias, as empresas estão aprendendo a importância dos planos de “Back-up”. De acordo com a Statista, 49% das empresas no Reino Unido em 2018 tinham um plano de contingência eficaz para lidar com a violação ou ataque mais disruptivo.

Um plano de contingência leva muito tempo, mas é inestimável para sua organização quando ocorrem eventos inesperados. Seja o problema grande ou pequeno, um plano bem estruturado tornará a solução do problema muito mais fácil e rápida. Alguns benefícios de ter um plano são;

Aumento do tempo de reação

A velocidade com que sua organização se recupera de uma perturbação, seja ela maior ou menor, determinará seu lugar entre a concorrência e o tamanho da perda financeira sofrida. Um plano permite-lhe reagir mais rapidamente a eventos inesperados, minimizando assim o impacto que tem na sua organização. Não se perde tempo delegando funções e descobrindo como lidar com o problema, pois já foi praticado de antemão.

Recursos seguros

Ter um plano de backup para todas as operações da sua organização garantirá que elas estejam seguras em qualquer eventualidade. Os recursos são vitais para o funcionamento diário de uma empresa, por isso é importante que eles sejam atendidos.

Protege a reputação

Um ataque cibernético em sua organização pode causar a eliminação de bancos de dados e o vazamento de informações de clientes, ambos são altamente graves e podem causar longos atrasos para os negócios. Isso daria à organização uma reputação muito ruim por ser desorganizada e, como resultado, poderia perder clientes.

Reduz o pânico

O pânico piora o problema e a lógica do pensamento sai pela janela em tempos de problemas. Ter um “Plano B” à sua disposição garante que os problemas sejam resolvidos da maneira mais eficiente. Quando as pessoas tiverem praticado os procedimentos, elas ficarão mais confiantes para enfrentar os problemas que ocorrem inesperadamente.

Reduz custos

Conforme discutido anteriormente, um ataque aos seus sistemas de TI pode fazer com que as informações do cliente vazem. Isso seria uma violação grave do GDPR e poderia terminar com a empresa sendo processada. Se um plano de back-up fosse colocado em ação para combater tais ataques, isso reduziria custos financeiros como multas, ações judiciais, perda de clientes, substituição de equipamentos e assim por diante.

Garante a Continuidade do Negócio

Um plano de backup ajuda uma organização a se recuperar de um evento inesperado. Se houver menos tempo gasto na mitigação do problema, a empresa não será atingida por um enorme preço financeiro a pagar. Eventos inesperados que não podem ser resolvidos rapidamente drenam o tempo e as finanças de uma empresa e podem fazer com que uma organização eventualmente pare de operar.

O que é um processo de planejamento de contingência

Agora que respondemos “O que é um plano de contingência?” a próxima coisa a saber é qual é o processo envolvido na criação de um. Um processo de planejamento de contingência é o conjunto de etapas que são seguidas para criar um plano bem-sucedido e realista. Vejamos um exemplo de como você criaria o seu próprio.

Passo 1: Identificar quais são as funções-chave e críticas da organização. Pergunte a si mesmo “o negócio poderia lidar sem X,Y,Z?” Se a resposta for não, essas se tornam funções críticas de seus negócios.

Etapa 2: Depois de reconhecer as funções-chave da organização, você deve identificar os riscos que podem afetar as funções de negócios.

Passo 3: Agora que você conhece os riscos que podem ocorrer nas operações críticas de sua organização, você precisa priorizá-los com aqueles que têm maior probabilidade de ocorrer no topo e aqueles que têm uma probabilidade muito baixa de ocorrer na base.

Passo 4: Depois de identificar os riscos potenciais para o seu negócio, você pode começar a criar o próprio plano de contingência. Para cada risco que você detectou, você precisa ter um plano para combatê-lo.

Etapa 5: É importante especificar claramente quem está no comando se ocorrer um incidente e qual o papel exato que eles desempenharão ao nomear líderes para questões específicas. Isso garantirá que o procedimento seja executado sem problemas e não haverá confusão sobre quem faz o quê.

Passo 6: De que adianta um plano que não funciona? É vital que você faça uma análise do plano com todos os envolvidos na organização, especialmente executando cenários de alto risco. Isso permitirá que todos se sintam mais confiantes em seguir o plano de contingência em uma situação da vida real e também exporá quaisquer falhas no plano.

Passo 7: Não se esqueça do seu plano de contingência. As principais operações de uma organização podem mudar de tempos em tempos, portanto, seu plano de “back-up” deve mudar com ela e ser atualizado continuamente. Por exemplo, o impacto do Covid-19 teria sido adicionado aos planos de contingência de muitas organizações no início de 2020.

Fases de um Plano de Contingência

Ocorreu um incidente para o qual você preparou em seu plano de contingência. Aqui estão alguns passos a seguir para garantir que você aproveite ao máximo seu plano. Usaremos o exemplo de sistemas de TI quebrando devido a um ataque cibernético para demonstrar isso.

1. Notifique todos os membros da organização sobre o incidente que ocorreu. O banco de dados e os líderes da equipe de TI devem ser notificados primeiro para que possam começar a implementar o plano de contingência o mais rápido possível.
2. Todos os sistemas de TI devem ser atualizados e apoiados. Se a organização seguir rigorosamente o seu plano de contingência, o procedimento será muito mais rápido. A equipe de TI reinicializará os sistemas para que as operações voltem a funcionar.
3. O trabalho é retomado normalmente com menos interrupções causadas devido à eficiência do plano de contingência em vigor e perda mínima de trabalho nos sistemas de TI.
4. Depois que um plano de contingência foi colocado em prática na vida real, é importante revisar o que deu certo e o que precisa ser trabalhado no plano. Esta é a melhor maneira de identificar as melhorias necessárias e fazer alterações no plano. Neste exemplo, nem todos podem ter feito backup de seus computadores, portanto, perderam progresso e tempo na tentativa de recuperar seu trabalho. Para evitar isso no futuro, o gerenciamento deve garantir que um backup semanal seja feito nos sistemas.

Métricas do Plano de Contingência

As empresas utilizam diversos tipos de métricas para medir o tempo de recuperação em um momento inesperado. Duas das métricas mais utilizadas seriam RTO e RPO.

RTO -Recovery Time Objective - Essa métrica mede o tempo máximo que a organização deve levar para retomar as operações normais após um evento inesperado. Uma organização pode dar a si mesma um RTO por 10 horas para recuperar dados não críticos que foram perdidos, pois isso não tem um impacto sério nas operações do dia-a-dia dos negócios.

RPO - Objetivo do Ponto de Recuperação - Essa métrica permite que você veja a quantidade máxima de dados que sua organização pode perder sem que isso afete seus negócios. Uma organização pode se dar um RPO de 2 horas para recuperar dados importantes que foram sujeitos a um ataque cibernético, pois quanto mais tempo demorar, maior será o impacto que terá nos negócios.

Um plano de contingência é sem dúvida um trunfo inestimável para a sua organização. Eles podem ser demorados para fazer, mas quando feito corretamente, seu plano economizará tempo da sua organização no futuro, se ocorrer um evento inesperado. Se você usar seu plano ou não, será um investimento do qual você não se arrependerá.