Elegir el mejor CRM para su pequeña empresa: una guía para principiantes
Publicado: 2022-02-27
¿Cuándo necesita su pequeña empresa un CRM y por qué?
Si es propietario de una pequeña empresa, se habrá dado cuenta de que el entorno de una pequeña empresa es cambiante, dinámico y desafiante.
También se habría dado cuenta de que comprender las necesidades de los clientes y mejorar las ventas es crucial para que su pequeña empresa no solo crezca, sino incluso para mantenerse donde está ahora.
Cortar verduras requiere un cuchillo y, de manera similar, rastrear a los clientes y rebanar y cortar en cubitos a sus posibles clientes potenciales requiere una herramienta. Esta herramienta se llama software de gestión de relaciones con los clientes o simplemente CRM.
¿Qué es CRM, por cierto?
Si acaba de comenzar, lanzó su primer producto o está ocupado incorporando a su primer cliente, probablemente no necesite un CRM de inmediato. En las primeras etapas de su viaje de 'pequeña empresa', no tendría una gran cantidad de datos de clientes y, por lo tanto, puede usar otros métodos para administrarlos, por ejemplo, usando hojas de cálculo, contactos telefónicos, etc.
Sin embargo, cuando haya cruzado el primer objetivo de tener una cantidad considerable de victorias iniciales y esté listo para dar la bienvenida a muchos más clientes y prospectos nuevos, es el momento perfecto para que su pequeña empresa adopte un buen CRM.
Aumentar las ventas requiere mucho entusiasmo, energía y esfuerzos. Necesita una buena herramienta también. Tener un buen CRM puede ser una bendición y puede liberar tiempo para que continúe enfocándose en los clientes y las ventas.
Durante las primeras etapas de crecimiento y tracción, el tiempo es el recurso más valioso que puedes regalarte. Cualquier inversión en herramientas y procesos que ahorre tiempo contribuirá a sus ganancias y ganancias. CRM en esta etapa puede ser de gran ayuda.
¿Qué debes buscar en un CRM?
Ahora que comprende por qué su pequeña empresa necesita CRM, veamos cómo sería el mejor CRM para pequeñas empresas.
Con una amplia gama de CRM disponibles en el mercado, elegir el mejor CRM para su pequeña empresa puede ser una decisión complicada y, por lo tanto, nos complace compartir esta guía exclusiva con usted.
Puede encontrar muchas opciones de CRM más caras y costosas con una enorme lista de ofertas que prometen proporcionar la luna. Pero recuerde, un CRM es realmente valioso si realmente lo usa. Muchas empresas invierten una buena cantidad de dinero y recursos en una implementación de CRM, solo para ver un uso escaso o nulo de la herramienta más adelante.
Hemos visto, con el tiempo, que todos compramos algo, pero nunca terminamos usándolo, en casa y en la oficina. CRM no debe caer en esta categoría.
Antes de elegir un CRM, es importante analizar en profundidad su proceso de ventas y su ciclo de ventas y comprender las necesidades de su negocio. Escriba los desafíos que desea resolver con un CRM y determine las características que son más importantes para usted, para su proceso de ventas y sus objetivos comerciales antes de hacer clic en el botón 'comprar ahora'.
A continuación se encuentran los 5 aspectos clave principales que debe revisar al elegir un CRM para su pequeña empresa:
- Facilidad de uso
- Fácil de aprender
- Puede escalar rápidamente
- Precio razonable
- Gran atención al cliente
1. Facilidad de uso:
Al elegir un CRM fácil de usar, se asegura de obtener la aceptación de su equipo de ventas. Cuando un CRM es fácil de usar, su equipo de ventas se siente cómodo usando la herramienta y la usarán en sus actividades de ventas diarias. Cuando lo usan en sus actividades de ventas diarias, su productividad aumenta y, por lo tanto, las ventas.
Un CRM fácil de usar lo ayudará a superar el problema inicial de convencer a su equipo de ventas de que necesitan adoptar un nuevo sistema o una herramienta para su trabajo.
Cualquier herramienta de productividad, incluido un CRM, que usted y su equipo utilicen, debería facilitar el trabajo y no al revés. Si el aprendizaje de una herramienta en sí lleva tiempo, entonces representa una barrera para su rápida adopción y uso. Un CRM intuitivo y fácil de aprender, por otro lado, facilita la navegación de su equipo de ventas y allana el camino para aumentar las ventas.
2. Fácil de aprender:
Como pequeña empresa, usted y su equipo no tienen el tiempo necesario ni la motivación requerida para capacitarse y utilizar CRM recién adquirido.
Usted y su equipo necesitan tiempo para generar nuevos clientes potenciales, ganar más acuerdos y no podrán darse el lujo de invertir tiempo en largas sesiones de capacitación.
Aprender e incorporar un nuevo CRM debe ser un factor facilitador y no una barrera para su equipo de ventas.
Por lo tanto, elija un CRM que tenga una interfaz de usuario intuitiva, que usted y su equipo de ventas puedan aprender fácilmente y comenzar a usar para las actividades de ventas diarias, de inmediato, sin pasar días y semanas para la incorporación y la capacitación.
