Daten lohnen sich nicht, wenn sie nicht stimmen.“
– Sarah D. Hale, Beraterin und zertifizierte Partnerin von Classy
Per Definition hilft Ihnen ein konstituierendes Beziehungsmanagementsystem (CRM) dabei, die Gewohnheiten und Vorlieben der Unterstützer besser zu verstehen, indem es Daten verfolgt und sammelt. Wenn jedoch mehrere Teammitglieder alle Informationen in dasselbe System eingeben, unterliegen Ihre Daten dem Risiko menschlicher Fehler. Ob es sich um einen Tippfehler handelt oder die Hälfte Ihrer Mitarbeiter „Straße“ und die andere Hälfte „St.“ eingibt, Unstimmigkeiten können die Analyse der Informationen erschweren.
Um zu vermeiden, dass Ihre Daten ungültig werden, sollten Sie konsistente Verfahren festlegen, wie jeder Daten in Ihrem System importieren, exportieren und handhaben soll. Ganz gleich, welche CRM-Größe Sie verwenden, ein festgelegtes Richtlinien- und Verfahrensdokument erstellt ein System von Regeln, die Antworten auf die verschiedenen Wenn/Dann-Szenarien geben, denen Ihr Team begegnen kann.
Laut der Beraterin und zertifizierten Classy-Partnerin Sarah D. Hale ist Ihr Unternehmen, selbst wenn Sie ein einfacheres System verwenden, wenn Sie im Voraus Richtlinien und Verfahren festlegen und Ihre Mitarbeiter in ihrer CRM-Implementierung schulen, auf eine erfolgreiche Migration vorbereitet ein robusteres System auf der Straße.
Um herauszufinden, wie gemeinnützige Organisationen ihre Richtlinien und Verfahren erstellen oder überdenken können, haben wir uns mit Hale zusammengesetzt, um weitere Einblicke zu erhalten.
Hale ist ein Stratege für digitales Marketing, der gerne gemeinnützige Organisationen dabei unterstützt, ihre Kommunikation, Mittelbeschaffung und Technologie zu optimieren. Sie hat internationale Marken und Organisationen bei der Entwicklung erfolgreicher Marketing- und digitaler Werbestrategien geleitet, die Hunderttausende von Menschen erreicht haben.
„Je schneller eine gemeinnützige Organisation auf ein gutes System umsteigen kann und ihr Team es gut nutzt … es wird ihnen wirklich helfen, ihre Arbeit mit der Kommunikation besser zu machen, und könnte sie optimieren, damit sie schneller wachsen können, weil sie ihr Publikum besser verstehen. ”
Verwenden Sie die folgenden Tipps, um Ihre Richtlinien und Verfahren für die verschiedenen Situationen, die bei der Verwendung Ihres CRM auftreten, zu überdenken. Legen Sie diese Richtlinien im Voraus fest und kommunizieren Sie sie, damit Ihre gesamten Mitarbeiter Ihre CRM-Daten sauber und genau halten können. Wenn Sie sich auf Ihre Daten verlassen können, können Sie fundierte Entscheidungen treffen, die Ihrer Organisation, Ihrer Spenderbasis und letztendlich den Menschen, denen Sie dienen, zugute kommen.
Formatierungstipps, um Daten sauber und genau zu halten
1. Name
Eine konsistente Formatierung der Spendernamen ist entscheidend.
„Ist es formell, ist es informell, was ist ihr Spitzname, wird es groß geschrieben?“ – Gesund
Wie auch immer Sie sich entscheiden, schaffen Sie einen Standard, um Fehler zu eliminieren und zu verhindern, dass Mitarbeiter jemals Annahmen treffen müssen. Rechnen Sie mit jeder möglichen Situation, die Ihnen im Zusammenhang mit diesen Informationen begegnen könnte. Ihr Team sollte wissen, was zu tun ist, wenn ein Feld leer bleibt oder sich der Name Ihres Spenders ändert.
„Es könnte etwas so Einfaches sein, wie den Namen zu aktualisieren und dann in den Notizabschnitt für diesen Kontakt den Mädchennamen aufzunehmen.“ – Gesund
2. Adresse
Wenn ein Spender eine Adressänderung hat, wie gehen Sie mit den neuen Informationen um? Löschen Sie die alte Adresse vollständig? Entscheiden Sie, ob Sie ältere Adressen in einem sekundären Feld behalten und kommunizieren Sie dies in Ihrem Team.
Profi-Tipp: Hale empfiehlt, Staaten und Straßen in Langform zu formatieren. Wenn Abkürzungen in den Daten uneinheitlich verwendet werden, kann dies zu Problemen führen, wenn Sie die Daten später abrufen.
