5 guiones de recordatorio de citas efectivos para reducir las ausencias

Si está en el negocio de la atención médica, sabe lo importante que es lograr que los pacientes se presenten a sus citas. De lo contrario, es una situación sin salida para todos los involucrados.

Cuando los pacientes faltan a sus citas:

• Pierde tiempo y pierde ingresos garantizados.
• Los miembros de su personal dejan tareas importantes pendientes para jugar a la etiqueta telefónica con el paciente.
• El paciente pierde la oportunidad de mejorar pronto.

Por otro lado, hacer llamadas telefónicas de confirmación y recordatorio de citas reduce las ausencias, aumenta los ingresos y la productividad de la oficina, y mejora el compromiso y la satisfacción del paciente.

¿Qué es una llamada telefónica de confirmación de cita?

Una llamada telefónica de confirmación de cita implica que un ser humano (o un sistema automatizado) le recuerde al paciente su cita entrante por teléfono. Piense en ello como un recordatorio cortés para ayudar a los pacientes a recordar las citas que concertaron con su empresa.

Los beneficios de hacer llamadas de recordatorio de citas

En el mundo actual, las presiones constantes de la vida diaria y la sobrecarga de información facilitan el olvido de los pacientes. De hecho, los estudios sugieren que el cerebro humano promedio olvida el 50 % de la información en una hora, el 70 % en 24 horas y el 90 % en una semana.

Claramente, todos necesitamos un poco de ayuda para recordar.

Si necesita más motivación para hacer llamadas de recordatorio de citas, aquí hay algunas ventajas clave:

Productividad de oficina mejorada

Es probable que su personal se comunique con los pacientes que llegan tarde a sus citas. Esto consume una cantidad significativa de tiempo que podrían haber dedicado a tareas más productivas.

Las llamadas de confirmación y recordatorio de citas ayudan a agilizar la programación de citas de los pacientes y aseguran que su próxima cita esté en la mente de los pacientes. En lugar de perder el tiempo rastreando a los pacientes, los miembros de su personal (y usted) pueden concentrarse en tareas de oficina más productivas.

Ausencias reducidas

La razón común por la que no se presenta es que el paciente olvida que tiene una cita o que no puede asistir debido a una emergencia. De cualquier manera, esto le cuesta tiempo y dinero.

Las llamadas telefónicas de recordatorio de citas ayudan a reducir las ausencias, recordando a los pacientes que despejen su agenda para las próximas sesiones. Si no pueden asistir a su cita, pueden reprogramarla para otro día, dándole tiempo suficiente para programar otro paciente y evitar la pérdida de ingresos.

Mayor compromiso del paciente

Los recordatorios de citas hacen que sea más probable que los pacientes programen sus citas. A su vez, esto los hará más comprometidos e involucrados activamente en el cuidado de sí mismos y en la programación de visitas de seguimiento.

Aumento de ingresos

La reducción de las ausencias, el aumento de la productividad de la oficina y una mayor participación de los pacientes contribuyen a generar más ingresos para su negocio. De lo contrario, tendrá lagunas en sus horarios que provocarán una pérdida de ingresos. Los recordatorios de citas ayudan a llenar estos vacíos.

Cómo ayuda un script de recordatorio de citas

Hay una delgada línea entre los recordatorios de citas útiles y educados que sus pacientes aprecian y los mensajes contundentes y francamente molestos que no les gustan. Seguir un guión de recordatorio de citas garantiza que los recordatorios de su teléfono favorezcan al lado anterior.

Así es cómo:

• Un script de recordatorio de citas mantiene su mensaje consistente . Independientemente de si es un equipo de uno o diez, el enfoque de su negocio de atención médica hacia los pacientes será coherente y cortés.
• Con un guión de recordatorio de citas en la mano, es menos probable que su personal se salga por la tangente o tenga silencios incómodos . Tendrá puntos de conversación específicos establecidos, con un comienzo, un medio y un final claros, haciendo que la llamada telefónica sea breve y directa.
• Un guión de recordatorio de citas puede ayudar a reducir la fricción para su personal , que probablemente ya tenga cargas de trabajo completas.

