Choisir le meilleur CRM pour votre petite entreprise - Un guide pour débutants

Quand votre petite entreprise a-t-elle besoin d'un CRM et pourquoi ?

Si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise, vous auriez réalisé qu'un environnement de petite entreprise est en constante évolution, dynamique et stimulant.

Vous auriez également compris que la compréhension des besoins des clients et l'amélioration des ventes sont essentielles pour que votre petite entreprise non seulement se développe, mais même pour se maintenir là où vous en êtes actuellement.

Couper des légumes nécessite un couteau et, de la même manière, suivre les clients et trancher et couper en dés vos prospects potentiels nécessitent un outil. Cet outil s'appelle un logiciel de gestion de la relation client ou simplement un CRM.

Qu'est-ce que le CRM, au fait ?

Si vous venez de démarrer, de lancer votre premier produit ou d'être occupé à intégrer votre premier client, vous n'aurez probablement pas besoin d'un CRM tout de suite. Au tout début de votre parcours de « petite entreprise », vous n'auriez pas une grande quantité de données client et vous pouvez donc utiliser d'autres méthodes pour les gérer, par exemple en utilisant des feuilles de calcul, des contacts téléphoniques, etc.

Cependant, lorsque vous avez franchi le premier objectif d'avoir un nombre important de victoires initiales et que vous êtes prêt à accueillir beaucoup plus de nouveaux clients et prospects, c'est le moment idéal pour votre petite entreprise d'adopter un bon CRM.

L'augmentation des ventes nécessite beaucoup d'enthousiasme, d'énergie et d'efforts. Il faut aussi un bon outil. Avoir un bon CRM peut être une aubaine et peut vous libérer du temps pour continuer à vous concentrer sur les clients et les ventes.

Au cours des premières étapes de la croissance et de la traction, le temps est la ressource la plus précieuse que vous puissiez vous offrir. Tout investissement dans des outils et des processus permettant de gagner du temps contribuera à votre chiffre d'affaires et à votre résultat net. Le CRM à ce stade peut être d'une grande aide.

Que devez-vous rechercher dans un CRM ?

Maintenant que vous comprenez pourquoi votre petite entreprise a besoin d'un CRM, voyons à quoi ressemblerait un meilleur CRM pour petite entreprise.

Avec une large gamme de CRM disponibles sur le marché, choisir le meilleur CRM pour votre petite entreprise peut être une décision délicate et nous sommes donc heureux de partager ce guide exclusif avec vous.

Vous pouvez trouver de nombreuses options CRM plus chères et coûteuses avec une énorme liste d'offres promettant de fournir la lune. Mais n'oubliez pas qu'un CRM est vraiment utile si vous l'utilisez réellement. De nombreuses entreprises investissent beaucoup d'argent et de ressources dans un déploiement CRM, pour ne voir que peu ou pas d'utilisation de l'outil plus tard.

Nous avons vu qu'au fil du temps, nous achetons tous quelque chose, mais ne finissons jamais par l'utiliser - à la maison et au bureau. Le CRM ne devrait pas entrer dans cette catégorie.

Avant de choisir un CRM, il est important d'examiner en profondeur votre processus de vente et votre cycle de vente et de comprendre les besoins de votre entreprise. Notez les défis que vous souhaitez résoudre à l'aide d'un CRM et déterminez les fonctionnalités les plus importantes pour vous, pour votre processus de vente et vos objectifs commerciaux avant de cliquer sur le bouton "acheter maintenant".

Vous trouverez ci-dessous les 5 principaux aspects clés que vous devez examiner lors du choix d'un CRM pour votre petite entreprise :

1. Facilité d'utilisation
2. Facile à apprendre
3. Peut évoluer rapidement
4. Prix ​​raisonnable
5. Excellent support client

1. Facilité d'utilisation :

En choisissant un CRM facile à utiliser, vous vous assurez d'obtenir l'adhésion de votre équipe de vente. Lorsqu'un CRM est facile à utiliser, votre équipe de vente est à l'aise avec l'outil et l'utilisera dans ses activités de vente quotidiennes. Lorsqu'ils l'utilisent dans leurs activités de vente quotidiennes, leur productivité augmente et, par conséquent, les ventes.

