Datele nu merită dacă nu sunt exacte.”
– Sarah D. Hale, Consultant și Partener certificat Classy
Prin definiție, un sistem de management al relațiilor constituenților (CRM) vă ajută să înțelegeți mai bine obiceiurile și preferințele susținătorilor prin urmărirea și colectarea datelor. Dar atunci când mai mulți membri ai echipei introduc informații în același sistem, datele dumneavoastră sunt supuse riscului de eroare umană. Fie că este o greșeală de tipar sau că jumătate din personalul tău intră în „Street” și cealaltă jumătate „St.”, inconsecvențele pot face dificilă analiza informațiilor.
Pentru a evita invalidarea datelor dvs., ar trebui să setați proceduri consecvente privind modul în care toată lumea ar trebui să importe, să exporte și să gestioneze datele din sistemul dvs. Indiferent de dimensiunea CRM pe care o utilizați, un document stabilit cu politici și proceduri creează un sistem de reguli care oferă răspunsuri la diferitele scenarii dacă/atunci pe care le poate întâlni echipa dvs.
Potrivit consultantului și partenerului certificat Classy Sarah D. Hale, chiar dacă utilizați un sistem mai de bază, atunci când configurați politici și proceduri din timp și pregătiți personalul cu privire la implementarea lor CRM, vă configurați organizația pentru o migrare de succes către un sistem mai robust pe drum.
Pentru a afla cum își pot crea sau reconsidera politica și procedura organizațiile nonprofit, ne-am întâlnit cu Hale pentru mai multe informații.
Hale este un strateg de marketing digital căruia îi place să ajute organizațiile nonprofit să își optimizeze comunicațiile, strângerea de fonduri și tehnologia. Ea a condus mărci și organizații internaționale în dezvoltarea de strategii de marketing și promovare digitală de succes care au ajuns la sute de mii de oameni.
„Cu cât o organizație nonprofit poate intra mai repede într-un sistem bun și își poate face echipa să-l folosească bine… aceasta îi va ajuta într-adevăr să-și facă treaba mai bine prin comunicare și i-ar putea optimiza să crească mai repede, deoarece au o mai bună înțelegere a publicului lor. ”
Utilizați următoarele sfaturi pentru a vă revizui politicile și procedurile pentru diferitele situații care apar în timpul utilizării CRM. Stabiliți și comunicați aceste linii directoare în avans pentru a vă împuternici întregul personal să vă păstreze datele CRM curate și exacte. Când aveți încredere în datele dvs., puteți lua decizii informate care să beneficieze organizația dvs., baza de donatori și, în cele din urmă, oamenii pe care îi serviți.
Sfaturi de formatare pentru a menține datele curate și precise
1. Nume
Formatarea consecventă pentru numele donatorilor este crucială.
„Este formal, este informal, care este porecla lor, este scris cu majuscule?” – Hale
Indiferent ce decideți, creați un standard pentru a elimina erorile și pentru a preveni ca personalul să fie nevoit să facă vreodată presupuneri. Anticipați fiecare situație posibilă pe care o puteți întâlni în jurul acestor informații. Echipa ta ar trebui să știe ce să facă dacă un câmp este lăsat necompletat sau dacă numele donatorului tău se schimbă.
„Ar putea fi ceva la fel de simplu ca actualizarea numelui și apoi în secțiunea de note pentru acel contact să includeți numele de fată acolo.” – Hale
2. Adresa
Dacă un donator își schimbă adresa, cum gestionați noile informații? Ștergeți complet vechea adresă? Decideți dacă veți păstra adresele mai vechi într-un câmp secundar și comunicați acest lucru echipei dvs.
Sfat profesionist: Hale recomandă să formatați statele și străzile în formă lungă. Atunci când abrevierile sunt utilizate în mod inconsecvent între date, pot crea probleme atunci când trageți datele mai târziu.
