ノーショーを減らすための 5 つの効果的な予約リマインダー スクリプト
公開: 2022-09-22ヘルスケア ビジネスに従事している場合は、患者が予約に来てもらうことがいかに重要であるかをご存じでしょう。 そうでなければ、関係者全員にとって勝ち目のない状況です。
患者が予約を逃した場合:
- 時間を失い、保証された収益を逃します。
- スタッフ メンバーは、患者との電話のタグを再生するために重要なタスクを保留のままにします。
- 患者はすぐに良くなる機会を失います。
一方、予約の確認とリマインダーの電話をかけると、ノーショーが減少し、収益とオフィスの生産性が向上し、患者の関与と満足度が向上します。
予約確認電話とは？
予約確認の電話には、人間 (または自動化されたシステム) が関与し、患者に電話で予約が入っていることを思い出させます。 患者があなたのビジネスで行った約束を思い出すのを助けるための丁寧なリマインダーと考えてください.
予約リマインダー電話をかけるメリット
今日の世界では、日常生活の継続的なプレッシャーと情報の過多により、患者は忘れやすくなっています。 実際、研究によると、平均的な人間の脳は、1 時間で 50%、24 時間で 70%、1 週間で 90% の情報を忘れます。
明らかに、私たちは皆、思い出すのに少し助けが必要です.
予定のリマインダーの電話をかけるモチベーションがさらに必要な場合は、次のような主な利点があります。
オフィスの生産性の向上
予約に遅れた患者にスタッフが連絡を取っている可能性があります。 これにより、より生産的なタスクに費やすことができたはずのかなりの時間が費やされます。
予約確認とリマインダー コールは、患者の予約スケジュールを合理化し、次の予約が患者の頭に浮かぶようにするのに役立ちます。 患者を追跡するために時間を無駄にする代わりに、スタッフ (およびあなた) はより生産的な事務作業に集中できます。
ノーショーの削減
ノーショーの一般的な理由は、患者が予約を忘れているか、緊急のために予約できないことです。 いずれにせよ、これには時間とお金がかかります。
予約リマインダーの電話は、ノーショーを減らすのに役立ち、患者に次のセッションのスケジュールを空けるように促します。 予約が取れない場合は、別の日に予約を変更できるため、別の患者を予約するのに十分な時間を確保でき、収益の損失を回避できます。
患者エンゲージメントの向上
予約リマインダーにより、患者が予約を取りやすくなります。 順番に、これにより、彼らは自分自身の世話をしたり、フォローアップの訪問をスケジュールしたりすることに、より積極的に関与し、積極的に関与するようになります.
収益の増加
ノーショーの削減、オフィスの生産性の向上、患者との関わりの向上により、ビジネスの収益が向上します。 そうしないと、スケジュールに穴が開いてしまい、収益の損失につながります。 予約リマインダーは、これらのギャップを埋めるのに役立ちます。
予約リマインダー スクリプトがどのように役立つか
患者が喜ぶ親切で礼儀正しい予約のリマインダーと、患者が嫌う力強く、まったく迷惑なメッセージとの間には、紙一重の紙一重があります。 予約リマインダースクリプトに従うことで、電話のリマインダーが前者を優先するようになります。
方法は次のとおりです。
- 予約リマインダー スクリプトにより、メッセージの一貫性が保たれます。 チームが 1 人でも 10 人でも、患者に対するヘルスケア ビジネスのアプローチは一貫して礼儀正しいものになります。
- 予定のリマインダー スクリプトを手元に用意しておくと、スタッフが話題を逸らしたり、ぎこちなく沈黙したりする可能性が低くなります。 具体的な話の要点が明確に示され、冒頭、中間、終わりがはっきりしているため、電話での会話は短く、要点を絞ったものになります。
- 予約のリマインダー スクリプトは、すでに仕事量がいっぱいになっている可能性が高いスタッフの負担を軽減するのに役立ちます。
予約リマインダー スクリプトのベスト プラクティス
予約確認スクリプトとリマインダー テンプレートは、プロフェッショナルでありながら個人的なものである場合に最も効果的です。
効果を最大化するためのベスト プラクティスをいくつか紹介します。
パーソナライズを忘れない
パーソナライゼーションはあらゆる種類のマーケティングにとって重要であり、予約の確認やリマインダーも例外ではありません。 患者の正しい名前を使用することから始めて (正式な肩書きと姓を追加することもできます)、予約が自分のためであることを患者に知らせ、大切にされていると感じさせます。
自己紹介はきちんとする
患者があなたとの予約をしたからといって、電話だけであなたやあなたの診療所の名前を覚えているわけではありません. 常に自己紹介と診療所の名前を紹介してください。そうすれば、患者はあなたを簡単に認識でき、電話を拒否される可能性が低くなります。
重要事項の記載と確認
既存の患者であっても、必ず重要な情報を含めてください。 これには、日付、時間、場所、および何を持っていくかの詳細が含まれます (たとえば、重要な書類やフェイス マスクを携帯するように通知することができます)。
親しみやすい口調を使う
予約確認の電話の良いところは、より親しみやすく親しみやすい印象を与えることができることです。 常にプロフェッショナルで丁寧な口調を使用し、何を言ってもブランドを反映していることを忘れないでください。
5 予約確認コール スクリプトのサンプル
予約確認の電話は、使用するスクリプトと同じくらい効果的です。 盗むことができる上記のベスト プラクティスを適用する 5 つの予約確認電話スクリプトを次に示します。
1. 「こんにちは、(クリニック名) の (スタッフの名) です。(患者の氏名) の (日付) の (時間) と (医師の氏名) の予約を確認するために電話しています。 予約は取れますか？ 再スケジュールが必要な場合は、できるだけ早くお知らせください。 ありがとうございました！"
2. 「おはよう/午後/夕方、こちらは (診療所名) からの (看護師名) です。 私は (医師のフルネーム) の看護師で、(日付) の (時間) にあなたの予約を確認したいと思います。 今回はまだ大丈夫ですか？」
3.「こんにちは（患者の名前）、（日付）の（時間）の（医師のフルネーム）との予約が確定しました。 受付での受付となりますので、ご予約の10分前にはお越しください。 また、（必要な書類とレポート）を携帯する必要があります。 お会いできるのを楽しみにしています！
4.「こんにちは、（患者の名前）。 これは、明日の (時間) の (医師のフルネーム) との (クリニックの名前) の (クリニックの住所) にある予約についてのリマインダーの電話です。予約を変更する必要がある場合は、(オフィス番号） 。 ありがとうございました！"
5.「こんにちは、(クリニック名)の(スタッフ名)です。 (患者さんの名前) さんに (定期健診の名前 / 予約の理由) の期日があることを知らせるために電話しています。 （日付）の（時間）に（医師のフルネーム）で予約できるか確認したいだけです。 後日ご希望の場合はお申し付けください。」
…または、予約リマインダー テキストを送信できます
電話をかけるのが面倒に思える場合は、予約のテキスト リマインダーを患者に送信することを検討してください。 テキストの平均開封率は 98% であるため、メールに返信したり電話に出たりするよりも、テキストを読む可能性が高くなります。
さらに良いことに、SimpleTexting を使用すると、統合の膨大なライブラリのおかげで、予約のリマインダーを自動化して、適切なタイミングで適切なメッセージを患者に送信できます。 当社のプラットフォームを 14 日間無料でお試しいただき、予定リマインダー テキストの自動化がいかに簡単かをご確認ください。
