8 dicas simples para manter seus dados de CRM limpos

Por definição, um sistema de gerenciamento de relacionamento com os membros (CRM) ajuda você a entender melhor os hábitos e preferências dos torcedores, rastreando e coletando dados. Mas quando vários membros da equipe estão inserindo informações no mesmo sistema, seus dados estão sujeitos ao risco de erro humano. Seja um erro de digitação ou que metade de sua equipe entre em “Street” e a outra metade em “St.”, as inconsistências podem dificultar a análise das informações.

Para evitar a invalidação de seus dados, você deve definir procedimentos consistentes sobre como todos devem importar, exportar e manipular dados em seu sistema. Não importa o tamanho do CRM que você usa, um documento de política e procedimentos definido cria um sistema de regras que fornece respostas para os vários cenários se/então que sua equipe pode encontrar.

De acordo com a consultora e parceira certificada Classy Sarah D. Hale, mesmo que você use um sistema mais básico, ao configurar políticas e procedimentos com antecedência e treinar sua equipe na implementação de CRM, você configura sua organização para uma migração bem-sucedida para um sistema mais robusto no futuro.

Para descobrir como as organizações sem fins lucrativos podem criar ou reconsiderar suas políticas e procedimentos, conversamos com Hale para obter mais informações.

Hale é um estrategista de marketing digital que gosta de ajudar organizações sem fins lucrativos a otimizar suas comunicações, captação de recursos e tecnologia. Ela liderou marcas e organizações internacionais no desenvolvimento de estratégias de marketing e promoção digital bem-sucedidas que alcançaram centenas de milhares de pessoas.

“Quanto mais rápido uma organização sem fins lucrativos puder entrar em um bom sistema e fazer com que sua equipe o use bem... isso realmente os ajudará a fazer seu trabalho melhor com a comunicação e poderá otimizá-los, podendo crescer mais rápido porque eles têm uma melhor compreensão de seu público. ”

Use as dicas a seguir para revisar suas políticas e procedimentos para as diferentes situações que surgem ao usar seu CRM. Estabeleça e comunique essas diretrizes antecipadamente para capacitar toda a sua equipe a manter seus dados de CRM limpos e precisos. Quando você confia em seus dados, pode tomar decisões informadas que beneficiam sua organização, sua base de doadores e, por fim, as pessoas que atende.

Dicas de formatação para manter os dados limpos e precisos

1. Nome

A formatação consistente dos nomes dos doadores é crucial.

“É formal, é informal, qual é o apelido deles, é maiúscula?” – Hale

Seja qual for a sua decisão, crie um padrão para eliminar erros e evitar que a equipe tenha que fazer suposições. Antecipe todas as situações possíveis que você possa encontrar em torno dessas informações. Sua equipe deve saber o que fazer se um campo for deixado em branco ou se o nome do doador mudar.

“Pode ser algo tão simples quanto atualizar o nome e, em seguida, na seção de notas para esse contato, você inclui o nome de solteira”. – Hale

2. Endereço

Se um doador tiver uma mudança de endereço, como você lida com as novas informações? Você exclui totalmente o endereço antigo? Decida se você manterá os endereços mais antigos em um campo secundário e comunique isso a toda a sua equipe.

Dica profissional: Hale recomenda formatar estados e ruas em formato longo. Quando as abreviações são usadas de forma inconsistente entre os dados, isso pode criar problemas quando você vai extrair os dados posteriormente.

“É mais uma coisa estilística, mas faz com que as pessoas se habituem, temos uma maneira definida de inserir essas coisas no sistema. ” – Hale

3. Data de Depósito

Considere a data que você usará quando sua equipe inserir manualmente as doações. Você usa a data de entrada do cheque no sistema? Ou você usa a data em que recebeu o cheque? Hale aconselha a estabelecer um padrão para permitir que você encontre rapidamente a doação no futuro.

4. Cônjuges e Famílias

Use seu sistema para indicar quando dois ou mais de seus doadores compartilham a mesma casa. Dependendo do sistema que você usa, você pode vincular os contatos, ou pelo menos escrever uma nota em cada um deles separadamente. Esta etapa não só permite que você personalize suas comunicações de doadores, mas também pode economizar dinheiro.

“Quando há casais morando juntos, você pode economizar na correspondência enviando para uma casa em vez de enviar duas individuais.” – Hale

5. Cargos

Assim como os estados e as ruas devem ser especificados, os cargos e cargos também devem ser. Se alguns doadores estiverem listados como diretores e outros como “Dir.” a inconsistência torna o termo difícil de pesquisar em seu sistema. Aconselhe sua equipe a soletrar os títulos dos cargos para economizar tempo quando for extrair relatórios mais tarde.

6. Notas

Um campo de notas é uma ótima maneira de capturar informações importantes que devem ser consideradas antes que sua equipe interaja com componentes específicos.

“Uma coisa que acontece em muitos sistemas é que as pessoas usam notas para acompanhar tudo, mas o que recomendamos é usar notas apenas para coisas que não vão mudar.” – Hale

Dica profissional: Hale sugere que você preencha todos os campos possíveis do CRM antes de usar uma nota. Dessa forma, as notas são vistas como informações altamente importantes a serem consideradas e não um simples “pega tudo”.

7. Nomes de Tarefas

Se sua equipe usa seu CRM para atribuir tarefas internas, você deve usar nomes de tarefas organizados e consistentes para ajudar os líderes de equipe a gerenciar itens de ação e analisar relatórios.

Hale fornece o exemplo de uma carta inicial de agradecimento. Se a tarefa de um membro da equipe diz “Cartão de agradecimento” e a de outro é chamada de “Carta de reconhecimento”, a equipe não consegue distinguir rapidamente as semelhanças ou diferenças entre essas duas atribuições. Estabeleça um padrão para todos os tipos de tarefas e você garantirá que seus dados sejam precisos ao gerar relatórios para verificar o fluxo de trabalho de sua equipe.

Um CRM com dados limpos e precisos pode ajudar a posicionar sua organização para escalar e crescer. Esses benefícios podem se multiplicar quando seu CRM se integra a outros tipos de software. Uma integração com software de captação de recursos, por exemplo, melhora a precisão de seus dados, eliminando o erro humano associado à exportação, importação e ajustes constantes.

De acordo com Hale, quando você pode confiar em seus dados, consegue entender melhor seus apoiadores e tomar decisões informadas que atendem às suas necessidades. Isso permite campanhas direcionadas e permite que a equipe de desenvolvimento teste diferentes estratégias.

“Isso leva a relacionamentos mais fortes com seus apoiadores e mais doações e comprometimento deles. Está mudando-os de talvez uma doação única para realmente sentir que são parte de uma equipe, porque você pode se comunicar e interagir com eles nesse nível por causa dos dados que você está coletando sobre eles.”

Baixe o pacote Classy e Salesforce para saber mais sobre como as integrações de software podem economizar seu tempo e ajudar sua organização a crescer.

Menos estresse com a integração Classy + Salesforce