5 نصوص فعالة للتذكير بالمواعيد لتقليل حالات عدم الحضور

إذا كنت تعمل في مجال الرعاية الصحية ، فأنت تعلم مدى أهمية ظهور المرضى في مواعيدهم. خلاف ذلك ، فهو وضع غير مكسب لجميع المعنيين.

عندما يفوت المرضى مواعيدهم:

• تضيع الوقت وتفوتك الإيرادات المضمونة.
• يترك الموظفون لديك مهامًا مهمة معلقة للعب بطاقة الهاتف مع المريض.
• يفقد المريض الفرصة للتحسن قريبًا.

من ناحية أخرى ، فإن إجراء مكالمات هاتفية لتأكيد الموعد والتذكير يقلل من عدم الحضور ، ويزيد من الإيرادات وإنتاجية المكتب ، ويحسن مشاركة المريض ورضاه.

ما هي مكالمة هاتفية لتأكيد الموعد؟

تتضمن المكالمة الهاتفية لتأكيد الموعد على شخص (أو نظام آلي) تذكير المريض بالموعد القادم عبر الهاتف. فكر في الأمر كتذكير مهذب لمساعدة المرضى على تذكر المواعيد التي قاموا بها مع عملك.

فوائد إجراء مكالمات تذكير بالمواعيد

في عالم اليوم ، تجعل الضغوط المستمرة للحياة اليومية والحمل الزائد للمعلومات من السهل على المرضى نسيانها. في الواقع ، تشير الدراسات إلى أن متوسط ​​دماغ الإنسان ينسى 50٪ من المعلومات في غضون ساعة ، و 70٪ في 24 ساعة ، و 90٪ في أسبوع.

من الواضح أننا جميعًا بحاجة إلى القليل من المساعدة في التذكر.

إذا كنت بحاجة إلى مزيد من الحافز لإجراء مكالمات تذكير بالمواعيد ، فإليك بعض المزايا الرئيسية:

تحسين إنتاجية Office

من المحتمل أن يكون طاقمك يتواصل مع المرضى الذين تأخروا عن مواعيدهم. يستغرق هذا قدرًا كبيرًا من الوقت الذي كان من الممكن أن يقضيه في مهام أكثر إنتاجية.

تساعد مكالمات تأكيد الموعد والتذكير على تبسيط جدولة مواعيد المريض والتأكد من أن موعدهم القادم على رأس أذهان المرضى. بدلاً من إضاعة الوقت في تعقب المرضى ، يمكن لموظفيك (وأنت) التركيز على مهام مكتبية أكثر إنتاجية.

تقليل حالات عدم العرض

السبب الشائع لعدم الحضور هو نسيان المريض أن لديه موعدًا أو أنه لا يمكنه الحضور بسبب حالة طارئة. في كلتا الحالتين ، هذا يكلفك الوقت والمال.

تساعد المكالمات الهاتفية للتذكير بالمواعيد على تقليل حالات عدم الحضور ، وتذكير المرضى بمسح جدولهم الزمني للجلسات القادمة. إذا لم يتمكنوا من تحديد موعدهم ، فيمكنهم إعادة الجدولة ليوم آخر ، مما يمنحك وقتًا كافيًا لجدولة مريض آخر وتجنب خسارة الإيرادات.

مشاركة أكبر للمرضى

تزيد تذكيرات المواعيد من احتمالية قيام المرضى بتحديد مواعيدهم. وهذا بدوره سيجعلهم أكثر انخراطًا وانخراطًا نشطًا في الاعتناء بأنفسهم وجدولة زيارات المتابعة.

إزدياد الدخل

يساهم تقليل حالات عدم الحضور ، وزيادة إنتاجية المكتب ، وزيادة مشاركة المرضى في زيادة الإيرادات لشركتك. خلاف ذلك ، سيكون لديك ثغرات في جداولك تتسبب في خسارة الإيرادات. تذكير المواعيد يساعد في سد هذه الثغرات.

كيف يساعد البرنامج النصي لتذكير الموعد

هناك خط رفيع بين تذكيرات المواعيد المفيدة والمهذبة التي يقدرها مرضاك والرسائل القوية والمزعجة التي لا يحبونها. يضمن اتباع برنامج نصي لتذكير الموعد أن تذكيرات هاتفك تفضل الجانب السابق.

إليك الطريقة:

• نص تذكير بالموعد يحافظ على اتساق رسالتك . بغض النظر عما إذا كنت فريقًا مكونًا من فرد أو عشرة ، فإن نهج أعمال الرعاية الصحية الخاص بك تجاه المرضى سيكون متسقًا ومهذبًا.
• مع وجود نص تذكير للموعد في متناول اليد ، من غير المرجح أن ينفجر موظفوك في الظل أو يكون لديهم صمت محرج . سيكون لديك نقاط حديث محددة ، مع بداية واضحة ووسط ونهاية ، مما يجعل المكالمة الهاتفية قصيرة ومباشرة.
• يمكن أن يساعد نص تذكير الموعد في تقليل الاحتكاك بين موظفيك ، الذين من المحتمل أن يكون لديهم بالفعل أعباء عمل كاملة.

