5 Scripturi eficiente de memento pentru întâlniri pentru a reduce absența prezentărilor

Dacă lucrați în domeniul sănătății, știți cât de important este să convingeți pacienții să se prezinte la programări. În caz contrar, este o situație fără câștig pentru toți cei implicați.

Când pacienții lipsesc la întâlniri:

• Pierzi timp și pierzi veniturile garantate.
• Membrii personalului dumneavoastră lasă sarcini importante în așteptare pentru a juca eticheta de telefon cu pacientul.
• Pacientul pierde oportunitatea de a se îmbunătăți în curând.

Pe de altă parte, efectuarea de apeluri telefonice de confirmare a programării și reamintire reduce numărul de neprezentări, crește veniturile și productivitatea biroului și îmbunătățește implicarea și satisfacția pacienților.

Ce este un apel telefonic de confirmare a programării?

Un apel telefonic de confirmare a programării implică un om (sau un sistem automat) care îi amintește pacientului de programarea primită prin telefon. Gândiți-vă la asta ca la un memento politicos pentru a ajuta pacienții să-și amintească întâlnirile pe care le-au făcut cu afacerea dvs.

Beneficiile efectuării apelurilor de memento pentru programare

În lumea de astăzi, presiunile continue ale vieții de zi cu zi și supraîncărcarea de informații fac ca pacienții să uite mai ușor. De fapt, studiile sugerează că creierul uman mediu uită 50% din informații într-o oră, 70% în 24 de ore și 90% într-o săptămână.

În mod clar, toți avem nevoie de puțin ajutor pentru a ne aminti.

Dacă aveți nevoie de mai multă motivație pentru a efectua apeluri de memento de programare, iată câteva avantaje cheie:

Productivitate îmbunătățită la birou

Probabil că personalul dumneavoastră se adresează pacienților care întârzie la programări. Acest lucru ocupă o cantitate semnificativă de timp pe care ar fi putut-o petrece pe sarcini mai productive.

Apelurile de confirmare a programării și de reamintire ajută la eficientizarea programării programării pacienților și se asigură că programarea viitoare este în atenția pacienților. În loc să pierdeți timpul urmărind pacienții, membrii personalului dumneavoastră (și dumneavoastră) vă puteți concentra pe sarcini de birou mai productive.

Neprezentări reduse

Motivul obișnuit pentru neprezentare este că pacientul uită că are o programare sau că nu poate ajunge din cauza unei urgențe. Oricum, asta te costă timp și bani.

Apelurile telefonice de reamintire a programării ajută la reducerea neprezentărilor, reamintindu-le pacienților să își elibereze programul pentru sesiunile următoare. Dacă nu își pot face programarea, se pot reprograma pentru o altă zi, oferindu-vă suficient timp pentru a programa un alt pacient și pentru a evita pierderea veniturilor.

O implicare mai mare a pacientului

Mementourile pentru întâlniri fac ca pacienții să își facă programarea mai probabil. La rândul său, acest lucru îi va face mai implicați și mai activ în îngrijirea lor și în programarea vizitelor de urmărire.

Venituri crescute

Neprezentările reduse, productivitatea crescută la birou și implicarea mai mare a pacienților contribuie la venituri mai mari pentru afacerea dvs. În caz contrar, veți avea găuri în programul dvs. care vă vor cauza pierderi de venituri. Mementourile pentru întâlniri ajută la completarea acestor lacune.

Cum ajută un script de memento pentru întâlniri

Există o linie subțire între mementourile utile și politicoase privind întâlnirile pe care le apreciază pacienții tăi și mesajele puternice, de-a dreptul enervante, pe care le displace. Urmărirea unui script de memento de întâlnire asigură mementourile telefonului dvs. favorizează partea anterioară.

Iată cum:

• Un script de memento pentru întâlniri vă menține mesajul consistent . Indiferent dacă sunteți o echipă de unul sau zece, abordarea companiei dumneavoastră de asistență medicală față de pacienți va fi consecventă și politicoasă.
• Cu un script de memento de întâlnire în mână, este mai puțin probabil ca personalul dvs. să intre pe o tangentă sau să aibă tăceri incomode . Veți avea puncte de discuție specifice, cu un început, un mijloc și un sfârșit clar, făcând apelul scurt și la obiect.
• Un script de memento de întâlnire poate ajuta la reducerea fricțiunilor pentru personalul dvs. , care probabil are deja sarcini complete.

Cele mai bune practici pentru Scriptul de memento pentru întâlniri

Scripturile de confirmare a întâlnirilor și șabloanele de memento funcționează cel mai bine atunci când le păstrează profesionale, dar personale.

