5 scripts de rappel de rendez-vous efficaces pour réduire les absences

Si vous travaillez dans le domaine de la santé, vous savez à quel point il est important que les patients se présentent à leurs rendez-vous. Sinon, c'est une situation sans issue pour toutes les personnes impliquées.

Lorsque les patients manquent leurs rendez-vous :

• Vous perdez du temps et manquez des revenus garantis.
• Les membres de votre personnel laissent des tâches importantes en attente pour jouer au téléphone avec le patient.
• Le patient perd la possibilité de guérir rapidement.

D'autre part, effectuer des appels de confirmation et de rappel de rendez-vous réduit les absences, augmente les revenus et la productivité du bureau, et améliore l'engagement et la satisfaction des patients.

Qu'est-ce qu'un appel téléphonique de confirmation de rendez-vous ?

Un appel téléphonique de confirmation de rendez-vous implique un humain (ou un système automatisé) rappelant au patient son rendez-vous entrant par téléphone. Considérez-le comme un rappel poli pour aider les patients à se souvenir des rendez-vous qu'ils ont pris avec votre entreprise.

Les avantages de faire des rappels de rendez-vous

Dans le monde d'aujourd'hui, les pressions constantes de la vie quotidienne et la surcharge d'informations permettent aux patients d'oublier plus facilement. En fait, des études suggèrent que le cerveau humain moyen oublie 50 % des informations en une heure, 70 % en 24 heures et 90 % en une semaine.

De toute évidence, nous avons tous besoin d'un peu d'aide pour nous souvenir.

Si vous avez besoin de plus de motivation pour passer des appels de rappel de rendez-vous, voici quelques avantages clés :

Productivité bureautique améliorée

Vous avez probablement votre personnel qui tend la main aux patients qui sont en retard à leurs rendez-vous. Cela prend beaucoup de temps qu'ils auraient pu consacrer à des tâches plus productives.

La confirmation des rendez-vous et les appels de rappel aident à rationaliser la planification des rendez-vous des patients et à s'assurer que leur rendez-vous à venir est bien à l'esprit des patients. Au lieu de perdre du temps à rechercher des patients, les membres de votre personnel (et vous) pouvez vous concentrer sur des tâches de bureau plus productives.

Absences réduites

La raison courante des absences est que le patient oublie qu'il a un rendez-vous ou qu'il ne peut pas le faire en raison d'une urgence. Dans tous les cas, cela vous coûte du temps et de l'argent.

Les appels téléphoniques de rappel de rendez-vous aident à réduire les absences, rappelant aux patients d'effacer leur horaire pour les séances à venir. S'ils ne peuvent pas prendre rendez-vous, ils peuvent reporter leur rendez-vous à un autre jour, ce qui vous laisse suffisamment de temps pour planifier un autre patient et éviter une perte de revenus.

Engagement accru des patients

Les rappels de rendez-vous permettent aux patients de prendre plus facilement leurs rendez-vous. En retour, cela les rendra plus engagés et activement impliqués dans la prise en charge d'eux-mêmes et la planification de visites de suivi.

Augmentation des revenus

La réduction des absences, l'augmentation de la productivité du bureau et un plus grand engagement des patients contribuent à augmenter les revenus de votre entreprise. Sinon, vous aurez des trous dans vos horaires qui entraîneront une perte de revenus. Les rappels de rendez-vous permettent de combler ces lacunes.

Comment un script de rappel de rendez-vous aide

Il y a une ligne mince entre les rappels de rendez-vous utiles et polis que vos patients apprécient et les messages énergiques et carrément ennuyeux qu'ils n'aiment pas. Suivre un script de rappel de rendez-vous garantit que vos rappels téléphoniques favorisent le premier côté.

Voici comment:

• Un script de rappel de rendez-vous assure la cohérence de votre message . Que vous soyez une équipe d'une ou de dix personnes, l'approche de votre entreprise de soins de santé envers les patients sera cohérente et polie.
• Avec un script de rappel de rendez-vous en main, votre personnel est moins susceptible de prendre la tangente ou d'avoir des silences gênants . Vous aurez des points de discussion spécifiques définis, avec un début, un milieu et une fin clairs, rendant l'appel téléphonique court et précis.
• Un script de rappel de rendez-vous peut aider à réduire les frictions pour votre personnel , qui a probablement déjà une charge de travail complète.

