데이터가 정확하지 않으면 가치가 없습니다.”
– Sarah D. Hale, 컨설턴트 및 고급 인증 파트너
정의에 따르면 구성 요소 관계 관리 시스템(CRM)은 데이터를 추적하고 수집하여 서포터의 습관과 선호도를 더 잘 이해하는 데 도움이 됩니다. 그러나 여러 팀 구성원이 모두 동일한 시스템에 정보를 입력하는 경우 데이터는 인적 오류의 위험이 있습니다. 오타든 직원의 절반이 "Street"로 입력하고 나머지 절반은 "St."로 입력하든 불일치로 인해 정보를 분석하기 어려울 수 있습니다.
데이터 무효화를 방지하려면 모든 사람이 시스템 내에서 데이터를 가져오고 내보내고 처리하는 방법에 대해 일관된 절차를 설정해야 합니다. 사용하는 CRM의 규모에 상관없이 설정된 정책 및 절차 문서는 팀에서 발생할 수 있는 다양한 if/then 시나리오에 대한 답변을 제공하는 규칙 시스템을 생성합니다.
컨설턴트이자 Classy 인증 파트너인 Sarah D. Hale에 따르면 보다 기본적인 시스템을 사용하더라도 사전에 정책과 절차를 설정하고 직원에게 CRM 구현에 대해 교육하면 성공적인 마이그레이션을 위해 조직을 설정할 수 있습니다. 더 강력한 시스템을 제공합니다.
비영리 단체가 정책 및 절차를 만들거나 재고할 수 있는 방법을 알아보기 위해 Hale과 함께 추가 통찰력을 얻었습니다.
Hale는 비영리단체가 커뮤니케이션, 기금 마련 및 기술을 최적화하도록 돕는 디지털 마케팅 전략가입니다. 그녀는 수십만 명에게 도달한 성공적인 마케팅 및 디지털 프로모션 전략을 개발하는 데 있어 국제 브랜드 및 조직을 이끌었습니다.
“비영리 단체가 더 빨리 좋은 시스템을 구축하고 팀이 이를 잘 사용하도록 할 수 있습니다. 이는 의사 소통을 통해 업무를 더 잘 수행하는 데 실제로 도움이 될 것이며 청중을 더 잘 이해하기 때문에 더 빨리 성장할 수 있도록 최적화할 수 있습니다. "
CRM을 사용하는 동안 발생하는 다양한 상황에 대한 정책 및 절차를 다시 검토하려면 다음 팁을 사용하십시오. 이러한 지침을 미리 수립하고 전달하여 전체 직원이 CRM 데이터를 깨끗하고 정확하게 유지할 수 있도록 하십시오. 데이터에 확신이 있으면 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있어 조직, 기부자 기반, 궁극적으로 서비스를 제공하는 사람들에게 도움이 됩니다.
데이터를 깨끗하고 정확하게 유지하기 위한 서식 지정 팁
1. 이름
기증자 이름의 일관된 형식이 중요합니다.
"공식적인가, 비공식적인가, 별명이 무엇인지, 대문자로 쓰는가?" – 헤일
무엇을 결정하든 오류를 제거하고 직원이 가정하지 않아도 되는 표준을 만드십시오. 이 정보와 관련하여 발생할 수 있는 모든 가능한 상황을 예상하십시오. 필드가 비어 있거나 기증자의 이름이 변경된 경우 팀은 무엇을 해야 하는지 알고 있어야 합니다.
"이름을 업데이트한 다음 해당 연락처의 메모 섹션에 결혼 전 이름을 포함시키는 것과 같이 간단할 수 있습니다." – 헤일
2. 주소
기증자의 주소가 변경된 경우 새 정보를 어떻게 처리합니까? 이전 주소를 완전히 삭제합니까? 보조 필드에 이전 주소를 유지할지 결정하고 이를 팀 전체에 전달합니다.
전문가 팁: Hale는 주와 거리의 형식을 긴 형식으로 지정할 것을 권장합니다. 데이터 간에 약어를 일관되게 사용하지 않으면 나중에 데이터를 가져올 때 문제가 발생할 수 있습니다.