Prácticas recomendadas para el script de recordatorio de citas

Los guiones de confirmación de citas y las plantillas de recordatorios funcionan mejor cuando se mantienen profesionales pero personales.

Aquí hay algunas mejores prácticas para ayudarlo a maximizar su impacto:

Nunca olvides personalizar

La personalización es importante para todo tipo de marketing, y las confirmaciones y recordatorios de citas no son una excepción. Comience usando el nombre correcto de su paciente (también puede agregar títulos y apellidos formales) para hacerle saber que la cita es para él y que se sienta valorado.

Preséntese correctamente

El hecho de que un paciente haya reservado una cita con usted no significa que recordará su nombre o el de su consultorio solo con la llamada telefónica. Siempre preséntese y el nombre de su consultorio médico, para que el paciente pueda reconocerlo fácilmente y sea menos probable que desestime sus llamadas.

Mencione y confirme detalles importantes

Asegúrese de incluir información vital, incluso si es un paciente existente. Esto incluye la fecha, la hora, la ubicación y los detalles de lo que debe traer (por ejemplo, puede recordarles que lleven un documento importante o una mascarilla).

Usa un tono amigable

Lo bueno de las llamadas telefónicas de confirmación de citas es que puedes hacer que suenen más afables y amigables. Utiliza siempre un tono profesional y cortés, y recuerda: todo lo que digas refleja tu marca.

5 guiones de llamada de confirmación de cita de muestra

Una llamada telefónica de confirmación de cita es tan buena como el guión que utiliza. Aquí hay cinco guiones de llamada de confirmación de cita que aplican las mejores prácticas anteriores que puede robar:

1. “ Hola, soy ( Nombre del miembro del personal ) en ( Nombre de la clínica ) llamando para confirmar una cita para ( Nombre completo del paciente ) el ( Fecha ) a las ( Hora ) con (Nombre completo del médico). ¿Podrás hacer tu cita? Si necesita reprogramar, hágamelo saber lo antes posible. ¡Gracias!"

2. “Buenos días/tardes/noches, soy ( Nombre de la enfermera ) llamando de ( Nombre de la clínica ). Soy la enfermera de ( Nombre completo del médico ) y quiero confirmar su cita el ( Fecha ) a las ( Hora ). ¿Este tiempo todavía funciona para ti?”

3. “Hola ( Nombre del paciente ), su cita para ( Fecha ) a las ( Hora ) con ( Nombre completo del médico ) está confirmada. Llegue 10 minutos antes de su cita, ya que deberá registrarse en la recepción. También deberá llevar sus ( Documentos e informes requeridos ). ¡Esperamos verte!"

4. “Hola, ( Nombre del paciente ). Esta es una llamada amistosa de recordatorio con respecto a su cita mañana a las ( hora ) con ( Nombre completo del médico ) en ( Nombre de la clínica ), ubicado en ( Dirección de la clínica ) Si necesita hacer algún cambio en su cita, llámenos al ( Número de oficina) ) . ¡Gracias!"

5. “Hola, soy ( Nombre del miembro del personal) en ( Nombre de la clínica ). Estamos llamando para recordarle a ( Nombre del paciente ) que le corresponde su ( Nombre del control de rutina/Razón de la cita ). Solo quiero confirmar si podría hacer su cita el ( Fecha ) a las ( Hora ) con ( Nombre completo del médico ). Por favor, hágame saber si desea reprogramar en una fecha posterior”.

... O puede enviar mensajes de texto de recordatorio de cita

Si hacer llamadas telefónicas suena tedioso, considere enviar recordatorios de citas por mensaje de texto a los pacientes. Con los mensajes de texto con una tasa de apertura promedio del 98 por ciento, también es más probable que lean un mensaje de texto que que respondan un correo electrónico o atiendan una llamada telefónica.

Las cosas mejoran aún más: con SimpleTexting, puede automatizar sus recordatorios de citas para enviar el mensaje correcto en el momento correcto a los pacientes, gracias a nuestra enorme biblioteca de integraciones. Pruebe nuestra plataforma gratis durante 14 días para ver lo fácil que puede ser automatizar los mensajes de texto de recordatorio de citas.