5 scripts de lembrete de compromisso eficazes para reduzir os não comparecimentos

Se você trabalha na área de saúde, sabe como é importante fazer com que os pacientes compareçam às consultas. Caso contrário, é uma situação sem saída para todos os envolvidos.

Quando os pacientes faltam às consultas:

• Você perde tempo e perde a receita garantida.
• Os membros de sua equipe deixam tarefas importantes pendentes para jogar o telefonema com o paciente.
• O paciente perde a oportunidade de melhorar logo.

Por outro lado, fazer chamadas telefônicas de confirmação e lembrete de agendamento reduz o não comparecimento, aumenta a receita e a produtividade do escritório e melhora o envolvimento e a satisfação do paciente.

O que é um telefonema de confirmação de compromisso?

Um telefonema de confirmação de consulta envolve um humano (ou sistema automatizado) lembrando o paciente de sua consulta recebida pelo telefone. Pense nisso como um lembrete educado para ajudar os pacientes a se lembrarem dos compromissos que marcaram com sua empresa.

Os benefícios de fazer chamadas de lembrete de compromisso

No mundo de hoje, as pressões contínuas da vida diária e a sobrecarga de informações facilitam o esquecimento dos pacientes. De fato, estudos sugerem que o cérebro humano médio esquece 50% das informações em uma hora, 70% em 24 horas e 90% em uma semana.

Claramente, todos nós precisamos de uma ajudinha para lembrar.

Se você precisar de mais motivação para fazer ligações de lembrete de compromissos, aqui estão algumas vantagens importantes:

Produtividade de escritório melhorada

Você provavelmente tem sua equipe entrando em contato com pacientes que estão atrasados ​​para seus compromissos. Isso ocupa uma quantidade significativa de tempo que eles poderiam ter gasto em tarefas mais produtivas.

A confirmação da consulta e as chamadas de lembrete ajudam a agilizar o agendamento da consulta do paciente e garantem que a próxima consulta esteja no topo das mentes dos pacientes. Em vez de perder tempo rastreando pacientes, os membros de sua equipe (e você) podem se concentrar em tarefas de escritório mais produtivas.

Não comparecimento reduzido

O motivo comum de não comparecimento é o paciente esquecer que tem uma consulta ou que não pode comparecer devido a uma emergência. De qualquer forma, isso custa tempo e dinheiro.

As chamadas telefônicas de lembrete de compromisso ajudam a reduzir os não comparecimentos, lembrando os pacientes de limpar sua agenda para as próximas sessões. Se eles não puderem marcar sua consulta, eles podem reagendar para outro dia, dando a você tempo suficiente para agendar outro paciente e evitar perda de receita.

Maior envolvimento do paciente

Os lembretes de consultas aumentam a probabilidade de os pacientes fazerem suas consultas. Por sua vez, isso os tornará mais engajados e ativamente envolvidos em cuidar de si mesmos e agendar visitas de acompanhamento.

Aumento da receita

A redução de no-shows, o aumento da produtividade do escritório e o maior envolvimento do paciente contribuem para mais receita para o seu negócio. Caso contrário, você terá falhas em suas agendas que causarão perda de receita. Os lembretes de compromissos ajudam a preencher essas lacunas.

Como um script de lembrete de compromisso ajuda

Há uma linha tênue entre lembretes de compromisso úteis e educados que seus pacientes apreciam e mensagens fortes e irritantes que eles não gostam. Seguir um script de lembrete de compromisso garante que seus lembretes de telefone favoreçam o lado anterior.

Veja como:

• Um script de lembrete de compromisso mantém sua mensagem consistente . Independentemente de você ser uma equipe de um ou dez, a abordagem da sua empresa de saúde em relação aos pacientes será consistente e educada.
• Com um script de lembrete de compromisso em mãos, é menos provável que sua equipe saia pela tangente ou tenha silêncios constrangedores . Você terá pontos de conversa específicos definidos, com início, meio e fim claros, tornando a ligação curta e direta.
• Um script de lembrete de compromisso pode ajudar a reduzir o atrito para sua equipe , que provavelmente já tem cargas de trabalho completas.

