Data tidak berguna jika tidak akurat.”
– Sarah D. Hale, Konsultan dan Mitra Bersertifikat Berkelas
Menurut definisi, sistem manajemen hubungan konstituen (CRM) membantu Anda lebih memahami kebiasaan dan preferensi pendukung dengan melacak dan mengumpulkan data. Tetapi ketika beberapa anggota tim semuanya memasukkan informasi ke dalam sistem yang sama, data Anda memiliki risiko kesalahan manusia. Entah itu salah ketik atau separuh staf Anda memasuki "Jalan" dan separuh lainnya "Jalan", ketidakkonsistenan dapat mempersulit analisis informasi.
Untuk menghindari validasi data Anda, Anda harus menetapkan prosedur yang konsisten tentang bagaimana setiap orang harus mengimpor, mengekspor, dan menangani data dalam sistem Anda. Apa pun ukuran CRM yang Anda gunakan, dokumen kebijakan dan prosedur yang ditetapkan membuat sistem aturan yang memberikan jawaban atas berbagai skenario if/then yang mungkin dihadapi tim Anda.
Menurut konsultan dan mitra bersertifikat Classy Sarah D. Hale, bahkan jika Anda menggunakan sistem yang lebih mendasar, ketika Anda menyiapkan kebijakan dan prosedur sebelumnya dan melatih staf Anda tentang penerapan CRM mereka, Anda menyiapkan organisasi Anda untuk migrasi yang berhasil ke sistem yang lebih kuat di jalan.
Untuk mengetahui bagaimana organisasi nirlaba dapat membuat atau mempertimbangkan kembali kebijakan dan prosedur mereka, kami berdiskusi dengan Hale untuk mendapatkan wawasan lebih lanjut.
Hale adalah ahli strategi pemasaran digital yang senang membantu organisasi nirlaba mengoptimalkan komunikasi, penggalangan dana, dan teknologi mereka. Dia telah memimpin merek dan organisasi internasional dalam mengembangkan strategi pemasaran dan promosi digital yang sukses yang telah menjangkau ratusan ribu orang.
“Semakin cepat lembaga nonprofit mendapatkan sistem yang baik dan tim mereka menggunakannya dengan baik…ini akan sangat membantu mereka melakukan pekerjaan mereka dengan lebih baik dengan komunikasi dan dapat mengoptimalkan mereka untuk dapat tumbuh lebih cepat karena mereka memiliki pemahaman yang lebih baik tentang audiens mereka. ”
Gunakan tip berikut untuk meninjau kembali kebijakan dan prosedur Anda untuk situasi berbeda yang muncul saat menggunakan CRM Anda. Tetapkan dan komunikasikan pedoman ini di awal untuk memberdayakan seluruh staf Anda agar data CRM Anda tetap bersih dan akurat. Ketika Anda yakin dengan data Anda, Anda dapat membuat keputusan yang tepat yang menguntungkan organisasi Anda, basis donor, dan pada akhirnya, orang-orang yang Anda layani.
Tips Memformat untuk Menjaga Data Tetap Bersih dan Akurat
1. Nama
Format yang konsisten untuk nama donor sangat penting.
“Apakah formal, apakah informal, apa nama panggilan mereka, apakah itu huruf besar?” – Hale
Apa pun yang Anda putuskan, buat standar untuk menghilangkan kesalahan dan mencegah staf membuat asumsi. Antisipasi setiap kemungkinan situasi yang mungkin Anda temui di sekitar informasi ini. Tim Anda harus tahu apa yang harus dilakukan jika bidang dibiarkan kosong, atau jika nama donor Anda berubah.
“Bisa jadi sesuatu yang sederhana seperti memperbarui nama dan kemudian di bagian catatan untuk kontak itu Anda memasukkan nama gadis di sana.” – Hale
2. Alamat
Jika seorang donor pindah alamat, bagaimana Anda menangani informasi baru? Apakah Anda menghapus alamat lama seluruhnya? Putuskan apakah Anda akan menyimpan alamat lama di bidang sekunder dan komunikasikan ini ke seluruh tim Anda.
Kiat Pro: Hale merekomendasikan untuk memformat status dan jalan dalam bentuk panjang. Ketika singkatan digunakan secara tidak konsisten di seluruh data, itu dapat menimbulkan masalah saat Anda menarik data nanti.
