Veriler doğru değilse değerli değildir.”
– Sarah D. Hale, Danışman ve Klas Sertifikalı Ortak
Tanım olarak, bir kurucu ilişki yönetim sistemi (CRM), verileri izleyerek ve toplayarak destekçilerin alışkanlıklarını ve tercihlerini daha iyi anlamanıza yardımcı olur. Ancak birden fazla ekip üyesinin tümü aynı sisteme bilgi girdiğinde, verileriniz insan hatası riskine maruz kalır. Yazım hatası olsun ya da personelinizin yarısının “Sokak” ve diğer yarısının “St.” girmesi, tutarsızlıklar bilgileri analiz etmeyi zorlaştırabilir.
Verilerinizi geçersiz kılmaktan kaçınmak için, herkesin sisteminizdeki verileri nasıl içe aktarması, dışa aktarması ve işlemesi gerektiği konusunda tutarlı prosedürler belirlemelisiniz. Hangi boyutta CRM kullanırsanız kullanın, bir dizi politika ve prosedür belgesi, ekibinizin karşılaşabileceği çeşitli eğer/o zaman senaryolarına yanıtlar sağlayan bir kurallar sistemi oluşturur.
Danışman ve Classy sertifikalı ortak Sarah D. Hale'e göre, daha temel bir sistem kullanıyor olsanız bile, politika ve prosedürleri önceden belirlediğinizde ve personelinizi CRM uygulamaları konusunda eğittiğinizde, kuruluşunuzu başarılı bir geçiş için hazırlarsınız. yolda daha sağlam bir sistem.
Kâr amacı gütmeyen kuruluşların politika ve prosedürlerini nasıl oluşturabileceklerini veya yeniden gözden geçirebileceklerini öğrenmek için Hale ile görüştük ve daha fazla bilgi edindik.
Hale, kâr amacı gütmeyen kuruluşların iletişimlerini, kaynak yaratmalarını ve teknolojilerini optimize etmelerine yardımcı olmaktan hoşlanan bir dijital pazarlama stratejistidir. Yüz binlerce kişiye ulaşan başarılı pazarlama ve dijital tanıtım stratejileri geliştirmede uluslararası markalara ve kuruluşlara liderlik etti.
“Kar amacı gütmeyen bir kuruluş iyi bir sisteme ne kadar çabuk sahip olursa ve ekibinin onu iyi kullanmasını sağlarsa… bu onların işlerini iletişim yoluyla daha iyi yapmalarına gerçekten yardımcı olacak ve hedef kitlelerini daha iyi anladıkları için daha hızlı büyümelerini optimize edebilir. ”
CRM'nizi kullanırken ortaya çıkan farklı durumlar için politikalarınızı ve prosedürlerinizi tekrar gözden geçirmek için aşağıdaki ipuçlarını kullanın. Tüm personelinizi CRM verilerinizi temiz ve doğru tutma konusunda güçlendirmek için bu yönergeleri önceden oluşturun ve iletin. Verilerinize güvendiğinizde, kuruluşunuza, bağışçı tabanınıza ve nihayetinde hizmet ettiğiniz insanlara fayda sağlayan bilinçli kararlar verebilirsiniz.
Verileri Temiz ve Doğru Tutmak için Biçimlendirme İpuçları
1. İsim
Bağışçıların isimleri için tutarlı biçimlendirme çok önemlidir.
"Resmi mi, gayri resmi mi, takma adları ne, büyük harfle mi?" – Hale
Neye karar verirseniz verin, hatayı ortadan kaldırmak ve personelin varsayımlarda bulunmak zorunda kalmasını önlemek için bir standart oluşturun. Bu bilgiler etrafında karşılaşabileceğiniz olası her durumu önceden tahmin edin. Ekibiniz, bir alan boş bırakılırsa veya bağışçınızın adı değişirse ne yapacağını bilmelidir.
"İsmi güncellemek kadar basit bir şey olabilir ve sonra o kişinin not bölümünde kızlık soyadını oraya ekleyebilirsiniz." – Hale
2. Adres
Bir bağışçının adres değişikliği olursa, yeni bilgileri nasıl ele alırsınız? Eski adresi tamamen siler misiniz? Eski adresleri ikincil bir alanda tutup tutmayacağınıza karar verin ve bunu ekibinize iletin.
Profesyonel İpucu: Hale, eyaletleri ve sokakları uzun biçimde biçimlendirmenizi önerir. Kısaltmalar veriler arasında tutarsız kullanıldığında, daha sonra verileri çekmeye gittiğinizde sorun yaratabilir.
