8 conseils simples pour garder vos données CRM propres

Par définition, un système de gestion des relations avec les électeurs (CRM) vous aide à mieux comprendre les habitudes et les préférences des supporters en suivant et en collectant des données. Mais lorsque plusieurs membres de l'équipe saisissent tous des informations dans le même système, vos données sont exposées au risque d'erreur humaine. Qu'il s'agisse d'une faute de frappe ou que la moitié de votre personnel saisisse « Street » et l'autre moitié « St. », les incohérences peuvent compliquer l'analyse des informations.

Pour éviter d'invalider vos données, vous devez définir des procédures cohérentes sur la manière dont chacun doit importer, exporter et gérer les données au sein de votre système. Quelle que soit la taille du CRM que vous utilisez, un ensemble de documents de politique et de procédures crée un système de règles qui fournissent des réponses aux différents scénarios si/alors que votre équipe peut rencontrer.

Selon Sarah D. Hale, consultante et partenaire certifiée Classy, ​​même si vous utilisez un système plus basique, lorsque vous mettez en place une politique et des procédures à l'avance et que vous formez votre personnel à leur mise en œuvre CRM, vous préparez votre organisation pour une migration réussie vers un système plus robuste sur la route.

Pour savoir comment les organisations à but non lucratif peuvent créer ou reconsidérer leur politique et procédure, nous nous sommes assis avec Hale pour plus d'informations.

Hale est un stratège en marketing numérique qui aime aider les organisations à but non lucratif à optimiser leurs communications, leurs collectes de fonds et leur technologie. Elle a dirigé des marques et des organisations internationales dans le développement de stratégies de marketing et de promotion numérique réussies qui ont atteint des centaines de milliers de personnes.

"Plus vite un organisme sans but lucratif peut obtenir un bon système et que son équipe l'utilise bien... cela l'aidera vraiment à mieux faire son travail en matière de communication et pourrait optimiser sa capacité à se développer plus rapidement car il a une meilleure compréhension de son public. ”

Utilisez les conseils suivants pour revoir vos politiques et procédures pour les différentes situations qui surviennent lors de l'utilisation de votre CRM. Établissez et communiquez ces directives dès le départ pour permettre à l'ensemble de votre personnel de garder vos données CRM propres et exactes. Lorsque vous avez confiance en vos données, vous pouvez prendre des décisions éclairées qui profitent à votre organisation, à votre base de donateurs et, en fin de compte, aux personnes que vous servez.

Conseils de formatage pour garder les données propres et précises

1. Nom

Un formatage cohérent pour les noms des donateurs est crucial.

"Est-ce formel, est-ce informel, quel est leur surnom, est-ce en majuscule?" – Hale

Quoi que vous décidiez, créez une norme pour éliminer les erreurs et empêcher le personnel d'avoir à faire des suppositions. Anticipez toutes les situations possibles que vous pourriez rencontrer autour de ces informations. Votre équipe doit savoir quoi faire si un champ est laissé vide ou si le nom de votre donateur change.

"Cela pourrait être quelque chose d'aussi simple que de mettre à jour le nom, puis dans la section des notes de ce contact, vous incluez le nom de jeune fille." – Hale

2. Adresse

Si un donateur change d'adresse, comment gérez-vous les nouvelles informations ? Supprimez-vous entièrement l'ancienne adresse ? Décidez si vous conserverez les anciennes adresses dans un champ secondaire et communiquez-le à votre équipe.

Conseil de pro : Hale recommande de formater les États et les rues sous forme longue. Lorsque les abréviations sont utilisées de manière incohérente dans les données, cela peut créer des problèmes lorsque vous allez extraire les données plus tard.

«C'est plus une question de style, mais cela donne l'habitude aux gens de, nous avons une manière bien définie d'entrer ces choses dans le système. ” – Hale

3. Date de dépôt

Tenez compte de la date que vous utiliserez lorsque votre équipe saisira manuellement les dons. Utilisez-vous la date à laquelle vous saisissez le chèque dans le système ? Ou utilisez-vous la date à laquelle vous avez reçu le chèque ? Hale conseille de fixer une norme pour vous permettre de trouver rapidement le don à l'avenir.

4. Conjoints et ménages

Utilisez votre système pour indiquer quand deux ou plusieurs de vos donateurs partagent le même foyer. Selon le système que vous utilisez, vous pourrez peut-être lier les contacts, ou au moins écrire une note dans chacun d'eux séparément. Cette étape vous permet non seulement de personnaliser vos communications avec les donateurs, mais elle peut également vous faire économiser de l'argent.

"Lorsqu'il y a des couples vivant ensemble, vous pouvez en fait économiser sur le courrier en l'envoyant à un ménage au lieu d'en envoyer deux individuels." – Hale

5. Titres de poste

Tout comme les états et les rues doivent être précisés, les intitulés de poste et les postes doivent également l'être. Si certains donateurs sont répertoriés en tant que directeurs et d'autres en tant que "Dir." l'incohérence rend le terme difficile à rechercher dans votre système. Conseillez à votre équipe d'épeler les intitulés de poste afin de gagner du temps lorsque vous allez extraire des rapports plus tard.

6. Remarques

Un champ de notes est un excellent moyen de saisir des informations clés qui doivent être prises en compte avant que votre équipe n'interagisse avec des constituants particuliers.

"Une chose qui se produit dans de nombreux systèmes est que les gens utilisent des notes pour garder une trace de tout, mais ce que nous recommandons, c'est vraiment de n'utiliser des notes que pour les choses qui ne vont pas changer." – Hale

Conseil de pro : Hale vous suggère de remplir d'abord tous les champs CRM possibles avant d'utiliser une note. De cette façon, les notes sont considérées comme des informations très importantes à prendre en compte et non comme un simple «fourre-tout».

7. Noms des tâches

Si votre équipe utilise votre CRM pour attribuer des tâches internes, vous devez utiliser des noms de tâches organisés et cohérents pour aider les chefs d'équipe à gérer les éléments d'action et à analyser les rapports.

Hale donne l'exemple d'une première lettre de remerciement. Si la tâche d'un membre de l'équipe indique « Carte de remerciement » et celle d'un autre « Lettre d'accusé de réception », l'équipe est incapable de distinguer rapidement les similitudes ou les différences entre ces deux tâches. Établissez une norme pour tous les types de tâches et vous vous assurerez que vos données sont exactes lorsque vous générez des rapports pour vérifier le flux de travail de votre équipe.

Un CRM avec des données propres et précises peut aider à positionner votre organisation pour évoluer et se développer. Ces avantages peuvent se multiplier lorsque votre CRM s'intègre à d'autres types de logiciels. Une intégration avec un logiciel de collecte de fonds, par exemple, améliore la précision de vos données en éliminant l'erreur humaine associée à l'exportation, l'importation et l'ajustement constants.

Selon Hale, lorsque vous pouvez faire confiance à vos données, vous êtes en mesure de mieux comprendre vos partisans et de prendre des décisions éclairées qui répondent à leurs besoins. Cela permet des campagnes ciblées et permet à l'équipe de développement de tester différentes stratégies.

"Cela conduit à des relations plus solides avec vos supporters, et à plus de dons et d'engagement de leur part. Cela les fait passer d'un don peut-être unique à l'impression de faire partie d'une équipe, car vous êtes capable de communiquer et d'interagir avec eux à ce niveau grâce aux données que vous collectez à leur sujet.

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