ข้อมูลจะไม่คุ้มค่าหากไม่ถูกต้อง”
– Sarah D. Hale ที่ปรึกษาและพันธมิตรที่ผ่านการรับรองอย่างมีระดับ
ตามคำจำกัดความ ระบบการจัดการความสัมพันธ์ที่เป็นส่วนประกอบ (CRM) ช่วยให้คุณเข้าใจนิสัยและความชอบของผู้สนับสนุนได้ดีขึ้นด้วยการติดตามและรวบรวมข้อมูล แต่เมื่อสมาชิกในทีมหลายคนป้อนข้อมูลลงในระบบเดียวกัน ข้อมูลของคุณก็มีความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ ไม่ว่าจะเป็นการพิมพ์ผิดหรือพนักงานของคุณครึ่งหนึ่งเข้าสู่ "ถนน" และอีกครึ่งหนึ่ง "เซนต์" ความไม่สอดคล้องกันอาจทำให้วิเคราะห์ข้อมูลได้ยาก
เพื่อหลีกเลี่ยงการทำให้ข้อมูลของคุณเป็นโมฆะ คุณควรกำหนดขั้นตอนที่สอดคล้องกันว่าทุกคนควรนำเข้า ส่งออก และจัดการข้อมูลภายในระบบของคุณอย่างไร ไม่ว่าคุณจะใช้ CRM ขนาดใด เอกสารนโยบายและขั้นตอนที่ตั้งค่าไว้จะสร้างระบบกฎที่ให้คำตอบสำหรับสถานการณ์ต่างๆ ที่ทีมของคุณอาจพบเจอ
Sarah D. Hale ที่ปรึกษาและหุ้นส่วนที่ผ่านการรับรองของ Classy บอกว่า แม้ว่าคุณจะใช้ระบบที่พื้นฐานกว่านี้ เมื่อคุณตั้งค่านโยบายและขั้นตอนล่วงหน้าและฝึกอบรมพนักงานของคุณเกี่ยวกับการนำ CRM ไปใช้ แสดงว่าองค์กรของคุณพร้อมสำหรับการโยกย้ายที่ประสบความสำเร็จ ระบบที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้นบนท้องถนน
เพื่อหาวิธีที่องค์กรไม่แสวงหากำไรสามารถสร้างหรือพิจารณานโยบายและขั้นตอนของตนใหม่ได้ เราได้พูดคุยกับ Hale เพื่อทำความเข้าใจเพิ่มเติม
Hale เป็นนักยุทธศาสตร์การตลาดดิจิทัลที่ชอบช่วยเหลือองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสาร การระดมทุน และเทคโนโลยีของตน เธอเป็นผู้นำแบรนด์และองค์กรระดับสากลในการพัฒนากลยุทธ์การตลาดและการส่งเสริมการขายทางดิจิทัลที่ประสบความสำเร็จซึ่งมีถึงผู้คนหลายแสนคน
“องค์กรไม่แสวงหากำไรที่เร็วขึ้นสามารถเข้าสู่ระบบที่ดีและให้ทีมใช้งานได้ดี...มันจะช่วยให้พวกเขาทำงานได้ดีขึ้นด้วยการสื่อสาร และสามารถเพิ่มประสิทธิภาพให้พวกเขาสามารถเติบโตได้เร็วขึ้น เพราะพวกเขาเข้าใจผู้ชมได้ดีขึ้น ”
ใช้เคล็ดลับต่อไปนี้เพื่อทบทวนนโยบายและขั้นตอนของคุณสำหรับสถานการณ์ต่างๆ ที่เกิดขึ้นขณะใช้ CRM ของคุณ กำหนดและสื่อสารแนวทางเหล่านี้ล่วงหน้าเพื่อให้พนักงานทั้งหมดของคุณเก็บข้อมูล CRM ของคุณให้สะอาดและถูกต้อง เมื่อคุณมั่นใจในข้อมูลของคุณ คุณสามารถทำการตัดสินใจอย่างมีข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กร ฐานผู้บริจาค และท้ายที่สุดคือผู้คนที่คุณให้บริการ
