No-Show'ları Azaltmak için 5 Etkili Randevu Hatırlatma Komut Dosyası

Sağlık sektöründeyseniz, hastaların randevularına gelmelerini sağlamanın ne kadar önemli olduğunu bilirsiniz. Aksi takdirde, dahil olan herkes için kazanılamaz bir durum.

Hastalar randevularını kaçırdıklarında:

• Zaman kaybedersiniz ve garantili geliri kaçırırsınız.
• Personeliniz, hastayla telefon etiketi oynamak için bekleyen önemli görevleri bırakır.
• Hasta kısa sürede iyileşme fırsatını kaybeder.

Öte yandan, randevu teyidi ve hatırlatma telefon görüşmeleri yapmak, gelmemeyi azaltır, geliri ve ofis verimliliğini artırır ve hasta katılımını ve memnuniyetini artırır.

Randevu Onay Telefon Görüşmesi Nedir?

Randevu teyit telefon görüşmesi, hastaya gelen randevusunu telefon üzerinden hatırlatan bir insan (veya otomatik sistem) içerir. Hastaların işinizle yaptıkları randevuları hatırlamalarına yardımcı olmak için kibar bir hatırlatma olarak düşünün.

Randevu Hatırlatma Çağrısı Yapmanın Faydaları

Günümüz dünyasında, günlük hayatın devam eden baskıları ve aşırı bilgi yüklemesi hastaların unutmasını kolaylaştırmaktadır. Aslında, araştırmalar ortalama bir insan beyninin bilginin %50'sini bir saat içinde, %70'ini 24 saatte ve %90'ını bir haftada unuttuğunu gösteriyor.

Açıkçası, hepimizin hatırlama konusunda biraz yardıma ihtiyacı var.

Randevu hatırlatıcı aramaları yapmak için daha fazla motivasyona ihtiyacınız varsa, işte bazı önemli avantajlar:

Geliştirilmiş Ofis Verimliliği

Muhtemelen personelinizin randevularına geç kalan hastalara ulaşmasını sağlayabilirsiniz. Bu, daha üretken görevlere harcayabilecekleri önemli miktarda zaman alır.

Randevu onayı ve hatırlatma çağrıları, hasta randevu planlamasının düzenlenmesine yardımcı olur ve yaklaşan randevularının hastaların akıllarında olmasını sağlar. Hastaları takip ederek zaman kaybetmek yerine, personeliniz (ve siz) daha verimli ofis görevlerine odaklanabilirsiniz.

Azaltılmış No-Show

Randevuya gelmemelerinin en yaygın nedeni, hastanın randevusu olduğunu unutması veya acil bir durum nedeniyle randevu alamamasıdır. Her iki durumda da, bu size zaman ve paraya mal olur.

Randevu hatırlatıcı telefon görüşmeleri, randevuya gelmemelerin azaltılmasına yardımcı olur ve hastalara yaklaşan seanslar için programlarını temizlemelerini hatırlatır. Randevularını alamazlarsa, başka bir güne yeniden planlayabilirler ve size başka bir hastayı planlamak ve gelir kaybını önlemek için yeterli zaman verirler.

Daha Fazla Hasta Katılımı

Randevu hatırlatıcıları, hastaların randevularını alma olasılığını artırır. Buna karşılık, bu onları kendileriyle ilgilenme ve takip ziyaretlerini planlama konusunda daha aktif ve aktif hale getirecektir.

Gelir artışı

Azaltılmış no-show, artan ofis üretkenliği ve daha fazla hasta katılımı, işletmeniz için daha fazla gelire katkıda bulunur. Aksi takdirde, programlarınızda gelir kaybına neden olan boşluklarınız olur. Randevu hatırlatıcıları bu boşlukları doldurmaya yardımcı olur.

Randevu Hatırlatma Komut Dosyası Nasıl Yardımcı Olur?

Hastalarınızın takdir ettiği yararlı, kibar randevu hatırlatıcıları ile hoşlanmadıkları güçlü, düpedüz sinir bozucu mesajlar arasında ince bir çizgi vardır. Bir randevu hatırlatıcı komut dosyasının ardından, telefon hatırlatıcılarınızın eski tarafı tercih etmesini sağlar.

İşte nasıl:

• Bir randevu hatırlatıcı komut dosyası , mesajınızı tutarlı tutar . İster bir ister on kişilik bir ekip olun, sağlık işletmenizin hastalara yaklaşımı tutarlı ve kibar olacaktır.
• Elinizde bir randevu hatırlatıcı komut dosyasıyla, personelinizin teğet geçmesi veya garip sessizlikler yaşaması daha az olasıdır . Net bir başlangıç, orta ve sonla, telefon görüşmesini kısa ve öz yapan belirli konuşma noktalarına sahip olacaksınız.
• Bir randevu hatırlatıcı komut dosyası, büyük olasılıkla zaten tam iş yüküne sahip olan personeliniz için sürtünmeyi azaltmaya yardımcı olabilir.

Randevu Hatırlatıcı Komut Dosyası En İyi Uygulamaları

Randevu onayı komut dosyaları ve hatırlatma şablonları, profesyonel ancak kişisel olduklarında en iyi sonucu verir.

