5 Skrip Pengingat Janji Temu yang Efektif untuk Mengurangi Ketidakhadiran

Jika Anda berkecimpung dalam bisnis perawatan kesehatan, Anda tahu betapa pentingnya membuat pasien datang ke janji mereka. Jika tidak, ini adalah situasi yang tidak menguntungkan bagi semua orang yang terlibat.

Ketika pasien melewatkan janji mereka:

• Anda kehilangan waktu dan kehilangan pendapatan yang dijamin.
• Anggota staf Anda meninggalkan tugas penting yang tertunda untuk memainkan tag telepon dengan pasien.
• Pasien kehilangan kesempatan untuk segera sembuh.

Di sisi lain, membuat konfirmasi janji temu dan panggilan telepon pengingat menurunkan ketidakhadiran, meningkatkan pendapatan dan produktivitas kantor, serta meningkatkan keterlibatan dan kepuasan pasien.

Apa itu Panggilan Telepon Konfirmasi Janji Temu?

Panggilan telepon konfirmasi janji temu melibatkan manusia (atau sistem otomatis) yang mengingatkan pasien tentang janji temu mereka melalui telepon. Anggap saja sebagai pengingat sopan untuk membantu pasien mengingat janji yang mereka buat dengan bisnis Anda.

Manfaat Membuat Panggilan Pengingat Janji

Di dunia sekarang ini, tekanan kehidupan sehari-hari dan informasi yang berlebihan membuat pasien lebih mudah untuk melupakan. Faktanya, penelitian menunjukkan bahwa rata-rata otak manusia melupakan 50% informasi dalam satu jam, 70% dalam 24 jam, dan 90% dalam seminggu.

Jelas, kita semua membutuhkan sedikit bantuan untuk mengingat.

Jika Anda membutuhkan lebih banyak motivasi untuk membuat panggilan pengingat janji temu, berikut adalah beberapa keuntungan utama:

Peningkatan Produktivitas Kantor

Anda mungkin memiliki staf Anda menjangkau pasien yang terlambat untuk janji mereka. Ini memakan banyak waktu yang bisa mereka habiskan untuk tugas-tugas yang lebih produktif.

Konfirmasi janji temu dan panggilan pengingat membantu merampingkan penjadwalan janji temu pasien dan memastikan janji temu mereka yang akan datang selalu diingat oleh pasien. Alih-alih membuang waktu untuk melacak pasien, anggota staf Anda (dan Anda) dapat fokus pada tugas kantor yang lebih produktif.

Pengurangan No-Show

Alasan umum ketidakhadiran adalah pasien lupa bahwa mereka memiliki janji atau tidak dapat hadir karena keadaan darurat. Either way, ini menghabiskan waktu dan uang Anda.

Panggilan telepon pengingat janji temu membantu mengurangi ketidakhadiran, mengingatkan pasien untuk mengosongkan jadwal mereka untuk sesi mendatang. Jika mereka tidak dapat membuat janji, mereka dapat menjadwal ulang untuk hari lain, memberi Anda cukup waktu untuk menjadwalkan pasien lain dan menghindari kehilangan pendapatan.

Keterlibatan Pasien yang Lebih Besar

Pengingat janji temu membuatnya lebih mungkin bagi pasien untuk membuat janji temu mereka. Pada gilirannya, ini akan membuat mereka lebih terlibat dan terlibat aktif dalam mengurus diri sendiri dan menjadwalkan kunjungan tindak lanjut.

Peningkatan Pendapatan

Pengurangan ketidakhadiran, peningkatan produktivitas kantor, dan keterlibatan pasien yang lebih besar berkontribusi pada lebih banyak pendapatan untuk bisnis Anda. Jika tidak, Anda akan memiliki lubang dalam jadwal Anda yang menyebabkan hilangnya pendapatan. Pengingat janji temu membantu mengisi celah ini.

Bagaimana Skrip Pengingat Janji Temu Membantu

Ada garis tipis antara pengingat janji temu yang membantu dan sopan yang dihargai pasien Anda dan pesan yang kuat dan benar-benar menjengkelkan yang tidak mereka sukai. Mengikuti skrip pengingat janji temu memastikan pengingat telepon Anda mendukung sisi sebelumnya.

Berikut caranya:

• Skrip pengingat janji temu membuat pesan Anda tetap konsisten . Terlepas dari apakah Anda adalah tim yang terdiri dari satu atau sepuluh orang, pendekatan bisnis perawatan kesehatan Anda terhadap pasien akan konsisten dan sopan.
• Dengan skrip pengingat janji di tangan, staf Anda cenderung tidak akan bersinggungan atau memiliki keheningan yang canggung . Anda akan memiliki poin pembicaraan yang spesifik, dengan awal, tengah, dan akhir yang jelas, membuat panggilan telepon singkat dan langsung ke intinya.
• Skrip pengingat janji temu dapat membantu mengurangi gesekan bagi staf Anda , yang kemungkinan sudah memiliki beban kerja penuh.