Un CRM facile à utiliser vous aidera à surmonter le problème initial de convaincre votre équipe de vente qu'elle doit adopter un nouveau système ou un nouvel outil pour son travail.

Tout outil de productivité, y compris un CRM, que vous et votre équipe utilisez, devrait vous faciliter la tâche et non l'inverse. Si l'apprentissage d'un outil lui-même prend du temps, il constitue un obstacle à une adoption et une utilisation rapides. Un CRM facile à apprendre et intuitif, d'autre part, facilite la navigation de votre équipe de vente et ouvre la voie à l'augmentation des ventes.

2. Facile à apprendre :

En tant que petite entreprise, vous et votre équipe n'avez pas le temps nécessaire ni la motivation requise pour vous former et utiliser le CRM nouvellement acheté.

Vous et votre équipe avez besoin de temps pour générer de nouveaux prospects, remporter plus de contrats et vous n'aurez pas le luxe d'investir du temps dans de longues sessions de formation.

L'apprentissage et l'intégration d'un nouveau CRM devraient être un catalyseur et non un obstacle pour votre équipe de vente.

Alors, choisissez un CRM doté d'une interface utilisateur intuitive, que vous et votre équipe de vente pouvez facilement apprendre et commencer à utiliser pour les activités de vente quotidiennes, immédiatement, sans passer des jours et des semaines pour l'intégration et la formation.

3. Peut évoluer rapidement :

De nombreuses petites entreprises se développent rapidement en termes d'offres, de volume de ventes et de clients. Le CRM que vous avez choisi doit également être capable de s'adapter et de continuer à s'adapter à votre entreprise au fur et à mesure de sa croissance.

Deux aspects que vous devez garder à l'esprit sont :

(a) le CRM doit être capable d'évoluer en termes de nombre d'utilisateurs, de nombre de transactions et de fournir une bonne réponse même à un nombre élevé de transactions

(b) le CRM devrait pouvoir vous offrir des fonctionnalités dont vous n'avez pas besoin maintenant, mais dont vous aurez besoin lorsque l'entreprise se développera dans un proche avenir.

Votre entreprise évolue avec ses propres défis et un CRM bien choisi facilite cette croissance et permet une collaboration transparente entre les équipes de vente, de support client et de marketing.

4. Juste prix :

Le coût est vraiment un élément important dans les premières étapes de votre entreprise.

Les start-ups et les petites entreprises doivent faire attention à leurs dépenses afin de s'assurer que des fonds suffisants sont disponibles pour le marketing et pour développer la clientèle et faire évoluer votre entreprise.

Un CRM n'est pas seulement une dépense d'entreprise mais un investissement à long terme.

En tant que petite entreprise, vous n'utiliserez pas 60 % des fonctionnalités haut de gamme fournies par un CRM. En conséquence, vous paierez pour des fonctionnalités que votre équipe de vente n'utilisera peut-être pas efficacement ou n'utilisera peut-être pas du tout.

La meilleure chose à faire est d'avoir une discussion détaillée avec votre équipe de vente, de comprendre et de rationaliser le processus de vente, d'identifier les problèmes que vous essayez de résoudre, de noter les fonctionnalités dont vous avez absolument besoin, puis de prendre une décision éclairée.

Comme la plupart des CRM sur le marché aujourd'hui sont disponibles avec une période d'essai gratuite, lancez-vous et lancez un essai ou un pilote avec quelques CRM appropriés, avec votre équipe de vente.

En fin de compte, vous devez effectuer une analyse coûts-avantages approfondie avant de décider quel CRM répond le mieux à vos besoins. Évaluez les coûts et les avantages pour une période de 3 à 5 ans, puis prenez une décision éclairée. Investissez dans un CRM qui, selon vous, est à un prix raisonnable.

5. Excellent support client :

Un excellent support client est un autre élément important que vous devriez rechercher dans un CRM.

