البيانات لا تستحق العناء إذا لم تكن دقيقة ".
- سارة د. هيل ، مستشارة وشريكة معتمدة
بحكم التعريف ، يساعدك نظام إدارة العلاقات التأسيسية (CRM) على فهم عادات المؤيدين وتفضيلاتهم بشكل أفضل من خلال تتبع البيانات وجمعها. ولكن عندما يقوم العديد من أعضاء الفريق بإدخال المعلومات في نفس النظام ، فإن بياناتك معرضة لخطر الخطأ البشري. سواء كان ذلك خطأً مطبعيًا أو دخل نصف فريقك إلى "Street" والنصف الآخر "St." ، فإن التناقضات يمكن أن تجعل من الصعب تحليل المعلومات.
لتجنب إبطال بياناتك ، يجب عليك وضع إجراءات متسقة حول كيفية استيراد البيانات وتصديرها ومعالجتها داخل نظامك. بغض النظر عن حجم CRM الذي تستخدمه ، تنشئ وثيقة سياسة وإجراءات محددة نظامًا من القواعد التي توفر إجابات لسيناريوهات ما إذا / ثم قد يواجهها فريقك.
وفقًا للمستشار والشريك المعتمد من Classy Sarah D. نظام أكثر قوة على الطريق.
لمعرفة كيف يمكن للمنظمات غير الربحية إنشاء أو إعادة النظر في سياستها وإجراءاتها ، جلسنا مع هيل للحصول على مزيد من الأفكار.
هيل هو استراتيجي تسويق رقمي يستمتع بمساعدة المنظمات غير الربحية على تحسين اتصالاتها وجمع الأموال والتكنولوجيا. قادت العلامات التجارية والمنظمات الدولية في تطوير استراتيجيات التسويق والترويج الرقمي الناجحة التي وصلت إلى مئات الآلاف من الأشخاص.
"كلما تمكنت منظمة غير ربحية بشكل أسرع من الحصول على نظام جيد وجعل فريقهم يستخدمه جيدًا ... سيساعدهم حقًا على أداء وظائفهم بشكل أفضل من خلال التواصل ويمكن أن يحسن قدرتهم على النمو بشكل أسرع لأن لديهم فهمًا أفضل لجمهورهم. "
استخدم النصائح التالية لإعادة النظر في سياساتك وإجراءاتك للمواقف المختلفة التي تنشأ أثناء استخدام CRM الخاص بك. قم بإنشاء هذه الإرشادات وتوصيلها مقدمًا لتمكين جميع الموظفين لديك من الحفاظ على بيانات إدارة علاقات العملاء الخاصة بك نظيفة ودقيقة. عندما تكون واثقًا من بياناتك ، يمكنك اتخاذ قرارات مستنيرة تفيد مؤسستك وقاعدة المانحين وفي النهاية الأشخاص الذين تخدمهم.
نصائح حول التنسيق للحفاظ على البيانات نظيفة ودقيقة
1. الاسم
التنسيق المتسق لأسماء المتبرعين أمر بالغ الأهمية.
"هل هو رسمي ، هل هو غير رسمي ، ما هو لقبهم ، هل هو مكتوب بأحرف كبيرة؟" - هيل
مهما كان ما تقرره ، قم بإنشاء معيار للقضاء على الخطأ ومنع الموظفين من الاضطرار إلى وضع افتراضات على الإطلاق. توقع كل موقف ممكن قد تواجهه حول هذه المعلومات. يجب أن يعرف فريقك ما يجب فعله إذا تُرك أحد الحقول فارغًا ، أو إذا تغير اسم المتبرع.
"يمكن أن يكون شيئًا بسيطًا مثل تحديث الاسم ثم في قسم الملاحظات لجهة الاتصال هذه ، يمكنك تضمين الاسم قبل الزواج هناك." - هيل
2. العنوان
إذا قام المتبرع بتغيير العنوان ، كيف تتعامل مع المعلومات الجديدة؟ هل قمت بحذف العنوان القديم بالكامل؟ قرر ما إذا كنت ستحتفظ بالعناوين القديمة في حقل ثانوي وتوصيل هذا عبر فريقك.
نصيحة للمحترفين: يوصي Hale بتنسيق الولايات والشوارع في شكل طويل. عند استخدام الاختصارات بشكل غير متسق عبر البيانات ، يمكن أن تخلق مشاكل عندما تذهب لسحب البيانات لاحقًا.
