Escolhendo o melhor CRM para sua pequena empresa - um guia para iniciantes

Publicados: 2022-02-27

Quando sua pequena empresa precisa de um CRM e por quê?

Se você é proprietário de uma pequena empresa, deve ter percebido que um ambiente de pequenas empresas está em constante mudança, dinâmico e desafiador.

Você também teria percebido que entender as necessidades dos clientes e melhorar as vendas é crucial para que sua pequena empresa não apenas cresça, mas até se sustente onde você está agora.

Cortar legumes requer uma faca e, da mesma forma, rastrear clientes e fatiar seus leads em potencial exigem uma ferramenta. Essa ferramenta é chamada de software de gerenciamento de relacionamento com o cliente ou simplesmente CRM.

Afinal, o que é CRM?

Se você acabou de iniciar, lançou seu primeiro produto ou está ocupado com o primeiro cliente, provavelmente não precisará de um CRM imediatamente. Nos estágios iniciais de sua jornada de 'pequena empresa', você não teria uma grande quantidade de dados de clientes e, portanto, pode usar outros métodos para gerenciá-los, por exemplo, usando planilhas, contatos telefônicos e assim por diante.

No entanto, quando você cruzou a primeira meta de ter um número considerável de vitórias iniciais e pronto para receber muitos novos clientes e prospects, é o momento perfeito para sua pequena empresa adotar um bom CRM.

Aumentar as vendas precisa de muito entusiasmo, energia e esforços. Precisa de uma boa ferramenta também. Ter um bom CRM pode ser uma benção e pode liberar tempo para você continuar se concentrando nos clientes e nas vendas.

Durante os estágios iniciais de crescimento e tração, o tempo é o recurso mais valioso que você pode dar a si mesmo. Qualquer investimento em ferramentas e processos que economize tempo contribuirá para o seu resultado final. CRM nesta fase pode ser de grande ajuda.

O que você deve procurar em um CRM?

Agora que você entende por que sua pequena empresa precisa de CRM, vamos ver como seria o melhor CRM para pequenas empresas.

Com uma ampla variedade de CRMs disponíveis no mercado, escolher o melhor CRM para sua pequena empresa pode ser uma decisão complicada e, por isso, temos o prazer de compartilhar este guia exclusivo com você.

Você pode encontrar muitas opções de CRM mais caras e caras com uma enorme lista de ofertas que prometem fornecer a lua. Mas lembre-se, um CRM é realmente valioso se você realmente o usar. Muitas empresas investem uma boa quantia de dinheiro e recursos em uma implantação de CRM, apenas para ver pouco ou nenhum uso da ferramenta posteriormente.

Vimos, com o tempo, que todos compramos alguma coisa, mas nunca acabamos usando – em casa e no escritório. CRM não deve cair nesta categoria.

Antes de escolher um CRM, é importante ter uma visão profunda do seu processo de vendas e ciclo de vendas e entender as necessidades do seu negócio. Anote os desafios que você deseja resolver usando um CRM e determine os recursos que são mais importantes para você, para seu processo de vendas e suas metas de negócios antes de clicar no botão 'comprar agora'.

Abaixo estão os 5 principais aspectos que você precisa revisar ao escolher um CRM para sua pequena empresa:

Fácil de usar
Fácil de aprender
Pode escalar rapidamente
Preço justo
Ótimo suporte ao cliente

1. Facilidade de uso:

Ao escolher um CRM fácil de usar, você garante a adesão de sua equipe de vendas. Quando um CRM é fácil de usar, sua equipe de vendas se sente confortável em usar a ferramenta e a usará em suas atividades diárias de vendas. Quando eles o usam em suas atividades diárias de vendas, sua produtividade aumenta e, consequentemente, as vendas.

Um CRM fácil de usar ajudará você a superar o problema inicial de convencer sua equipe de vendas de que eles precisam adotar um novo sistema ou uma ferramenta para seu trabalho.

Qualquer ferramenta de produtividade, incluindo um CRM, que você e sua equipe usam, deve facilitar o trabalho e não o contrário. Se o aprendizado de uma ferramenta em si leva tempo, isso representa uma barreira para adoção e uso rápidos. Um CRM intuitivo e fácil de aprender, por outro lado, facilita a navegação da sua equipe de vendas e abre caminho para o aumento das vendas.

2. Fácil de aprender:

Como uma pequena empresa, você e sua equipe não têm o tempo necessário ou a motivação necessária para serem treinados e usar o CRM recém-adquirido.

Você e sua equipe precisam de tempo para gerar novos leads, fechar mais negócios e não terão o luxo de investir tempo em longas sessões de treinamento.

Aprender e integrar um novo CRM deve ser um facilitador e não uma barreira para sua equipe de vendas.

Portanto, escolha um CRM que tenha uma interface de usuário intuitiva, que você e sua equipe de vendas possam aprender facilmente e começar a usar para as atividades diárias de vendas, imediatamente, sem gastar dias e semanas para integração e treinamento.

