5 effektive Terminerinnerungsskripte zur Reduzierung von No-Shows

Wenn Sie im Gesundheitswesen tätig sind, wissen Sie, wie wichtig es ist, Patienten dazu zu bringen, zu ihren Terminen zu erscheinen. Andernfalls ist es für alle Beteiligten eine No-Win-Situation.

Wenn Patienten ihre Termine verpassen:

• Sie verlieren Zeit und verpassen garantierte Einnahmen.
• Ihre Mitarbeiter lassen wichtige Aufgaben offen, um mit dem Patienten Telefontag zu spielen.
• Der Patient verliert die Chance auf baldige Besserung.

Andererseits verringern Terminbestätigungen und Erinnerungsanrufe die Zahl der Nichterscheinen, steigern den Umsatz und die Büroproduktivität und verbessern das Engagement und die Zufriedenheit der Patienten.

Was ist ein Terminbestätigungsanruf?

Bei einem telefonischen Terminbestätigungsanruf erinnert ein Mensch (oder ein automatisiertes System) den Patienten telefonisch an seinen eingehenden Termin. Betrachten Sie es als höfliche Erinnerung, um Patienten dabei zu helfen, sich an die Termine zu erinnern, die sie mit Ihrem Unternehmen vereinbart haben.

Die Vorteile von Terminerinnerungsanrufen

In der heutigen Welt machen es der ständige Druck des täglichen Lebens und die Informationsüberflutung den Patienten leichter, zu vergessen. Tatsächlich deuten Studien darauf hin, dass das durchschnittliche menschliche Gehirn 50 % der Informationen innerhalb einer Stunde, 70 % in 24 Stunden und 90 % in einer Woche vergisst.

Natürlich brauchen wir alle ein wenig Hilfe beim Erinnern.

Wenn Sie mehr Motivation brauchen, um Terminerinnerungsanrufe zu tätigen, finden Sie hier einige wichtige Vorteile:

Verbesserte Office-Produktivität

Sie haben wahrscheinlich Ihre Mitarbeiter, die sich an Patienten wenden, die zu spät zu ihren Terminen kommen. Dies nimmt viel Zeit in Anspruch, die sie für produktivere Aufgaben hätten aufwenden können.

Terminbestätigungen und Erinnerungsanrufe helfen dabei, die Terminplanung für Patienten zu optimieren und sicherzustellen, dass der bevorstehende Termin in den Köpfen der Patienten im Vordergrund steht. Anstatt Zeit mit der Suche nach Patienten zu verschwenden, können sich Ihre Mitarbeiter (und Sie) auf produktivere Büroaufgaben konzentrieren.

Reduzierte No-Shows

Der häufigste Grund für das Nichterscheinen ist, dass der Patient einen Termin vergisst oder ihn aufgrund eines Notfalls nicht wahrnehmen kann. Das kostet Sie in jedem Fall Zeit und Geld.

Telefonanrufe zur Terminerinnerung tragen dazu bei, Nichterscheinen zu reduzieren, indem sie die Patienten daran erinnern, ihren Terminplan für anstehende Sitzungen freizugeben. Wenn sie ihren Termin nicht einhalten können, können sie den Termin auf einen anderen Tag verschieben, sodass Sie genügend Zeit haben, einen anderen Patienten zu vereinbaren und Umsatzeinbußen zu vermeiden.

Größeres Patientenengagement

Terminerinnerungen erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass Patienten ihre Termine wahrnehmen. Dadurch werden sie wiederum engagierter und aktiver in die Selbstversorgung und die Planung von Folgebesuchen eingebunden.

Erhöhter Umsatz

Reduzierte No-Shows, gesteigerte Büroproduktivität und größeres Patientenengagement tragen zu mehr Einnahmen für Ihr Unternehmen bei. Andernfalls haben Sie Löcher in Ihren Zeitplänen, die zu Einnahmeverlusten führen. Terminerinnerungen helfen, diese Lücken zu schließen.

Wie ein Skript zur Terminerinnerung hilft

Es gibt einen schmalen Grat zwischen hilfreichen, höflichen Terminerinnerungen, die Ihre Patienten schätzen, und eindringlichen, geradezu lästigen Nachrichten, die sie nicht mögen. Das Befolgen eines Terminerinnerungsskripts stellt sicher, dass Ihre Telefonerinnerungen die erste Seite bevorzugen.

Hier ist wie:

• Ein Terminerinnerungsskript sorgt dafür, dass Ihre Nachricht konsistent bleibt . Unabhängig davon, ob Sie ein ein- oder zehnköpfiges Team sind, der Umgang Ihres Gesundheitsunternehmens mit Patienten wird konsistent und höflich sein.
• Mit einem Skript zur Terminerinnerung in der Hand ist es weniger wahrscheinlich, dass Ihre Mitarbeiter abschweifen oder peinlich still werden . Sie haben bestimmte Gesprächspunkte mit einem klaren Anfang, einer Mitte und einem Ende, um das Telefonat kurz und auf den Punkt zu bringen.
• Ein Terminerinnerungsskript kann dazu beitragen , die Reibung für Ihre Mitarbeiter zu verringern, die wahrscheinlich bereits voll ausgelastet sind.