„Es ist eher eine stilistische Sache, aber es gewöhnt sich die Leute daran, dass wir diese Dinge auf eine festgelegte Weise in das System eingeben. “ – Gesund
3. Einzahlungsdatum
Berücksichtigen Sie das Datum, das Sie verwenden, wenn Ihr Team Spenden manuell eingibt. Verwenden Sie das Datum, an dem Sie den Scheck in das System eingeben? Oder verwenden Sie das Datum, an dem Sie den Scheck erhalten haben? Hale empfiehlt, einen Standard festzulegen, damit Sie die Spende in Zukunft schnell finden können.
4. Ehegatten und Haushalte
Verwenden Sie Ihr System, um anzugeben, wenn zwei oder mehr Ihrer Spender im selben Haushalt leben. Je nach verwendetem System können Sie die Kontakte möglicherweise verknüpfen oder zumindest eine Notiz in jeden von ihnen separat schreiben. Mit diesem Schritt können Sie nicht nur Ihre Spenderkommunikation personalisieren, sondern auch Geld sparen.
„Wenn Paare zusammenleben, können Sie tatsächlich Postsendungen sparen, indem Sie sie an einen Haushalt senden, anstatt zwei einzelne zu senden.“ – Gesund
5. Berufsbezeichnungen
So wie Bundesländer und Straßen sollten auch Berufsbezeichnungen und Positionen ausgeschrieben werden. Wenn einige Spender als Direktoren aufgeführt sind und andere als „Dir“. Die Inkonsistenz erschwert die Suche nach dem Begriff in Ihrem System. Raten Sie Ihrem Team, Berufsbezeichnungen zu buchstabieren, um Zeit zu sparen, wenn Sie später Berichte abrufen.
6. Notizen
Ein Notizfeld ist eine großartige Möglichkeit, wichtige Informationen zu erfassen, die berücksichtigt werden sollten, bevor Ihr Team mit bestimmten Bestandteilen interagiert.
„Eine Sache, die in vielen Systemen passiert, ist, dass die Leute Notizen verwenden, um alles im Auge zu behalten, aber was wir empfehlen würden, ist, Notizen wirklich nur für Dinge zu verwenden, die sich nicht ändern werden.“ – Gesund
Profi-Tipp: Hale schlägt vor, dass Sie zuerst alle möglichen CRM-Felder ausfüllen, bevor Sie eine Notiz verwenden. Auf diese Weise werden Notizen als äußerst wichtige Informationen angesehen, die berücksichtigt werden müssen, und nicht als einfaches „Catch-All“.
7. Aufgabennamen
Wenn Ihr Team Ihr CRM verwendet, um interne Aufgaben zuzuweisen, sollten Sie organisierte und konsistente Aufgabennamen verwenden, um Teamleitern zu helfen, Aktionselemente zu verwalten und Berichte zu analysieren.
Hale liefert das Beispiel eines anfänglichen Dankesschreibens. Wenn die Aufgabe eines Teammitglieds „Dankeschön-Karte“ und die eines anderen „Bestätigungsschreiben“ heißt, kann das Team die Ähnlichkeiten oder Unterschiede zwischen diesen beiden Aufgaben nicht schnell erkennen. Legen Sie einen Standard für alle Arten von Aufgaben fest und stellen Sie sicher, dass Ihre Daten korrekt sind, wenn Sie Berichte erstellen, um den Arbeitsablauf Ihres Teams zu überprüfen.
Ein CRM mit sauberen, genauen Daten kann dazu beitragen, Ihr Unternehmen für Skalierung und Wachstum zu positionieren. Diese Vorteile können sich vervielfachen, wenn Ihr CRM in andere Arten von Software integriert wird. Eine Integration mit Fundraising-Software verbessert beispielsweise die Genauigkeit Ihrer Daten, indem menschliche Fehler beseitigt werden, die mit dem ständigen Exportieren, Importieren und Anpassen verbunden sind.
Laut Hale können Sie Ihre Unterstützer besser verstehen und fundierte Entscheidungen treffen, die ihren Bedürfnissen entsprechen, wenn Sie Ihren Daten vertrauen können. Dies ermöglicht zielgerichtete Kampagnen und erlaubt dem Entwicklungsteam, verschiedene Strategien zu testen.
„Es führt zu stärkeren Beziehungen zu Ihren Unterstützern und zu mehr Spenden und Engagement von ihnen. Es bringt sie von vielleicht einer einmaligen Spende dazu, sich tatsächlich als Teil eines Teams zu fühlen, weil Sie aufgrund der Daten, die Sie über sie sammeln, auf dieser Ebene mit ihnen kommunizieren und interagieren können.“
Laden Sie das Classy- und Salesforce-Bundle herunter, um mehr darüber zu erfahren, wie Softwareintegrationen Ihnen Zeit sparen und Ihr Unternehmen beim Wachstum unterstützen können.
Weniger Stress mit der Classy + Salesforce-Integration
