Dane nie są warte zachodu, jeśli nie są dokładne”.
– Sarah D. Hale, konsultantka i certyfikowana partnerka Classy
Z definicji system zarządzania relacjami założycielskimi (CRM) pomaga lepiej zrozumieć zwyczaje i preferencje kibiców dzięki śledzeniu i gromadzeniu danych. Ale gdy wielu członków zespołu wprowadza informacje do tego samego systemu, Twoje dane są narażone na ryzyko błędu ludzkiego. Niezależnie od tego, czy jest to literówka, czy połowa personelu wchodzi na „Ulicę”, a druga na „St.”, niespójności mogą utrudnić analizę informacji.
Aby uniknąć unieważnienia danych, należy ustalić spójne procedury dotyczące sposobu, w jaki wszyscy powinni importować, eksportować i obsługiwać dane w systemie. Bez względu na rozmiar CRM, którego używasz, ustalony dokument dotyczący zasad i procedur tworzy system reguł, które dostarczają odpowiedzi na różne scenariusze „jeśli/to”, które może napotkać Twój zespół.
Według konsultanta i certyfikowanego partnera Classy, Sarah D. Hale, nawet jeśli korzystasz z bardziej podstawowego systemu, kiedy konfigurujesz zasady i procedury z wyprzedzeniem oraz szkolisz swoich pracowników w zakresie wdrażania CRM, konfigurujesz swoją organizację na pomyślną migrację do bardziej solidny system w przyszłości.
Aby dowiedzieć się, jak organizacje non-profit mogą stworzyć lub ponownie rozważyć swoją politykę i procedurę, porozmawialiśmy z Hale w celu uzyskania dalszych informacji.
Hale jest strategiem marketingu cyfrowego, który lubi pomagać organizacjom non-profit w optymalizacji komunikacji, pozyskiwania funduszy i technologii. Prowadziła międzynarodowe marki i organizacje w opracowywaniu skutecznych strategii marketingu i promocji cyfrowej, które dotarły do setek tysięcy osób.
„Im szybciej organizacja non-profit może uzyskać dobry system i sprawić, by zespół dobrze go wykorzystywał… to naprawdę pomoże im lepiej wykonywać swoją pracę dzięki komunikacji i może zoptymalizować ich szybszy rozwój, ponieważ lepiej rozumieją swoich odbiorców. ”
Skorzystaj z poniższych wskazówek, aby ponownie przyjrzeć się swoim zasadom i procedurom w różnych sytuacjach, które pojawiają się podczas korzystania z CRM. Ustal i przekaż te wytyczne z góry, aby umożliwić całemu personelowi utrzymanie czystych i dokładnych danych CRM. Gdy masz pewność co do swoich danych, możesz podejmować świadome decyzje, które przyniosą korzyści Twojej organizacji, bazie darczyńców i ostatecznie ludziom, którym służysz.
Wskazówki dotyczące formatowania, aby dane były czyste i dokładne
1. Imię
Spójne formatowanie nazwisk dawców ma kluczowe znaczenie.
„Czy jest to formalne, czy nieformalne, jaki jest ich pseudonim, czy jest pisany wielką literą?” – Hale
Cokolwiek zdecydujesz, stwórz standard, aby wyeliminować błędy i zapobiec konieczności dokonywania przez personel założeń. Przewiduj każdą możliwą sytuację, jaką możesz napotkać w związku z tymi informacjami. Twój zespół powinien wiedzieć, co zrobić, jeśli pole pozostanie puste lub jeśli zmieni się imię i nazwisko dawcy.
„Może to być coś tak prostego, jak aktualizacja nazwiska, a następnie w sekcji notatek dla tego kontaktu wstawiasz nazwisko panieńskie”. – Hale
2. Adres
Jeśli dawca zmienił adres, jak poradzisz sobie z nowymi informacjami? Czy całkowicie usuwasz stary adres? Zdecyduj, czy zachowasz starsze adresy w dodatkowym polu i przekaż to całemu zespołowi.
Wskazówka dla profesjonalistów: Hale zaleca formatowanie stanów i ulic w długiej formie. Gdy skróty są używane niespójnie w danych, może to powodować problemy, gdy później będziesz pobierać dane.
