5 эффективных сценариев напоминания о встрече, чтобы уменьшить количество неявок

Если вы работаете в сфере здравоохранения, вы знаете, как важно, чтобы пациенты приходили на прием к врачу. В противном случае это беспроигрышная ситуация для всех участников.

Когда пациенты пропускают приемы:

• Вы теряете время и упускаете гарантированный доход.
• Ваши сотрудники оставляют важные задачи в ожидании, чтобы сыграть в телефонную метку с пациентом.
• Больной теряет возможность скорого выздоровления.

С другой стороны, телефонные звонки с подтверждением встречи и напоминанием снижают количество неявок, увеличивают доход и производительность офиса, а также повышают вовлеченность и удовлетворенность пациентов.

Что такое телефонный звонок с подтверждением записи?

В телефонном звонке с подтверждением встречи человек (или автоматизированная система) напоминает пациенту о предстоящей встрече по телефону. Думайте об этом как о вежливом напоминании, чтобы помочь пациентам вспомнить о встречах, которые они назначали в вашей компании.

Преимущества звонков с напоминанием о встрече

В современном мире постоянное давление повседневной жизни и информационная перегрузка облегчают пациентам забывание. Фактически, исследования показывают, что в среднем человеческий мозг забывает 50% информации в течение часа, 70% — в течение 24 часов и 90% — в течение недели.

Очевидно, что всем нам нужна небольшая помощь в запоминании.

Если вам нужна дополнительная мотивация для напоминаний о встречах, вот несколько ключевых преимуществ:

Улучшенная производительность офиса

Скорее всего, у вас есть сотрудники, которые обращаются к пациентам, которые опаздывают на прием. Это отнимает значительное количество времени, которое они могли бы потратить на более продуктивные задачи.

Подтверждение записи на прием и звонки-напоминания помогают упростить планирование приема пациентов и гарантировать, что их предстоящий прием всегда в центре внимания пациентов. Вместо того, чтобы тратить время на поиск пациентов, ваши сотрудники (и вы) можете сосредоточиться на более продуктивных офисных задачах.

Сокращение неявок

Распространенной причиной неявки является то, что пациент забывает, что у него назначена встреча, или что он не может прийти из-за чрезвычайной ситуации. В любом случае, это стоит вам времени и денег.

Телефонные звонки с напоминанием о записи на прием помогают сократить количество неявок, напоминая пациентам о необходимости очистить свое расписание для предстоящих сеансов. Если они не могут записаться на прием, они могут перенести прием на другой день, что даст вам достаточно времени, чтобы записать другого пациента и избежать потери доходов.

Более активное участие пациентов

Напоминания о назначении повышают вероятность того, что пациенты запишутся на прием. В свою очередь, это сделает их более вовлеченными и активными в заботе о себе и в планировании последующих посещений.

Увеличение дохода

Сокращение неявок, повышение производительности офиса и более активное участие пациентов способствуют увеличению доходов вашего бизнеса. В противном случае у вас будут дыры в расписании, которые приведут к потере доходов. Напоминания о встречах помогают заполнить эти пробелы.

Как помогает сценарий напоминания о встрече

Существует тонкая грань между полезными, вежливыми напоминаниями о назначении визита, которые ценят ваши пациенты, и сильными, откровенно раздражающими сообщениями, которые им не нравятся. Следование сценарию напоминания о встрече гарантирует, что ваши напоминания по телефону отдают предпочтение первой стороне.

Вот как:

• Сценарий напоминания о встрече поддерживает согласованность вашего сообщения . Независимо от того, являетесь ли вы командой из одного человека или из десяти, подход вашего медицинского предприятия к пациентам будет последовательным и вежливым.
• Имея наготове сценарий напоминания о встрече, ваши сотрудники с меньшей вероятностью отклонятся от темы или промолчат неловко . У вас будут изложены конкретные темы для разговора с четким началом, серединой и концом, что сделает телефонный разговор коротким и по существу.
• Сценарий напоминания о встрече может помочь уменьшить трения для ваших сотрудников , которые, вероятно, уже имеют полную рабочую нагрузку.