3. Pode escalar rapidamente:

Muitas pequenas empresas crescem rapidamente em ofertas, volume de vendas e clientes. O CRM que você escolheu também deve ser capaz de se adaptar e continuar a se adequar ao seu negócio à medida que ele cresce.

Dois aspectos que você precisa ter em mente são:

(a) o CRM deve ser capaz de escalar em termos de número de usuários, número de transações e fornecer uma boa resposta mesmo em um número elevado de transações

(b) o CRM deve ser capaz de fornecer recursos que você não precisa agora, mas você precisará deles quando o negócio crescer em um futuro próximo.

Sua empresa cresce com seus próprios desafios e um CRM bem escolhido facilita esse crescimento e permite uma colaboração perfeita entre as equipes de vendas, suporte ao cliente e marketing.

4. Preço justo:

O custo é realmente um elemento importante nos estágios iniciais do seu negócio.

Start-ups e pequenas empresas precisam ter cuidado com suas despesas para garantir que fundos suficientes estejam disponíveis para marketing e aumentar a base de clientes e dimensionar seus negócios.

Um CRM não é apenas uma despesa de negócios, mas um investimento de longo prazo.

Sendo uma pequena empresa, você não utilizará 60% dos recursos de ponta fornecidos por um CRM. Como resultado disso, você estará pagando por recursos que sua equipe de vendas pode não estar usando ou usando de forma eficaz.

A melhor coisa que você pode fazer é ter uma discussão detalhada com sua equipe de vendas, entender e agilizar o processo de vendas, identificar os problemas que você está tentando resolver, anotar quais recursos são absolutamente necessários e, em seguida, tomar uma decisão informada.

Como a maioria dos CRMs no mercado hoje está disponível com um período de teste gratuito, vá em frente e execute um teste ou um piloto com alguns CRMs adequados, juntamente com sua equipe de vendas.

No final das contas, você deve fazer uma análise completa de custo-benefício antes de decidir qual CRM atende melhor às suas necessidades. Calcule os custos e benefícios por um período de 3 a 5 anos e, em seguida, tome uma decisão informada. Invista em um CRM que você acredita ter um preço justo.

5. Ótimo suporte ao cliente:

Um ótimo suporte ao cliente é outro item caro que você deve procurar em um CRM.

Como sua pequena empresa tem poucos e 'sempre ocupados' membros da equipe, é bastante útil se a ferramenta que você usa oferece suporte e orientação suficientes para você começar a trabalhar sempre que qualquer problema ou problema for enfrentado.

Ao longo do caminho, você pode encontrar alguns problemas no produto e a equipe de suporte deve ser capaz de orientá-lo e fornecer o suporte técnico necessário, em vez de deixar você pesquisar no Google sua própria maneira de solucionar problemas.

Quais são os recursos obrigatórios em um CRM?

Além das coisas básicas que você procura em um CRM, existem alguns recursos que seu CRM deve ter para ajudar você e sua pequena empresa a crescer e alcançar novos patamares.

Com base no tamanho do seu negócio e no setor em que você atua, os recursos necessários podem variar. No entanto, abaixo estão os 10 principais recursos procurados e fundamentais em um CRM, que pequenas empresas como a sua precisariam

Conectividade do WhatsApp
Mensagens automáticas e SMS
Integração de leads do Facebook
Gerenciamento de equipe e acompanhamento de desempenho
Painel e análises abrangentes
Integração de e-mail
Recursos fáceis de configurar
Cotações e faturas
Anexos de arquivo
Vários métodos para capturar leads e clientes

1. Conectividade do WhatsApp:

Neste mundo em mudança, é importante que você se conecte com seus prospects e clientes usando um meio em que eles estejam ativos.

Atualmente, para qualquer empresa, incluindo pequenas empresas, o WhatsApp se tornou o meio de comunicação preferido.

Portanto, o CRM que você escolher deve ter a capacidade de permitir que você se conecte com seus clientes em potencial e clientes usando o WhatsApp.

Configurar modelos de mensagens do WhatsApp e permitir que você os escolha enquanto se conecta via WhatsApp será muito fácil para suas atividades diárias de vendas.

Além disso, muitas empresas recebem suas consultas de vendas por meio do WhatsApp. Um CRM que tenha o poder de capturar essas consultas do WhatsApp como leads e se conectar com elas rapidamente agregará mais valor ao seu processo de vendas diário e melhorará as vendas do seu negócio

2. Resposta rápida de leads por SMS e SMS automáticos:

É muito importante que você responda aos seus prospects e clientes na velocidade da luz. Responder a eles rapidamente melhora a confiança e a reputação do seu negócio.

Como nem sempre é possível que você tenha tempo e recursos suficientes para responder às perguntas e solicitações de seus clientes, um CRM que o capacite com recursos para responder automaticamente ao seu cliente por e-mail e mensagens de texto resolverá essa necessidade crítica e ser de grande ajuda.