3. Puede escalar rápidamente:
Muchas pequeñas empresas crecen rápidamente en cuanto a ofertas, volumen de ventas y clientes. El CRM que ha elegido también debe ser capaz de adaptarse y seguir ajustándose a su negocio a medida que crece.
Dos aspectos que debes tener en cuenta son:
(a) el CRM debe poder escalar en términos de número de usuarios, número de transacciones y proporcionar una buena respuesta incluso en un número elevado de transacciones
(b) el CRM debería poder brindarle funciones que no necesita ahora, pero las necesitará cuando el negocio crezca en el futuro cercano.
Su negocio crece con sus propios desafíos y un CRM bien elegido facilita este crecimiento y permite una colaboración fluida entre los equipos de ventas, atención al cliente y marketing.
4. Precio justo:
El costo es realmente un elemento importante en las primeras etapas de su negocio.
Las nuevas empresas y las pequeñas empresas deben tener cuidado con sus gastos para garantizar que haya suficientes fondos disponibles para la comercialización y para hacer crecer la base de clientes y escalar su negocio.
Un CRM no es solo un gasto comercial sino una inversión a largo plazo.
Al ser una pequeña empresa, no utilizará el 60 % de las funciones de gama alta proporcionadas por un CRM. Como resultado, pagará por características que su equipo de ventas puede no estar usando de manera efectiva o no usar en absoluto.
Lo mejor que puede hacer es tener una discusión detallada con su equipo de ventas, comprender y optimizar el proceso de ventas, identificar los problemas que está tratando de resolver, anotar qué funciones necesita absolutamente y luego tomar una decisión informada.
Como la mayoría de los CRM en el mercado actual están disponibles con un período de prueba gratuito, continúe y ejecute una prueba o un piloto con algunos CRM adecuados, junto con su equipo de ventas.
Al final del día, debe realizar un análisis exhaustivo de costo-beneficio antes de decidir qué CRM se adapta mejor a sus necesidades. Calcule los costos y beneficios para un período de 3 a 5 años y luego tome una decisión informada. Invierta en un CRM que crea que tiene un precio justo.
5. Excelente atención al cliente:
La excelente atención al cliente es otro elemento importante que debe buscar en un CRM.
Dado que su pequeña empresa tiene pocos miembros del equipo y "siempre ocupados", es muy útil si la herramienta que utiliza ofrece suficiente soporte y orientación para que pueda ponerse en marcha cada vez que se enfrente a cualquier problema.
En el camino, podría encontrarse con algunos problemas en el producto y el equipo de soporte debería poder guiarlo y brindarle el soporte técnico requerido en lugar de dejar que busque en Google su propia forma de solucionar problemas.
¿Cuáles son las características imprescindibles en un CRM?
Además de las cosas básicas que busca en un CRM, hay algunas características que su CRM debe tener para ayudarlo a usted y a su pequeña empresa a crecer y alcanzar nuevas alturas.
Según el tamaño de su negocio y la industria en la que se encuentre, las características que necesita pueden variar. Sin embargo, a continuación se encuentran las 10 características más buscadas y fundamentales en un CRM, que las pequeñas empresas como la suya necesitarían.
- Conectividad de WhatsApp
- Mensajes de texto automáticos y SMS
- Integración de clientes potenciales de Facebook
- Gestión de equipos y seguimiento del rendimiento.
- Panel de control y análisis completos
- Integración de correo electrónico
- Funciones fáciles de configurar
- Cotizaciones y Facturas
- Archivos adjuntos
- Múltiples métodos para captar prospectos y clientes
1. Conectividad de WhatsApp:
En este mundo cambiante, es importante que te conectes con tus prospectos y clientes utilizando un medio en el que estén activos.
Actualmente, para cualquier negocio, incluidas las pequeñas empresas, WhatsApp se ha convertido en el medio de comunicación preferido.
Por lo tanto, el CRM que elija debe tener la capacidad de permitirle conectarse con sus clientes potenciales y clientes mediante WhatsApp.
Configurar plantillas de mensajes de WhatsApp y permitirle elegirlas mientras se conecta a través de WhatsApp será muy fácil para sus actividades de ventas diarias.
Además, muchas empresas reciben sus consultas de ventas a través de WhatsApp. Un CRM que tenga el poder de capturar esas consultas de WhatsApp como clientes potenciales y conectarse con ellos rápidamente agregará más valor a su proceso de ventas diario y mejorará las ventas de su negocio.
2. Respuesta rápida de clientes potenciales mediante mensajes de texto automáticos y SMS:
Es muy importante que responda a sus prospectos y clientes a la velocidad de la luz. Responderles rápidamente mejora la confianza y la reputación de su empresa.