Praktik Terbaik Skrip Pengingat Janji

Skrip konfirmasi janji temu dan templat pengingat berfungsi paling baik jika tetap profesional namun tetap pribadi.

Berikut adalah beberapa praktik terbaik untuk membantu Anda memaksimalkan dampak:

Jangan Pernah Lupa untuk Personalisasi

Personalisasi penting untuk semua jenis pemasaran, dan konfirmasi serta pengingat janji temu tidak terkecuali. Mulailah dengan menggunakan nama pasien Anda yang benar (Anda juga dapat menambahkan gelar formal dan nama belakang) untuk memberi tahu mereka bahwa janji itu untuk mereka dan membuat mereka merasa dihargai.

Perkenalkan Diri Anda dengan Benar

Hanya karena seorang pasien telah membuat janji dengan Anda tidak berarti mereka akan mengingat Anda atau nama praktik Anda dari panggilan telepon saja. Selalu perkenalkan diri Anda dan nama kantor medis Anda, sehingga pasien dapat dengan mudah mengenali Anda dan kecil kemungkinannya untuk mengabaikan panggilan Anda.

Sebutkan dan Konfirmasi Detail Penting

Pastikan untuk memasukkan informasi penting, bahkan jika mereka adalah pasien yang sudah ada. Ini termasuk tanggal, waktu, lokasi, dan detail apa yang harus dibawa (misalnya, Anda dapat mengingatkan mereka untuk membawa dokumen penting atau masker wajah).

Gunakan Nada Ramah

Hal yang baik tentang panggilan telepon konfirmasi janji temu adalah Anda dapat membuatnya terdengar lebih ramah dan bersahabat. Selalu gunakan nada profesional dan sopan, dan ingat: apa pun yang Anda katakan mencerminkan merek Anda.

5 Contoh Skrip Panggilan Konfirmasi Janji Temu

Panggilan telepon konfirmasi janji temu hanya sebagus skrip yang digunakannya. Berikut adalah lima skrip panggilan konfirmasi janji temu yang menerapkan praktik terbaik di atas yang dapat Anda curi:

1. “ Halo, ini ( Nama Depan Anggota Staf ) di ( Nama Klinik ) menelepon untuk mengkonfirmasi janji temu ( Nama Lengkap Pasien ) pada ( Tanggal ) pada ( Waktu ) dengan ( Nama Lengkap Dokter). Apakah Anda akan dapat membuat janji Anda? Jika Anda perlu menjadwal ulang, beri tahu saya sesegera mungkin. Terima kasih!"

2. “Selamat Pagi/Siang/Malam, ini ( Nama Depan Perawat ) panggilan dari ( Nama Klinik ). Saya perawat ( Nama Lengkap Dokter ) dan ingin mengkonfirmasi janji temu Anda pada ( Tanggal ) pada ( Waktu ). Apakah waktu ini masih bekerja untukmu?”

3. “Hai ( Nama Pasien ), janji temu Anda untuk ( Tanggal ) pada ( Waktu ) dengan ( Nama Lengkap Dokter ) telah dikonfirmasi. Harap tiba 10 menit lebih awal sebelum janji Anda karena Anda harus mendaftar di bagian penerima tamu. Anda juga harus membawa ( Dokumen dan Laporan yang Diperlukan ). Kami berharap dapat melihat Anda!”

4. “Hai, ( Nama Pasien ). Ini adalah panggilan pengingat yang ramah mengenai janji temu Anda besok pada ( Waktu ) dengan ( Nama Lengkap Dokter ) di ( Nama Klinik ), berlokasi di ( Alamat Klinik ) Jika Anda perlu membuat perubahan pada janji temu Anda, silakan hubungi kami di ( Nomor Kantor ) ) . Terima kasih!"

5. “Halo, ini ( Nama Depan Anggota Staf) di ( Nama Klinik ). Kami menelepon untuk mengingatkan ( Nama Pasien ) bahwa mereka harus membayar ( Nama Pemeriksaan Rutin / Alasan Penunjukan ). Saya hanya ingin memastikan apakah Anda dapat membuat janji temu Anda pada ( Tanggal ) pada ( Waktu ) dengan ( Nama Lengkap Dokter ). Tolong beri tahu saya jika Anda ingin menjadwal ulang di kemudian hari.”

…Atau Anda Dapat Mengirim Teks Pengingat Janji Temu

Jika membuat panggilan telepon terdengar membosankan, pertimbangkan untuk mengirim pengingat teks janji temu kepada pasien. Dengan teks rata-rata pada tingkat terbuka 98 persen, mereka juga lebih cenderung membaca teks daripada membalas email atau menerima panggilan telepon.

Segalanya menjadi lebih baik: Dengan SimpleTexting, Anda dapat mengotomatiskan pengingat janji temu Anda untuk mengirim pesan yang tepat pada waktu yang tepat kepada pasien, berkat perpustakaan integrasi kami yang besar. Coba platform kami gratis selama 14 hari untuk melihat betapa mudahnya mengotomatiskan teks pengingat janji temu.