“그것은 문체에 가깝지만 사람들에게 습관을 들이게 합니다. 우리는 이러한 것들을 시스템에 입력하는 정해진 방법을 가지고 있습니다. " - 헤일
3. 입금일
팀에서 수동으로 기부금을 입력할 때 사용할 날짜를 고려하십시오. 시스템에 수표를 입력한 날짜를 사용합니까? 아니면 수표를 받은 날짜를 사용합니까? Hale는 향후 기부를 신속하게 찾을 수 있도록 표준을 설정하는 것이 좋습니다.
4. 배우자 및 가구
두 명 이상의 기증자가 같은 가구를 공유할 때 시스템을 사용하여 표시하십시오. 사용하는 시스템에 따라 연락처를 연결하거나 최소한 각 연락처에 별도로 메모를 작성할 수 있습니다. 이 단계를 통해 기부자 커뮤니케이션을 개인화할 수 있을 뿐만 아니라 비용도 절약할 수 있습니다.
“부부가 동거할 때 두 사람을 보내지 않고 한 집에 보내면 우편물을 절약할 수 있습니다.” – 헤일
5. 직함
주와 거리를 철자해야 하는 것처럼 직위와 직위도 철자해야 합니다. 일부 기부자가 이사로 나열되고 다른 기부자가 "이사"로 나열되는 경우. 불일치로 인해 시스템 전체에서 해당 용어를 검색하기 어렵습니다. 나중에 보고서를 가져올 때 시간을 절약하기 위해 팀에 직함의 철자를 작성하도록 조언합니다.
6. 주의사항
메모 필드는 팀이 특정 구성 요소와 상호 작용하기 전에 고려해야 하는 주요 정보를 파악하는 좋은 방법입니다.
"많은 시스템에서 발생하는 한 가지는 사람들이 메모를 사용하여 모든 것을 추적하지만 실제로 변경되지 않을 항목에만 메모를 사용하는 것이 좋습니다." – 헤일
전문가 팁: Hale는 메모를 사용하기 전에 먼저 가능한 모든 CRM 필드를 작성할 것을 제안합니다. 이런 식으로 메모는 단순한 "포괄적"이 아니라 고려해야 할 매우 중요한 정보로 간주됩니다.
7. 작업 이름
팀에서 CRM을 사용하여 내부 작업을 할당하는 경우 팀 리더가 작업 항목을 관리하고 보고서를 분석하는 데 도움이 되도록 체계적이고 일관된 작업 이름을 사용해야 합니다.
Hale는 초기 감사 편지의 예를 제공합니다. 한 팀 구성원의 작업에 "감사 카드"가 있고 다른 구성원의 작업이 "Acknowledgement Letter"인 경우 팀은 이 두 작업 간의 유사점이나 차이점을 빠르게 구별할 수 없습니다. 모든 유형의 작업에 대한 표준을 설정하면 팀의 워크플로를 확인하기 위해 보고서를 생성할 때 데이터가 정확한지 확인할 수 있습니다.
깨끗하고 정확한 데이터가 포함된 CRM은 조직이 확장 및 성장하도록 포지셔닝하는 데 도움이 됩니다. 이러한 이점은 CRM이 다른 유형의 소프트웨어와 통합될 때 배가될 수 있습니다. 예를 들어, 모금 소프트웨어와 통합하면 지속적인 내보내기, 가져오기 및 조정과 관련된 인적 오류를 제거하여 데이터의 정확성을 향상시킵니다.
Hale에 따르면 데이터를 신뢰할 수 있을 때 지지자를 더 잘 이해하고 요구 사항에 맞는 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있습니다. 이를 통해 타겟 캠페인을 활성화하고 개발 팀이 다양한 전략을 테스트할 수 있습니다.
“그것은 당신의 지지자들과 더 강한 관계, 그리고 그들로부터 더 많은 기부와 헌신으로 이어집니다. 일회성 기부에서 실제로 팀의 일부인 것처럼 느끼게 하는 방식으로 전환하고 있습니다. 수집하는 데이터 덕분에 해당 수준에서 그들과 소통하고 상호 작용할 수 있기 때문입니다.”
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Classy + Salesforce 통합으로 스트레스 감소
