如果数据不准确，数据就不值得。”
– Sarah D. Hale，顾问和 Classy 认证合作伙伴
根据定义，组成关系管理系统 (CRM) 通过跟踪和收集数据来帮助您更好地了解支持者的习惯和偏好。 但是，当多个团队成员都在同一个系统中输入信息时，您的数据就会面临人为错误的风险。 无论是拼写错误还是一半员工输入“Street”而另一半输入“St.”，不一致都会使信息分析变得困难。
为避免使您的数据失效，您应该就每个人应如何导入、导出和处理系统内的数据设置一致的程序。 无论您使用何种规模的 CRM，一套政策和程序文档都会创建一个规则系统，为您的团队可能遇到的各种 if/then 场景提供答案。
根据顾问和 Classy 认证合作伙伴 Sarah D. Hale 的说法，即使您使用更基本的系统，当您提前制定政策和程序并对员工进行 CRM 实施培训时，您的组织也会成功迁移到一个更强大的系统在路上。
为了了解非营利组织如何制定或重新考虑他们的政策和程序，我们与 Hale 坐下来进一步了解情况。
Hale 是一位数字营销策略师，他喜欢帮助非营利组织优化他们的沟通、筹款和技术。 她领导国际品牌和组织制定了成功的营销和数字推广策略，已惠及数十万人。
“非营利组织越快建立一个好的系统并让他们的团队很好地使用它……这将真正帮助他们通过沟通更好地完成工作，并且可以优化他们能够更快地成长，因为他们对他们的受众有更好的了解。 ”
使用以下提示重新审视您的政策和程序，以应对使用 CRM 时出现的不同情况。 预先建立和传达这些指导方针，以使您的全体员工能够保持您的 CRM 数据的清洁和准确。 当您对自己的数据充满信心时，您就可以做出有利于您的组织、捐助者群体以及最终为您服务的人的明智决策。
格式化提示以保持数据清洁和准确
1.名称
捐助者姓名的一致格式至关重要。
“是正式的，是非正式的，他们的昵称是什么，是大写的吗？” – 黑尔
无论您做出什么决定，都要制定一个标准来消除错误并防止员工不得不做出假设。 预测您可能遇到的有关此信息的所有可能情况。 如果某个字段留空，或者您的捐赠者的姓名发生变化，您的团队应该知道该怎么做。
“这可能很简单，比如更新姓名，然后在该联系人的备注部分中包含婚前姓氏。” – 黑尔
2. 地址
如果捐赠人的地址发生变化，您如何处理新的信息？ 您是否完全删除旧地址？ 决定是否将旧地址保留在辅助字段中，并在整个团队中进行沟通。
专业提示： Hale 建议以长格式格式化州和街道。 当数据中使用的缩写不一致时，当您稍后去提取数据时会产生问题。
“这更像是一种风格上的东西，但它让人们习惯了，我们有一套将这些东西输入系统的固定方式。 ”——黑尔
3. 存款日期
考虑您的团队手动输入捐款时将使用的日期。 您是否使用将支票输入系统的日期？ 还是您使用收到支票的日期？ Hale 建议制定一个标准，以便您在未来快速找到捐赠。
4. 配偶和家庭
使用您的系统来指示您的两个或多个捐赠者何时共享同一个家庭。 根据您使用的系统，您可能能够链接联系人，或者至少分别在每个联系人中写一个注释。 此步骤不仅可以让您个性化您的捐赠者通信，还可以为您省钱。
“当有夫妻同居时，你实际上可以通过将邮件发送到一个家庭而不是单独发送两个家庭来节省邮寄费用。” – 黑尔
5. 职称
正如州和街道应该被拼写出来，职位和职位也应该被拼写出来。 如果一些捐赠者被列为董事，而其他捐赠者被列为“Dir”。 不一致使该术语难以在您的系统中搜索。 建议您的团队拼出职位名称，以便在您稍后提取报告时节省时间。
6. 笔记
注释字段是捕获关键信息的好方法，在您的团队与特定成员交互之前应考虑这些信息。
“在许多系统中发生的一件事是人们会使用笔记来跟踪所有内容，但我们建议实际上只对不会改变的事情使用笔记。” – 黑尔
专业提示： Hale 建议您在使用注释之前先填写所有可能的 CRM 字段。 这样，便笺被视为需要考虑的非常重要的信息，而不是简单的“包罗万象”。
7. 任务名称
如果您的团队使用您的 CRM 分配内部任务，您应该使用有条理且一致的任务名称来帮助团队领导管理行动项目和分析报告。
黑尔提供了最初的感谢信的例子。 如果一个团队成员的任务是“感谢卡”，而另一个人的任务是“确认信”，则团队无法快速区分这两个任务之间的异同。 为所有类型的任务建立一个标准，当您生成报告以检查团队的工作流程时，您将确保您的数据是准确的。
具有干净、准确数据的 CRM 可以帮助您的组织进行扩展和发展。 当您的 CRM 与其他类型的软件集成时，这些好处会成倍增加。 例如，与筹款软件的集成通过消除与不断导出、导入和调整相关的人为错误来提高数据的准确性。
根据 Hale 的说法，当您可以信任您的数据时，您就能够更好地了解您的支持者并做出满足他们需求的明智决策。 这可以实现有针对性的活动，并允许开发团队测试不同的策略。
“这会导致与您的支持者建立更牢固的关系，并获得他们更多的捐款和承诺。 它使他们从可能是一次性捐赠转变为真正感觉他们是团队的一员，因为您可以在该级别上与他们进行交流和互动，因为您正在收集有关他们的数据。”
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