“Ini lebih merupakan hal gaya, tetapi membuat orang terbiasa, kami memiliki cara yang ditetapkan untuk memasukkan hal-hal ini ke dalam sistem. ” – Hale
3. Tanggal Penyetoran
Pertimbangkan tanggal yang akan Anda gunakan saat tim Anda memasukkan donasi secara manual. Apakah Anda menggunakan tanggal Anda memasukkan cek ke dalam sistem? Atau apakah Anda menggunakan tanggal Anda menerima cek? Hale menyarankan untuk menetapkan standar agar Anda dapat dengan cepat menemukan donasi di masa mendatang.
4. Pasangan dan Rumah Tangga
Gunakan sistem Anda untuk menunjukkan ketika dua atau lebih donor Anda berbagi rumah tangga yang sama. Tergantung pada sistem yang Anda gunakan, Anda mungkin dapat menautkan kontak, atau setidaknya menulis catatan di masing-masing kontak secara terpisah. Langkah ini tidak hanya memungkinkan Anda untuk mempersonalisasi komunikasi donor Anda, tetapi juga dapat menghemat uang Anda.
“Ketika ada pasangan yang tinggal bersama, Anda sebenarnya dapat menghemat pengiriman surat dengan mengirimkannya ke satu rumah daripada mengirim dua orang.” – Hale
5. Jabatan
Sama seperti negara bagian dan jalan harus dijabarkan, demikian juga jabatan dan posisi pekerjaan. Jika beberapa donor terdaftar sebagai direktur, dan yang lainnya sebagai "Dir." inkonsistensi membuat istilah sulit untuk mencari di seluruh sistem Anda. Sarankan tim Anda untuk mengeja judul pekerjaan untuk menghemat waktu saat Anda pergi untuk menarik laporan nanti.
6. Catatan
Bidang catatan adalah cara yang bagus untuk menangkap informasi penting yang harus dipertimbangkan sebelum tim Anda berinteraksi dengan konstituen tertentu.
“Satu hal yang terjadi di banyak sistem adalah bahwa orang akan menggunakan catatan untuk melacak semuanya, tetapi yang kami sarankan adalah benar-benar hanya menggunakan catatan untuk hal-hal yang tidak akan berubah.” – Hale
Kiat Pro: Hale menyarankan Anda untuk mengisi semua bidang CRM yang memungkinkan terlebih dahulu sebelum menggunakan catatan. Dengan cara ini, catatan dipandang sebagai bagian informasi yang sangat penting untuk dipertimbangkan dan bukan sekadar "menangkap semua".
7. Nama Tugas
Jika tim Anda menggunakan CRM untuk menetapkan tugas internal, Anda harus menggunakan nama tugas yang terorganisir dan konsisten untuk membantu pemimpin tim mengelola item tindakan dan menganalisis laporan.
Hale memberikan contoh surat terima kasih awal. Jika tugas salah satu anggota tim bertuliskan “Kartu Terima Kasih” dan tugas lainnya disebut “Surat Pengakuan”, tim tidak dapat dengan cepat membedakan persamaan atau perbedaan antara kedua tugas tersebut. Tetapkan standar untuk semua jenis tugas dan Anda akan memastikan data Anda akurat saat Anda membuat laporan untuk memeriksa alur kerja tim Anda.
CRM dengan data yang bersih dan akurat dapat membantu memposisikan organisasi Anda untuk berkembang dan berkembang. Manfaat ini dapat berlipat ganda ketika CRM Anda terintegrasi dengan jenis perangkat lunak lain. Integrasi dengan perangkat lunak penggalangan dana, misalnya, meningkatkan akurasi data Anda dengan menghilangkan kesalahan manusia yang terkait dengan ekspor, impor, dan penyesuaian yang konstan.
Menurut Hale, ketika Anda dapat memercayai data Anda, Anda dapat lebih memahami pendukung Anda dan membuat keputusan yang tepat untuk memenuhi kebutuhan mereka. Ini memungkinkan kampanye yang ditargetkan dan memungkinkan tim pengembangan untuk menguji berbagai strategi.
“Ini mengarah pada hubungan yang lebih kuat dengan pendukung Anda, dan lebih banyak donasi dan komitmen dari mereka. Ini mengubah mereka dari mungkin hanya memberikan sumbangan satu kali menjadi benar-benar merasa seperti mereka adalah bagian dari sebuah tim, karena Anda dapat berkomunikasi dan berinteraksi dengan mereka pada tingkat itu karena data yang Anda kumpulkan tentang mereka.”
Unduh paket Classy dan Salesforce untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana integrasi perangkat lunak dapat menghemat waktu Anda dan membantu organisasi Anda berkembang.
Kurangi Stres Dengan Integrasi Berkelas + Tenaga Penjualan