“Bu daha çok stilistik bir şey, ama insanları alışkanlık haline getiriyor, bu şeyleri sisteme girmek için belirli bir yolumuz var. ” – Hale
3. Para Yatırma Tarihi
Ekibiniz bağışları manuel olarak girerken kullanacağınız tarihi düşünün. Çeki sisteme girdiğiniz tarihi kullanıyor musunuz? Yoksa çeki aldığınız tarihi mi kullanıyorsunuz? Hale, gelecekte bağışı hızla bulmanızı sağlamak için bir standart belirlemenizi tavsiye ediyor.
4. Eşler ve Haneler
Bağışçılarınızdan iki veya daha fazlasının aynı haneyi paylaştığını belirtmek için sisteminizi kullanın. Kullandığınız sisteme bağlı olarak, kişileri birbirine bağlayabilir veya en azından her birine ayrı ayrı not yazabilirsiniz. Bu adım, yalnızca bağışçı iletişimlerinizi kişiselleştirmenize izin vermekle kalmaz, aynı zamanda paradan da tasarruf etmenizi sağlar.
"Birlikte yaşayan çiftler olduğunda, postayı iki ayrı eve göndermek yerine bir haneye göndererek aslında postadan tasarruf edebilirsiniz." – Hale
5. İş Unvanları
Eyaletlerin ve sokakların belirtilmesi gerektiği gibi, iş unvanları ve pozisyonları da belirtilmelidir. Bazı bağışçılar yönetici, diğerleri ise “Dir” olarak listeleniyorsa. tutarsızlık, terimi sisteminizde aramayı zorlaştırır. Daha sonra rapor almaya gittiğinizde zaman kazanmak için ekibinize iş unvanlarını hecelemelerini tavsiye edin.
6. Notlar
Notlar alanı, ekibiniz belirli bileşenlerle etkileşime geçmeden önce dikkate alınması gereken önemli bilgileri yakalamanın harika bir yoludur.
"Pek çok sistemde olan bir şey, insanların her şeyi takip etmek için notları kullanmasıdır, ancak bizim tavsiye edeceğimiz şey, notları yalnızca değişmeyecek şeyler için kullanmaktır." – Hale
Profesyonel İpucu: Hale, bir not kullanmadan önce olası tüm CRM alanlarını doldurmanızı önerir. Bu şekilde notlar, basit bir "hepsini yakalamak" olarak değil, dikkate alınması gereken son derece önemli bilgi parçaları olarak görülür.
7. Görev Adları
Ekibiniz dahili görevler atamak için CRM'nizi kullanıyorsa, ekip liderlerinin eylem öğelerini yönetmesine ve raporları analiz etmesine yardımcı olmak için düzenli ve tutarlı görev adları kullanmalısınız.
Hale, bir ilk teşekkür mektubu örneğini sunar. Bir ekip üyesinin görevi “Teşekkür Kartı” ve diğerinin görevi “Teşekkür Mektubu” ise, ekip bu iki görev arasındaki benzerlikleri veya farklılıkları hızlı bir şekilde ayırt edemez. Her tür görev için bir standart oluşturun ve ekibinizin iş akışını kontrol etmek için raporlar oluşturduğunuzda verilerinizin doğru olduğundan emin olun.
Temiz, doğru verilere sahip bir CRM, kuruluşunuzu ölçeklendirecek ve büyütecek şekilde konumlandırmanıza yardımcı olabilir. Bu avantajlar, CRM'niz diğer yazılım türleri ile bütünleştiğinde çoğalabilir. Örneğin, bağış toplama yazılımıyla entegrasyon, sürekli dışa aktarma, içe aktarma ve ayarlamayla ilişkili insan hatasını ortadan kaldırarak verilerinizin doğruluğunu artırır.
Hale'e göre, verilerinize güvenebildiğiniz zaman, destekçilerinizi daha iyi anlayabilir ve onların ihtiyaçlarını karşılayan bilinçli kararlar verebilirsiniz. Bu, hedeflenen kampanyaları etkinleştirir ve geliştirme ekibinin farklı stratejileri test etmesine olanak tanır.
“Destekçilerinizle daha güçlü ilişkilere ve onlardan daha fazla bağış ve bağlılığa yol açar. Bu onları belki bir kerelik bir bağıştan gerçekten bir ekibin parçası gibi hissetmeye götürüyor, çünkü onlar hakkında topladığınız veriler sayesinde onlarla bu düzeyde iletişim ve etkileşim kurabiliyorsunuz.”
Yazılım entegrasyonlarının size nasıl zaman kazandırabileceği ve kuruluşunuzun büyümesine yardımcı olabileceği hakkında daha fazla bilgi edinmek için Classy ve Salesforce paketini indirin.
Classy + Salesforce Entegrasyonu ile Daha Az Stres