„Este mai mult o chestie stilistică, dar îi face pe oameni să se obișnuiască, avem o modalitate stabilită prin care introducem aceste lucruri în sistem. ” – Hale
3. Data depunerii
Luați în considerare data pe care o veți folosi când echipa dvs. introduce manual donațiile. Folosiți data la care introduceți cecul în sistem? Sau folosiți data la care ați primit cecul? Hale vă sfătuiește să stabiliți un standard care să vă permită să găsiți rapid donația în viitor.
4. Soții și gospodării
Utilizați sistemul dumneavoastră pentru a indica când doi sau mai mulți donatori împărtășesc aceeași gospodărie. În funcție de sistemul pe care îl utilizați, este posibil să puteți conecta contactele sau cel puțin să scrieți o notă în fiecare dintre ele separat. Acest pas nu vă permite doar să vă personalizați comunicările donatorilor, ci vă poate, de asemenea, să economisiți bani.
„Atunci când există cupluri care locuiesc împreună, puteți economisi de fapt pe corespondență, trimițându-l la o gospodărie în loc să trimiteți două persoane individuale.” – Hale
5. Titluri de post
Așa cum statele și străzile ar trebui să fie precizate, la fel ar trebui și titlurile de post și pozițiile. Dacă unii donatori sunt enumerați ca directori, iar alții ca „Dir.” inconsecvența face ca termenul să fie greu de căutat în sistemul dumneavoastră. Sfătuiește-ți echipa să precizeze titlurile posturilor pentru a economisi timp atunci când te duci să extragi rapoarte mai târziu.
6. Note
Un câmp de note este o modalitate excelentă de a prinde informații cheie care ar trebui luate în considerare înainte ca echipa ta să interacționeze cu anumiți constituenți.
„Un lucru care se întâmplă într-o mulțime de sisteme este că oamenii vor folosi note pentru a ține evidența tuturor, dar ceea ce am recomanda este să folosim note doar pentru lucruri care nu se vor schimba.” – Hale
Sfat profesionist: Hale vă sugerează să completați mai întâi toate câmpurile CRM posibile înainte de a utiliza o notă. În acest fel, notițele sunt văzute ca informații extrem de importante care trebuie luate în considerare și nu un simplu „prinde totul”.
7. Nume sarcini
Dacă echipa dvs. utilizează CRM pentru a atribui sarcini interne, ar trebui să utilizați nume de sarcini organizate și consecvente pentru a ajuta liderii echipei să gestioneze elementele de acțiune și să analizeze rapoarte.
Hale oferă exemplul unei scrisori inițiale de mulțumire. Dacă sarcina unui membru al echipei spune „Carte de mulțumire” și a altuia se numește „Scrisoare de recunoaștere”, echipa nu poate distinge rapid asemănările sau diferențele dintre aceste două sarcini. Stabiliți un standard pentru toate tipurile de sarcini și vă veți asigura că datele dvs. sunt exacte atunci când generați rapoarte pentru a verifica fluxul de lucru al echipei dvs.
Un CRM cu date curate și precise vă poate ajuta să vă poziționeze organizația să se extindă și să se dezvolte. Aceste beneficii se pot multiplica atunci când CRM-ul tău se integrează cu alte tipuri de software. O integrare cu software-ul de strângere de fonduri, de exemplu, îmbunătățește acuratețea datelor prin eliminarea erorii umane asociate cu exportul, importul și ajustarea constantă.
Potrivit lui Hale, atunci când poți avea încredere în datele tale, poți să-ți înțelegi mai bine susținătorii și să iei decizii informate care să răspundă nevoilor acestora. Acest lucru permite campanii direcționate și permite echipei de dezvoltare să testeze diferite strategii.
„Conduce la relații mai puternice cu susținătorii tăi și la mai multe donații și angajament din partea acestora. Îi mută de la o donație unică la a se simți de fapt ca parte a unei echipe, pentru că poți comunica și interacționa cu ei la acel nivel datorită datelor pe care le adunați despre ei.”
Descărcați pachetul Classy și Salesforce pentru a afla mai multe despre cum integrările software vă pot economisi timp și vă pot ajuta organizația să se dezvolte.
Stresați mai puțin cu integrarea Classy + Salesforce
