5 skutecznych skryptów przypominających o spotkaniach, aby ograniczyć niepojawianie się

Jeśli pracujesz w branży medycznej, wiesz, jak ważne jest, aby pacjenci pojawiali się na wizytach. W przeciwnym razie jest to sytuacja bez wyjścia dla wszystkich zaangażowanych.

Gdy pacjenci opuszczają wizyty:

• Tracisz czas i tracisz gwarantowane przychody.
• Twoi pracownicy pozostawiają ważne zadania oczekujące na odtworzenie identyfikatora telefonu z pacjentem.
• Pacjent traci szansę na szybkie wyzdrowienie.

Z drugiej strony, potwierdzanie wizyt i przypominanie o połączeniach telefonicznych zmniejsza niedojazdy, zwiększa przychody i produktywność biura oraz zwiększa zaangażowanie i satysfakcję pacjentów.

Co to jest rozmowa telefoniczna z potwierdzeniem wizyty?

Połączenie telefoniczne z potwierdzeniem wizyty polega na tym, że człowiek (lub zautomatyzowany system) przypomina pacjentowi przez telefon o nadchodzącej wizycie. Potraktuj to jako uprzejme przypomnienie, aby pomóc pacjentom przypomnieć sobie wizyty, które umówili się w Twojej firmie.

Korzyści z wykonywania połączeń z przypomnieniem o spotkaniu

W dzisiejszym świecie ciągła presja codziennego życia i nadmiar informacji ułatwiają pacjentom zapomnienie. W rzeczywistości badania sugerują, że przeciętny ludzki mózg zapomina 50% informacji w ciągu godziny, 70% w ciągu 24 godzin i 90% w ciągu tygodnia.

Oczywiście wszyscy potrzebujemy trochę pomocy w zapamiętywaniu.

Jeśli potrzebujesz więcej motywacji do dzwonienia z przypomnieniem o spotkaniach, oto kilka kluczowych zalet:

Większa wydajność biura

Prawdopodobnie Twój personel kontaktuje się z pacjentami, którzy spóźniają się na wizytę. Zabiera to znaczną ilość czasu, który mogliby poświęcić na bardziej produktywne zadania.

Potwierdzenia wizyty i połączenia przypominające pomagają usprawnić planowanie wizyt pacjentów i zapewniają, że ich nadchodząca wizyta jest w pamięci pacjentów. Zamiast tracić czas na tropienie pacjentów, Twoi pracownicy (i Ty) mogą skupić się na bardziej produktywnych zadaniach biurowych.

Zredukowana liczba niepojawień

Częstym powodem niestawienia się pacjenta jest to, że pacjent zapomina o umówionej wizycie lub że nie może się na nią przybyć z powodu nagłej potrzeby. Tak czy inaczej, to kosztuje czas i pieniądze.

Rozmowy telefoniczne z przypomnieniem o wizytach pomagają ograniczyć niepojawienia się, przypominając pacjentom o konieczności wyczyszczenia harmonogramu nadchodzących sesji. Jeśli nie mogą umówić się na wizytę, mogą przełożyć ją na inny dzień, co daje wystarczająco dużo czasu na umówienie kolejnego pacjenta i uniknięcie utraty dochodów.

Większe zaangażowanie pacjenta

Przypomnienia o wizytach zwiększają prawdopodobieństwo umawiania się pacjentów na wizytę. To z kolei sprawi, że będą bardziej zaangażowani i aktywnie zaangażowani w dbanie o siebie i planowanie wizyt kontrolnych.

Zwiększone przychody

Mniej nieobecności, zwiększona produktywność biura i większe zaangażowanie pacjentów przyczyniają się do zwiększenia przychodów Twojej firmy. W przeciwnym razie będziesz mieć dziury w harmonogramach, które spowodują utratę przychodów. Przypomnienia o spotkaniach pomagają wypełnić te luki.

Jak pomaga skrypt przypomnienia o spotkaniu

Istnieje cienka granica między pomocnymi, uprzejmymi przypomnieniami o wizytach, których doceniają Twoi pacjenci, a stanowczymi, wręcz denerwującymi wiadomościami, których nie lubią. Przestrzeganie skryptu przypomnienia o spotkaniu zapewnia, że ​​przypomnienia telefoniczne faworyzują poprzednią stronę.

Oto jak:

• Skrypt przypominający o spotkaniu zapewnia spójność wiadomości . Bez względu na to, czy tworzysz jeden, czy dziesięcioosobowy zespół, podejście Twojej firmy do pacjentów będzie konsekwentne i uprzejme.
• Mając w ręku skrypt przypominający o spotkaniu, Twój personel jest mniej skłonny do stycznego lub niezręcznego milczenia . Będziesz mieć określone punkty rozmowy, z wyraźnym początkiem, środkiem i końcem, dzięki czemu rozmowa telefoniczna będzie krótka i rzeczowa.
• Skrypt przypominający o spotkaniu może pomóc w zmniejszeniu tarcia między pracownikami , którzy prawdopodobnie mają już pełne obciążenie pracą.