Étant donné que votre petite entreprise compte peu de membres d'équipe "toujours occupés", il est très utile que l'outil que vous utilisez offre une assistance et des conseils suffisants pour que vous soyez opérationnel chaque fois qu'un problème ou un problème survient.

En cours de route, vous pourriez rencontrer des problèmes dans le produit et l'équipe d'assistance devrait être en mesure de vous guider et de vous fournir l'assistance technique requise au lieu de vous laisser rechercher votre propre méthode de dépannage sur Google.

Quelles sont les fonctionnalités indispensables dans un CRM ?

Outre les éléments de base que vous recherchez dans un CRM, il y a quelques fonctionnalités que votre CRM doit avoir pour vous aider, vous et votre petite entreprise, à croître et à atteindre de nouveaux sommets.

En fonction de la taille de votre entreprise et de votre secteur d'activité, les fonctionnalités dont vous avez besoin peuvent varier. Cependant, vous trouverez ci-dessous les 10 fonctionnalités les plus recherchées et fondamentales dans un CRM, dont les petites entreprises comme la vôtre auraient besoin

1. Connectivité WhatsApp
2. SMS et SMS automatiques
3. Intégration des leads Facebook
4. Gestion d'équipe et suivi des performances
5. Tableau de bord et analyses complets
6. Intégration des e-mails
7. Fonctionnalités faciles à configurer
8. Devis et Factures
9. Fichiers joints
10. Plusieurs méthodes pour capturer des prospects et des clients

1. Connectivité WhatsApp :

Dans ce monde en mutation, il est important que vous vous connectiez avec vos prospects et clients en utilisant un média dans lequel ils sont actifs.

Actuellement, pour toute entreprise, y compris les petites entreprises, WhatsApp est devenu le moyen de communication préféré.

Par conséquent, le CRM que vous choisissez doit avoir la capacité de vous permettre de vous connecter avec vos prospects et clients à l'aide de WhatsApp.

Configurer des modèles de messages WhatsApp et vous permettre de les choisir lors de la connexion via WhatsApp sera un jeu d'enfant pour vos activités de vente quotidiennes.

En outre, de nombreuses entreprises reçoivent leurs demandes de vente via WhatsApp. Un CRM qui a le pouvoir de capturer ces demandes WhatsApp en tant que prospects et de s'y connecter rapidement ajoutera plus de valeur à votre processus de vente quotidien et améliorera les ventes de votre entreprise.

2. Réponse rapide au prospect par SMS automatique et SMS :

Il est très important que vous répondiez à vos prospects et clients à la vitesse de la lumière. Y répondre améliore rapidement la confiance et la réputation de votre entreprise.

Comme il n'est pas possible à chaque fois que vous disposiez de suffisamment de temps et de ressources pour répondre aux demandes et demandes de vos clients, un CRM qui vous permet de répondre automatiquement à votre client par e-mail et SMS résoudra ce besoin critique et être d'une grande aide.

3. Intégration des prospects Facebook :

Le CRM que vous choisissez pour votre petite entreprise doit avoir la capacité de capturer les prospects générés à partir de vos publicités à formulaire Facebook. Un système capable de capturer automatiquement chaque demande de Facebook et de la distribuer à votre équipe de vente pour un suivi ultérieur, sera un gain de temps et un accélérateur de productivité parfaits.

La réponse automatique aux demandes de renseignements sur Facebook contribuera également à une connexion rapide et à de meilleures conversions de ventes.

4. Gestion d'équipe :

La vente, comme les autres fonctions commerciales, est un sport d'équipe.

Un CRM que vous choisissez doit accueillir tous les membres de votre équipe de vente et assurer une intégration parfaite de l'équipe.