Práticas recomendadas de script de lembrete de compromisso

Scripts de confirmação de compromisso e modelos de lembrete funcionam melhor quando os mantêm profissionais e pessoais.

Aqui estão algumas práticas recomendadas para ajudá-lo a maximizar seu impacto:

Nunca se esqueça de personalizar

A personalização é importante para todos os tipos de marketing, e as confirmações e lembretes de compromissos não são exceção. Comece usando o nome correto do seu paciente (você também pode adicionar títulos formais e sobrenomes) para que ele saiba que a consulta é para ele e faça com que ele se sinta valorizado.

Apresente-se corretamente

Só porque um paciente marcou uma consulta com você não significa que ele se lembrará de você ou do nome da sua clínica apenas pelo telefonema. Sempre apresente-se e apresente o nome do seu consultório médico, para que o paciente possa reconhecê-lo facilmente e seja menos provável que desista de suas ligações.

Mencione e confirme detalhes importantes

Certifique-se de incluir informações vitais, mesmo se for um paciente existente. Isso inclui a data, hora, local e detalhes do que levar (por exemplo, você pode lembrá-los de levar um documento importante ou uma máscara).

Use um tom amigável

O bom dos telefonemas de confirmação de compromisso é que você pode torná-los mais agradáveis ​​e amigáveis. Sempre use um tom profissional e educado e lembre-se: tudo o que você diz reflete sua marca.

5 Exemplos de scripts de chamada de confirmação de compromisso

Um telefonema de confirmação de compromisso é tão bom quanto o script que ele usa. Aqui estão cinco scripts de chamada de confirmação de compromisso que aplicam as práticas recomendadas acima que você pode roubar:

1. “ Olá, aqui é ( Nome do Funcionário ) em ( Nome da Clínica ) ligando para confirmar uma consulta para ( Nome Completo do Paciente ) em ( Data ) às ( Hora ) com (Nome Completo do Médico). Você vai conseguir fazer o seu agendamento? Se você precisar reagendar, por favor me avise o quanto antes. Obrigada!"

2. “Bom Dia/Tarde/Noite, aqui é ( Nome da Enfermeira ) ligando de ( Nome da Clínica ). Sou a enfermeira de ( Nome Completo do Médico ) e quero confirmar sua consulta em ( Data ) às ( Hora ). Este tempo ainda funciona para você?”

3. “Olá ( Nome do Paciente ), sua consulta para ( Data ) às ( Hora ) com ( Nome Completo do Médico ) está confirmada. Chegue com 10 minutos de antecedência, pois você terá que se registrar na recepção. Você também precisará levar seus ( Documentos e relatórios necessários ). Estamos ansiosos para te ver!"

4. “Olá, ( Nome do Paciente ). Este é um lembrete amigável sobre sua consulta amanhã às ( Horário ) com ( Nome completo do médico ) em ( Nome da clínica ), localizado em ( Endereço da clínica ) Se você precisar fazer alguma alteração em sua consulta, ligue para ( Número do escritório) ) . Obrigada!"

5. “Olá, aqui é ( Nome do Funcionário) em ( Nome da Clínica ). Estamos ligando para lembrar ( Nome do paciente ) que eles estão em dia com ( Nome do exame de rotina/Motivo da consulta). Eu só quero confirmar se você pode marcar sua consulta em ( Data ) às ( Hora ) com ( Nome Completo do Médico ). Por favor, deixe-me saber se você gostaria de reagendar em uma data posterior.”

…Ou você pode enviar textos de lembrete de compromisso

Se fazer chamadas telefônicas parecer tedioso, considere enviar lembretes de texto de agendamento para os pacientes. Com textos com uma taxa média de abertura de 98%, eles também são mais propensos a ler um texto do que responder a um e-mail ou atender um telefonema.

As coisas ficam ainda melhores: com o SimpleTexting, você pode automatizar seus lembretes de consultas para enviar a mensagem certa na hora certa aos pacientes, graças à nossa enorme biblioteca de integrações. Experimente nossa plataforma gratuitamente por 14 dias para ver como pode ser fácil automatizar os textos de lembretes de compromissos.