5 efficaci script di promemoria per gli appuntamenti per ridurre le mancate presentazioni

Se sei nel settore sanitario, sai quanto sia importante che i pazienti si presentino agli appuntamenti. Altrimenti, è una situazione senza vittoria per tutti i soggetti coinvolti.

Quando i pazienti mancano agli appuntamenti:

• Perdi tempo e perdi entrate garantite.
• I membri del tuo staff lasciano in sospeso compiti importanti per giocare a tag del telefono con il paziente.
• Il paziente perde l'opportunità di guarire presto.

D'altra parte, effettuare telefonate di conferma e promemoria dell'appuntamento riduce le mancate presentazioni, aumenta le entrate e la produttività dell'ufficio e migliora il coinvolgimento e la soddisfazione dei pazienti.

Che cos'è una telefonata di conferma dell'appuntamento?

Una telefonata di conferma dell'appuntamento coinvolge un essere umano (o un sistema automatizzato) che ricorda al paziente l'appuntamento in arrivo al telefono. Pensalo come un educato promemoria per aiutare i pazienti a ricordare gli appuntamenti che hanno preso con la tua attività.

I vantaggi di effettuare chiamate di promemoria per appuntamento

Nel mondo di oggi, le continue pressioni della vita quotidiana e il sovraccarico di informazioni rendono più facile per i pazienti dimenticare. In effetti, gli studi suggeriscono che il cervello umano medio dimentica il 50% delle informazioni entro un'ora, il 70% in 24 ore e il 90% in una settimana.

Chiaramente, abbiamo tutti bisogno di un piccolo aiuto per ricordare.

Se hai bisogno di più motivazione per effettuare chiamate di promemoria degli appuntamenti, ecco alcuni vantaggi chiave:

Miglioramento della produttività dell'ufficio

È probabile che il tuo personale si rivolga ai pazienti che sono in ritardo per gli appuntamenti. Ciò richiede una notevole quantità di tempo che avrebbero potuto dedicare ad attività più produttive.

La conferma dell'appuntamento e le chiamate di promemoria aiutano a semplificare la pianificazione degli appuntamenti dei pazienti e a garantire che il loro prossimo appuntamento sia in cima alla mente dei pazienti. Invece di perdere tempo a rintracciare i pazienti, i membri del tuo personale (e tu) puoi concentrarti su attività d'ufficio più produttive.

No-show ridotti

Il motivo comune per la mancata presentazione è che il paziente dimentica di avere un appuntamento o che non può farlo a causa di un'emergenza. Ad ogni modo, questo ti costa tempo e denaro.

Le telefonate di promemoria degli appuntamenti aiutano a ridurre le mancate presentazioni, ricordando ai pazienti di cancellare il loro programma per le sessioni imminenti. Se non possono fissare l'appuntamento, possono riprogrammare per un altro giorno, dandoti abbastanza tempo per programmare un altro paziente ed evitare perdite di entrate.

Maggiore coinvolgimento del paziente

I promemoria degli appuntamenti rendono più probabile che i pazienti prendano gli appuntamenti. A sua volta, questo li renderà più coinvolti e coinvolti attivamente nel prendersi cura di se stessi e nella programmazione delle visite di follow-up.

Aumento delle entrate

La riduzione delle mancate presentazioni, l'aumento della produttività dell'ufficio e un maggiore coinvolgimento dei pazienti contribuiscono a maggiori entrate per la tua azienda. Altrimenti, avrai dei buchi nei tuoi programmi che causano una perdita di entrate. I promemoria degli appuntamenti aiutano a colmare queste lacune.

Come aiuta uno script di promemoria appuntamento

C'è una linea sottile tra i promemoria degli appuntamenti utili ed educati che i tuoi pazienti apprezzano e i messaggi forti e decisamente fastidiosi che non amano. A seguito di uno script di promemoria di appuntamento assicura che i promemoria del telefono favoriscano la prima parte.

Ecco come:

• Uno script di promemoria dell'appuntamento mantiene il tuo messaggio coerente . Indipendentemente dal fatto che tu sia un team di uno o dieci, l'approccio della tua attività sanitaria nei confronti dei pazienti sarà coerente ed educato.
• Con uno script di promemoria dell'appuntamento in mano, è meno probabile che il tuo personale esca per una tangente o abbia silenzi imbarazzanti . Avrai punti di discussione specifici disposti, con un inizio, una parte centrale e una fine chiari, rendendo la telefonata breve e diretta.
• Uno script di promemoria per gli appuntamenti può aiutare a ridurre l'attrito per il tuo personale , che probabilmente ha già carichi di lavoro completi.