Une entreprise peut être gérée efficacement si chaque partie prenante peut avoir accès à une vue d'ensemble des ventes de haut niveau ainsi qu'à des informations de base. Un CRM que vous envisagez d'acheter doit fournir ces deux éléments,

Dans une petite entreprise, réunir tous les membres de votre équipe sur une plate-forme unique et permettre à chacun d'accéder immédiatement aux données sur les prospects, aux données clients et aux analyses est un facteur clé du succès des ventes. Le CRM auquel vous pensez devrait faire cela. De plus, le CRM devrait fournir un aperçu des performances de l'équipe de vente, ce qui peut aider à surveiller l'activité de chaque membre de l'équipe et à mesurer leurs performances.

5. Tableau de bord et analyses complets :

Une capacité clé d'un CRM est de vous montrer les résultats des efforts de votre équipe et de vous permettre de visualiser les progrès de votre entreprise.

En fonction de l'entreprise ou de l'industrie dont vous faites partie, les mesures et les analyses peuvent varier, mais peu de bâtons de mesure sont mondiaux et communs à toutes les entreprises. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de ces bâtons de mesure.

Combien de prospects ont été contactés ? Quel produit ou service de mon entreprise suscite le plus d'intérêt auprès des prospects ? Combien de clients avons-nous gagnés et perdus ? Quel est le résultat des appels de suivi effectués par mon équipe ? Combien de temps chaque membre de l'équipe a-t-il investi pour parler aux prospects et aux clients ? Combien d'offres ont été conclues par mon équipe au cours des 30 derniers jours ?

6. Intégration des e-mails :

Si vous avez des centaines ou des milliers de prospects et de données clients, il n'est pratiquement pas possible pour vous et votre équipe de les appeler et de les contacter individuellement.

Et bien sûr, des appels fréquents mettront également vos prospects mal à l'aise et c'est là que la communication par e-mail aide. Assurez-vous donc que votre CRM est capable de vous fournir une solution d'e-mailing et des capacités d'intégration d'e-mails, car il peut grandement vous aider à nourrir, convertir et gagner de nouveaux prospects.

7. Facile à configurer :

Même si votre petite entreprise n'a pas besoin d'un CRM très personnalisé, un CRM qui peut être configuré pour s'adapter à votre processus de vente sera utile.

De plus, ces options de personnalisation ou options de configuration doivent être faciles à réaliser avec moins de formation ou d'assistance.

Peu d'options de configuration de base incluent la liste de vos produits, services et groupes de clients. Il comprendra également la configuration des étapes de prospect ou de client.

8. Devis et factures

Le dur effort effectué pour convertir un prospect en client se termine finalement par le partage d'un devis ou d'une estimation de prix et plus tard d'une facture pour qu'il effectue le paiement.

Le CRM auquel vous envisagez de vous abonner, s'il est activé avec des fonctionnalités permettant de générer des devis, des estimations et des factures, rendra le processus de vente facile et rapide. Cela peut faire gagner du temps et améliorer la productivité.

9. Fichiers joints

Nous avons toujours peu de choses à associer à un prospect ou à un client. Il peut s'agir d'un document ou d'une image du bureau du client ou de ses produits ou même de l'enregistrement d'une conversation que vous avez eue récemment.

Un CRM doit fournir un moyen d'ajouter, en particulier à partir d'un mobile, des photos, des images, des enregistrements audio et des documents.

Au lieu de gérer les fichiers séparément et de les suivre, ce serait un jeu d'enfant si votre CRM vous permettait de stocker et de gérer tous les fichiers et de suivre l'historique des fichiers partagés avec qui et quand.

10. Plusieurs façons de capturer des prospects, des prospects et des clients

Le monde change et les façons dont nous générons des prospects changent également rapidement.

Auparavant, les salons professionnels étaient la plus grande source de génération de prospects et maintenant ce sont les médias sociaux - Facebook, Instagram, Google pour n'en nommer que quelques-uns - où de nombreuses petites entreprises génèrent des prospects. Assurez-vous donc que le CRM que vous choisissez pour votre entreprise est capable de capturer et de gérer les prospects et les clients à partir d'un large éventail de sources, y compris les demandes de renseignements sur le site Web, les appels téléphoniques, WhatsApp, les plateformes de référencement tierces, les expositions et les salons professionnels, les cartes de visite, les appels téléphoniques. et d'autres sources.