เคล็ดลับการจัดรูปแบบเพื่อให้ข้อมูลสะอาดและแม่นยำ
1. ชื่อ
การจัดรูปแบบที่สม่ำเสมอสำหรับชื่อผู้บริจาคเป็นสิ่งสำคัญ
“เป็นทางการหรือเปล่า ไม่เป็นทางการ ชื่อเล่นของพวกเขาคืออะไร ตัวพิมพ์ใหญ่หรือเปล่า” – เฮเล่
ไม่ว่าคุณจะตัดสินใจอย่างไร ให้สร้างมาตรฐานเพื่อขจัดข้อผิดพลาดและป้องกันไม่ให้พนักงานต้องตั้งสมมติฐาน คาดคะเนทุกสถานการณ์ที่เป็นไปได้ที่คุณอาจพบเกี่ยวกับข้อมูลนี้ ทีมของคุณควรรู้ว่าต้องทำอย่างไรหากเว้นช่องว่างไว้ หรือเปลี่ยนชื่อผู้บริจาคของคุณ
“มันอาจจะเป็นเรื่องง่ายๆ อย่างการอัปเดตชื่อ จากนั้นในส่วนหมายเหตุสำหรับผู้ติดต่อนั้น คุณจะต้องใส่นามสกุลเดิมเข้าไปด้วย” – เฮเล่
2. ที่อยู่
หากผู้บริจาคมีการเปลี่ยนแปลงที่อยู่ คุณจะจัดการกับข้อมูลใหม่อย่างไร? คุณลบที่อยู่เก่าทั้งหมดหรือไม่ ตัดสินใจว่าคุณจะเก็บที่อยู่ที่เก่าไว้ในฟิลด์รองหรือไม่ และสื่อสารสิ่งนี้กับทีมของคุณ
เคล็ดลับแบบมือโปร: เฮลแนะนำให้จัดรูปแบบรัฐและถนนในรูปแบบยาว เมื่อใช้ตัวย่อกับข้อมูลไม่สอดคล้องกัน อาจสร้างปัญหาเมื่อคุณดึงข้อมูลในภายหลัง
“มันเป็นเรื่องโวหารมากกว่า แต่มันทำให้ผู้คนติดเป็นนิสัย เรามีวิธีที่เราจะนำสิ่งเหล่านี้เข้าสู่ระบบ ” – เฮล
3. วันที่ฝาก
พิจารณาวันที่ที่คุณจะใช้เมื่อทีมของคุณเข้าสู่การบริจาคด้วยตนเอง คุณใช้วันที่ที่คุณป้อนเช็คเข้าสู่ระบบหรือไม่? หรือคุณใช้วันที่ได้รับเช็ค? เฮลแนะนำให้กำหนดมาตรฐานเพื่อให้คุณสามารถค้นหาการบริจาคได้อย่างรวดเร็วในอนาคต
4. คู่สมรสและครัวเรือน
ใช้ระบบของคุณเพื่อระบุว่าเมื่อใดที่ผู้บริจาคของคุณสองคนขึ้นไปอยู่ร่วมกันในครัวเรือนเดียวกัน ขึ้นอยู่กับระบบที่คุณใช้ คุณอาจสามารถเชื่อมโยงผู้ติดต่อ หรืออย่างน้อยก็เขียนบันทึกในแต่ละรายชื่อแยกกัน ขั้นตอนนี้ไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณปรับแต่งการสื่อสารของผู้บริจาคในแบบของคุณเท่านั้น แต่ยังช่วยประหยัดเงินได้อีกด้วย
“เมื่อมีคู่รักอาศัยอยู่ด้วยกัน คุณสามารถประหยัดค่าขนส่งได้จริงโดยส่งให้หนึ่งครัวเรือนแทนที่จะส่งสองคนทีละคน” – เฮเล่
5. ตำแหน่งงาน
เช่นเดียวกับรัฐและถนนที่ควรจะสะกดออก ตำแหน่งงานและตำแหน่งก็ควรเช่นกัน หากผู้บริจาคบางรายมีรายชื่อเป็นกรรมการ และรายอื่นๆ เป็น "ผบ." ความไม่สอดคล้องกันทำให้คำนั้นยากต่อการค้นหาทั่วทั้งระบบของคุณ แนะนำให้ทีมของคุณสะกดชื่องานเพื่อประหยัดเวลาเมื่อคุณไปดึงรายงานในภายหลัง
6. หมายเหตุ
