正確でない場合、データは価値がありません。」
– Sarah D. Hale、コンサルタントおよび上品な認定パートナー
定義上、構成関係管理システム（CRM）は、データを追跡および収集することにより、サポーターの習慣や好みをよりよく理解するのに役立ちます。 ただし、複数のチームメンバーがすべて同じシステムに情報を入力している場合、データは人為的エラーのリスクにさらされます。 タイプミスであろうと、スタッフの半分が「Street」に入り、残りの半分が「St.」であろうと、矛盾があると情報の分析が難しくなる可能性があります。
データの無効化を回避するには、システム内ですべてのユーザーがデータをインポート、エクスポート、および処理する方法について一貫した手順を設定する必要があります。 使用するCRMのサイズに関係なく、設定されたポリシーと手順のドキュメントは、チームが遭遇する可能性のあるさまざまなif/thenシナリオへの回答を提供するルールのシステムを作成します。
コンサルタントでClassy認定パートナーのSarahD.Haleによると、より基本的なシステムを使用している場合でも、事前にポリシーと手順を設定し、CRMの実装についてスタッフをトレーニングすると、組織は今後のより堅牢なシステム。
非営利団体がどのように彼らの方針と手順を作成または再考することができるかを知るために、私たちはさらなる洞察のためにヘイルと話し合いました。
Haleは、非営利団体がコミュニケーション、資金調達、テクノロジーを最適化するのを支援することを楽しんでいるデジタルマーケティングストラテジストです。 彼女は、何十万人もの人々に到達した成功したマーケティングおよびデジタルプロモーション戦略の開発において、国際的なブランドおよび組織を率いてきました。
「非営利団体が優れたシステムを迅速に利用し、チームがそれを上手に利用できるようになると、コミュニケーションをうまく活用できるようになり、視聴者をよりよく理解できるため、成長を早めることができます。 」
次のヒントを使用して、CRMの使用中に発生するさまざまな状況に対するポリシーと手順を再検討してください。 これらのガイドラインを事前に確立して伝達し、スタッフ全体がCRMデータをクリーンで正確に保つことができるようにします。 データに自信がある場合は、組織、ドナーベース、そして最終的にはサービスを提供する人々に利益をもたらす情報に基づいた決定を下すことができます。
データをクリーンで正確に保つためのフォーマットのヒント
1.名前
ドナーの名前の一貫したフォーマットは非常に重要です。
「それは正式ですか、非公式ですか、彼らのニックネームは何ですか、それは大文字ですか？」 –ヘイル
何を決めるにしても、エラーを排除し、スタッフが推測する必要がないようにするための標準を作成します。 この情報の周りで遭遇する可能性のあるすべての状況を予測します。 チームは、フィールドが空白のままになっている場合、またはドナーの名前が変更された場合の対処方法を知っている必要があります。
「名前を更新するだけの簡単なもので、その連絡先のメモセクションに旧姓を含めることができます。」 –ヘイル
2.住所
献血者が住所を変更した場合、新しい情報をどのように処理しますか？ 古いアドレスを完全に削除しますか？ 古いアドレスをセカンダリフィールドに保持するかどうかを決定し、これをチーム全体に伝達します。
上級者向けのヒント： Haleは、州や通りを長い形式でフォーマットすることをお勧めします。 略語がデータ間で一貫して使用されていない場合、後でデータをプルするときに問題が発生する可能性があります。
「それはより様式的なものですが、それは人々を習慣にさせます。私たちはこれらのものをシステムに入力するための決まった方法を持っています。 」–ヘイル
3.入金日
チームが手動で寄付を入力するときに使用する日付を検討してください。 システムに小切手を入力した日付を使用しますか？ それとも、小切手を受け取った日付を使用しますか？ ヘイルは、将来寄付をすばやく見つけることができるように基準を設定することをお勧めします。
4.配偶者と世帯
システムを使用して、2人以上のドナーが同じ世帯を共有していることを示します。 使用しているシステムによっては、連絡先をリンクしたり、少なくともそれぞれに個別にメモを書き込んだりできる場合があります。 このステップでは、ドナーとのコミュニケーションをパーソナライズできるだけでなく、お金を節約することもできます。
「カップルが同居している場合は、2世帯に送るのではなく、1世帯に送ることで実際に郵送を節約できます。」 –ヘイル
5.役職
州や通りを詳しく説明する必要があるのと同じように、役職や役職も詳しく説明する必要があります。 一部のドナーがディレクターとしてリストされ、他のドナーが「ディレクター」としてリストされている場合。 不整合があると、システム全体で用語を検索するのが難しくなります。 後でレポートをプルするときに時間を節約するために、役職を詳しく説明するようにチームにアドバイスしてください。
6.注意事項
メモフィールドは、チームが特定の構成員とやり取りする前に検討する必要のある重要な情報を把握するための優れた方法です。
「多くのシステムで発生することの1つは、人々がメモを使用してすべてを追跡することですが、実際には、変更されないものにのみメモを使用することをお勧めします。」 –ヘイル
上級者向けのヒント： Haleは、メモを使用する前に、最初に可能なCRMフィールドをすべて入力することをお勧めします。 このように、メモは、単純な「すべてを把握する」のではなく、考慮すべき非常に重要な情報と見なされます。
7.タスク名
チームがCRMを使用して内部タスクを割り当てる場合は、組織化された一貫性のあるタスク名を使用して、チームリーダーがアクションアイテムを管理し、レポートを分析できるようにする必要があります。
ヘイルは最初の感謝の手紙の例を提供します。 あるチームメンバーのタスクが「ありがとうカード」と言い、別のタスクが「確認レター」と呼ばれる場合、チームはこれら2つの割り当ての類似点または相違点をすばやく区別できません。 すべてのタイプのタスクの標準を確立し、チームのワークフローをチェックするためのレポートを生成するときにデータが正確であることを確認します。
クリーンで正確なデータを備えたCRMは、組織を拡張および成長させるのに役立ちます。 CRMを他のタイプのソフトウェアと統合すると、これらのメリットが倍増する可能性があります。 たとえば、資金調達ソフトウェアとの統合により、継続的なエクスポート、インポート、および調整に関連する人的エラーが排除され、データの精度が向上します。
ヘイルによれば、データを信頼できる場合、サポーターをよりよく理解し、彼らのニーズに応える情報に基づいた決定を下すことができます。 これにより、ターゲットを絞ったキャンペーンが可能になり、開発チームはさまざまな戦略をテストできます。
「それはあなたの支持者とのより強い関係、そして彼らからのより多くの寄付とコミットメントにつながります。 彼らについて収集しているデータのおかげで、そのレベルで彼らとコミュニケーションを取り、交流することができるので、彼らはおそらく1回限りの寄付から、実際にはチームの一員であるかのように感じるようになります。」
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