„To bardziej kwestia stylistyczna, ale przyzwyczaja ludzi do tego, że mamy ustalony sposób wprowadzania tych rzeczy do systemu. ” – Hale
3. Data wpłaty
Zastanów się nad datą, której użyjesz, gdy Twój zespół ręcznie wprowadzi darowizny. Czy korzystasz z daty wprowadzenia czeku do systemu? A może używasz daty otrzymania czeku? Hale radzi, aby ustanowić standard, który pozwoli Ci szybko znaleźć darowiznę w przyszłości.
4. Małżonkowie i gospodarstwa domowe
Użyj swojego systemu, aby wskazać, kiedy dwóch lub więcej dawców mieszka w tym samym gospodarstwie domowym. W zależności od używanego systemu możesz połączyć kontakty lub przynajmniej napisać notatkę w każdym z nich z osobna. Ten krok pozwala nie tylko spersonalizować komunikację z dawcami, ale także zaoszczędzić pieniądze.
„Kiedy są pary mieszkające razem, możesz faktycznie zaoszczędzić na korespondencji, wysyłając ją do jednego gospodarstwa domowego zamiast wysyłać dwa pojedyncze”. – Hale
5. Tytuły stanowisk
Tak jak należy określać stany i ulice, tak samo powinny być określane stanowiska i stanowiska. Jeśli niektórzy darczyńcy są wymienieni jako dyrektorzy, a inni jako „Dir.” niespójność utrudnia wyszukiwanie tego terminu w systemie. Poradź swojemu zespołowi, aby przeliterował tytuły stanowisk, aby zaoszczędzić czas, gdy będziesz później pobierać raporty.
6. Uwagi
Pole notatek to świetny sposób na uchwycenie kluczowych informacji, które należy wziąć pod uwagę, zanim Twój zespół wejdzie w interakcję z określonymi użytkownikami.
„Jedną z rzeczy, która zdarza się w wielu systemach, jest to, że ludzie będą używać notatek do śledzenia wszystkiego, ale to, co zalecamy, to tak naprawdę używaj notatek tylko do rzeczy, które się nie zmienią”. – Hale
Wskazówka dla profesjonalistów: Hale sugeruje wypełnienie wszystkich możliwych pól CRM przed użyciem notatki. W ten sposób notatki są postrzegane jako bardzo ważne informacje, które należy wziąć pod uwagę, a nie proste „złapanie wszystkiego”.
7. Nazwy zadań
Jeśli Twój zespół używa Twojego CRM do przypisywania zadań wewnętrznych, powinieneś używać uporządkowanych i spójnych nazw zadań, aby pomóc liderom zespołów zarządzać działaniami i analizować raporty.
Hale podaje przykład pierwszego listu z podziękowaniami. Jeśli zadanie jednego członka zespołu to „Karta z podziękowaniami”, a drugie to „List z potwierdzeniem”, zespół nie jest w stanie szybko odróżnić podobieństw lub różnic między tymi dwoma zadaniami. Ustanów standard dla wszystkich rodzajów zadań, a będziesz mieć pewność, że Twoje dane są dokładne podczas generowania raportów w celu sprawdzenia przepływu pracy Twojego zespołu.
CRM z czystymi, dokładnymi danymi może pomóc w pozycjonowaniu Twojej organizacji do skalowania i rozwoju. Korzyści te mogą się zwielokrotnić, gdy Twój CRM integruje się z innymi rodzajami oprogramowania. Na przykład integracja z oprogramowaniem do pozyskiwania funduszy poprawia dokładność danych, eliminując błąd ludzki związany z ciągłym eksportowaniem, importowaniem i dostosowywaniem.
Według Hale, kiedy możesz zaufać swoim danym, możesz lepiej zrozumieć swoich zwolenników i podejmować świadome decyzje, które zaspokoją ich potrzeby. Umożliwia to ukierunkowane kampanie i umożliwia zespołowi programistycznemu testowanie różnych strategii.
„Prowadzi do silniejszych relacji z twoimi zwolennikami oraz większej liczby darowizn i zaangażowania z ich strony. To przenosi ich z jednorazowej darowizny do faktycznego poczucia, że są częścią zespołu, ponieważ jesteś w stanie komunikować się i wchodzić z nimi w interakcje na tym poziomie dzięki danym, które na ich temat zbierasz”.
Pobierz pakiet Classy i Salesforce, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak integracja oprogramowania może zaoszczędzić Twój czas i pomóc Twojej organizacji w rozwoju.
Mniej stresu dzięki integracji Classy + Salesforce