Meilleures pratiques en matière de script de rappel de rendez-vous

Les scripts de confirmation de rendez-vous et les modèles de rappel fonctionnent mieux lorsqu'ils restent professionnels mais personnels.

Voici quelques bonnes pratiques pour vous aider à maximiser votre impact :

N'oubliez jamais de personnaliser

La personnalisation est importante pour tous les types de marketing, et les confirmations et rappels de rendez-vous ne font pas exception. Commencez par utiliser le nom correct de votre patient (vous pouvez également ajouter des titres officiels et des noms de famille) pour lui faire savoir que le rendez-vous est pour lui et qu'il se sente valorisé.

Présentez-vous correctement

Ce n'est pas parce qu'un patient a pris rendez-vous avec vous qu'il se souviendra de vous ou du nom de votre cabinet à partir de l'appel téléphonique seul. Présentez-vous toujours ainsi que le nom de votre cabinet médical, afin que le patient puisse facilement vous reconnaître et sera moins susceptible de rejeter vos appels.

Mentionner et confirmer les détails importants

Assurez-vous d'inclure des informations vitales, même s'il s'agit d'un patient existant. Cela inclut la date, l'heure, le lieu et les détails de ce qu'il faut apporter (par exemple, vous pouvez leur rappeler de porter un document important ou un masque facial).

Utilisez un ton amical

La bonne chose à propos des appels téléphoniques de confirmation de rendez-vous est que vous pouvez les rendre plus agréables et amicaux. Utilisez toujours un ton professionnel et poli, et souvenez-vous : tout ce que vous dites reflète votre marque.

5 exemples de scripts d'appel de confirmation de rendez-vous

Un appel téléphonique de confirmation de rendez-vous est aussi bon que le script qu'il utilise. Voici cinq scripts d'appel de confirmation de rendez-vous appliquant les meilleures pratiques ci-dessus que vous pouvez voler :

1. " Bonjour, c'est ( Prénom du membre du personnel ) à ( Nom de la clinique ) qui appelle pour confirmer un rendez-vous pour ( Nom complet du patient ) le ( Date ) à ( Heure ) avec (Nom complet du médecin). Serez-vous en mesure de prendre votre rendez-vous? Si vous devez reprogrammer, veuillez me le faire savoir dès que possible. Merci!"

2. "Bonjour/après-midi/soir, c'est ( prénom de l'infirmière ) qui appelle de ( nom de la clinique ). Je suis l'infirmière de ( Nom complet du médecin ) et je souhaite confirmer votre rendez-vous le ( Date ) à ( Heure ). Est-ce que cette fois te convient encore ? »

3. « Bonjour ( nom du patient ), votre rendez-vous pour ( date ) à ( heure ) avec ( nom complet du médecin ) est confirmé. Veuillez arriver 10 minutes avant votre rendez-vous car vous devrez vous inscrire à la réception. Vous devrez également apporter vos ( documents et rapports requis ). Nous avons hâte de vous voir!"

4. "Bonjour, ( nom du patient ). Ceci est un rappel amical concernant votre rendez-vous demain à ( heure ) avec ( nom complet du médecin ) à ( nom de la clinique ), situé à ( adresse de la clinique ) Si vous devez apporter des modifications à votre rendez-vous, veuillez nous appeler au ( numéro de bureau ) . Merci!"

5. "Bonjour, c'est ( prénom du membre du personnel) à ( nom de la clinique ). Nous appelons pour rappeler à ( Nom du patient ) qu'ils sont dus pour leur ( Nom de l'examen de routine/Raison du rendez-vous ). Je veux juste confirmer si vous pouvez prendre rendez-vous le ( date ) à ( heure ) avec ( nom complet du médecin ). Veuillez me faire savoir si vous souhaitez reporter à une date ultérieure.

… Ou vous pouvez envoyer des textes de rappel de rendez-vous

Si passer des appels téléphoniques semble fastidieux, envisagez d'envoyer des rappels de rendez-vous aux patients. Avec un taux d'ouverture moyen de 98 % des SMS, ils sont également plus susceptibles de lire un SMS que de répondre à un e-mail ou de répondre à un appel téléphonique.

Les choses s'améliorent encore : avec SimpleTexting, vous pouvez automatiser vos rappels de rendez-vous pour envoyer le bon message au bon moment aux patients, grâce à notre vaste bibliothèque d'intégrations. Essayez notre plateforme gratuitement pendant 14 jours pour voir à quel point il est facile d'automatiser les SMS de rappel de rendez-vous.