"إنه أمر أكثر أسلوبية ، لكنه يجعل الناس معتادًا على ذلك ، لدينا طريقة محددة لإدخال هذه الأشياء في النظام. "- هيل
3. تاريخ الإيداع
ضع في اعتبارك التاريخ الذي ستستخدمه عندما يقوم فريقك بإدخال التبرعات يدويًا. هل تستخدم تاريخ إدخال الشيك في النظام؟ أم أنك تستخدم تاريخ استلامك الشيك؟ ينصح هيل بوضع معيار يسمح لك بالعثور على التبرع بسرعة في المستقبل.
4. الأزواج والأسر
استخدم نظامك للإشارة إلى متى يشترك اثنان أو أكثر من المتبرعين في نفس الأسرة. اعتمادًا على النظام الذي تستخدمه ، قد تتمكن من ربط جهات الاتصال ، أو على الأقل كتابة ملاحظة في كل منها على حدة. لا تسمح لك هذه الخطوة بإضفاء الطابع الشخصي على اتصالات المتبرعين فحسب ، بل يمكنها أيضًا توفير المال.
"عندما يكون هناك أزواج يعيشون معًا ، يمكنك في الواقع التوفير في إرسال البريد عن طريق إرساله إلى أسرة واحدة بدلاً من إرسال شخصين فرديين." - هيل
5. المسميات الوظيفية
تمامًا كما يجب توضيح الولايات والشوارع ، يجب أيضًا توضيح المسميات والوظائف. إذا تم إدراج بعض المتبرعين كمديرين ، والبعض الآخر كـ "Dir". يؤدي عدم الاتساق إلى صعوبة البحث عن المصطلح عبر نظامك. اطلب من فريقك توضيح المسميات الوظيفية لتوفير الوقت عندما تذهب لسحب التقارير لاحقًا.
6. ملاحظات
يعد حقل الملاحظات طريقة رائعة لالتقاط أجزاء أساسية من المعلومات التي يجب أخذها في الاعتبار قبل أن يتفاعل فريقك مع مكونات معينة.
"الشيء الوحيد الذي يحدث في الكثير من الأنظمة هو أن الناس سيستخدمون الملاحظات لتتبع كل شيء ، ولكن ما نوصي به هو استخدام الملاحظات فقط للأشياء التي لن تتغير." - هيل
نصيحة للمحترفين: يقترح Hale عليك ملء جميع حقول CRM المحتملة أولاً قبل استخدام ملاحظة. وبهذه الطريقة ، يُنظر إلى الملاحظات على أنها أجزاء مهمة للغاية من المعلومات يجب أخذها في الاعتبار وليست مجرد "التقاط كل شيء".
7. أسماء المهام
إذا كان فريقك يستخدم CRM لتعيين المهام الداخلية ، فيجب عليك استخدام أسماء مهام منظمة ومتسقة لمساعدة قادة الفريق على إدارة عناصر العمل وتحليل التقارير.
يقدم هيل مثالاً على رسالة شكر أولية. إذا كانت مهمة أحد أعضاء الفريق تقول "بطاقة شكر" وأخرى تسمى "رسالة شكر وتقدير" ، فلن يتمكن الفريق من التمييز السريع بين أوجه التشابه أو الاختلافات بين هاتين المهمتين. ضع معيارًا لجميع أنواع المهام وستضمن دقة بياناتك عند إنشاء تقارير للتحقق من سير عمل فريقك.
يمكن أن يساعد نظام CRM المزود ببيانات نظيفة ودقيقة في وضع مؤسستك في وضع يمكنها من التوسع والنمو. يمكن أن تتضاعف هذه الفوائد عندما يتكامل CRM الخاص بك مع أنواع أخرى من البرامج. التكامل مع برامج جمع التبرعات ، على سبيل المثال ، يحسن دقة بياناتك من خلال القضاء على الخطأ البشري المرتبط بالتصدير والاستيراد والتعديل المستمر.
وفقًا لهيل ، عندما يمكنك الوثوق ببياناتك ، ستكون قادرًا على فهم مؤيديك بشكل أفضل واتخاذ قرارات مستنيرة تلبي احتياجاتهم. يتيح ذلك الحملات المستهدفة ويسمح لفريق التطوير باختبار استراتيجيات مختلفة.
"إنه يؤدي إلى علاقات أقوى مع مؤيديك ، والمزيد من التبرعات والالتزام منهم. إنه نقلهم من مجرد تبرع لمرة واحدة إلى الشعور بالفعل بأنهم جزء من فريق ، لأنك قادر على التواصل والتفاعل معهم على هذا المستوى بسبب البيانات التي تجمعها عنهم ".
قم بتنزيل حزمة Classy و Salesforce لمعرفة المزيد حول كيفية قيام تكامل البرامج بتوفير الوقت ومساعدة مؤسستك على النمو.
إجهاد أقل مع تكامل Classy + Salesforce
