8 semplici suggerimenti per mantenere puliti i tuoi dati CRM

Per definizione, un sistema di gestione delle relazioni costitutive (CRM) ti aiuta a comprendere meglio le abitudini e le preferenze dei sostenitori tracciando e raccogliendo dati. Ma quando più membri del team inseriscono informazioni nello stesso sistema, i tuoi dati sono soggetti al rischio di errore umano. Che si tratti di un errore di battitura o che metà del personale inserisca "Via" e l'altra metà "St.", le incongruenze possono rendere difficile l'analisi delle informazioni.

Per evitare di invalidare i tuoi dati, dovresti impostare procedure coerenti su come tutti dovrebbero importare, esportare e gestire i dati all'interno del tuo sistema. Indipendentemente dalle dimensioni del CRM che utilizzi, un documento di policy e procedure prestabilito crea un sistema di regole che forniscono risposte ai vari scenari if/then che il tuo team potrebbe incontrare.

Secondo la consulente e partner certificato di Classy Sarah D. Hale, anche se si utilizza un sistema più semplice, quando si impostano politiche e procedure in anticipo e si forma il personale sull'implementazione del CRM, si imposta la propria organizzazione per una migrazione di successo a un sistema più robusto lungo la strada.

Per scoprire come le organizzazioni non profit possono creare o riconsiderare le proprie politiche e procedure, abbiamo incontrato Hale per ulteriori approfondimenti.

Hale è uno stratega del marketing digitale che ama aiutare le organizzazioni non profit a ottimizzare le comunicazioni, la raccolta fondi e la tecnologia. Ha guidato marchi e organizzazioni internazionali nello sviluppo di strategie di marketing e promozione digitale di successo che hanno raggiunto centinaia di migliaia di persone.

“Più velocemente un'organizzazione no profit può entrare in un buon sistema e fare in modo che il suo team lo utilizzi bene... le aiuterà davvero a svolgere meglio il proprio lavoro con la comunicazione e potrebbe ottimizzarle per poter crescere più velocemente perché hanno una migliore comprensione del proprio pubblico. "

Usa i seguenti suggerimenti per rivedere le tue politiche e procedure per le diverse situazioni che si verificano durante l'utilizzo del tuo CRM. Stabilisci e comunica queste linee guida in anticipo per consentire a tutto il tuo personale di mantenere i tuoi dati CRM puliti e accurati. Quando sei sicuro dei tuoi dati, puoi prendere decisioni informate a beneficio della tua organizzazione, della base di donatori e, in definitiva, delle persone che servi.

Suggerimenti di formattazione per mantenere i dati puliti e accurati

1. Nome

Una formattazione coerente per i nomi dei donatori è fondamentale.

"È formale, è informale, qual è il loro soprannome, è in maiuscolo?" – Hale

Qualunque cosa tu decida, crea uno standard per eliminare gli errori ed evitare che il personale debba fare supposizioni. Anticipa ogni possibile situazione che potresti incontrare attorno a queste informazioni. Il tuo team dovrebbe sapere cosa fare se un campo viene lasciato vuoto o se il nome del donatore cambia.

"Potrebbe essere qualcosa di semplice come aggiornare il nome e quindi nella sezione delle note per quel contatto includere il cognome da nubile lì dentro." – Hale

2. Indirizzo

Se un donatore cambia indirizzo, come gestisci le nuove informazioni? Cancelli completamente il vecchio indirizzo? Decidi se manterrai gli indirizzi più vecchi in un campo secondario e comunicalo a tutto il tuo team.

Suggerimento per professionisti: Hale consiglia di formattare stati e strade in forma lunga. Quando le abbreviazioni vengono utilizzate in modo incoerente tra i dati, possono creare problemi quando si estraggono i dati in un secondo momento.

“È più una questione stilistica, ma porta le persone a prendere l'abitudine, abbiamo un modo prestabilito per inserire queste cose nel sistema. ” – Hale

3. Data di deposito

Considera la data che utilizzerai quando il tuo team inserirà manualmente le donazioni. Utilizzi la data in cui inserisci l'assegno nel sistema? O usi la data in cui hai ricevuto l'assegno? Hale consiglia di stabilire uno standard per consentirti di trovare rapidamente la donazione in futuro.

4. Coniugi e famiglie

Usa il tuo sistema per indicare quando due o più dei tuoi donatori condividono la stessa famiglia. A seconda del sistema in uso, potresti essere in grado di collegare i contatti o almeno scrivere una nota in ciascuno di essi separatamente. Questo passaggio non solo ti consente di personalizzare le comunicazioni del donatore, ma può anche farti risparmiare denaro.

"Quando ci sono coppie che vivono insieme, puoi effettivamente risparmiare sulla spedizione inviandola a una famiglia invece di inviarne due individuali". – Hale

5. Titoli di lavoro

Proprio come gli stati e le strade dovrebbero essere esplicitati, così dovrebbero essere anche i titoli e le posizioni lavorative. Se alcuni donatori sono elencati come direttori e altri come "Dir." l'incoerenza rende difficile la ricerca del termine nel sistema. Consiglia al tuo team di precisare i titoli di lavoro per risparmiare tempo quando andrai a tirare i rapporti in un secondo momento.

6. Note

Un campo note è un ottimo modo per raccogliere informazioni chiave che dovrebbero essere considerate prima che il tuo team interagisca con particolari componenti.

"Una cosa che accade in molti sistemi è che le persone useranno le note per tenere traccia di tutto, ma ciò che consigliamo è di utilizzare le note solo per cose che non cambieranno". – Hale

Suggerimento professionale: Hale suggerisce di compilare tutti i possibili campi CRM prima di utilizzare una nota. In questo modo, le note sono viste come informazioni molto importanti da considerare e non un semplice "prendi tutto".

7. Nomi delle attività

Se il tuo team utilizza il tuo CRM per assegnare attività interne, dovresti utilizzare nomi di attività organizzati e coerenti per aiutare i leader del team a gestire le azioni e ad analizzare i report.

Hale fornisce l'esempio di una lettera di ringraziamento iniziale. Se l'attività di un membro del team dice "Biglietto di ringraziamento" e quella di un altro si chiama "Lettera di riconoscimento", il team non è in grado di distinguere rapidamente le somiglianze o le differenze tra questi due incarichi. Stabilisci uno standard per tutti i tipi di attività e ti assicurerai che i tuoi dati siano accurati quando generi report per controllare il flusso di lavoro del tuo team.

Un CRM con dati puliti e accurati può aiutare a posizionare la tua organizzazione per scalare e crescere. Questi vantaggi possono moltiplicarsi quando il tuo CRM si integra con altri tipi di software. L'integrazione con il software di raccolta fondi, ad esempio, migliora l'accuratezza dei dati eliminando l'errore umano associato all'esportazione, all'importazione e alla regolazione costanti.

Secondo Hale, quando puoi fidarti dei tuoi dati, sei in grado di comprendere meglio i tuoi sostenitori e prendere decisioni informate che soddisfano le loro esigenze. Ciò consente campagne mirate e consente al team di sviluppo di testare diverse strategie.

“Porta a relazioni più forti con i tuoi sostenitori e a più donazioni e impegno da parte loro. Li sta spostando da forse una donazione una tantum a sentirsi effettivamente parte di una squadra, perché sei in grado di comunicare e interagire con loro a quel livello grazie ai dati che stai raccogliendo su di loro.

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