Best Practices für Terminerinnerungsskripte

Terminbestätigungsskripte und Erinnerungsvorlagen funktionieren am besten, wenn sie professionell und dennoch persönlich bleiben.

Hier sind einige Best Practices, mit denen Sie Ihre Wirkung maximieren können:

Vergessen Sie nie, zu personalisieren

Personalisierung ist für alle Arten von Marketing wichtig, und Terminbestätigungen und Erinnerungen sind keine Ausnahme. Beginnen Sie damit, den korrekten Namen Ihres Patienten zu verwenden (Sie können auch formelle Titel und Nachnamen hinzufügen), um ihn wissen zu lassen, dass der Termin für ihn bestimmt ist, und ihm das Gefühl zu geben, geschätzt zu werden.

Stellen Sie sich richtig vor

Nur weil ein Patient einen Termin bei Ihnen gebucht hat, heißt das noch lange nicht, dass er sich allein durch das Telefonat an Sie oder den Namen Ihrer Praxis erinnert. Stellen Sie sich und den Namen Ihrer Arztpraxis immer vor, damit der Patient Sie leicht erkennen kann und Ihre Anrufe weniger wahrscheinlich ablehnen.

Erwähnen und bestätigen Sie wichtige Details

Stellen Sie sicher, dass Sie wichtige Informationen angeben, auch wenn es sich um einen bestehenden Patienten handelt. Dazu gehören Datum, Uhrzeit, Ort und Einzelheiten darüber, was Sie mitbringen sollten (z. B. können Sie sie daran erinnern, ein wichtiges Dokument oder eine Gesichtsmaske mit sich zu führen).

Verwenden Sie einen freundlichen Ton

Das Gute an telefonischen Terminbestätigungen ist, dass sie sympathischer und freundlicher klingen können. Verwenden Sie immer einen professionellen und höflichen Ton und denken Sie daran: Was immer Sie sagen, spiegelt Ihre Marke wider.

5 Beispielskripte für Anrufbestätigungen zur Terminbestätigung

Ein Terminbestätigungsanruf ist nur so gut wie das verwendete Skript. Hier sind fünf Terminbestätigungsanrufskripte, die die oben genannten Best Practices anwenden, die Sie stehlen können:

1. „ Hallo, hier ist ( Vorname des Mitarbeiters ) in ( Name der Klinik ) und ruft an, um einen Termin für ( Vollständiger Name des Patienten ) am ( Datum ) um ( Uhrzeit ) mit ( Vollständiger Name des Arztes ) zu bestätigen. Können Sie Ihren Termin wahrnehmen? Wenn Sie einen Termin verschieben müssen, teilen Sie mir dies bitte so bald wie möglich mit. Vielen Dank!"

2. „Guten Morgen/Nachmittag/Abend, hier ( Vorname der Krankenschwester ) ruft von ( Name der Klinik ) an. Ich bin die Krankenschwester von ( Vollständiger Name des Arztes ) und möchte Ihren Termin am ( Datum ) um ( Uhrzeit ) bestätigen. Funktioniert diese Zeit noch für dich?“

3. „Hallo ( Name des Patienten ), Ihr Termin für ( Datum ) um ( Uhrzeit ) mit ( Vollständiger Name des Arztes ) ist bestätigt. Bitte erscheinen Sie 10 Minuten vor Ihrem Termin, da Sie sich an der Rezeption anmelden müssen. Sie müssen auch Ihre ( erforderlichen Dokumente und Berichte ) mit sich führen. Wir freuen uns darauf, dich zu sehen!"

4. „Hallo, ( Name des Patienten ). Dies ist ein freundlicher Erinnerungsanruf bezüglich Ihres morgigen Termins um ( Uhrzeit ) mit ( Vollständiger Name des Arztes ) in ( Name der Klinik ) mit Sitz in ( Adresse der Klinik ) Wenn Sie Änderungen an Ihrem Termin vornehmen müssen, rufen Sie uns bitte unter ( Büronummer ) . Vielen Dank!"

5. „Hallo, hier ist ( Vorname des Mitarbeiters) in ( Name der Klinik ). Wir rufen an, um ( Name des Patienten ) daran zu erinnern, dass er für seinen ( Name der routinemäßigen Untersuchung / Grund des Termins ) fällig ist. Ich möchte nur bestätigen, ob Sie Ihren Termin am ( Datum ) um ( Uhrzeit ) mit ( Vollständiger Name des Arztes) vereinbaren können. Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt umbuchen möchten.”

…oder Sie können Terminerinnerungstexte versenden

Wenn das Telefonieren mühsam klingt, sollten Sie erwägen, Terminerinnerungen per SMS an Patienten zu senden. Mit einer durchschnittlichen Öffnungsrate von 98 Prozent lesen sie auch eher einen Text, als auf eine E-Mail zu antworten oder einen Anruf anzunehmen.

Es kommt noch besser: Mit SimpleTexting können Sie Ihre Terminerinnerungen automatisieren, um dank unserer umfangreichen Integrationsbibliothek die richtige Nachricht zur richtigen Zeit an Patienten zu senden. Testen Sie unsere Plattform 14 Tage lang kostenlos, um zu sehen, wie einfach die Automatisierung von Terminerinnerungstexten sein kann.