如果數據不准確，數據就不值得。”
– Sarah D. Hale，顧問和 Classy 認證合作夥伴
根據定義，組成關係管理系統 (CRM) 通過跟踪和收集數據來幫助您更好地了解支持者的習慣和偏好。 但是，當多個團隊成員都在同一個系統中輸入信息時，您的數據就會面臨人為錯誤的風險。 無論是拼寫錯誤還是一半員工輸入“Street”而另一半輸入“St.”，不一致都會使信息分析變得困難。
為避免使您的數據失效，您應該就每個人應如何導入、導出和處理系統內的數據設置一致的程序。 無論您使用何種規模的 CRM，一套政策和程序文檔都會創建一個規則係統，為您的團隊可能遇到的各種 if/then 場景提供答案。
根據顧問和 Classy 認證合作夥伴 Sarah D. Hale 的說法，即使您使用更基本的系統，當您提前製定政策和程序並對員工進行 CRM 實施培訓時，您的組織也會成功遷移到一個更強大的系統在路上。
為了了解非營利組織如何制定或重新考慮他們的政策和程序，我們與 Hale 坐下來進一步了解情況。
Hale 是一位數字營銷策略師，他喜歡幫助非營利組織優化他們的溝通、籌款和技術。 她領導國際品牌和組織製定了成功的營銷和數字推廣策略，已惠及數十萬人。
“非營利組織越快建立一個好的系統並讓他們的團隊很好地使用它……這將真正幫助他們通過溝通更好地完成工作，並且可以優化他們能夠更快地成長，因為他們對他們的受眾有更好的了解。 ”
使用以下提示重新審視您的政策和程序，以應對使用 CRM 時出現的不同情況。 預先建立和傳達這些指導方針，以使您的全體員工能夠保持您的 CRM 數據的清潔和準確。 當您對自己的數據充滿信心時，您就可以做出有利於您的組織、捐助者群體以及最終為您服務的人的明智決策。
格式化提示以保持數據清潔和準確
1.名稱
捐助者姓名的一致格式至關重要。
“是正式的，是非正式的，他們的暱稱是什麼，是大寫的嗎？” – 黑爾
無論您做出什麼決定，都要製定一個標準來消除錯誤並防止員工不得不做出假設。 預測您可能遇到的有關此信息的所有可能情況。 如果某個字段留空，或者您的捐贈者的姓名發生變化，您的團隊應該知道該怎麼做。
“這可能很簡單，比如更新姓名，然後在該聯繫人的備註部分中包含婚前姓氏。” – 黑爾
2. 地址
如果捐贈人的地址發生變化，您如何處理新的信息？ 您是否完全刪除舊地址？ 決定是否將舊地址保留在輔助字段中，並在整個團隊中進行溝通。
專業提示： Hale 建議以長格式格式化州和街道。 當數據中使用的縮寫不一致時，當您稍後去提取數據時會產生問題。
“這更像是一種風格上的東西，但它讓人們習慣了，我們有一套將這些東西輸入系統的固定方式。 ”——黑爾
3. 存款日期
考慮您的團隊手動輸入捐款時將使用的日期。 您是否使用將支票輸入系統的日期？ 還是您使用收到支票的日期？ Hale 建議制定一個標準，以便您在未來快速找到捐贈。
4. 配偶和家庭
使用您的系統來指示您的兩個或多個捐贈者何時共享同一個家庭。 根據您使用的系統，您可能能夠鏈接聯繫人，或者至少分別在每個聯繫人中寫一個註釋。 此步驟不僅可以讓您個性化您的捐贈者通信，還可以為您省錢。
“當有夫妻同居時，你實際上可以通過將郵件發送到一個家庭而不是單獨發送兩個家庭來節省郵寄費用。” – 黑爾
5. 職稱
正如州和街道應該被拼寫出來，職位和職位也應該被拼寫出來。 如果一些捐贈者被列為董事，而其他捐贈者被列為“Dir”。 不一致使該術語難以在您的系統中搜索。 建議您的團隊拼出職位名稱，以便在您稍後提取報告時節省時間。
6. 筆記
註釋字段是捕獲關鍵信息的好方法，在您的團隊與特定成員交互之前應考慮這些信息。
“在許多系統中發生的一件事是人們會使用筆記來跟踪所有內容，但我們建議實際上只對不會改變的事情使用筆記。” – 黑爾
專業提示： Hale 建議您在使用註釋之前先填寫所有可能的 CRM 字段。 這樣，便箋被視為需要考慮的非常重要的信息，而不是簡單的“包羅萬象”。
7. 任務名稱
如果您的團隊使用您的 CRM 分配內部任務，您應該使用有條理且一致的任務名稱來幫助團隊領導管理行動項目和分析報告。
黑爾提供了最初的感謝信的例子。 如果一個團隊成員的任務是“感謝卡”而另一個人的任務是“確認信”，則團隊無法快速區分這兩個任務之間的異同。 為所有類型的任務建立一個標準，當您生成報告以檢查團隊的工作流程時，您將確保您的數據是準確的。
具有乾淨、準確數據的 CRM 可以幫助您的組織進行擴展和發展。 當您的 CRM 與其他類型的軟件集成時，這些好處會成倍增加。 例如，與籌款軟件的集成通過消除與不斷導出、導入和調整相關的人為錯誤來提高數據的準確性。
根據 Hale 的說法，當您可以信任您的數據時，您就能夠更好地了解您的支持者並做出滿足他們需求的明智決策。 這可以實現有針對性的活動，並允許開發團隊測試不同的策略。
“這會導致與您的支持者建立更牢固的關係，並獲得他們更多的捐款和承諾。 它使他們從可能是一次性捐贈轉變為真正感覺他們是團隊的一員，因為您可以在該級別上與他們進行交流和互動，因為您正在收集有關他們的數據。”
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