Лучшие практики сценария напоминания о встрече

Сценарии подтверждения встречи и шаблоны напоминаний работают лучше всего, если они носят профессиональный, но личный характер.

Вот несколько рекомендаций, которые помогут вам добиться максимального эффекта:

Никогда не забывайте персонализировать

Персонализация важна для всех видов маркетинга, и подтверждения и напоминания о встречах не являются исключением. Начните с использования правильного имени вашего пациента (вы также можете добавить формальные титулы и фамилии), чтобы дать им понять, что прием предназначен для них, и заставить их чувствовать себя ценными.

Представьтесь правильно

Тот факт, что пациент записался к вам на прием, не означает, что он запомнит вас или название вашей практики только по телефону. Всегда представляйте себя и название вашего медицинского офиса, чтобы пациент мог легко узнать вас и с меньшей вероятностью отклонил ваши звонки.

Упомяните и подтвердите важные детали

Обязательно укажите важную информацию, даже если это уже существующий пациент. Это включает в себя дату, время, место и подробную информацию о том, что взять с собой (например, вы можете напомнить им взять с собой важный документ или маску для лица).

Используйте дружелюбный тон

Преимущество телефонных звонков с подтверждением встречи в том, что вы можете сделать их более представительными и дружелюбными. Всегда используйте профессиональный и вежливый тон и помните: все, что вы говорите, отражает ваш бренд.

5 примеров сценариев звонка для подтверждения встречи

Телефонный звонок с подтверждением встречи хорош настолько, насколько хорош сценарий, который он использует. Вот пять сценариев звонка с подтверждением встречи, использующих приведенные выше рекомендации, которые вы можете украсть:

1. « Здравствуйте, это ( имя сотрудника) в ( название клиники ) звонит, чтобы подтвердить запись на ( полное имя пациента ) на ( дата ) в ( время ) с (полное имя врача). Сможете ли вы записаться на прием? Если вам нужно изменить расписание, пожалуйста, сообщите мне об этом как можно скорее. Спасибо!"

2. «Доброе утро/день/вечер, это ( имя медсестры ) звонит из ( название клиники ). Я медсестра ( полное имя врача ) и хочу подтвердить ваш прием на ( дата ) в ( время ). Это время все еще работает для вас?»

3. «Здравствуйте ( имя пациента ), ваша запись на ( дата ) в ( время ) с ( полное имя врача ) подтверждена. Пожалуйста, приходите за 10 минут до назначенного времени, так как вам нужно будет зарегистрироваться на стойке регистрации. Вам также необходимо иметь при себе ( необходимые документы и отчеты ). Мы с нетерпением ждем встречи с вами!"

4. «Здравствуйте, ( имя пациента ). Это дружеский звонок-напоминание о завтрашней встрече в ( время ) с ( полное имя врача ) в ( название клиники ), расположенной по адресу ( адрес клиники ) . ) . Спасибо!"

5. «Здравствуйте, это ( имя сотрудника) в ( название клиники ). Мы звоним, чтобы напомнить ( имя пациента ), что он должен пройти ( имя планового осмотра/причина назначения ). Я просто хочу подтвердить, сможете ли вы записаться на прием ( дата ) в ( время ) к ( полное имя врача ). Пожалуйста, дайте мне знать, если вы хотите перенести дату на более позднюю дату».

…Или вы можете отправлять тексты напоминаний о встрече

Если телефонные звонки кажутся утомительными, рассмотрите возможность отправки пациентам текстовых напоминаний о записи на прием. С текстами, открываемыми в среднем на уровне 98 процентов, они также с большей вероятностью прочитают текст, чем ответят на электронное письмо или ответят на телефонный звонок.

Все стало еще лучше: с помощью SimpleTexting вы можете автоматизировать напоминания о назначенных встречах, чтобы отправлять правильные сообщения в нужное время пациентам, благодаря нашей обширной библиотеке интеграций. Попробуйте нашу платформу бесплатно в течение 14 дней, чтобы убедиться, насколько простой может быть автоматизация текстов напоминаний о встречах.