Como no es posible cada vez que tenga suficiente tiempo y recursos para responder a las consultas y solicitudes de sus clientes, un CRM que le permita responder automáticamente a su cliente por correo electrónico y mensajes de texto resolverá esta necesidad crítica y lo hará. ser de gran ayuda
3. Integración de clientes potenciales de Facebook:
El CRM que elija para su pequeña empresa debe tener la capacidad de capturar los clientes potenciales generados a partir de sus anuncios de clientes potenciales de Facebook. Un sistema que pueda capturar automáticamente todas y cada una de las consultas de Facebook y distribuirlas a su equipo de ventas para un seguimiento posterior, será un ahorro de tiempo perfecto y un potenciador de la productividad.
La respuesta automática a las consultas de clientes potenciales de Facebook también ayudará a una conexión rápida y mejores conversiones de ventas.
4. Gestión de equipos:
Las ventas, como otras funciones comerciales, son un deporte de equipo.
Un CRM que elija debe acomodar a todos los miembros de su equipo de ventas y proporcionar una integración perfecta del equipo.
Un negocio se puede administrar de manera efectiva si cada parte interesada puede obtener acceso a una descripción general de ventas de alto nivel y también a información de nivel básico. Un CRM que planee comprar debe proporcionar ambos,
En una pequeña empresa, reunir a todos los miembros de su equipo en una sola plataforma y hacer que todos tengan acceso inmediato a datos de clientes potenciales, datos de clientes y análisis es un factor clave para el éxito de las ventas. El CRM en el que está pensando debería hacer esto. Además, el CRM debería proporcionar una visión general del rendimiento del equipo de ventas y esto puede ayudar al monitorear la actividad de cada miembro del equipo y medir su rendimiento.
5. Panel de control y análisis completos:
Una capacidad clave de un CRM es mostrarle los resultados del esfuerzo de su equipo y permitirle visualizar el progreso de su negocio.
Según el negocio o la industria de la que sea parte, las métricas y los análisis pueden variar, pero pocas de las varas de medición son globales y comunes en todas las empresas. A continuación se muestran algunos ejemplos de estas varas de medir.
¿Cuántos prospectos han sido contactados? ¿Qué producto o servicio de mi negocio está ganando más interés de los prospectos? ¿Cuántos clientes ganamos y perdimos? ¿Cuál es el resultado de las llamadas de seguimiento realizadas por mi equipo? ¿Cuánto tiempo invirtió cada miembro del equipo en hablar con clientes potenciales y clientes? ¿Cuántas negociaciones ha cerrado mi equipo en los últimos 30 días?
6. Integración de correo electrónico:
Si tiene cientos o miles de prospectos y datos de clientes, no es prácticamente posible que usted y su equipo llamen y se conecten con ellos individualmente.
Y, por supuesto, las llamadas frecuentes también harán que sus prospectos se sientan incómodos y ahí es donde ayuda la comunicación por correo electrónico. Por lo tanto, asegúrese de que su CRM sea capaz de brindarle una solución de correo electrónico y capacidades de integración de correo electrónico, ya que puede ayudarlo en gran medida a nutrir, convertir y ganar nuevos prospectos.
7. Fácil de configurar:
Incluso si su pequeña empresa no necesita un CRM muy personalizado, será útil un CRM que pueda configurarse para adaptarse a su proceso de ventas.
Además, estas opciones de personalización u opciones de configuración deberían ser fáciles de realizar con menos capacitación o soporte.
Algunas opciones básicas de configuración incluyen enumerar sus productos, servicios y grupos de clientes. También incluirá la configuración de etapas de prospectos o clientes.
8. Cotizaciones y Facturas
El arduo esfuerzo realizado para convertir un prospecto en un cliente finalmente termina en compartirles una cotización o estimación de precios y luego una factura para que realicen el pago.
El CRM al que planea suscribirse, si está habilitado con funciones para generar cotizaciones de precios, estimaciones y facturas, hará que el proceso de venta sea fácil y rápido. Puede ahorrar tiempo y mejorar la productividad.
9. Archivos adjuntos
Siempre tenemos algunas cosas que asociar con un cliente potencial o potencial. Puede ser un documento, una imagen de la oficina del cliente o sus productos o incluso la grabación de una conversación que tuvo recientemente.
Un CRM debe proporcionar una forma de agregar, especialmente desde el móvil, fotografías, imágenes, grabaciones de audio y documentos.
En lugar de administrar los archivos por separado y rastrearlos, sería muy fácil si su CRM le permite almacenar y administrar todos los archivos y rastrear el historial de qué archivos se compartieron con quién y cuándo.
10. Múltiples formas de capturar clientes potenciales, prospectos y clientes
El mundo está cambiando y las formas en que generamos clientes potenciales también están cambiando rápidamente.
Anteriormente, las ferias comerciales solían ser la mayor fuente de generación de prospectos y ahora son las redes sociales (Facebook, Instagram, Google, por nombrar algunas) donde muchas pequeñas empresas están generando prospectos. Así que asegúrese de que el CRM que elija para su negocio sea capaz de capturar y administrar clientes potenciales y clientes de una amplia gama de fuentes, incluidas consultas en el sitio web, llamadas telefónicas, WhatsApp, plataformas de listado de terceros, exposiciones y ferias comerciales, tarjetas de presentación, llamadas telefónicas y otras fuentes.