Данные бесполезны, если они неточны».
– Сара Д. Хейл, консультант и сертифицированный партнер Classy
Система управления отношениями с составляющими (CRM) по определению помогает вам лучше понять привычки и предпочтения сторонников, отслеживая и собирая данные. Но когда несколько членов команды вводят информацию в одну и ту же систему, ваши данные подвержены риску человеческой ошибки. Будь то опечатка или то, что половина ваших сотрудников вводит «улица», а другая половина «ул.», несоответствия могут затруднить анализ информации.
Чтобы избежать признания ваших данных недействительными, вы должны установить согласованные процедуры в отношении того, как все должны импортировать, экспортировать и обрабатывать данные в вашей системе. Независимо от того, какой размер CRM вы используете, установленный документ о политике и процедурах создает систему правил, которая дает ответы на различные сценарии «если/то», с которыми может столкнуться ваша команда.
По словам консультанта и сертифицированного партнера Classy Сары Д. Хейл, даже если вы используете более простую систему, когда вы заранее устанавливаете политику и процедуры и обучаете свой персонал внедрению CRM, вы настраиваете свою организацию на успешный переход на более надежная система в будущем.
Чтобы узнать, как некоммерческие организации могут создавать или пересматривать свою политику и процедуры, мы встретились с Хейлом для получения дополнительной информации.
Хейл — специалист по цифровому маркетингу, которому нравится помогать некоммерческим организациям оптимизировать их коммуникации, сбор средств и технологии. Она руководила международными брендами и организациями в разработке успешных стратегий маркетинга и цифрового продвижения, которые охватили сотни тысяч людей.
«Чем быстрее некоммерческая организация сможет получить хорошую систему и заставить свою команду хорошо ее использовать… это действительно поможет им лучше выполнять свою работу с помощью коммуникации и может оптимизировать их способность расти быстрее, потому что они лучше понимают свою аудиторию. ”
Используйте следующие советы, чтобы пересмотреть свои политики и процедуры для различных ситуаций, возникающих при использовании CRM. Установите и сообщите эти рекомендации заранее, чтобы дать возможность всем вашим сотрудникам поддерживать чистоту и точность данных CRM. Когда вы уверены в своих данных, вы можете принимать обоснованные решения, которые приносят пользу вашей организации, донорской базе и, в конечном счете, людям, которым вы служите.
Советы по форматированию для сохранения чистоты и точности данных
1. Имя
Последовательное форматирование имен доноров имеет решающее значение.
«Это формальное, это неформальное, какое у них прозвище, оно пишется с большой буквы?» - Хейл
Что бы вы ни решили, создайте стандарт, чтобы исключить ошибки и избавить сотрудников от необходимости делать предположения. Предусмотрите каждую возможную ситуацию, с которой вы можете столкнуться в связи с этой информацией. Ваша команда должна знать, что делать, если поле осталось пустым или если изменилось имя вашего донора.
«Это может быть что-то такое же простое, как обновление имени, а затем в разделе заметок для этого контакта вы указываете там девичью фамилию». - Хейл
2. Адрес
Если у донора изменился адрес, как вы относитесь к новой информации? Вы полностью удаляете старый адрес? Решите, будете ли вы хранить старые адреса в дополнительном поле, и сообщите об этом всей команде.
Совет для профессионалов: Хейл рекомендует форматировать штаты и улицы в развернутой форме. Когда аббревиатуры используются непоследовательно в данных, это может создать проблемы, когда вы будете извлекать данные позже.
«Это больше стилистическая вещь, но она заставляет людей привыкать, у нас есть установленный способ, которым мы вводим эти вещи в систему. — Хейл
3. Дата депозита
Подумайте о дате, которую вы будете использовать, когда ваша команда вручную вводит пожертвования. Используете ли вы дату ввода чека в систему? Или вы используете дату получения чека? Хейл советует установить стандарт, чтобы в будущем вы могли быстро найти пожертвование.
4. Супруги и домашние хозяйства
Используйте свою систему, чтобы указать, когда два или более ваших донора проживают в одном и том же домохозяйстве. В зависимости от системы, которую вы используете, вы можете связать контакты или, по крайней мере, написать заметку в каждом из них отдельно. Этот шаг не только позволит вам персонализировать общение с донорами, но и сэкономит ваши деньги.
«Когда есть пары, живущие вместе, вы можете сэкономить на рассылке, отправив ее в одно домашнее хозяйство, а не в две отдельные». - Хейл
5. Должности
Точно так же, как должны быть указаны штаты и улицы, должны быть указаны названия должностей и должностей. Если одни дарители указаны как директора, а другие как «Дир. несоответствие затрудняет поиск термина в вашей системе. Посоветуйте своей команде указывать названия должностей, чтобы сэкономить время, когда вы будете собирать отчеты позже.
6. Примечания
Поле для заметок — отличный способ собрать ключевые фрагменты информации, которые следует учитывать, прежде чем ваша команда взаимодействует с конкретными участниками.
«Одна вещь, которая происходит во многих системах, заключается в том, что люди будут использовать заметки, чтобы отслеживать все, но мы бы рекомендовали использовать заметки только для вещей, которые не собираются меняться». - Хейл
Совет для профессионалов: Хейл предлагает вам сначала заполнить все возможные поля CRM, прежде чем использовать заметку. Таким образом, заметки рассматриваются как очень важные фрагменты информации, которые необходимо учитывать, а не как простое «всеобъемлющее».
7. Имена задач
Если ваша команда использует CRM для назначения внутренних задач, вы должны использовать упорядоченные и согласованные имена задач, чтобы помочь руководителям групп управлять элементами действий и анализировать отчеты.
Хейл приводит пример первоначального благодарственного письма. Если в задаче одного члена команды написано «Открытка с благодарностью», а в задаче другого — «Письмо-подтверждение», команда не сможет быстро определить сходство или различие между этими двумя заданиями. Установите стандарт для всех типов задач, и вы обеспечите точность своих данных при создании отчетов для проверки рабочего процесса вашей команды.
CRM с чистыми и точными данными может помочь вашей организации масштабироваться и расти. Эти преимущества могут увеличиться, если ваша CRM интегрируется с другими типами программного обеспечения. Интеграция с программным обеспечением для сбора средств, например, повышает точность ваших данных, устраняя человеческие ошибки, связанные с постоянным экспортом, импортом и корректировкой.
По словам Хейла, когда вы можете доверять своим данным, вы можете лучше понимать своих сторонников и принимать обоснованные решения, отвечающие их потребностям. Это позволяет проводить целевые кампании и позволяет команде разработчиков тестировать различные стратегии.
«Это приводит к более тесным отношениям с вашими сторонниками, а также к большему количеству пожертвований и приверженности от них. Это превращает их, возможно, из разового пожертвования в реальное ощущение того, что они являются частью команды, потому что вы можете общаться и взаимодействовать с ними на этом уровне благодаря данным, которые вы собираете о них».
Загрузите пакет Classy и Salesforce, чтобы узнать больше о том, как интеграция программного обеспечения может сэкономить ваше время и помочь развитию вашей организации.
Меньше стресса благодаря интеграции Classy + Salesforce