Najlepsze praktyki dotyczące skryptu przypomnienia o spotkaniu

Skrypty potwierdzenia spotkania i szablony przypomnień działają najlepiej, gdy są profesjonalne, a jednocześnie osobiste.

Oto kilka sprawdzonych metod, które pomogą Ci zmaksymalizować swój wpływ:

Nigdy nie zapomnij o personalizacji

Personalizacja jest ważna dla wszystkich rodzajów marketingu, a potwierdzenia spotkań i przypomnienia nie są wyjątkiem. Zacznij od podania prawidłowego imienia i nazwiska pacjenta (możesz również dodać oficjalne tytuły i nazwiska), aby poinformować go, że wizyta jest dla niego i sprawić, że poczuje się doceniony.

Przedstaw się właściwie

To, że pacjent umówił się z Tobą na wizytę, nie oznacza, że ​​zapamięta Ciebie lub nazwę Twojej praktyki z samego połączenia telefonicznego. Zawsze przedstaw siebie i nazwę swojego gabinetu, aby pacjent mógł Cię łatwo rozpoznać i zmniejszyć prawdopodobieństwo odrzucenia Twoich połączeń.

Wspomnij i potwierdź ważne szczegóły

Pamiętaj, aby podać ważne informacje, nawet jeśli jesteś już pacjentem. Obejmuje to datę, godzinę, lokalizację i szczegóły dotyczące tego, co należy zabrać (na przykład możesz przypomnieć im, aby nosili ważny dokument lub maskę na twarz).

Użyj przyjaznego tonu

Dobrą rzeczą w rozmowach telefonicznych z potwierdzeniem spotkania jest to, że możesz sprawić, że będą brzmiały bardziej uprzejmie i przyjaźnie. Zawsze używaj profesjonalnego i uprzejmego tonu i pamiętaj: cokolwiek powiesz, odzwierciedla Twoją markę.

5 przykładowych skryptów połączeń potwierdzających wizytę

Połączenie telefoniczne z potwierdzeniem spotkania jest tak dobre, jak skrypt, którego używa. Oto pięć skryptów połączeń z potwierdzeniem spotkania, stosujących powyższe najlepsze praktyki, które możesz ukraść:

1. „ Witam, to jest ( Imię członka personelu ) pod adresem ( Nazwa kliniki ) dzwoniąc w celu potwierdzenia wizyty ( Imię i nazwisko pacjenta ) w dniu ( Data ) o ( Godzina ) z (Pełne imię i nazwisko lekarza). Czy będziesz w stanie umówić się na wizytę? Jeśli musisz zmienić termin, daj mi znać jak najszybciej. Dziękuję Ci!"

2. „Dzień dobry/Popołudnie/Wieczór, tu ( Imię pielęgniarki ) dzwonię z ( Nazwa Kliniki ). Jestem pielęgniarką ( Imię i nazwisko lekarza) i chcę potwierdzić wizytę w dniu ( Data ) o ( Godzina ). Czy ten czas nadal ci odpowiada?

3. „Cześć ( Nazwisko pacjenta ), Twoja wizyta na ( Data ) o ( Godzina ) z ( Pełne imię i nazwisko lekarza ) została potwierdzona. Prosimy o przybycie 10 minut wcześniej przed wizytą, ponieważ należy zarejestrować się w recepcji. Będziesz także musiał mieć przy sobie ( Wymagane dokumenty i raporty ). Czekamy na spotkanie z Państwem!"

4. „Cześć, ( imię pacjenta ). To jest przyjazne połączenie przypominające o Twojej jutrzejszej wizycie o godzinie ( Godzina ) z ( Imię i nazwisko lekarza ) pod adresem ( Nazwa kliniki ), zlokalizowanej pod adresem ( Adres kliniki ) . ) . Dziękuję Ci!"

5. „Witam, to jest ( Imię członka personelu) w ( Nazwa kliniki ). Dzwonimy, aby przypomnieć ( Imię pacjenta ), że należy mu się ( Imię i nazwisko podczas rutynowej kontroli/Powód wizyty ). Chcę tylko potwierdzić, czy możesz umówić się na wizytę w dniu ( Data ) o godzinie ( Godzina ) z ( Pełne imię i nazwisko lekarza ). Daj mi znać, jeśli chcesz zmienić termin w późniejszym terminie”.

… Lub możesz wysłać SMS-y z przypomnieniem o wizycie

Jeśli wykonywanie połączeń telefonicznych wydaje się nużące, rozważ wysyłanie pacjentom przypomnień tekstowych o wizytach. Przy średnim wskaźniku otwarć SMS-ów wynoszącym 98 procent, jest również bardziej prawdopodobne, że przeczytają tekst niż odpowiedzą na e-maile lub odbiorą telefon.

Sprawy stają się jeszcze lepsze: dzięki SimpleTexting możesz zautomatyzować przypomnienia o wizytach, aby wysłać odpowiednią wiadomość do pacjentów we właściwym czasie, dzięki naszej ogromnej bibliotece integracji. Wypróbuj naszą platformę bezpłatnie przez 14 dni, aby przekonać się, jak łatwe może być zautomatyzowanie tekstów przypomnień o spotkaniach.