Etkinizi en üst düzeye çıkarmanıza yardımcı olacak birkaç en iyi uygulama:

Kişiselleştirmeyi Asla Unutma

Kişiselleştirme, her türlü pazarlama için önemlidir ve randevu onayları ve hatırlatıcılar istisna değildir. Randevunun kendileri için olduğunu bildirmek ve kendilerini değerli hissettirmek için hastanızın doğru adını (resmi unvan ve soyadı da ekleyebilirsiniz) kullanarak başlayın.

Kendinizi Doğru Tanıtın

Bir hastanın sizden randevu alması, sizi veya muayenehanenizin adını yalnızca telefon görüşmesinden hatırlayacakları anlamına gelmez. Daima kendinizi ve tıbbi ofisinizin adını tanıtın, böylece hasta sizi kolayca tanıyabilir ve aramalarınızı reddetmesi daha az olasıdır.

Önemli Ayrıntıları Belirtin ve Onaylayın

Mevcut bir hasta olsalar bile hayati bilgileri eklediğinizden emin olun. Buna tarih, saat, konum ve ne getirileceğine dair ayrıntılar dahildir (örneğin, onlara önemli bir belge veya yüz maskesi taşımalarını hatırlatabilirsiniz).

Dostça Bir Ton Kullanın

Randevu onayı telefon görüşmelerinin iyi yanı, seslerinin daha cana yakın ve arkadaşça görünmesini sağlayabilmenizdir. Daima profesyonel ve kibar bir ton kullanın ve şunu unutmayın: Söylediğiniz her şey markanızı yansıtır.

5 Örnek Randevu Onay Çağrısı Komut Dosyası

Bir randevu onayı telefon görüşmesi, yalnızca kullandığı komut dosyası kadar iyidir. Çalabileceğiniz yukarıdaki en iyi uygulamaları uygulayan beş randevu onayı arama komut dosyası:

1. “ Merhaba, ben ( Personelin Adı ) ( Kliniğin Adı ) adresinden ( Hastanın Tam Adı ) için ( Tarih ) tarihinde ( Saat ) saatinde ( Doktorun Tam Adı ) ile bir randevuyu teyit etmek için arıyorum. Randevunuzu alabilecek misiniz? Yeniden planlamanız gerekiyorsa, lütfen en kısa zamanda bana bildirin. Teşekkürler!"

2. “Günaydın/Öğleden sonra/Akşam, bu ( Hemşirenin Adı ) ( Kliniğin Adı ) dan aranıyor. Ben ( Doktorun Tam Adı ) hemşiresiyim ve ( Tarih ) tarihinde ( Saat ) randevunuzu onaylamak istiyorum. Bu sefer hala senin için çalışıyor mu?”

3. “Merhaba ( Hasta Adı ), ( Tarih ) için ( Saat ) randevunuz ( Doktorun Tam Adı ) ile onaylanmıştır. Resepsiyonda kayıt yaptırmanız gerekeceğinden lütfen randevunuzdan 10 dakika önce gelin. Ayrıca ( Gerekli Belge ve Raporlarınızı ) yanınızda taşımanız gerekecektir. Size görmek için sabırsızlanıyoruz!"

4. “Merhaba, ( Hastanın Adı ). Bu, yarın ( Saat ) randevunuzla ilgili ( Doktorun Tam Adı ) ile ( Kliniğin Adı ) , ( Kliniğin Adresi ) adresindeki randevunuzla ilgili bir hatırlatmadır. Randevunuzda herhangi bir değişiklik yapmanız gerekirse, lütfen bizi ( Ofis Numarası ) arayın ) . Teşekkürler!"

5. “Merhaba, ben ( Personelin Adı) ( Kliniğin Adı ). ( Hastanın Adına ) ödemelerinin ( Rutin Kontrol Adı/Randevu Nedeni ) zamanının geldiğini hatırlatmak için arıyoruz. Randevunuzu ( Tarih ) saatinde ( Saat ) ( Doktorun Tam Adı ) ile yapıp yapamayacağınızı teyit etmek istiyorum. Daha sonraki bir tarihte yeniden planlamak isterseniz lütfen bana bildirin.”

…Veya Randevu Hatırlatma Metinleri Gönderebilirsiniz

Telefon görüşmeleri yapmak sıkıcı geliyorsa, hastalara randevu metni hatırlatıcıları göndermeyi düşünün. Yüzde 98 oranında açık olan metinlerle, bir e-postayı yanıtlamaktan veya bir telefon aramasını yanıtlamaktan ziyade bir metni okuma olasılıkları daha yüksektir.

İşler daha da iyiye gidiyor: SimpleTexting ile, kapsamlı entegrasyon kütüphanemiz sayesinde hastalara doğru mesajı doğru zamanda göndermek için randevu hatırlatıcılarınızı otomatikleştirebilirsiniz. Randevu hatırlatma metinlerinin ne kadar kolay otomatik hale getirilebileceğini görmek için platformumuzu 14 gün boyunca ücretsiz deneyin.