ฟิลด์บันทึกย่อเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจับข้อมูลสำคัญๆ ที่ควรพิจารณาก่อนที่ทีมของคุณจะโต้ตอบกับองค์ประกอบเฉพาะ
“สิ่งหนึ่งที่เกิดขึ้นในหลายๆ ระบบคือผู้คนจะใช้บันทึกย่อเพื่อติดตามทุกสิ่ง แต่สิ่งที่เราแนะนำคือจริงๆ แล้วใช้บันทึกเฉพาะสำหรับสิ่งที่จะไม่เปลี่ยนแปลง” – เฮเล่
เคล็ดลับแบบมือโปร: เฮลแนะนำให้คุณกรอกข้อมูลในช่อง CRM ที่เป็นไปได้ทั้งหมดก่อนใช้บันทึกย่อ ด้วยวิธีนี้ บันทึกจะถูกมองว่าเป็นข้อมูลที่สำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องพิจารณา ไม่ใช่เพียงแค่ "จับทั้งหมด"
7. ชื่องาน
หากทีมของคุณใช้ CRM เพื่อมอบหมายงานภายใน คุณควรใช้ชื่องานที่เป็นระเบียบและสอดคล้องกันเพื่อช่วยหัวหน้าทีมจัดการรายการการดำเนินการและวิเคราะห์รายงาน
Hale ให้ตัวอย่างจดหมายขอบคุณเบื้องต้น หากงานของสมาชิกในทีมคนหนึ่งระบุว่า "การ์ดขอบคุณ" และอีกงานหนึ่งเรียกว่า "จดหมายตอบรับ" ทีมจะไม่สามารถแยกแยะความเหมือนหรือความแตกต่างระหว่างสองงานได้อย่างรวดเร็ว สร้างมาตรฐานสำหรับงานทุกประเภท และคุณจะมั่นใจได้ว่าข้อมูลของคุณถูกต้องเมื่อคุณสร้างรายงานเพื่อตรวจสอบเวิร์กโฟลว์ของทีม
CRM ที่มีข้อมูลที่ชัดเจนและถูกต้องสามารถช่วยวางตำแหน่งองค์กรของคุณในการขยายขนาดและเติบโต ประโยชน์เหล่านี้สามารถทวีคูณเมื่อ CRM ของคุณรวมเข้ากับซอฟต์แวร์ประเภทอื่นๆ ตัวอย่างเช่น การผสานรวมกับซอฟต์แวร์การระดมทุนช่วยปรับปรุงความถูกต้องของข้อมูลโดยขจัดข้อผิดพลาดของมนุษย์ที่เกี่ยวข้องกับการส่งออก นำเข้า และปรับเปลี่ยนอย่างต่อเนื่อง
จากข้อมูลของ Hale เมื่อคุณเชื่อถือข้อมูลของคุณได้ คุณจะสามารถเข้าใจผู้สนับสนุนของคุณได้ดีขึ้น และตัดสินใจอย่างมีข้อมูลซึ่งตอบสนองความต้องการของพวกเขา ซึ่งจะช่วยให้แคมเปญเป้าหมายและช่วยให้ทีมพัฒนาสามารถทดสอบกลยุทธ์ต่างๆ
“มันนำไปสู่ความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้นกับผู้สนับสนุนของคุณ และการบริจาคและความมุ่งมั่นจากพวกเขามากขึ้น มันย้ายพวกเขาจากการบริจาคเพียงครั้งเดียวไปสู่ความรู้สึกว่าพวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของทีมเพราะคุณสามารถสื่อสารและโต้ตอบกับพวกเขาในระดับนั้นได้เนื่องจากข้อมูลที่คุณกำลังรวบรวมเกี่ยวกับพวกเขา”
ดาวน์โหลดชุด Classy และ Salesforce เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมว่าการผสานรวมซอฟต์แวร์สามารถช่วยประหยัดเวลาและช่วยให้องค์กรของคุณเติบโตได้อย่างไร
ลดความเครียดลงด้วยการผสานรวมกับ Salesforce ที่มีระดับ