3. Integração de leads no Facebook:

O CRM que você escolher para sua pequena empresa deve ter a capacidade de capturar os leads gerados a partir de seus anúncios de leads do Facebook. Um sistema que possa capturar automaticamente todas as consultas do Facebook e distribuí-las para sua equipe de vendas para acompanhamentos adicionais será uma economia de tempo e um aumento de produtividade perfeitos.

A resposta automática às consultas de leads do Facebook também ajudará na conexão rápida e melhores conversões de vendas.

4. Gestão de equipe:

Vendas, como outras funções de negócios, é um esporte de equipe.

Um CRM que você escolher precisa acomodar todos os membros da sua equipe de vendas e fornecer integração perfeita da equipe.

Um negócio pode ser executado de forma eficaz se todas as partes interessadas puderem ter acesso a uma visão geral de vendas de alto nível e também a insights de nível básico. Um CRM que você planeja comprar deve fornecer ambos,

Em uma pequena empresa, trazer todos os membros de sua equipe para uma única plataforma e fazer com que todos tenham acesso imediato a dados de leads, dados de clientes e análises é um fator chave para o sucesso das vendas. O CRM em que você está pensando deve fazer isso. Além disso, o CRM deve fornecer uma visão geral do desempenho da equipe de vendas e isso pode ajudar enquanto monitora a atividade de cada membro da equipe e mede seu desempenho.

5. Painel e análise abrangentes:

Um recurso chave de um CRM é mostrar os resultados do esforço de sua equipe e permitir que você visualize o progresso de seus negócios.

Com base no negócio ou setor do qual você faz parte, as métricas e análises podem variar, mas poucas das medidas são globais e comuns entre as empresas. Abaixo estão alguns exemplos dessas varas de medição.

Quantos prospects foram contatados? Qual produto ou serviço da minha empresa está ganhando mais interesse dos clientes em potencial? Quantos clientes ganhamos e perdemos? Qual é o resultado das ligações de acompanhamento feitas pela minha equipe? Quanto tempo cada membro da equipe investiu para falar com prospects e clientes? Quantos negócios foram fechados pela minha equipe, nos últimos 30 dias?

6. Integração de e-mail:

Se você tem centenas ou milhares de clientes em potencial e dados de clientes, não é praticamente possível que você e sua equipe liguem e se conectem com eles individualmente.

E, claro, chamadas frequentes também farão com que seus clientes em potencial se sintam desconfortáveis e é aí que a comunicação por e-mail ajuda. Portanto, certifique-se de que seu CRM seja capaz de fornecer uma solução de e-mail e recursos de integração de e-mail, pois pode ajudá-lo muito a nutrir, converter e conquistar novos clientes em potencial.

7. Fácil de configurar:

Mesmo que sua pequena empresa não precise de um CRM muito personalizado, um CRM que possa ser configurado para se adequar ao seu processo de vendas será útil.

Além disso, essas opções de personalização ou opções de configuração devem ser fáceis de fazer com menos treinamento ou suporte.

Poucas opções básicas de configuração incluem listar seus produtos, serviços e grupos de clientes. Também incluirá a configuração de estágios de lead ou cliente.

8. Cotações e faturas

O árduo esforço realizado para converter um cliente em potencial em cliente acaba em compartilhar uma cotação de preço ou estimativa de preço e depois uma fatura para que ele faça o pagamento.

O CRM que você planeja assinar, se estiver habilitado com recursos para gerar cotações de preços, orçamentos e faturas, tornará o processo de vendas fácil e rápido. Pode economizar tempo e melhorar a produtividade.

9. Anexos de arquivo

Sempre temos algumas coisas para associar a um cliente em potencial ou cliente. Pode ser um documento, ou imagem do escritório do cliente ou seus produtos ou até mesmo a gravação de uma conversa que você teve recentemente.

Um CRM deve fornecer uma maneira de adicionar, principalmente do celular, fotos, imagens, gravação de áudio e documentos.

Em vez de gerenciar os arquivos separadamente e rastreá-los, seria muito fácil se o seu CRM lhe permitisse armazenar e gerenciar todos os arquivos e rastrear o histórico de quais arquivos foram compartilhados com quem e quando.

10. Várias maneiras de capturar leads, prospects e clientes

O mundo está mudando e as formas como geramos leads também estão mudando rapidamente.

Anteriormente, as feiras costumavam ser a maior fonte de geração de leads e agora são as mídias sociais – Facebook, Instagram, Google, para citar alguns – onde muitas pequenas empresas estão gerando leads. Portanto, certifique-se de que o CRM que você escolher para o seu negócio seja capaz de capturar e gerenciar leads e clientes de uma ampla variedade de fontes, incluindo consultas a sites, chamadas telefônicas, WhatsApp, plataformas de listagem de terceiros, exposições e feiras, cartões de visita, telefonemas e outras fontes.