Procedure consigliate per lo script di promemoria appuntamento

Gli script di conferma dell'appuntamento e i modelli di promemoria funzionano meglio se li mantengono professionali ma personali.

Ecco alcune best practice per aiutarti a massimizzare il tuo impatto:

Non dimenticare mai di personalizzare

La personalizzazione è importante per tutti i tipi di marketing e le conferme e i promemoria degli appuntamenti non fanno eccezione. Inizia usando il nome corretto del tuo paziente (puoi anche aggiungere titoli e cognomi formali) per fargli sapere che l'appuntamento è per lui e farlo sentire apprezzato.

Presentati correttamente

Solo perché un paziente ha prenotato un appuntamento con te non significa che ricorderà te o il nome del tuo studio dalla sola telefonata. Presenta sempre te stesso e il nome del tuo studio medico, in modo che il paziente possa riconoscerti facilmente e sarà meno propenso a respingere le tue chiamate.

Menziona e conferma dettagli importanti

Assicurati di includere informazioni vitali, anche se si tratta di un paziente esistente. Ciò include la data, l'ora, il luogo e i dettagli di cosa portare (ad esempio, puoi ricordare loro di portare con sé un documento importante o una mascherina).

Usa un tono amichevole

La cosa buona delle telefonate di conferma dell'appuntamento è che puoi farle sembrare più simpatiche e amichevoli. Usa sempre un tono professionale ed educato e ricorda: qualunque cosa tu dica riflette il tuo marchio.

5 Script di esempio per la chiamata di conferma dell'appuntamento

Una telefonata di conferma dell'appuntamento è valida solo quanto lo script che utilizza. Ecco cinque script di chiamata di conferma dell'appuntamento che applicano le migliori pratiche di cui sopra che puoi rubare:

1. " Buongiorno, sono ( Nome del membro dello staff ) a ( Nome della clinica ) chiamando per confermare un appuntamento per ( Nome completo del paziente ) il ( Data ) alle ( Ora ) con (Nome completo del medico). Sarai in grado di fissare il tuo appuntamento? Se hai bisogno di riprogrammare, faccelo sapere al più presto. Grazie!"

2. “Buongiorno/pomeriggio/sera, questo è ( nome dell'infermiera ) chiamando da ( nome della clinica ). Sono l'infermiera di (nome completo del medico ) e desidero confermare l'appuntamento il ( data ) alle ( ora ). Questa volta funziona ancora per te?"

3. "Ciao ( Nome del paziente ), il tuo appuntamento per ( Data ) a ( Ora ) con ( Nome completo del medico ) è confermato. Si prega di arrivare 10 minuti prima dell'appuntamento in quanto dovrai registrarti alla reception. Dovrai anche portare con te i tuoi ( Documenti e rapporti richiesti ). Non vediamo l'ora di vedervi!"

4. “Ciao, ( nome del paziente ). Questa è una chiamata di promemoria amichevole per quanto riguarda il tuo appuntamento domani alle ( ora ) con ( nome completo del medico ) a ( nome della clinica ), che si trova a ( indirizzo della clinica ). Se hai bisogno di apportare modifiche al tuo appuntamento, chiamaci a ( numero dell'ufficio) ) . Grazie!"

5. “Salve, sono ( Nome del membro dello staff) a ( Nome della clinica ). Stiamo chiamando per ricordare ( Nome del paziente ) che sono dovuti per il loro ( Nome del controllo di routine/Motivo dell'appuntamento ). Voglio solo confermare se saresti in grado di fissare il tuo appuntamento il ( Data ) alle ( Ora ) con ( Nome completo del dottore ). Per favore fatemi sapere se desiderate riprogrammare in un secondo momento."

... Oppure puoi inviare testi di promemoria per l'appuntamento

Se fare telefonate sembra noioso, considera l'invio di promemoria di testo dell'appuntamento ai pazienti. Con una percentuale media di messaggi di testo aperti del 98%, è anche più probabile che leggano un messaggio piuttosto che rispondano a un'e-mail o rispondano a una telefonata.

Le cose migliorano ancora: con SimpleTexting, puoi automatizzare i promemoria degli appuntamenti per inviare il messaggio giusto al momento giusto ai pazienti, grazie alla nostra vasta libreria di integrazioni. Prova la nostra piattaforma gratuitamente per 14 giorni per vedere quanto può essere facile automatizzare i testi di promemoria degli appuntamenti.