أفضل ممارسات البرنامج النصي للتذكير بالمواعيد

تعمل البرامج النصية لتأكيد الموعد وقوالب التذكير بشكل أفضل عندما تحتفظ بها بشكل احترافي وشخصي.

إليك بعض أفضل الممارسات لمساعدتك على زيادة تأثيرك إلى أقصى حد:

لا تنسى التخصيص

يعد التخصيص مهمًا لجميع أنواع التسويق ، ولا تعد تأكيدات المواعيد والتذكيرات استثناءً. ابدأ باستخدام الاسم الصحيح لمريضك (يمكنك أيضًا إضافة ألقاب رسمية وأسماء العائلة) لإعلامهم بأن الموعد مخصص لهم وجعلهم يشعرون بالتقدير.

قدم نفسك بشكل صحيح

فقط لأن المريض قد حجز موعدًا معك لا يعني أنه سيتذكر اسمك أو اسم عيادتك من المكالمة الهاتفية وحدها. عرِّف دائمًا عن نفسك واسم مكتبك الطبي ، حتى يتمكن المريض من التعرف عليك بسهولة ويقل احتمال رفض مكالماتك.

أذكر وأكد التفاصيل المهمة

تأكد من تضمين المعلومات الحيوية ، حتى لو كان مريضًا حاليًا. يتضمن ذلك التاريخ والوقت والموقع وتفاصيل ما يجب إحضاره (على سبيل المثال ، يمكنك تذكيرهم بحمل مستند مهم أو قناع وجه).

استخدم نغمة ودية

الشيء الجيد في المكالمات الهاتفية لتأكيد الموعد هو أنه يمكنك جعلها تبدو أكثر أناقة وودية. استخدم دائمًا نبرة احترافية ومهذبة ، وتذكر: كل ما تقوله يعكس علامتك التجارية.

5 عينة من البرامج النصية لاستدعاء تأكيد الموعد

تعتبر المكالمة الهاتفية لتأكيد الموعد جيدة فقط مثل البرنامج النصي الذي تستخدمه. في ما يلي خمسة نصوص برمجية لمكالمات تأكيد المواعيد تطبق أفضل الممارسات المذكورة أعلاه التي يمكنك سرقتها:

1. " مرحبًا ، هذا ( الاسم الأول لعضو فريق العمل ) في ( اسم العيادة ) يتصل لتأكيد موعد لـ ( اسم المريض الكامل ) في ( التاريخ ) في ( الوقت ) مع (الاسم الكامل للطبيب). هل ستتمكن من تحديد موعدك؟ إذا كنت بحاجة إلى إعادة الجدولة ، فيرجى إبلاغي بذلك في أقرب وقت يناسبك. شكرًا لك!"

2. "صباح الخير / بعد الظهر / المساء ، هذا هو ( الاسم الأول للممرضة ) من ( اسم العيادة ). أنا ممرضة ( الاسم الكامل للطبيب ) وأريد تأكيد موعدك في ( التاريخ ) في ( الوقت ). هل ما زالت هذه المرة تعمل من أجلك؟ "

3. "مرحبًا ( اسم المريض ) ، تم تأكيد موعدك لـ ( التاريخ ) في ( الوقت ) مع ( الاسم الكامل للطبيب ). يرجى الوصول قبل موعدك بـ 10 دقائق حيث سيتعين عليك التسجيل في مكتب الاستقبال. ستحتاج أيضًا إلى حمل ( المستندات والتقارير المطلوبة ). ونحن نتطلع إلى رؤيتكم!"

4. "مرحبًا ( اسم المريض ). هذه مكالمة تذكيرية ودية بخصوص موعدك غدًا في ( الوقت ) مع ( الاسم الكامل للطبيب ) في ( اسم العيادة ) ، الموجود في ( عنوان العيادة ) إذا كنت بحاجة إلى إجراء أي تغييرات على موعدك ، يرجى الاتصال بنا على ( رقم المكتب ) ) . شكرًا لك!"

5. "مرحبًا ، هذا ( الاسم الأول لعضو فريق العمل) في ( اسم العيادة ). نحن نتصل لتذكير ( اسم المريض ) بأنه مستحق لهم ( اسم الفحص الروتيني / سبب الموعد ). أريد فقط أن أؤكد ما إذا كنت قادرًا على تحديد موعدك في ( التاريخ ) في ( الوقت ) باستخدام ( الاسم الكامل للطبيب ). يرجى إعلامي إذا كنت ترغب في إعادة الجدولة في وقت لاحق ".

... أو يمكنك إرسال نصوص تذكير موعد

إذا كان إجراء المكالمات الهاتفية يبدو مملاً ، ففكر في إرسال تذكيرات نصية بالمواعيد إلى المرضى. مع معدل فتح النصوص بنسبة 98 بالمائة ، من المرجح أيضًا أن تقرأ نصًا أكثر من الرد على رسالة بريد إلكتروني أو التقاط مكالمة هاتفية.

تتحسن الأمور: باستخدام SimpleTexting ، يمكنك أتمتة تذكيرات موعدك لإرسال الرسالة الصحيحة في الوقت المناسب إلى المرضى ، وذلك بفضل مكتبتنا الضخمة من عمليات الدمج. جرب منصتنا مجانًا لمدة 14 يومًا لمعرفة مدى سهولة أتمتة نصوص تذكير المواعيد.