Iată câteva dintre cele mai bune practici pentru a vă ajuta să vă maximizați impactul:

Nu uitați niciodată să personalizați

Personalizarea este importantă pentru toate tipurile de marketing, iar confirmările de numire și mementourile nu fac excepție. Începeți prin a folosi numele corect al pacientului dvs. (puteți adăuga, de asemenea, titluri formale și nume de familie) pentru a-i spune că programarea este pentru el și pentru a-i face să se simtă apreciați.

Prezentați-vă corect

Doar pentru că un pacient a rezervat o întâlnire cu dvs. nu înseamnă că își va aminti pe dvs. sau numele cabinetului dvs. numai din apelul telefonic. Prezentați-vă întotdeauna numele dumneavoastră și al cabinetului dumneavoastră medical, astfel încât pacientul să vă poată recunoaște cu ușurință și va fi mai puțin probabil să vă respingă apelurile.

Menționați și confirmați detaliile importante

Asigurați-vă că includeți informații vitale, chiar dacă este un pacient existent. Acestea includ data, ora, locația și detaliile despre ce să aducă (de exemplu, le puteți reaminti să aibă un document important sau o mască de față).

Utilizați un ton prietenos

Lucrul bun despre apelurile telefonice de confirmare a programării este că le puteți face să sune mai prietenoase și mai prietenoase. Folosește întotdeauna un ton profesionist și politicos și nu uita: orice spui reflectă marca ta.

5 Exemple de scripturi de apel de confirmare a întâlnirii

Un apel telefonic de confirmare a întâlnirii este la fel de bun ca scriptul pe care îl folosește. Iată cinci scripturi de apel de confirmare a întâlnirii care aplică cele mai bune practici de mai sus pe care le puteți fura:

1. „ Bună ziua, acesta este ( Numele membrului personalului ) la ( Numele clinicii ) sunând pentru a confirma o programare pentru ( Numele complet al pacientului ) la ( Data ) la ( Ora ) cu (Numele complet al medicului). Veți putea să vă faceți programarea? Dacă trebuie să reprogramați, vă rugăm să-mi spuneți cât mai curând posibil. Mulțumesc!"

2. „Bună dimineața/După-amiaza/Seara, acesta este ( Numele asistentei ) de la ( Numele clinicii ). Sunt asistenta medicală a ( Numele complet al medicului ) și vreau să vă confirm programarea la ( Data ) la ( Ora ). Mai funcționează această dată pentru tine?”

3. „Bună ( Numele pacientului ), programarea dumneavoastră pentru ( Data ) la ( Ora ) cu ( Numele complet al medicului ) este confirmată. Vă rugăm să veniți cu 10 minute mai devreme înainte de programare, deoarece va trebui să vă înregistrați la recepție. De asemenea, va trebui să purtați ( documentele și rapoartele necesare ). Abea aștept sa te văd!"

4. „Bună, ( Numele pacientului ). Acesta este un apel prietenos de reamintire cu privire la programarea dvs. de mâine la ( Ora ) cu ( Numele complet al medicului ) la ( Numele clinicii ), situat la ( Adresa clinicii ) Dacă trebuie să faceți modificări la programarea dvs., vă rugăm să ne sunați la ( Numărul biroului ) . Mulțumesc!"

5. „Bună ziua, acesta este ( Prenumele membrului personalului) la ( Numele clinicii ). Sunăm pentru a le reamintim ( Numele pacientului ) că trebuie să-și facă ( Numele controlului de rutină/Motivul programării ). Vreau doar să confirm dacă ați putea să vă programați la ( Data ) la ( Ora ) cu ( Numele complet al medicului ). Vă rog să-mi spuneți dacă doriți să reprogramați la o dată ulterioară.”

… Sau puteți trimite mesaje de memento pentru programare

Dacă efectuarea de apeluri telefonice sună plictisitor, luați în considerare trimiterea unor mementouri text pentru programare pacienților. Având în medie o rată de deschidere de 98%, este mai probabil ca ei să citească un text decât să răspundă la un e-mail sau să preia un apel telefonic.

Lucrurile devin și mai bune: cu SimpleTexting, vă puteți automatiza mementourile de întâlnire pentru a trimite pacienților mesajul potrivit la momentul potrivit, datorită bibliotecii noastre masive de integrări. Încercați platforma noastră gratuit timp de 14 zile pentru a vedea cât de ușoară poate fi automatizarea textelor de memento pentru întâlniri.