Los datos no valen la pena si no son precisos”.
– Sarah D. Hale, consultora y socia certificada con clase
Por definición, un sistema de gestión de relaciones con los constituyentes (CRM) lo ayuda a comprender mejor los hábitos y preferencias de los seguidores mediante el seguimiento y la recopilación de datos. Pero cuando varios miembros del equipo ingresan información en el mismo sistema, sus datos están sujetos al riesgo de error humano. Ya sea que se trate de un error tipográfico o que la mitad de su personal ingrese "Calle" y la otra mitad "Calle", las inconsistencias pueden dificultar el análisis de la información.
Para evitar la invalidación de sus datos, debe establecer procedimientos consistentes sobre cómo todos deben importar, exportar y manejar datos dentro de su sistema. Independientemente del tamaño de CRM que utilice, un documento de políticas y procedimientos establecidos crea un sistema de reglas que proporciona respuestas a los diversos escenarios si/entonces que su equipo puede encontrar.
Según la consultora y socia certificada de Classy, Sarah D. Hale, incluso si usa un sistema más básico, cuando configura políticas y procedimientos con anticipación y capacita a su personal en la implementación de su CRM, prepara a su organización para una migración exitosa a un sistema más robusto en el futuro.
Para averiguar cómo las organizaciones sin fines de lucro pueden crear o reconsiderar su política y procedimiento, nos sentamos con Hale para obtener más información.
Hale es un estratega de marketing digital que disfruta ayudar a las organizaciones sin fines de lucro a optimizar sus comunicaciones, recaudación de fondos y tecnología. Ha liderado marcas y organizaciones internacionales en el desarrollo de estrategias exitosas de marketing y promoción digital que han llegado a cientos de miles de personas.
“Cuanto más rápido una organización sin fines de lucro pueda acceder a un buen sistema y hacer que su equipo lo use bien... realmente los ayudará a hacer mejor su trabajo con la comunicación y podría optimizar su capacidad de crecer más rápido porque tienen una mejor comprensión de su audiencia. ”
Use los siguientes consejos para revisar sus políticas y procedimientos para las diferentes situaciones que surgen al usar su CRM. Establezca y comunique estas pautas por adelantado para capacitar a todo su personal para mantener sus datos de CRM limpios y precisos. Cuando confía en sus datos, puede tomar decisiones informadas que benefician a su organización, a la base de donantes y, en última instancia, a las personas a las que sirve.
Consejos de formato para mantener los datos limpios y precisos
1. Nombre
El formato consistente para los nombres de los donantes es crucial.
“¿Es formal, es informal, cuál es su apodo, está en mayúsculas?” – sano
Independientemente de lo que decida, cree un estándar para eliminar errores y evitar que el personal tenga que hacer suposiciones. Anticípese a todas las situaciones posibles que pueda encontrar en torno a esta información. Su equipo debe saber qué hacer si un campo se deja en blanco o si cambia el nombre de su donante.
“Podría ser algo tan simple como actualizar el nombre y luego, en la sección de notas para ese contacto, incluya el apellido de soltera allí”. – sano
2. Dirección
Si un donante tiene un cambio de dirección, ¿cómo manejan la nueva información? ¿Borras la dirección anterior por completo? Decida si mantendrá las direcciones antiguas en un campo secundario y comuníqueselo a todo su equipo.
Consejo profesional: Hale recomienda formatear estados y calles en forma larga. Cuando las abreviaturas se usan de manera inconsistente en los datos, puede crear problemas cuando vaya a extraer los datos más adelante.
“Es más una cuestión de estilo, pero hace que la gente se acostumbre, tenemos una forma establecida de ingresar estas cosas en el sistema. ”- Hale
3. Fecha de depósito
Considere la fecha que usará cuando su equipo ingrese manualmente las donaciones. ¿Utiliza la fecha en que ingresa el cheque al sistema? ¿O utiliza la fecha en que recibió el cheque? Hale aconseja establecer un estándar que le permita encontrar rápidamente la donación en el futuro.
4. Cónyuges y Hogares
Utilice su sistema para indicar cuándo dos o más de sus donantes comparten el mismo hogar. Dependiendo del sistema que utilices, es posible que puedas vincular los contactos, o al menos escribir una nota en cada uno de ellos por separado. Este paso no solo le permite personalizar sus comunicaciones con los donantes, sino que también puede ahorrarle dinero.
“Cuando hay parejas que viven juntas, en realidad puede ahorrar en el envío por correo al enviarlo a un hogar en lugar de enviar dos individuales”. – sano
5. Títulos de trabajo
Así como se deben detallar los estados y las calles, también se deben especificar los títulos y puestos de trabajo. Si algunos donantes figuran como directores y otros como “Dir.” la inconsistencia hace que el término sea difícil de buscar en su sistema. Aconseje a su equipo que deletree los títulos de los trabajos para ahorrar tiempo cuando vaya a obtener informes más adelante.
6. Notas
Un campo de notas es una excelente manera de capturar información clave que debe tenerse en cuenta antes de que su equipo interactúe con componentes particulares.
“Una cosa que sucede en muchos sistemas es que las personas usan notas para realizar un seguimiento de todo, pero lo que recomendaríamos es usar notas solo para las cosas que no van a cambiar”. – sano
Consejo profesional: Hale sugiere que complete todos los campos posibles de CRM antes de usar una nota. De esta manera, las notas se ven como piezas de información muy importantes que se deben considerar y no como un simple "cajón de sastre".
7. Nombres de tareas
Si su equipo usa su CRM para asignar tareas internas, debe usar nombres de tareas organizados y consistentes para ayudar a los líderes del equipo a administrar elementos de acción y analizar informes.
Hale proporciona el ejemplo de una carta de agradecimiento inicial. Si la tarea de un miembro del equipo dice "Tarjeta de agradecimiento" y la de otro se llama "Carta de reconocimiento", el equipo no puede distinguir rápidamente las similitudes o diferencias entre estas dos tareas. Establezca un estándar para todo tipo de tareas y se asegurará de que sus datos sean precisos cuando genere informes para verificar el flujo de trabajo de su equipo.
Un CRM con datos limpios y precisos puede ayudar a posicionar a su organización para escalar y crecer. Estos beneficios pueden multiplicarse cuando su CRM se integra con otros tipos de software. Una integración con el software de recaudación de fondos, por ejemplo, mejora la precisión de sus datos al eliminar el error humano asociado con la constante exportación, importación y ajuste.
Según Hale, cuando puede confiar en sus datos, puede comprender mejor a sus seguidores y tomar decisiones informadas que satisfagan sus necesidades. Esto permite campañas dirigidas y permite que el equipo de desarrollo pruebe diferentes estrategias.
“Conduce a relaciones más sólidas con sus seguidores y más donaciones y compromiso de parte de ellos. Los está haciendo pasar de una donación única a sentirse realmente como parte de un equipo, porque puedes comunicarte e interactuar con ellos en ese nivel debido a los datos que recopilas sobre ellos”.
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